İçeriğe geç
Teklif al

Sektör · Teknik servis ve ev hizmetleri

Teknik servis yazılımları

Bir teknik serviste günün en çok tekrarlanan sorusu teknik değildir: “Cihazım ne durumda?” Çamaşır makinesi, televizyon, süpürge ya da kahve makinesi tezgâha geldiği andan itibaren müşteri, teknisyen, parça tedarikçisi ve bazen de marka arasında bir bilgi zinciri başlar. Bu zincir kâğıt fişle, ortak bir Excel dosyasıyla ya da telefon notlarıyla yürüdüğünde, ofis vaktinin büyük bir bölümü durum sormaya ve cevap aramaya gider.

Teklif alınHizmetleri görün
Sektör grubu
Teknik servis ve ev hizmetleri
Yayındaki hizmet
6

01Hizmetler

Teknik servis için hizmetlerimiz

02Sektör

Teknik servis yazılımı bu zinciri tek bir iş emri etrafında toplar. Kabul edilen cihazın seri numarası, fiziksel durumu, şikâyet tarifi, tespit edilen arıza, müşteriye sunulan fiyat ve onay, sipariş edilen parça ve teslim tarihi aynı kayıtta ilerler. Evde servis veren ekipler için aynı iş emri teknisyenin telefonuna düşer; atölyede ya da sahada yapılan iş aynı geçmişe yazılır.

Çok markalı bağımsız servislerle de belirli markaların anlaşmalı servisi olarak çalışan işletmelerle de aynı soruyla başlıyoruz: bir cihazın kabulden teslime kadar en çok nerede beklediği. Yazılımı bu bekleme noktasından kurmaya başlıyoruz.

03

Kabulden teslimata teknik servis iş akışı

Teknik servisin iki giriş kapısı vardır. Taşınabilen cihazlar atölyeye getirilir ya da kargo ile gelir; beyaz eşya ve ankastre gibi büyük cihazlar için teknisyen eve gider. Her iki yolda da iş aynı aşamalardan geçer: kabul, ön tespit, fiyat onayı, parça temini, onarım, test ve teslim. Aşamaların birinde bekleyen iş, kayıt yoksa kimsenin gözüne çarpmaz.

En sık görülen kayıp noktaları şunlardır: müşteriye fiyat bildirildiği halde onay gelmediği için rafta bekleyen cihazlar, siparişi verilip gelişi takip edilmeyen parçalar, onarımı biten ama teslim alınmayan cihazlar ve aynı arızayla kısa süre sonra geri gelen işler. Bunların her biri ayrı bir rapor satırı olarak görünür hale geldiğinde yönetilebilir.

  • 01

    Kabul fişi

    Cihazın marka, model ve seri numarası, aksesuarları, çizik ya da kırık gibi mevcut hasarı fotoğrafla kaydedilir. Teslimde çıkabilecek anlaşmazlıkların çoğu bu adımda önlenir.

  • 02

    Fiyat onayı

    Tespitten sonra parça ve işçilik bedeli müşteriye SMS ya da WhatsApp ile iletilir, onay ya da ret kayda geçer. Onay bekleyen işler ayrı bir listede durur.

  • 03

    Parça bekleyen işler

    Hangi iş hangi parçayı, hangi tedarikçiden, hangi tarihten beri bekliyor sorusunun cevabı tek ekranda olmalıdır. Aksi halde parça gelir ama ilgili cihaz unutulur.

  • 04

    Tekrar gelen arıza

    Aynı seri numarası kısa aralıkla yeniden geldiğinde sistem önceki işi ve yapan teknisyeni gösterir. Bu kayıt hem müşteriye karşı tutarlılık hem de iç kalite kontrolü sağlar.

04

Teknik servis programında önce neyi kurmalı

Her şeyi aynı anda kurmaya çalışmak, ekip alışmadan sistemi yorar. Bizim önerdiğimiz sıra, en çok vakit kaybettiren adımdan başlar. Atölyesi kalabalık servislerde bu genellikle iş emri ve durum takibidir; bu yüzden teknik servis takip programı çoğu zaman ilk projedir.

İkinci adım müşteriye kendi bilgisini kendisinin görebileceği bir kanal açmaktır: iş emri numarasıyla durum sorgulanabilen bir web sayfası ya da her aşama değişiminde giden kısa bir bildirim, telefon trafiğini belirgin biçimde hafifletir. Evde servis yükü fazlaysa saha uygulaması, kurumsal ve sözleşmeli müşterileri çoksa CRM öne alınabilir.

Yapay zekâ asistanı ve müşteriye yönelik mobil uygulama, iş emri kayıtları düzenli akmaya başladıktan sonra anlam kazanır. Asistanın doğru cevap verebilmesi, arkasındaki kaydın güncel olmasına bağlıdır.

05

Teknik servis yazılımı seçenekleri ve karşıladıkları sorunlar

Teknik servis için altı çözüm yayında. Her biri ayrı bir sorunu hedefler ve aynı iş emri kaydını paylaşacak şekilde birbirine bağlanabilir.

