01Sorun ve çözüm
Kongre organizasyon biletleme sistemini bilimsel ve mesleki toplantıların kayıt mantığına göre kuruyoruz. Katılımcı kategorileri, dönem bazlı kayıt ücretleri, kurs ve oturum seçimi, konaklama ile transfer talepleri, sponsor firmaların toplu kayıtları ve kurumsal faturalama tek katılımcı kaydında birleşir. Etkinlik günü ise aynı veri yaka kartına, oturum girişlerine ve katılım belgesine dönüşür.
02Kimler için
Kongre organizasyon biletleme sistemi kimlerin işini kolaylaştırır
Kayıt operasyonu yoğun olan ve yılda birden fazla toplantı yöneten ekipler için uygundur.
- Tıp, mühendislik ya da hukuk alanında ulusal ve uluslararası kongreler düzenleyen organizasyon firmaları
- Yıllık kongresini ve bölgesel eğitim toplantılarını kendi bünyesinde organize eden meslek dernekleri
- Sempozyum, çalıştay ve bilimsel toplantılarına dışarıdan katılımcı kaydı alan üniversite birimleri
- Bayi toplantısı, zirve ve kurum içi konferanslarını kayıtlı katılımla yürüten şirket etkinlik ekipleri
03İhtiyaçlar
Kongre kaydında karşılaşılan operasyonel yükler
Kongre kaydı, bilet satışından çok bir kayıt ve faturalama sürecine benzer.
- 01
Katılımcı kategorileri ve kayıt dönemleri
Uzman, asistan, öğrenci, dernek üyesi ve refakatçi gibi kategoriler erken, normal ve geç kayıt dönemleriyle birlikte tanımlanır. Öğrenci ya da üye indirimi talep eden katılımcıdan belge yüklemesi istenir ve onaylanana kadar kayıt beklemede kalır.
- 02
Sponsor ve kurum adına toplu kayıt
Sponsor firmalar kendilerine açılan panelden katılımcı listesini toplu yükler. Kayıtlar firma kontenjanından düşülür, fatura firma adına tek belgede ya da katılımcı bazında kesilir.
- 03
Kurs ve oturum kapasiteleri
Uygulamalı kurslar ve sınırlı katılımlı oturumlar ayrı kapasiteyle satılır. Kontenjan dolduğunda bekleme listesi açılır, iptal olduğunda sıradaki katılımcıya bildirim gider.
- 04
Havale ile gelen ödemelerin eşleştirilmesi
Kurumlar çoğu zaman kartla değil havale ile öder. Kayıt sırasında üretilen referans koduyla gelen ödemeler banka hareketleriyle eşleştirilir; ödemesi tamamlanmayan kayıtlar kayıt masasına düşmeden önce raporda görünür.
04Özellikler
Kongre organizasyon biletleme sisteminde kayıt sonrası araçlar
Kayıt alındıktan sonra da etkinlik günü ve sonrası için çalışan modüller geliştiriyoruz.
- 01
Konaklama ve transfer talepleri
Katılımcı kayıt sırasında anlaşmalı otellerden oda tipini ve tarihleri seçer, havalimanı transferi için uçuş bilgisini girer. Oda blokları otel bazında izlenir, oda listesi (rooming list) otele aktarılacak biçimde çıkar.
- 02
Yaka kartı basımı
Kayıt masasında katılımcı adı ya da kodu okutulduğunda yaka kartı kategori rengine göre basılır. Önceden basılmış kartlar için katılımcı listesi toplu olarak baskı şablonuna aktarılır.
- 03
Oturum bazlı katılım kaydı
Salon girişlerinde yaka kartı okutularak katılımcının hangi oturumda ne kadar kaldığı kaydedilir. Meslek kuruluşlarının istediği katılım verileri bu kayıtlardan rapor hâlinde hazırlanabilir.
- 04
Katılım belgesi
Kongre sonunda katılım koşulunu sağlayan katılımcılar belgelerini kişisel sayfalarından indirir; belge üzerindeki doğrulama koduyla gerçekliği kontrol edilebilir.
- 05
Çok dilli kayıt ekranları
Uluslararası toplantılarda kayıt formu, ödeme sayfası ve bilgilendirme e-postaları Türkçe ve İngilizce başta olmak üzere birden fazla dilde sunulur.
Her biletleme sistemi projesinde standart
- Koltuk seçimli bilet satışı
- QR biletle giriş kontrolü
- Online ödeme
- Etkinlik ve seans yönetimi
- Satış ve doluluk raporları
05Entegrasyonlar
Organizasyon firmasının sistemleriyle entegrasyon
Kayıt verisi faturadan otele kadar birçok tarafa akar; bağlantılar bu akışı elle aktarmadan yürütür.
- 01
E-Fatura ve e-Arşiv
Alıcı e-Fatura mükellefiyse e-Fatura, değilse e-Arşiv fatura GİB'e özel entegratörünüz üzerinden otomatik kesilir; vergi numarası girildiğinde mükellefiyet durumu entegratör üzerinden sorgulanır ve fatura türü buna göre belirlenir.
- 02
CRM ve üye listeleri
Önceki toplantılara katılanlar ve dernek üyeleri CRM'den alınır, yeni kongre duyurusu bu listeye gönderilir; kayıt bilgisi CRM'deki kişi kartına geri yazılır.
- 03
Banka hesap hareketleri
Havale ve EFT ile gelen ödemeler bankanızın sunduğu hesap hareketi servisi ya da dosya aktarımı üzerinden alınarak kayıtlarla eşleştirilir.
