Organizasyon, etkinlik ve biletleme yazılımları

Bir salon ya da organizasyon firması için en pahalı hata çifte rezervasyondur. Satış temsilcisi telefonda bir tarihi “bakıp dönerim” diye tutar, başka biri aynı tarihi yüz yüze görüşmede satar. Opsiyon süresi tanımlı bir ön rezervasyon, kapora alındığında kesinleşen kayıt ve herkesin aynı anda gördüğü bir takvim bu hatayı ortadan kaldırır.

Tarih kesinleştikten sonra iş dallanır. Menü seçimi, süsleme, müzik, fotoğraf ve video gibi kalemler için tedarikçiler ayarlanır, kalan ödemeler belirlenen tarihlere bölünür, son hafta masa düzeni ve davetli sayısı netleşir. Bu bilgiler mesajlaşma uygulamalarında dağılırsa etkinlik günü ekip yanlış listeyle çalışır. Etkinlik dosyasında her kararın tarihiyle tutulması, değişikliklerin hem müşteriye hem ekibe aynı anda iletilmesini sağlar.

Etkinlik bittiğinde de iş bitmez: fotoğraf teslimi, albüm seçimi, memnuniyet görüşmesi ve tavsiyeyle gelen yeni talepler aynı müşteri kaydına bağlanır. Düğün sezonunda yoğun çalışan işletmeler için bu kayıt, bir sonraki sezonun satış listesidir.

Biletli etkinlikte yük satışın açıldığı anda toplanır. Sevilen bir konserin ya da galanın biletleri satışa çıktığında sistem kısa sürede çok sayıda isteği karşılar; seçilen koltuk ödeme tamamlanana kadar kısa bir süre kilitlenir, süre dolarsa yeniden satışa açılır. Altyapı bu ani yüke göre ölçeklenecek şekilde bulutta kurulur, ödeme adımı sanal POS ve 3D Secure ile yürür.

Salon planı biletlemenin temelidir. Sinema salonları, tiyatro sahnesinin balkon ve locaları ya da konser alanındaki ayakta ve oturmalı bölümler ayrı fiyat kategorileriyle çizilir. Öğrenci ve tam bilet ayrımı, abonman ya da kombine bilet, grup satışı ve davetiye kontenjanı aynı planın üzerinde yönetilir.

Kapıda her bilet bir QR kod ya da barkodla okutulur. Okutma uygulaması bağlantı koptuğunda da çalışır, aynı biletin ikinci kez kullanılmasını engeller ve bağlantı geldiğinde kayıtları eşitler. Kongre organizasyonunda bu adım yaka kartı basımı ve oturum bazlı giriş kaydıyla birleşir.

Takvimi ve kapasiteyi yönetmek hepsinde gerekir; satış hızı, müşteri ilişkisinin uzunluğu ve kapı operasyonu ise işletmeden işletmeye değişir.

Web sitesi her işletmenin başlangıç noktasıdır: salon ve paket tanıtımı, galeri, etkinlik takvimi ya da repertuvar burada sunulur. Düğün salonu için rezervasyon sistemi müsait tarihleri gösterip ön rezervasyon talebi toplar; salon takip programı ise içerideki operasyonu, yani menüyü, ekip görevlerini ve ödemeleri yönetir. Düğün organizasyon, düğün salonu ve kongre organizasyonunda CRM, teklif aşamasındaki adayları ve uzun süren müşteri ilişkisini izlemeye yarar.

Biletleme sistemi konser, kongre, sinema ve tiyatro için koltuk seçimi, online ödeme ve kapı kontrolünü sağlar. Sinema ve etkinlik mobil uygulamaları seans bildirimi, kayıtlı ödeme ve dijital bilet cüzdanıyla düzenli izleyiciyi geri getirir. Fotoğraf stüdyosu randevu sistemi çekim takvimini, düğün organizasyon yapay zekâ asistanı ise mesai dışında gelen fiyat ve müsaitlik sorularını karşılar; kesin teklif ve tarih onayını ekibinize bırakır.

Bilet ve rezervasyon ödemeleri iyzico, PayTR gibi ödeme kuruluşları ya da bankanızın sanal POS'u üzerinden alınır; iade ve değişim kuralları etkinlik bazında tanımlanır. Satılan bilet ya da kapora için e-Arşiv fatura, kurumsal katılımcılar için e-Fatura özel entegratör üzerinden düzenlenir. Katılımcı listeleri, davetli telefonları ve kongre kayıt bilgileri KVKK kapsamında kişisel veridir; erişim rol bazlı yetkiyle sınırlanır, kampanya duyuruları İYS onayı olan kişilere gönderilir.