01Sorun ve çözüm
Düğün salonu takip programını rezervasyondan etkinlik gecesine uzanan akış üzerine kuruyoruz. Salon takvimi opsiyon, kesin rezervasyon ve iptal durumlarını ayrı renklerle gösterir; sözleşme, ödeme planı, menü ve ek hizmetler aynı etkinlik dosyasında birikir. Etkinlik haftası geldiğinde mutfak, servis, dekor ve teknik ekip kendi görev listesini bu dosyadan alır.
Devamını okuDaha az göster
Düğünün yanında nişan, kına, sünnet ve kurumsal davet de ağırlayan salonlarda her etkinlik türü kendi paketi ve akışıyla tanımlanır.
02Kimler için
Düğün salonu takip programı hangi işletmelere uygun
Salon sayısı ve sunduğunuz hizmetler çoğaldıkça ajandayla takip sınırına gelir.
- Aynı binada birden fazla salonu olan ve aynı akşam birkaç etkinliği paralel yürüten düğün salonları
- Yemekli düğün paketi sunan, menü tadımı ve kesin kişi sayısıyla mutfak planı yapan işletmeler
- Bahçe, kır ve havuz başı düğünleri düzenleyen, kötü hava için kapalı alan alternatifi planlayan mekânlar
- Kına, nişan, sünnet ve mezuniyet gecesini de takvimine alan çok amaçlı salonlar
- Fotoğraf, çiçek, müzik ve süsleme hizmetlerini dış tedarikçilerle sağlayan ve hakedişlerini izlemek isteyen işletmeler
03İhtiyaçlar
Rezervasyondan etkinlik gecesine kadar izlenmesi gerekenler
Düğün salonunun işi, satış masasında verilen sözlerin etkinlik günü eksiksiz yerine getirilmesine dayanır.
- 01
Opsiyon ve tarih çakışması
Bir tarihe konan opsiyonun ne zaman düşeceği kayda bağlanır; süre dolarken satış sorumlusuna uyarı gelir. Aynı salon ve seans için ikinci kesin rezervasyon girişi sistem tarafından engellenir.
- 02
Kapora, taksit ve sezon fiyatı
Hafta sonu ve hafta içi, yaz ve kış sezonu için ayrı fiyat listeleri tanımlanır. Sözleşmeye bağlanan ödeme planındaki taksitler izlenir, yaklaşan ödeme için aileye hatırlatma gider.
- 03
Kesin kişi sayısı ve menü
Teklifteki tahmini kişi sayısı etkinliğe yakın kesinleştirilir, mutfağın malzeme planı bu sayıya göre güncellenir. Tadımda seçilen yemekler, özel diyet istekleri ve pasta tercihi aynı dosyaya işlenir.
- 04
Ek hizmetler ve tedarikçiler
Fotoğrafçı, orkestra, çiçek ve süsleme gibi kalemler pakete dahil ya da ek ücretli olarak işaretlenir. Dış tedarikçiye verilen işler ve ödenecek tutarlar etkinlik bazında izlenir.
- 05
İptal ve tarih değişikliği
Sözleşmedeki iptal ve erteleme koşulları kayda bağlanır. Tarih değiştiğinde ödenmiş tutarın yeni rezervasyona aktarılması izlenebilir biçimde yapılır.
04Özellikler
Düğün salonu takip programında etkinlik yönetimi araçları
Satış ve tahsilatın yanında etkinlik gününün kendisini yöneten ekranlar bu programın asıl farkını oluşturur.
- 01
Etkinlik föyü
Salon, saat, kişi sayısı, menü, masa düzeni, gelin odası ve özel istekler tek sayfalık bir föyde toplanır. Mutfak ve servis ekibi föyü tabletten ya da çıktı olarak alır.
- 02
Masa planı
Salonun krokisi üzerinde masa yerleşimi yapılır, aileden gelen davetli listesi masalara dağıtılır. Son değişiklikler etkinlik gününe kadar ekiple paylaşılır.