- 04
Hibrit yayın platformu
Çevrim içi katılım satın alanlar, kullandığınız canlı yayın ya da sanal etkinlik platformuna tek oturumla yönlendirilir; izleme süresi katılım raporuna eklenir.
06Süreç
Kongre organizasyon biletleme sistemi yaptırmak istiyorum: süreç nasıl işler?
Adım 01
Analiz
İş akışınızı, kullanıcılarınızı ve mevcut sistemlerinizi dinleriz; kapsamı, öncelikleri ve kabul ölçütlerini yazılı hâle getiririz.
Adım 02
Tasarım
Ekran akışlarını ve veri modelini çıkarırız. Arayüzü sizinle gözden geçirip onay almadan geliştirmeye geçmeyiz.
Adım 03
Geliştirme
Kısa döngülerle çalışırız; her döngü sonunda çalışan bir sürümü test ortamında görürsünüz.
Adım 04
Test
İşlevsel testler, entegrasyon testleri ve temel güvenlik kontrolleriyle hataları yayından önce yakalarız.
Adım 05
Yayın
Sunucu, alan adı, yedekleme ve izleme ayarlarını yaparak canlıya alırız; ekibinize kısa bir kullanım eğitimi veririz.
Adım 06
Bakım
İsterseniz bakım ve destek anlaşmasıyla güncellemeleri, izlemeyi ve yeni geliştirmeleri sürdürürüz.
07Teknoloji
Kayıt masası ve kurumsal veri için yaklaşım
Kongrenin ilk sabahı kayıt masasında yüzlerce kişi aynı saatte yaka kartı bekler. Kayıt masası uygulamasını yerel ağda çalışabilecek biçimde kuruyoruz; otelin internet bağlantısı yavaşlasa bile arama, ödeme durumu kontrolü ve baskı kesintisiz sürer, değişiklikler bağlantı düzeldiğinde merkeze aktarılır. Yazıcı ve okuyucu donanımını etkinlik öncesinde sistemle birlikte test ediyoruz.
Devamını okuDaha az göster
Kongre kayıtları kimlik, kurum, unvan ve fatura bilgileri gibi kişisel ve ticari veriler içerir. Sponsor firmalar yalnızca kendi kaydettirdiği katılımcıları görür, otele yalnızca konaklama için gereken alanlar aktarılır. KVKK aydınlatma metni ve sponsorla veri paylaşımı gibi ayrı rıza gerektiren durumlar kayıt formunda ayrı onaylarla alınır; her kayıt üzerinde yapılan değişiklik işlem kaydında tutulur.
08Çalışma modelleri
Bu hizmette çalışma modelleri
- 01
Proje bazlı
Sabit kapsam, sabit fiyat ve belirli teslim tarihi
Kapsamı belli, teslim tarihi olan işler için.
- Yazılı kapsam ve kabul ölçütleri
- Sabit fiyat ve belirli teslim tarihi
- Teslim ve kabul adımları sözleşmede
- 02
Bakım ve destek
Aylık sözleşmeli, SLA'lı bakım, destek ve geliştirme saati
Yayındaki bir sistemin sürekliliği için.
- Aylık sözleşme ve SLA
- İzleme, güncelleme ve hata düzeltme
- Aylık geliştirme saati
09Sık sorulan sorular
Kongre organizasyon biletleme sistemi hakkında sık sorulan sorular
Genel bilet platformları varken kongre organizasyon biletleme sistemi yaptırmaya neden ihtiyaç duyulur?
Genel bilet platformları tek tip bir bilet satışına göre çalışır. Kongrede kategori bazlı ücret, belge onayı, kurs seçimi, konaklama, sponsor toplu kaydı ve kurumsal faturalama aynı kayıtta birleşir; bu akışların kongre organizasyonunun kendi işleyişine göre kurulması kayıt masasındaki sürprizleri azaltır.
Kongre organizasyon biletleme sistemi fiyatları neye göre belirlenir?
Yılda kaç toplantı yönetileceği, konaklama ve transfer modülü, sponsor paneli, oturum bazlı katılım takibi, yaka kartı donanım entegrasyonu ve fatura ile CRM bağlantıları belirleyici olur. Sistem bir kez kurulup her yeni kongrede yeniden kullanılabilecek şekilde tasarlandığından ilk kurulum ile sonraki dönemlerin maliyeti farklı ele alınır.
Her kongre için sistemi baştan mı kurmamız gerekir?
Hayır. Yeni bir kongre önceki toplantının kategori, ücret dönemi ve form yapısı kopyalanarak birkaç adımda açılır. Her toplantının kendi alan adı ya da sayfa tasarımı olabilir.
Bildiri gönderimi de aynı sistemde olabilir mi?
Bildiri gönderimi ve hakem değerlendirmesi ayrı bir modül olarak eklenebilir. Bildirisi kabul edilen yazarın kongre kaydını yapıp yapmadığı aynı panelden izlenir; program kitapçığına girecek bildiriler buna göre kesinleşir.
Katılımcı kaydını iptal ederse ücret iadesi nasıl yönetilir?
İptal tarihine göre uygulanacak kesinti kurallarını siz tanımlarsınız. Kartla yapılan ödemelerde iade ödeme kuruluşu üzerinden, havalelerde ise muhasebe onayıyla başlatılır ve fatura tarafında gerekli düzeltme takip edilir.
Oturum katılım kayıtları kredi ya da puan başvurularında kullanılabilir mi?
Sistem oturum bazında giriş ve çıkış kayıtlarını tutar ve istenen biçimde rapor üretir. Hangi kaydın hangi kurum tarafından nasıl değerlendirileceğini ilgili meslek kuruluşunun güncel kurallarına göre birlikte netleştiririz.
10İlgili hizmetler