01Sorun ve çözüm
Kongre organizasyon CRM yazılımını bu katmanlı ilişkiyi birbirinden ayırarak kuruyoruz. Dernek ya da kurum, etkinlik, sponsor, konuşmacı ve katılımcı ayrı kayıt türleridir ama birbirine bağlıdır. Böylece bir derneğin geçmiş kongreleri, hangi firmaların sponsor olduğu, yönetimin ne zaman değiştiği ve gelecek teklif tarihi tek ekranda görünür.
02Kimler için
Kongre organizasyon CRM yazılımı kimlere hitap eder
Etkinlik sayısından çok, her etkinliğin içerdiği paydaş sayısı bu tür bir sistemi gerekli kılar.
- Ulusal ve uluslararası bilimsel kongreleri dernekler adına yürüten profesyonel kongre organizatörleri
- Sempozyum, çalıştay ve kurumsal zirveler düzenleyen, sponsor satışını kendi ekibiyle yapan etkinlik firmaları
- Kongre organizasyonunun yanında otel blokları, transfer ve sosyal program da sunan turizm ağırlıklı şirketler
- Aynı derneğin kongresini dönem dönem farklı şehirlerde düzenleyen ve kurum hafızasını korumak isteyen firmalar
- Fuar ve kongre merkezi işletmeleriyle iş birliği yapan, salon ve tarih rezervasyonunu yıllar öncesinden planlayan organizatörler
03İhtiyaçlar
Kongre işinde birbirine bağlı ilişkiler
Kongre organizatörünün müşterisi tek değildir; her paydaşın kendi takvimi ve beklentisi vardır.
- 01
Dernek karar takvimi
Derneklerin kongre yeri ve organizatör kararı genellikle yönetim kurulu toplantısında verilir, yönetim kadrosu belirli dönemlerde değişir. Kimin karar verdiği ve toplantının ne zaman yapılacağı bilinmeden teklif zamanlaması tutturulamaz.
- 02
Sponsor paketleri ve stant alanı
Ana sponsor, oturum sponsoru, stant ve çanta içi materyal gibi paketler sınırlı sayıdadır. Hangi firmanın hangi paketle ilgilendiği, opsiyonu ve sözleşme durumu kat planıyla birlikte izlenmelidir.
- 03
Konuşmacı yazışmaları
Davetli konuşmacıların teyidi, sunum başlığı, seyahat ve konaklama bilgisi ayrı ayrı toplanır. Bir konuşmacının uçuş bilgisinin eksik kalması program günü sorun çıkarır.
- 04
Katılımcı kaydı ve otel blokları
Kayıt ücreti kategorileri, erken kayıt dönemi, otel bloklarındaki oda kullanımı ve iade tarihleri birlikte izlenmezse kullanılmayan odaların maliyeti organizatöre kalabilir.
04Özellikler
Kongre organizasyon CRM sistemine özel modüller
Temel satış ve iletişim işlevlerinin üzerine, kongre işinin kendine özgü nesneleri için şu bölümler eklenir.
- 01
Dernek ve dönem kartı
Her dernek için geçmiş kongreler, yönetim kurulu üyeleri, karar dönemleri ve gelecek teklif tarihleri tutulur; teklif zamanı yaklaşırken sorumluya görev düşer.
- 02
Sponsorluk satış panosu
Paketler ve stant alanları satılabilir kalemler olarak tanımlanır; ilgilenen, opsiyonlu ve sözleşmeli firmalar paket bazında görünür, satılan alan kat planında işaretlenir.
- 03
Konuşmacı ve oturum yönetimi
Konuşmacıların teyit durumu, oturum bilgisi, seyahat ve konaklama ayrıntıları tek listede izlenir; eksik bilgi için otomatik hatırlatma gider.
- 04
Etkinlik sonrası ilişki
Kongre sonrasında katılımcılara katılım belgesi ve memnuniyet anketi gönderilir; sponsorlara görünürlük raporu hazırlanır, bir sonraki dönem için ilgi notu kayda alınır.
