01Sorun ve çözüm
Doküman yönetim sistemini şirketin belge türlerine, klasör mantığına ve onay hiyerarşisine göre kuruyoruz. Belgeler tür ve meta verilerle sınıflandırılır, sürümleri saklanır, onay akışından geçer, yetkiye göre görünür ve tam metin aramayla bulunur. Taranmış kâğıt belgeler de OCR ile aranabilir hale gelir.
02Kimler için
Doküman yönetim sistemi hangi işletmelerde gerekli olur
Doküman yönetim sistemi yaptırmak, belge sayısı ve belgeye dokunan kişi sayısı arttıkça ortak klasör düzeni yetersiz kaldığında gündeme gelir.
- Sözleşme, teklif ve şartname gibi belgeleri çok sayıda kişi ve müşteri arasında yöneten hizmet ve proje şirketleri
- Prosedür, talimat ve kalite kayıtlarının güncel sürümünün sahada kullanılmasını sağlaması gereken üretim firmaları
- Teknik resim, ölçüm raporu ve test belgelerini revizyonlarıyla birlikte saklayan mühendislik ve imalat işletmeleri
- Personel özlük, yetki ve eğitim belgelerini takip eden, süresi dolan belgeleri kaçırmak istemeyen şirketler
- Kâğıt arşivi büyüyen, taranmış belgeleri klasörlerde dosya adıyla aramak zorunda kalan kurumlar
03İhtiyaçlar
Belge yönetiminde karşılaşılan durumlar
Aşağıdaki durumların en az ikisi yaşanıyorsa bir doküman yönetim sistemi, klasör düzenini düzeltmekten fazlasını sağlar.
- 01
Son sürüm tartışması
Belgenin kopyaları çoğaldığında hangisinin geçerli olduğu belirsizleşir. Sistemde belge tek kayıttır; her değişiklik yeni sürüm olarak eklenir, eski sürümler arşivde kalır, yayında yalnızca onaylı sürüm görünür.
- 02
Onay ve imza gecikmeleri
Belge e-postayla kişiden kişiye dolaşırken nerede beklediği bilinmez. Onay akışında sıra, yetki ve süre tanımlanır; bekleyen belge ilgili kişiye hatırlatılır.
- 03
Yetkisiz erişim kaygısı
Bordro, sözleşme bedeli ya da teknik resim gibi gizli belgeler yalnızca ilgili rol ve kişilere açılır. Kimin hangi belgeyi görüntülediği, indirdiği veya değiştirdiği kayıtlıdır.
- 04
Süresi dolan belgeler
Sözleşme bitiş tarihi, belge geçerlilik süresi, eğitim ve muayene yenileme tarihleri belge kaydında tutulur. Bitişe yaklaşan belge için ilgili kişiye önceden bildirim gider.
- 05
Saklama ve imha kuralları
Belge türüne göre saklama süresi tanımlanır; süresi dolan belge için silme ya da arşivleme kararı kayıtlı bir işlemle verilir. Süreler mevzuata göre değiştiği için bunları muhasebe ve hukuk danışmanınızla belirleyin.
04Özellikler
Doküman yönetim sisteminin temel işlevleri
İşlevler belgeyi bulmayı, doğru sürümü kullanmayı ve izini sürmeyi kolaylaştırmaya odaklanır.
- 01
Meta veri ve sınıflandırma
Belge türü, müşteri, proje ve geçerlilik tarihi gibi alanlar belge kartında tutulur. Klasör yerine bu alanlarla filtreleme yapılır; bir belge birden çok görünümde bulunabilir.
- 02
Sürüm kontrolü ve kilitleme
Bir belge düzenlenirken başkasının aynı anda değiştirmesi engellenir. Her sürümün değiştireni ve notu görünür, gerekirse önceki sürüme dönülür.
- 03
Tam metin arama ve OCR
Belge içeriğinde arama yapılır. Taranmış belgeler OCR ile metne çevrilir; arama sonuçları yetkisi olmayan belgeleri göstermez.
- 04
Şablondan belge üretimi
Sözleşme, teklif ya da tutanak şablonlarına cari ve proje bilgisi otomatik yerleştirilir; üretilen belge sisteme kaydedilir.
05Entegrasyonlar
ERP, e-posta ve imza sistemleriyle bağlantılar
Belge, bağlı olduğu iş kaydının yanında durduğunda anlam kazanır; bu yüzden diğer sistemlerle bağlantı tasarımın parçasıdır.
