Kırtasiye yazılımları

Kırtasiyenin işi üç kanaldan gelir: tezgâh satışı, okul listeleri ve kurumsal siparişler. Tezgâhta müşteri hızlı alışveriş bekler; listede ise velinin elindeki kâğıt marka, renk ve adetle tek tek eşleşmelidir. Kurumsal tarafta bir ofis her ay benzer kalemleri ister, faturayı toplu ve vadeli bekler.

Fotokopi, çıktı, ciltleme ve laminasyon gibi hizmetler de aynı tezgâhtan satılır. Bu hizmetler çoğunlukla kayda girmez; ay sonunda ne kadar kâğıt ve toner tükendiği ile ne kadar hizmet satıldığı arasında bağ kurulamaz.

Önce barkod düzeni gelir. Üretici barkodu olan ürünler doğrudan okutulur; barkodu olmayan dökme ürünler ve set ürünler için iç barkod üretilir. Varyantlar ayrı stok satırı olarak açılır ve her biri raf etiketine bağlanır.

Sonra okul listeleri sisteme taşınır. Okul ve sınıf bazında hazır liste tanımlanır; tezgâhta liste seçildiğinde ürünler tek seferde fişe eklenir, stokta olmayan kalemler için muadil önerisi ekranda görünür. Aynı liste sitede hazır paket olarak da satılabilir.

Üçüncü adım satın alma planıdır. Geçen sezonun satış raporu, kritik stok seviyeleri ve tedarikçi bazlı sipariş listesi bir araya geldiğinde sezon öncesi alım tahminden çıkıp veriye dayanır. Fotokopi ve çıktı gibi hizmetler de birim fiyatla kasaya tanımlanır; kâğıt ve toner sarfı bu satışlarla ilişkilendirilir.

Kırtasiye stok takip programı ve kırtasiye e-ticaret sitesi aynı ürün kaydına bağlandığında okul sezonunun yükü dükkân ile site arasında paylaşılır.

Kırtasiyeler genellikle bir ön muhasebe programıyla fatura keser. Logo, Mikro, ETA, Zirve ya da Paraşüt gibi programlarla stok ve satış verisi, programın sunduğu API ya da dosya aktarımı üzerinden paylaşılır. Faturalar özel entegratör aracılığıyla e-Arşiv ya da e-Fatura olarak düzenlenir; kurumsal müşterilere yapılan sevkiyatlarda e-İrsaliye de kullanılabilir. Online ödemeler için sanal POS bağlanır, kargo gönderileri Yurtiçi ya da PTT Kargo gibi firmalarla otomatik oluşturulur.

Okul açılışından önceki dönemde trafik ve sipariş sayısı kısa sürede artar. Sayfalar önbellekten sunulur, sunucu kaynağı bulut ortamında yoğunluğa göre büyütülür, hazırlama ekranı teslim yöntemine göre gruplanmış toplama listeleri üretir. Rol bazlı yetki sayesinde sezonluk çalışan yalnızca toplama ve paketleme ekranını görür; fiyat ve cari bilgisi yetkili kişide kalır. Veliden alınan iletişim bilgileri KVKK aydınlatma metniyle toplanır, kampanya mesajları için İYS onayı ayrıca istenir.