Her CRM yazılımı projesinde standart
- Müşteri ve potansiyel müşteri takibi
- Teklif ve satış hunisi yönetimi
- Görev, hatırlatma ve aktivite takibi
- E-posta, SMS ve WhatsApp entegrasyonu
- Satış performans raporları
05Özel yazılım
Kongre organizatörüne göre kurgulanmış CRM
Hazır CRM ürünleri bir müşteri ile bir satış fırsatı arasındaki ilişkiye göre tasarlanır. Kongrede ise aynı etkinliğin içinde dernek, sponsor, konuşmacı ve katılımcı gibi farklı türde ilişkiler vardır ve her biri kendi satış ya da teyit akışını izler. Etkinlik kayıt platformları ise katılımcıya odaklanır; dernekle çok yıllık ilişkiyi ve sponsor satışını kapsamaz.
Devamını okuDaha az göster
Özel geliştirmede bu paydaşları ve etkinlik dönemlerini sizin çalışma düzeninize göre modelliyoruz. Mevcut kayıt ve bildiri sistemlerinizi değiştirmeden onlara bağlanıyor, yalnızca eksik kalan ilişki ve satış takibini kuruyoruz.
06Entegrasyonlar
Kayıt, ödeme ve konaklama entegrasyonları
Kongre organizatörleri çoğu zaman kayıt ve bildiri için ayrı sistemler kullanır; CRM bunların ortak buluşma noktası olur.
- 01
Online kayıt sistemi
Kullandığınız katılımcı kayıt platformundan kayıtlar, kategori ve ödeme durumu API ya da dosya aktarımıyla CRM'e alınır; aynı kişinin geçmiş kongrelere katılımı birleştirilir.
- 02
Bildiri yönetim sistemi
Bildiri gönderim ve değerlendirme sisteminizden yazar ve kabul bilgileri aktarılabilir, böylece bildiri sahipleri katılımcı kaydıyla eşleşir.
- 03
Ödeme ve muhasebe
Kayıt ve sponsorluk ödemeleri sanal POS ya da havale ile alınır; tahsilatlar dövizli cari takibi yapabilen muhasebe programınıza ve e-Fatura entegratörünüze aktarılır.
- 04
E-posta gönderim servisi
Duyurular ve hatırlatmalar toplu e-posta servisiniz üzerinden gider; ticari ileti niteliğindeki gönderimlerde İYS ve abonelikten çıkma tercihleri gözetilir.
07Süreç
Kongre organizasyon CRM yazılımı yaptırmak istiyorum: süreç nasıl işler?
Adım 01
Analiz
İş akışınızı, kullanıcılarınızı ve mevcut sistemlerinizi dinleriz; kapsamı, öncelikleri ve kabul ölçütlerini yazılı hâle getiririz.
Adım 02
Tasarım
Ekran akışlarını ve veri modelini çıkarırız. Arayüzü sizinle gözden geçirip onay almadan geliştirmeye geçmeyiz.
Adım 03
Geliştirme
Kısa döngülerle çalışırız; her döngü sonunda çalışan bir sürümü test ortamında görürsünüz.
Adım 04
Test
İşlevsel testler, entegrasyon testleri ve temel güvenlik kontrolleriyle hataları yayından önce yakalarız.
Adım 05
Yayın
Sunucu, alan adı, yedekleme ve izleme ayarlarını yaparak canlıya alırız; ekibinize kısa bir kullanım eğitimi veririz.
Adım 06
Bakım
İsterseniz bakım ve destek anlaşmasıyla güncellemeleri, izlemeyi ve yeni geliştirmeleri sürdürürüz.
