Temizlik şirketi yazılımları

Bir iş genellikle fiyat sorusuyla başlar. Ev için oda sayısı, metrekare, banyo sayısı ve evcil hayvan bilgisi; ofis için kullanım alanı, çalışan sayısı ve temizlik sıklığı; inşaat sonrası için ise boya, alçı ve silikon kalıntısının yoğunluğu sorulur. Bu bilgiler eksik toplandığında ya keşfe gitmek gerekir ya da ekip sahada beklenenden fazla iş bulur.

İş onaylandıktan sonra ekip ve saat belirlenir, malzeme ve ekipman hazırlanır, müşteriyle erişim bilgisi netleştirilir. Sahada işin kapsamı bir kontrol listesiyle takip edilir; iş bitince fotoğraf ya da müşteri onayı alınır. Sözleşmeli kurumsal müşterilerde bu döngü haftanın belirli günlerinde tekrar eder ve her ziyaret ay sonundaki faturanın dayanağı olur.

Bireysel müşterisi ağır basan firmalarda ilk adım, fiyat için gereken bilgiyi baştan soran bir web sitesi ve takvime bağlı bir randevu sistemidir. Ziyaretçi hizmet türünü, ev büyüklüğünü ve uygun olduğu günü seçer; ofis o güne ait ekip kapasitesini görerek onay verir. Böylece telefonla yapılan uzun soru-cevap, yazılı ve karşılaştırılabilir bir talebe dönüşür.

Kurumsal sözleşmeleri ağırlıkta olan firmalarda sıra değişir. Burada önce ekip planlaması, ziyaret kaydı ve puantaj gelir; çünkü fatura ve personel ödemesi bu kayıtlara dayanır. Saha uygulaması bu iki modelin ortak noktasıdır: kontrol listesi, fotoğraf ve giriş-çıkış kaydı hem ev hem ofis işinde aynı biçimde tutulur.

Çalışan değişiminin sık yaşandığı bu işte yazılımın sade olması da bir önceliktir. Yeni başlayan bir çalışanın uygulamayı kısa bir anlatımla kullanabilmesi, ekranların az ve net olmasına bağlıdır.

Temizlik şirketleri için beş hizmetimiz yayında. Küçük bir ekip web sitesi ve randevu sistemiyle başlayabilir; birden fazla ekibi ve sözleşmeli müşterisi olan firmalar yönetim yazılımı ve saha uygulamasıyla bütün akışı kapsayabilir.

Bir temizlik firması hem müşterilerinin ev adreslerini ve erişim bilgilerini hem de çalışanlarının kimlik ve iletişim bilgilerini tutar. Bu yüzden KVKK kapsamında aydınlatma metinleri, rol bazlı yetki ve erişim kayıtları baştan tasarlanmalıdır. Saha personeli yalnızca o günkü adreslerini görmeli, iş bitince erişim notu ekranından kalkmalıdır.

Fatura için kullandığınız ön muhasebe programı ve e-Fatura ya da e-Arşiv entegratörünüz, ödeme için bankanızın sanal POS'u ya da iyzico gibi bir altyapı, randevu hatırlatmaları için SMS sağlayıcınız ya da WhatsApp Business API sisteme bağlanabilir. Personel bordrosunun kendisi ise genellikle mali müşavirinizin programında kalır; yazılım ona puantaj verisini aktarır.