01Sorun ve çözüm
Özel okul otomasyon programını kayıttan mezuniyete uzanan öğrenci dosyası etrafında kuruyoruz. İndirim kuralları sistemde tanımlıdır, bu yüzden ön kayıt görüşmesinde aileye verilen fiyat ile sözleşmedeki tutar arasında fark çıkmaz. Ödemeler, servis, yemek, revir kayıtları ve veli görüşmeleri aynı aile kartına bağlanır; okul müdürü, muhasebe ve rehberlik servisi kendi yetkisi kadarını görür.
02Kimler için
Özel okul otomasyon programı yaptırmak isteyen kurumlar
Öğrenci sayısı ve kampüs sayısı arttıkça aşağıdaki kurumlarda tek bir kayıt sistemi ihtiyacı belirginleşir.
- Anaokulundan liseye birden fazla kademeyi aynı yerleşkede yöneten özel okullar
- Farklı şehirlerde kampüsleri olan ve kayıt, tahsilat ve burs raporlarını merkezden izlemek isteyen kolej grupları
- Kendi servis filosunu ve yemekhanesini işleten, bu maliyetleri öğrenci bazında takip etmek isteyen okullar
- Bursluluk sınavıyla öğrenci kabul eden ve sınav başvurularından kayıt sürecine kadar adayları izlemek isteyen kurumlar
- Muhasebe, öğrenci işleri ve rehberlik servisinin ayrı programlar kullandığı ve veriyi birleştirmek isteyen okul yönetimleri
03İhtiyaçlar
Kolej otomasyon programında ele alınan ihtiyaçlar
Bir özel okulda yazılımın sorumluluğu ders programıyla sınırlı değildir; okulun ticari yüzü de aynı sistemden yönetilir.
- 01
Burs ve indirim kuralları
Kardeş, personel, erken kayıt ve başarı bursu gibi indirimlerin birbirleriyle nasıl birleşeceği kural olarak tanımlanır. Yetki dışında bir indirim uygulanmak istendiğinde yönetici onayı istenir.
- 02
Ön kayıt ve aday takibi
Okulu gezen, bursluluk sınavına giren ve teklif alan aileler aşama aşama izlenir. Hangi danışmanın hangi aileyle görüştüğü ve kaydın neden gerçekleşmediği raporlanır.
- 03
Taksit, senet ve tahsilat
Sözleşmedeki ödeme planına göre taksitler oluşur, vadesi geçen ödemeler aile bazında listelenir. Kart, havale ve senet tahsilatları aynı hesap üzerinde görünür.
- 04
Servis ve yemek yönetimi
Öğrencinin servis durağı, aracı ve güzergâhı tanımlanır; yemek tercihi ve alerjileri yemekhane listesine yansır. Bu hizmetlerin bedeli öğrenci hesabına ayrı kalem olarak tahakkuk eder.
- 05
Revir ve sağlık kayıtları
Okul hemşiresinin müdahaleleri, kronik rahatsızlıklar ve ilaç kullanımı kayıt altına alınır; veliye gerekli durumlarda anında bilgi gider.
04Özellikler
Özel okul otomasyon programına eklenebilecek modüller
Her okulun önceliği farklıdır; aşağıdaki modüller kapsam görüşmesinde ihtiyaca göre seçilir.
- 01
Veli görüşme randevuları
Veliler öğretmenlerin görüşme saatlerinden randevu alır. Görüşme notu öğretmen tarafından girilir, rehberlik servisi gerektiğinde bu notları görür.
- 02
Kulüp ve etkinlik seçimi
Öğrenciler dönem başında kulüp tercihlerini yapar, kontenjanlar doldukça seçenekler kapanır. Ücretli etkinlikler doğrudan öğrenci hesabına yansır.
- 03
Kantin ve kırtasiye harcama limiti
Öğrenci kartıyla yapılan kantin harcamaları veli tarafından belirlenen limitle sınırlanabilir ve veliye raporlanır.
- 04
Ölçme ve değerlendirme analizleri
Okul içi deneme ve yazılı sonuçları sınıf, şube ve kazanım bazında analiz edilir; zümre öğretmenleri raporları ortak ekrandan inceler.
Her yönetim ve otomasyon yazılımı projesinde standart
- Sektöre özel iş akışları
- Müşteri, personel ve kaynak yönetimi
- Rol bazlı yetkilendirme
- Raporlama ve dashboard
- Web ve mobil erişim
05Özel yazılım
Neden özel bir kolej otomasyon programı
Hazır okul yönetim yazılımları genel bir indirim tablosu ve standart bir ödeme planı sunar. Okulunuza özgü burs birleşim kuralları, kampüse göre değişen ücretler, kurumsal anlaşmalı firmalara tanınan indirimler ya da kendi servis filonuzun maliyet takibi bu yapılara sığmadığında hesaplar yine Excel'de yapılır.
Devamını okuDaha az göster
Özel geliştirmede ücret ve burs politikanız, kayıt süreciniz ve onay zincirleriniz okulunuzun gerçek işleyişine göre modellenir. Önceki yıllara ait aile, öğrenci ve ödeme kayıtları aktarılır; muhasebe programınızla bağlantı mevcut hesap planınıza göre kurulur. Yeni bir kampüs açıldığında aynı yapı genişletilir.
06Entegrasyonlar
Okul sistemleri ve finans entegrasyonları
Okulda zaten kullanılan donanım ve yazılımlarla bağlantı, çift kayıt yükünü azaltır.
- 01
Muhasebe ve ERP
Tahakkuk ve tahsilatlar Logo, Mikro, Netsis ya da SAP Business One gibi kullandığınız sisteme aktarılır; e-Fatura ve e-Arşiv özel entegratör üzerinden düzenlenir.