- 03
Ekstra personel planı
Etkinlik ve kişi sayısına göre gereken garson, komi ve temizlik personeli hesaplanır; çağrılan ekstra personel ve günlük ücretleri kayda geçer.
- 04
Gece sonu kapanış
Etkinlik bitiminde ek tüketimler, kırılan malzeme ve fazla mesai girilir. Ailenin kalan bakiyesi ve tedarikçi ödemeleri aynı ekranda kapatılır.
- 05
Doluluk ve sezon raporu
Hangi ayların hangi salonda dolduğu, ortalama kişi sayısı ve iptal edilen rezervasyonlar raporlanır; bir sonraki sezonun fiyatları bu veriyle belirlenir.
Her yönetim ve otomasyon yazılımı projesinde standart
- Sektöre özel iş akışları
- Müşteri, personel ve kaynak yönetimi
- Rol bazlı yetkilendirme
- Raporlama ve dashboard
- Web ve mobil erişim
05Özel yazılım
Hazır rezervasyon yazılımı ile özel yazılım arasındaki fark
Genel rezervasyon ve etkinlik yazılımları takvimi ve ödemeyi yönetir. Ancak düğün salonuna özgü kurallar, örneğin öğle ve akşam seansını aynı salonda farklı fiyatla satmak, menü tadımına bağlı kişi sayısı kesinleştirmesi ya da paketteki ikram kalemlerinin kişi başı maliyeti çoğu zaman karşılanmaz. Bu bilgiler yine tablolarda ve kâğıt föylerde kalır.
Devamını okuDaha az göster
Özel geliştirmede salon krokiniz, paket yapınız ve sözleşme şablonunuz sisteme işlenir. Sözleşme, ailenin seçtiği paket ve ödeme planıyla otomatik doldurulur; imzalı hali dosyaya eklenir. Yeni bir salon ya da bahçe alanı açtığınızda onu takvime eklemek bir ayar işidir.
06Entegrasyonlar
Ödeme, fatura ve iletişim entegrasyonları
Kapora ve taksitlerin, faturaların ve aileyle yazışmaların etkinlik dosyasına kendiliğinden düşmesi için şu bağlantılar kurulur.
- 01
Sanal POS ve havale takibi
Kapora ve taksitler bankanızın sanal POS'u, iyzico ya da PayTR ile kartla alınabilir. Havale ile gelen ödemeler dekont yüklenerek ya da bankanın sunduğu hesap hareketi servisiyle eşleştirilir.
- 02
e-Fatura ve e-Arşiv
Ailelere e-Arşiv, kurumsal davetlerde firmalara e-Fatura özel entegratör üzerinden kesilir.
- 03
Ön muhasebe
Etkinlik gelirleri ve tedarikçi giderleri Logo, Mikro ya da Paraşüt gibi kullandığınız programa aktarılır.
- 04
Web sitesindeki müsaitlik takvimi
Sitenizdeki takvim programdaki opsiyon ve rezervasyonlardan beslenir; gelen görüşme talepleri doğrudan satış ekibinin listesine düşer.
- 05
SMS ve WhatsApp
Ödeme hatırlatması, tadım randevusu ve etkinlik öncesi son kontrol mesajları SMS sağlayıcınız ya da WhatsApp Business API ile gönderilir.
07Süreç
Düğün salonu takip programı yaptırmak istiyorum: süreç nasıl işler?
Adım 01
Analiz
İş akışınızı, kullanıcılarınızı ve mevcut sistemlerinizi dinleriz; kapsamı, öncelikleri ve kabul ölçütlerini yazılı hâle getiririz.
Adım 02
Tasarım
Ekran akışlarını ve veri modelini çıkarırız. Arayüzü sizinle gözden geçirip onay almadan geliştirmeye geçmeyiz.
Adım 03
Geliştirme
Kısa döngülerle çalışırız; her döngü sonunda çalışan bir sürümü test ortamında görürsünüz.
Adım 04
Test
İşlevsel testler, entegrasyon testleri ve temel güvenlik kontrolleriyle hataları yayından önce yakalarız.