08Teknoloji
Uzun dönemli kurum hafızası ve kayıt yoğunluğu
Kongre ilişkileri yıllara yayılır; bir derneğin bilgisi, onu yöneten proje müdürü ayrıldığında da firmada kalmalıdır. Bu yüzden yazışmalar, teklif dosyaları ve toplantı notları kurum kaydına bağlanır, kişilere değil kayda ait olur. Silinen ya da değiştirilen her kayıt işlem günlüğünde izlenebilir.
Devamını okuDaha az göster
Erken kayıt döneminin son günlerinde ve kongre öncesi haftada sistem yoğun kullanılır. Altyapıyı bu dönemlerde yavaşlamayacak şekilde ölçeklenebilir kuruyoruz. Katılımcıların iletişim, kurum ve bazen diyet ya da erişilebilirlik bilgileri KVKK kapsamında korunur; sponsorlarla paylaşılacak katılımcı verisi yalnızca katılımcının açık izni varsa aktarılır.
09Çalışma modelleri
Bu hizmette çalışma modelleri
- 01
Proje bazlı
Sabit kapsam, sabit fiyat ve belirli teslim tarihi
Kapsamı belli, teslim tarihi olan işler için.
- Yazılı kapsam ve kabul ölçütleri
- Sabit fiyat ve belirli teslim tarihi
- Teslim ve kabul adımları sözleşmede
- 02
Bakım ve destek
Aylık sözleşmeli, SLA'lı bakım, destek ve geliştirme saati
Yayındaki bir sistemin sürekliliği için.
- Aylık sözleşme ve SLA
- İzleme, güncelleme ve hata düzeltme
- Aylık geliştirme saati
10Sık sorulan sorular
Kongre organizasyon CRM yazılımı hakkında sık sorulan sorular
Kongre organizasyon CRM yazılımı ile katılımcı kayıt sistemi arasında fark var mı?
Var. Kayıt sistemi katılımcının kayıt ve ödeme adımlarını yönetir. CRM ise dernek ilişkisini, sponsor satışını, konuşmacı yazışmalarını ve dönemler arası kurum hafızasını yönetir. İki sistem birbirine bağlandığında katılımcı verisi de bu resmin içine girer.
Kongre organizasyon CRM yazılımı fiyatları nelere göre belirlenir?
Desteklenecek paydaş türleri, sponsor ve kat planı modülü, kayıt ve bildiri sistemleriyle entegrasyonlar, dil sayısı ve kullanıcı sayısı fiyatı belirler. İlk görüşmeden sonra kapsamı aşamalara bölen yazılı bir teklif sunuyoruz.
Sponsor firmalara katılımcı listesi verebilir miyiz?
Katılımcı verisinin üçüncü taraflarla paylaşımı KVKK kapsamında açık rıza gerektirebilir. Sistem kayıt sırasında bu izni ayrı bir onay olarak alacak şekilde kurulabilir; metnin içeriğini hukuk danışmanınızla netleştirmenizi öneririz.
Sağlık alanındaki sponsorluklar için özel kayıt tutmamız gerekir mi?
Bu konudaki sınırları ilgili mevzuat ve sektör düzenlemeleri belirler. Sistem gerekli kayıtları tutacak şekilde kurulur; hangi kaydın zorunlu olduğunu sizin ve sponsorlarınızın uyduğu güncel kurallara göre birlikte netleştiririz.
Birden fazla kongreyi aynı anda yönetebilir miyiz?
Evet. Her etkinlik kendi sponsor, konuşmacı ve katılımcı listesine sahiptir; aynı firma ya da kişi birden fazla etkinlikte yer aldığında tek kayıt altında birleşir ve geçmişi görünür.
Yabancı katılımcı ve konuşmacılar için çok dilli iletişim mümkün mü?
Mümkün. Davet, teyit ve bilgilendirme şablonları Türkçe ve İngilizce başta olmak üzere ihtiyaç duyduğunuz dillerde hazırlanır; kişinin dil tercihi kayıtta tutulur ve gönderimde kullanılır.
11İlgili hizmetler