Kongre organizasyon yazılımları

Süreç kongrenin web sayfasının yayına girmesi ve bildiri çağrısıyla başlar. Yazarlar özetlerini belirlenen biçimde gönderir; bilimsel kurul bunları hakemlere dağıtır, kabul, ret ya da düzeltme kararı verilir. Kabul edilen bildiriler sözlü ve poster oturumlarına yerleştirilir, salonlara ve saatlere göre program oluşturulur.

Kayıt tarafında erken ve geç kayıt dönemleri, öğrenci ve refakatçi gibi kategoriler, kurs ya da atölye seçenekleri vardır. Konaklama için otellerden alınan oda blokları dağıtılır, havalimanı transferleri planlanır. Kurumlar adına toplu kayıt yapıldığında fatura bilgisi ve katılımcı listesi ayrı ayrı yönetilir.

Kongre günlerinde kayıt masası yaka kartı ve kongre çantası dağıtır, oturum girişlerinde katılım kaydı tutulur. Kapanıştan sonra katılım belgeleri hazırlanır, bildiri kitabı yayımlanır, sponsorlara rapor gönderilir. Bu adımlar farklı dosyalarda kaldığında, aynı kişinin adı üç ayrı listede üç farklı yazımla durabilir.

Kongre firmaları için önceliği belirleyen soru, en çok elle eşleştirme yapılan adımın hangisi olduğudur. Çoğu zaman sıra şöyle çıkar.

Yayındaki üç hizmetimiz kongrenin dışa dönük yüzünü, kayıt ve tahsilatını, kongreler arası ilişki yönetimini ayrı ayrı karşılar.

Kongre kayıtlarında ad soyadın yanında kurum, unvan, uzmanlık alanı ve iletişim bilgileri bulunur. KVKK aydınlatma metni kayıt formunda sunulur, duyuru e-postaları için ayrıca izin alınır ve İYS kurallarına uygun gönderilir. Bilimsel kurul yalnızca bildirileri, muhasebe yalnızca ödemeleri, kayıt masası yalnızca katılımcı kartlarını görecek şekilde rol bazlı yetki tanımlanır.

Kayıt ücretleri için kesilen faturalar, özel entegratörünüz üzerinden e-Fatura ya da e-Arşiv olarak düzenlenebilir; kurum adına yapılan ödemelerde vergi bilgileri kayıt sırasında toplanır. Erken kayıt döneminin son saatlerinde ve kongre sabahı kayıt masasında yoğunluk oluşur; bu anlar için sistemi yük testinden geçiriyor, masadaki cihazlarda bağlantı kesilmesine karşı yerel önbellek kullanıyoruz.