- 02
Kartlı geçiş ve turnike
Okul girişindeki kartlı geçiş sistemi veri paylaşımına izin veriyorsa öğrencinin okula giriş ve çıkış saati otomatik olarak devam kaydına işlenir.
- 03
Bakanlık sistemleri
Not ve devam bilgilerinin resmî sistemlere girişi okulunuzun mevcut süreciyle sürer. Gerekli verilerin dışa aktarımı, ilgili sistemin kabul ettiği dosya biçimine göre planlanabilir.
- 04
Ödeme ve bildirim servisleri
Bankanızın sanal POS'u ile taksit tahsilatı, SMS sağlayıcınız ve WhatsApp Business API ile veli bildirimleri yapılır.
07Süreç
Özel okul otomasyon programı yaptırmak istiyorum: süreç nasıl işler?
Adım 01
Analiz
İş akışınızı, kullanıcılarınızı ve mevcut sistemlerinizi dinleriz; kapsamı, öncelikleri ve kabul ölçütlerini yazılı hâle getiririz.
Adım 02
Tasarım
Ekran akışlarını ve veri modelini çıkarırız. Arayüzü sizinle gözden geçirip onay almadan geliştirmeye geçmeyiz.
Adım 03
Geliştirme
Kısa döngülerle çalışırız; her döngü sonunda çalışan bir sürümü test ortamında görürsünüz.
Adım 04
Test
İşlevsel testler, entegrasyon testleri ve temel güvenlik kontrolleriyle hataları yayından önce yakalarız.
Adım 05
Yayın
Sunucu, alan adı, yedekleme ve izleme ayarlarını yaparak canlıya alırız; ekibinize kısa bir kullanım eğitimi veririz.
Adım 06
Bakım
İsterseniz bakım ve destek anlaşmasıyla güncellemeleri, izlemeyi ve yeni geliştirmeleri sürdürürüz.
08Teknoloji
Çok kampüslü ve çok rollü bir yapıda veri düzeni
Bir özel okulda öğretmen, rehber, muhasebeci, servis sorumlusu, hemşire ve kampüs müdürü aynı sistemi farklı amaçlarla kullanır. Yetkiler kampüs ve kademe bazında ayrılır; ilkokul öğretmeni lise öğrencilerinin kayıtlarını, muhasebe personeli rehberlik notlarını görmez. Her değişiklik kullanıcı ve saat bilgisiyle işlem kaydına yazılır.
Devamını okuDaha az göster
Sağlık kayıtları, burs belgeleri ve aile gelir bilgileri KVKK kapsamında hassastır; bu alanlar şifrelenir ve erişimleri raporlanır. Kayıt yenileme döneminde veli portalına aynı anda çok sayıda giriş yapılacağı için altyapı ölçeklenebilir bir bulut ortamında kurulur, günlük yedekler farklı bir bölgede saklanır.
09Çalışma modelleri
Bu hizmette çalışma modelleri
- 01
Proje bazlı
Sabit kapsam, sabit fiyat ve belirli teslim tarihi
Kapsamı belli, teslim tarihi olan işler için.
- Yazılı kapsam ve kabul ölçütleri
- Sabit fiyat ve belirli teslim tarihi
- Teslim ve kabul adımları sözleşmede
- 02
Bakım ve destek
Aylık sözleşmeli, SLA'lı bakım, destek ve geliştirme saati
Yayındaki bir sistemin sürekliliği için.
- Aylık sözleşme ve SLA
- İzleme, güncelleme ve hata düzeltme
- Aylık geliştirme saati
10Sık sorulan sorular
Özel okul otomasyon programı hakkında sık sorulan sorular
Özel okul otomasyon programı fiyatları hangi etkenlere bağlı?
Kampüs ve kademe sayısı, istenen modüller, veli portalı ve mobil uygulama, muhasebe ile kartlı geçiş entegrasyonları ve veri aktarımının kapsamı fiyatı belirler. Kapsamı modül bazında çıkarıp aşamalı bir teklif sunabiliyoruz.
Kolej grubumuzun farklı kampüslerinde farklı ücretler uygulanıyor, bu desteklenir mi?
Evet. Ücret tarifeleri kampüs, kademe ve program bazında ayrı tanımlanır. Genel merkez bütün kampüslerin kayıt ve tahsilat durumunu tek raporda görür.
Not ve devamsızlık bilgileri resmî sisteme otomatik aktarılır mı?
Resmî sistemlere doğrudan yazma her zaman mümkün olmayabilir; bu girişler okulunuzun mevcut yöntemiyle sürer. Sistem gerekli kayıtları tutacak şekilde kurulur, dışa aktarım ihtiyacını ilgili sistemin sunduğu yönteme göre birlikte netleştiririz.
Burs ve indirim onayları nasıl işliyor?
Kayıt danışmanı yetkisi dahilindeki indirimleri doğrudan uygular. Bu sınırı aşan teklifler müdür ya da genel merkez onayına gider, onaylayan kişi ve gerekçe kayıtta saklanır.
Velilerin taksit ödemelerini online yapması mümkün mü?
Veli portalından kart ile taksit ödemesi yapılabilir, ödeme anında öğrenci hesabına işlenir. Vadesi yaklaşan taksitler için otomatik hatırlatma gönderilir.
Geçişi eğitim yılının ortasında yapabilir miyiz?
Yapılabilir, ancak ödeme planları ve burs kayıtlarının eksiksiz aktarılması için genellikle dönem arası ya da yaz dönemi önerilir. Takvimi okulunuzun yoğunluğuna göre birlikte belirleriz.
11İlgili hizmetler