  • 01

    Teknik servis takip programı

    Kabul, tespit, onay, parça, onarım ve teslim aşamalarını iş emri bazında izler; stok, kasa ve teknisyen bazlı iş raporlarını içerir. Servis takip programı arayan işletmelerin çekirdek ihtiyacıdır.

  • 02

    Teknik servis web sitesi

    Onarılan cihaz türlerini ve markaları anlatır, servis talebini model ve şikâyet bilgisiyle toplar, iş emri numarasıyla durum sorgulamaya imkân verir.

  • 03

    Teknik servis saha uygulaması

    Evde servis yapan teknisyene rota, cihaz geçmişi, parça listesi ve servis formu sunar. Yapılan iş, fotoğraf ve müşteri imzası yerinde kaydedilir.

  • 04

    Teknik servis CRM yazılımı

    Kurumsal müşterileri, bakım sözleşmelerini, teklif aşamasındaki işleri ve müşteri iletişim geçmişini yönetir; satış ve servis ekibinin aynı bilgiye bakmasını sağlar.

  • 05

    Teknik servis mobil uygulaması

    Müşterinin cihazlarını kaydetmesine, servis talebi açmasına, fiyat onayı vermesine ve onarım durumunu izlemesine olanak tanır.

  • 06

    Teknik servis yapay zekâ asistanı

    Mesai dışında ya da yoğun saatlerde gelen mesajlara ilk cevabı verir, cihaz ve arıza bilgisini toplar, durum sorusunu iş emri kaydından yanıtlar ve gerektiğinde konuşmayı ekibe aktarır.

06

Marka portalları, stok ve veri güvenliği

Bir markanın anlaşmalı servisi olarak çalışıyorsanız, iş kayıtlarının bir kısmını markanın kendi portalına da girmeniz gerekebilir. Portal bir aktarım yöntemi sunuyorsa iş emrinin oraya gönderilmesi, sunmuyorsa çift giriş yükünü azaltacak bir dışa aktarım planlanır. Parça stoğu, fatura ve e-Arşiv tarafı ise kullandığınız muhasebe programıyla bağlanabilir.

Müşteri adresi, telefonu ve cihaz geçmişi kişisel veridir; kabul fişinde aydınlatma metni yer almalı, teknisyen ve ön büro yalnızca işi için gereken bilgiyi görmelidir. İşlem kayıtları, bir iş emrinde kimin hangi değişikliği yaptığını sonradan izlemeye yarar.

07Sık sorulan sorular

Sık sorulan sorular

Teknik servis takip programı ile servis takip programı aynı şey mi?

Pratikte aynı ihtiyaca karşılık gelir: cihazın kabulden teslime kadar hangi aşamada olduğunu izlemek. Bizim kurduğumuz yapıda buna stok, kasa, fiyat onayı ve teknisyen raporları eklenir; kapsamı servisinizin iş yüküne göre belirleriz.

Müşteri cihazının durumunu bizi aramadan öğrenebilir mi?

Kabulde verilen iş emri numarasıyla web sitesinden sorgulama yapılabilir ya da her aşama değişiminde otomatik bildirim gönderilebilir. İkisi birlikte kullanıldığında ön büronun telefonu daha çok yeni taleplere ayrılır.

Hem atölyede hem evde servis veriyoruz; tek programla yönetebilir miyiz?

Evet. İş emri türü atölye ya da yerinde olarak açılır; yerinde işler saha uygulamasına ve rota planına düşer, atölye işleri raf ve tezgâh listesinde görünür. Raporlar iki türü birlikte ya da ayrı gösterebilir.

Elimizdeki eski kayıtları yeni teknik servis yazılımına aktarabilir miyiz?

Excel ya da başka bir programdan alınan müşteri, cihaz ve iş geçmişi çoğu durumda aktarılabilir. Aktarımdan önce mükerrer müşteri kayıtlarını ve eksik seri numaralarını ayıklamak, yeni sistemin temiz başlamasını sağlar.

Yapay zekâ asistanı yanlış fiyat ya da tarih söylerse ne olur?

Asistan, fiyat ve teslim tarihi gibi bağlayıcı bilgileri kendisi üretmez; yalnızca iş emrinde kayıtlı olanı aktarır. Kayıtta bilgi yoksa konuşmayı ekibe yönlendirecek şekilde sınırları baştan belirlenir.

Teknik servis yazılımı için teklif almadan önce ne hazırlamalıyım?

Aylık iş emri yoğunluğunuzu kabaca, teknisyen ve ön büro sayısını, evde servis oranınızı ve hangi aşamada en çok vakit kaybettiğinizi not etmeniz yeterlidir. Hangi çözümle başlanacağını bu bilgiye göre birlikte belirleriz.

08Aynı grup

Teknik servis ve saha hizmetleri yazılımları: diğer sektörler

Teklif

Teknik servis işletmeniz için teklif alın

İş akışınızı anlatın; hangi yazılımın önce, hangisinin sonra yapılması gerektiğini birlikte planlayalım.

Teklif formunu doldurunWhatsApp’tan yazın
+90 552 579 93 21