01Sorun ve çözüm
Kongre organizasyon web sitesini iki katmanlı bir yapı olarak kuruyoruz. Üst katmanda firmanızın hizmetleri, ekibi ve geçmiş kongreleri yer alır. Alt katmanda ise her kongre aynı altyapıdan, kendi alan adı ya da alt alan adıyla açılan bir etkinlik sitesi olur. Bildiri, kayıt ve program modülleri bir kez geliştirilir; yeni kongrede yalnızca tarihler, ücret kategorileri ve içerik değiştirilir.
02Kimler için
Kongre organizasyon web sitesi kimler için
Yapı, yılda birkaç kongre düzenleyen firmadan sürekli etkinlik yürüten organizatöre kadar ölçeklenir.
- Tıp ve mühendislik derneklerinin ulusal kongrelerini üstlenen profesyonel kongre organizatörleri
- Sempozyum, çalıştay ve bilimsel toplantılara kayıt ve konaklama hizmeti veren turizm firmaları
- Uluslararası katılımlı kongreler için iki dilli kayıt ve bildiri süreci yürüten organizasyon şirketleri
- Kendi kongresini her yıl düzenleyen ve önceki yılların arşivini korumak isteyen dernek ve federasyonlar
- Kongreyle birlikte sergi alanı, stant satışı ve sponsor yönetimi yapan fuar ve etkinlik firmaları
03İhtiyaçlar
Bir kongre sitesinin taşıması gereken süreçler
Kongre sitesi, katılımcının bildiri gönderiminden kongre sonrası belgeye kadar bütün yolculuğuna eşlik eder.
- 01
Önemli tarihler takvimi
Bildiri gönderim son günü, değerlendirme sonuçları, erken kayıt ve geç kayıt dönemleri tek bir takvimde gösterilir. Bir tarih uzatıldığında bütün sayfalar aynı anda güncellenir.
- 02
Kayıt kategorileri
Uzman, asistan, öğrenci, refakatçi ve sanayi temsilcisi gibi kategoriler, döneme göre değişen ücret yapısıyla tanımlanır. Katılımcı kendi kategorisini ve dahil olan hizmetleri açıkça görür.
- 03
Konaklama ve transfer
Kongre otelindeki blok odalar, oda tipleri ve konaklama tarihleri kayıtla birlikte seçilir. Havalimanı transferi ve sosyal program katılımı da aynı akışta istenir.
- 04
Bilimsel program
Salon, oturum ve konuşmacı bazında program yayımlanır; katılımcı kendi ilgi alanına göre süzer. Program değişiklikleri kongre günlerinde de anında yansıtılır.
- 05
Sponsor ve stant alanları
Sponsorluk kademeleri, sergi alanı planı ve satılmış stantlar gösterilir; firmalar stant talebini formla iletir.
04Özellikler
Kongre organizasyon sitesinde öne çıkan modüller
Bu modüller her yeni kongrede yeniden kullanılmak üzere tasarlanır.
- 01
Bildiri gönderim ve değerlendirme akışı
Yazar özetini şablona uygun yükler; sistem kelime sınırını ve zorunlu alanları denetler. Hakemler kendilerine atanan bildirileri kör değerlendirmeyle puanlar, sonuç yazara e-postayla bildirilir.
- 02
Kongre şablonu
Yeni kongre açılırken önceki kongrenin yapısı kopyalanır; tarih, logo, renkler ve ücret tablosu güncellenerek site hazırlanır.
- 03
Katılım belgesi ve yaka kartı
Kesin kayıtlı katılımcılar için yaka kartı verisi dışa aktarılır. Kongre sonrasında katılım belgesi katılımcının hesabından indirilebilir.
- 04
Geçmiş kongreler arşivi
Biten kongrelerin programları, bildiri kitapları ve fotoğrafları firmanın kurumsal sitesinde arşiv olarak kalır.
Her kurumsal web sitesi projesinde standart
- Mobil uyumlu ve hızlı arayüz
- Yönetim paneli ile içerik yönetimi
- Teknik SEO altyapısı
- Teklif ve iletişim formları
- Analytics ve Search Console kurulumu
05Entegrasyonlar
Kayıt, ödeme ve iletişim sistemleriyle entegrasyon
Kongre kayıtları birden fazla birimin ortak işidir; veri tek yerden akmalıdır.
- 01
Kongre organizasyon biletleme sistemi
Kayıt ve ücretli kurs katılımları biletleme sisteminde yönetiliyorsa site o sistemle bağlantılı çalışır; kontenjanı dolan kurslar kendiliğinden kapanır.
- 02
CRM yazılımı
Sponsor firmalar, dernek yetkilileri ve tekrar eden katılımcılar CRM yazılımında tutulur; yeni kongre duyurusu doğru listeye gönderilir.
- 03
Ödeme ve fatura
Kayıt ücretleri iyzico, PayTR ya da bankanızın sanal POS'u ile tahsil edilir; kurumsal ödemeler için havale seçeneği sunulur. Faturalar özel entegratörünüz üzerinden e-Fatura ya da e-Arşiv olarak düzenlenebilir.