Adım 05
Yayın
Sunucu, alan adı, yedekleme ve izleme ayarlarını yaparak canlıya alırız; ekibinize kısa bir kullanım eğitimi veririz.
Adım 06
Bakım
İsterseniz bakım ve destek anlaşmasıyla güncellemeleri, izlemeyi ve yeni geliştirmeleri sürdürürüz.
08Teknoloji
Sezon yoğunluğunda takvim güvenliği ve ekip erişimi
Düğün sezonunda satış ekibi aynı hafta sonunu farklı ailelere aynı anda gösterebilir. Takvimde bir tarih seçildiği anda kısa süreli bir kilit konur; iki satış sorumlusunun aynı salonu aynı seans için kesinleştirmesi teknik olarak mümkün olmaz. Her rezervasyon değişikliği yapanın adıyla kayıtlı kalır, aileyle yaşanabilecek bir anlaşmazlıkta geçmiş açıkça görülür.
Devamını okuDaha az göster
Mutfak ve servis ekibi fiyat ve ödeme bilgisini görmeden yalnızca etkinlik föyüne erişir; muhasebe ise menü ayrıntısına girmeden tahsilatı izler. Ailelerin kimlik, telefon ve adres bilgileri KVKK'ya uygun aydınlatma metniyle alınır, düzenli yedeklenir ve şifreli bağlantı üzerinden taşınır.
09Çalışma modelleri
Bu hizmette çalışma modelleri
- 01
Proje bazlı
Sabit kapsam, sabit fiyat ve belirli teslim tarihi
Kapsamı belli, teslim tarihi olan işler için.
- Yazılı kapsam ve kabul ölçütleri
- Sabit fiyat ve belirli teslim tarihi
- Teslim ve kabul adımları sözleşmede
- 02
Bakım ve destek
Aylık sözleşmeli, SLA'lı bakım, destek ve geliştirme saati
Yayındaki bir sistemin sürekliliği için.
- Aylık sözleşme ve SLA
- İzleme, güncelleme ve hata düzeltme
- Aylık geliştirme saati
10Sık sorulan sorular
Düğün salonu takip programı hakkında sık sorulan sorular
Düğün salonu takip programı fiyatları nelere bağlıdır?
Salon sayısı, menü ve mutfak planlamasının ayrıntı düzeyi, masa planı ve aile ekranı gibi ek modüller, ödeme ve e-Fatura entegrasyonları ile eski kayıtların aktarımı maliyeti belirler. Kapsamı salonunuzu ve iş akışınızı dinledikten sonra yazılı olarak çıkarıyoruz.
Aynı akşam iki salonda etkinlik varsa mutfak planı nasıl yapılır?
Her etkinliğin kesin kişi sayısı ve menüsü günlük mutfak ekranında birleşir. Ortak kullanılan malzemeler toplam miktar olarak, etkinliğe özel tabaklar ise ayrı listelenir.
Aileler kendi seçimlerini görebilir mi?
Ailelere özel bir bağlantıyla menü, ödeme planı, kalan bakiye ve davetli listesi paylaşılabilir. Aile davetli sayısını ya da masa yerleşimini bu ekrandan güncellediğinde değişiklik satış sorumlusunun onayına düşer.
Opsiyon süresi dolan tarihler otomatik açılır mı?
Opsiyon süresini siz belirlersiniz. Süre dolmadan satış sorumlusuna ve aileye hatırlatma gider; kapora girilmezse tarih yeniden satışa açılır ya da yönetici onayına bırakılır.
Eski ajanda ve sözleşme kayıtlarımız aktarılabilir mi?
Gelecek tarihli rezervasyonlar, alınan kaporalar ve ödeme planları öncelikli olarak aktarılır. Kâğıt ajandadaki kayıtlar için geçiş döneminde hızlı toplu giriş ekranı hazırlanabilir.
Program yalnızca düğünler için mi kullanılır?
Hayır. Nişan, kına, sünnet, kurumsal yemek ve mezuniyet gibi etkinlikler kendi paketleri ve akışlarıyla aynı takvimde yönetilir.
11İlgili hizmetler