Arabuluculuk yazılımları

Görevlendirme geldiğinde elinizde çoğu zaman yalnızca tarafların adları, uyuşmazlığın türü ve bazen eksik bir telefon numarası vardır. Sonra taraflara ve vekillerine ulaşılır, ilk toplantı planlanır, gerekirse oturumlar ertelenir ya da çevrim içi yapılır. Süreç anlaşma, anlaşamama ya da tarafa ulaşılamaması ile sonuçlanır; son tutanak ve varsa anlaşma belgesi hazırlanır, ücret tahsil edilir ve dosya kapatılır.

En büyük risk süredir; bu yüzden ilk adım dosya kartı ve takvimdir. Görevlendirme tarihi, toplantı günleri ve sonuçlandırma sınırı tek ekranda göründüğünde gününüzü dosyaların aciliyetine göre planlayabilirsiniz. İkinci adım iletişim kaydıdır: her arama, mesaj ve e-posta denemesi tarih ve saatle dosyaya işlenir.

Üçüncü sırada belge şablonları gelir. Dosya kartındaki bilgiler tutanak ve anlaşma belgesi taslaklarına otomatik yerleşir, siz yalnızca müzakerenin sonucunu yazarsınız. Ücret ve masraf kayıtları da aynı dosyaya bağlanır. Web sitesi bu iç düzenle paralel kurulabilir; özellikle ihtiyari başvuruların arttığı bürolarda başvuru formu doğrudan yeni dosya taslağı açacak şekilde tasarlanır.

Arabulucular için iki çözüm sunuyoruz: biri dışarıya, diğeri büronun içine dönüktür. Birlikte kullanıldığında siteden gelen başvuru takip programında kendiliğinden bir kayıt hâline gelir.

Hangisiyle başlayacağınız dosyalarınızın kaynağına bağlıdır. Görevlendirmeyle gelen dosyalar ağırlıktaysa sitenin ziyaretçi getirmesinden çok iç takibin düzeni önemlidir; ticari uyuşmazlıklarda doğrudan seçilmek istiyorsanız site önce gelebilir. İki çözüm de sonradan birbirine bağlanacak biçimde tasarlandığı için sıralama ileride yeniden yapı kurmayı gerektirmez.

Arabuluculukta gizlilik sürecin temelidir; taraflar müzakerede söylenenlerin dışarı taşınmayacağına güvenerek konuşur. Bu yüzden toplantı notları dosya içinde ayrı ve dar yetkili bir alanda tutulur, kimin hangi notu açtığı kayda geçer, veriler şifreli olarak saklanır ve düzenli yedeklenir. Kişisel verilerin korunması mevzuatı gereği aydınlatma metni ve saklama süresi de baştan belirlenir.

Görevlendirme ve sonuç bildirimi gibi resmî adımlar Adalet Bakanlığının arabulucular için sunduğu elektronik sistemde yürür. Program bu sistemin yerine geçmez; büro içi takibi ve notları düzenler. İki taraf arasında otomatik aktarımın mümkün olup olmadığı o sistemin sunduğu yöntemlere bağlıdır ve proje başında teknik olarak incelenir.