- 04
Toplu e-posta
Bildiri sonuçları, kayıt onayları ve program değişiklikleri e-posta servisi üzerinden gönderilir; ticari duyurular için İYS onayları ayrı tutulur.
06Süreç
Kongre organizasyon web sitesi yaptırmak istiyorum: süreç nasıl işler?
Adım 01
Analiz
İş akışınızı, kullanıcılarınızı ve mevcut sistemlerinizi dinleriz; kapsamı, öncelikleri ve kabul ölçütlerini yazılı hâle getiririz.
Adım 02
Tasarım
Ekran akışlarını ve veri modelini çıkarırız. Arayüzü sizinle gözden geçirip onay almadan geliştirmeye geçmeyiz.
Adım 03
Geliştirme
Kısa döngülerle çalışırız; her döngü sonunda çalışan bir sürümü test ortamında görürsünüz.
Adım 04
Test
İşlevsel testler, entegrasyon testleri ve temel güvenlik kontrolleriyle hataları yayından önce yakalarız.
Adım 05
Yayın
Sunucu, alan adı, yedekleme ve izleme ayarlarını yaparak canlıya alırız; ekibinize kısa bir kullanım eğitimi veririz.
Adım 06
Bakım
İsterseniz bakım ve destek anlaşmasıyla güncellemeleri, izlemeyi ve yeni geliştirmeleri sürdürürüz.
07Teknoloji
Son gün yoğunluğu ve katılımcı verisinin güvenliği
Kongre sitelerinde trafik iki anda zirve yapar: bildiri gönderiminin son saatlerinde ve erken kayıt döneminin kapanışında. Dosya yükleme ve kayıt işlemleri bu anlarda aksamaması için ayrı ölçeklenen servislerde çalışır; yükleme yarıda kesilirse yazar baştan başlamak zorunda kalmaz. Son tarih geçtiğinde form sunucu saatine göre kapanır, tartışmaya yer bırakılmaz.
Devamını okuDaha az göster
Katılımcı kayıtlarında kimlik, kurum, iletişim ve fatura bilgileri bulunur; yurt dışından katılımcılar da olabilir. Veriler şifreli tutulur, kayıt ekibi, hakemler ve sponsor sorumlusu birbirinin verisini görmez. Hakemler yazar adını görmeden değerlendirme yapar. Her kongre sonunda hangi verinin ne kadar saklanacağı belirlenir ve süre dolanlar silinir; arşivde yalnızca program ve yayımlanmış bildiriler kalır.
08Çalışma modelleri
Bu hizmette çalışma modelleri
- 01
Proje bazlı
Sabit kapsam, sabit fiyat ve belirli teslim tarihi
Kapsamı belli, teslim tarihi olan işler için.
- Yazılı kapsam ve kabul ölçütleri
- Sabit fiyat ve belirli teslim tarihi
- Teslim ve kabul adımları sözleşmede
- 02
Bakım ve destek
Aylık sözleşmeli, SLA'lı bakım, destek ve geliştirme saati
Yayındaki bir sistemin sürekliliği için.
- Aylık sözleşme ve SLA
- İzleme, güncelleme ve hata düzeltme
- Aylık geliştirme saati
09Sık sorulan sorular
Kongre organizasyon web sitesi hakkında sık sorulan sorular
Kongre organizasyon web sitesi fiyatları nasıl hesaplanıyor?
Kurumsal site ile etkinlik sitesi altyapısının birlikte mi kurulacağı, bildiri değerlendirme akışının kapsamı, konaklama modülü, dil sayısı ve ödeme ile fatura entegrasyonları belirleyicidir. Altyapı bir kez kurulduktan sonra yeni kongreler daha düşük kapsamla açılır; ayrıntıları yazılı teklifte gösteriyoruz.
Kongre organizasyon web sitesi yaptırmak istiyoruz; her kongre için ayrı alan adı kullanabilir miyiz?
Evet. Her kongre kendi alan adıyla ya da firmanızın alan adının altında bir alt adresle yayımlanabilir. İki durumda da aynı altyapı ve aynı yönetim paneli kullanılır.
Hakemler bildirileri sistem üzerinden değerlendirebilir mi?
Evet. Her hakem kendi hesabıyla giriş yapar, yalnızca kendisine atanan bildirileri görür ve puanlar. Bilimsel kurul sonuçları toplu olarak görüntüleyip kabul kararlarını verir.
Bildiri kitabını siteden yayımlayabilir miyiz?
Kabul edilen özetler oturum ve konu başlığına göre derlenip çevrim içi okunabilir ya da indirilebilir bir bildiri kitabı olarak yayımlanabilir.
Program kongre sırasında değişirse katılımcılar nasıl haberdar olur?
Program panelden güncellendiği anda sitede yansır. İsterseniz değişiklik kayıtlı katılımcılara e-posta ya da SMS ile de duyurulur.
Uluslararası katılımcılar için ödeme ve dil desteği sağlanabilir mi?
Site İngilizce ve Türkçe olarak kurulabilir. Yabancı kartlarla ödeme, kullandığınız ödeme altyapısının desteklediği ölçüde açılır; kurumsal katılımcılar için havale seçeneği de sunulur.
10İlgili hizmetler