- 01
ERP ve CRM
Belgeler cari kartına, projeye veya sipariş kaydına bağlanır; kayıt ekranından ilgili belgelere tek tıkla ulaşılır.
- 02
E-posta ve tarayıcı
Belirli bir gelen kutusuna iletilen ya da tarayıcıdan klasöre düşen belgeler sisteme alınır ve sınıflandırma kurallarına göre kayda dönüşür.
- 03
Elektronik imza
E-imza veya mobil imza sağlayıcınızla imza adımı onay akışına eklenir; imzalı belge kayda geri döner.
- 04
Kurumsal kimlik sistemi
Active Directory gibi bir kimlik sistemi varsa kullanıcılar aynı hesapla giriş yapar, yetki grupları kuruma göre eşlenir.
06Süreç
Doküman yönetim sistemi yaptırmak istiyorum: süreç nasıl işler?
Adım 01
Analiz
İş akışınızı, kullanıcılarınızı ve mevcut sistemlerinizi dinleriz; kapsamı, öncelikleri ve kabul ölçütlerini yazılı hâle getiririz.
Adım 02
Tasarım
Ekran akışlarını ve veri modelini çıkarırız. Arayüzü sizinle gözden geçirip onay almadan geliştirmeye geçmeyiz.
Adım 03
Geliştirme
Kısa döngülerle çalışırız; her döngü sonunda çalışan bir sürümü test ortamında görürsünüz.
Adım 04
Test
İşlevsel testler, entegrasyon testleri ve temel güvenlik kontrolleriyle hataları yayından önce yakalarız.
Adım 05
Yayın
Sunucu, alan adı, yedekleme ve izleme ayarlarını yaparak canlıya alırız; ekibinize kısa bir kullanım eğitimi veririz.
Adım 06
Bakım
İsterseniz bakım ve destek anlaşmasıyla güncellemeleri, izlemeyi ve yeni geliştirmeleri sürdürürüz.
07Teknoloji
Depolama, şifreleme ve erişim kaydı
Belgeler dosya sisteminde dağınık değil, sürüm bilgisi ve meta verisiyle birlikte kontrollü bir depolama yapısında tutulur. İçerik arama için dizinlenir; dizin de yetkilendirmeyle uyumludur, yani kullanıcı yalnızca erişebildiği belgenin sonucunu görür.
Devamını okuDaha az göster
Bağlantılar şifreli kurulur, belgeler istenirse bekleme halinde de şifrelenir. Her görüntüleme, indirme, değiştirme ve silme işlemi denetim kaydına yazılır. Yedekleme düzenlidir; geri yükleme denemesi canlıya geçişten önce yapılır.
Mevcut klasör arşivinin sisteme aktarımı ayrı bir iş olarak planlanır: dosya adlarından tür ve tarih çıkarımı, tekrar eden dosyaların ayıklanması ve eksik meta verinin tamamlanması. Kişisel veri içeren belgeler (özlük dosyaları gibi) için KVKK kapsamındaki saklama ve erişim kurallarını hukuk danışmanınızla belirlemenizi öneririz.
08Çalışma modelleri
Bu hizmette çalışma modelleri
- 01
Proje bazlı
Sabit kapsam, sabit fiyat ve belirli teslim tarihi
Kapsamı belli, teslim tarihi olan işler için.
- Yazılı kapsam ve kabul ölçütleri
- Sabit fiyat ve belirli teslim tarihi
- Teslim ve kabul adımları sözleşmede
- 02
Bakım ve destek
Aylık sözleşmeli, SLA'lı bakım, destek ve geliştirme saati
Yayındaki bir sistemin sürekliliği için.
- Aylık sözleşme ve SLA
- İzleme, güncelleme ve hata düzeltme
- Aylık geliştirme saati
09Sık sorulan sorular
Doküman yönetim sistemi hakkında sık sorulan sorular
Doküman yönetim sistemi fiyatları neye göre değişir?
Belge hacmi, kullanıcı sayısı, onay akışı sayısı, OCR ihtiyacı, mevcut arşivin aktarımı ve ERP veya imza entegrasyonları fiyatı belirler. Kapsamı yazılı çıkarıp teklif sunuyoruz; arşiv aktarımı ayrı kalem olarak ele alınabilir.
Mevcut klasör arşivimizi sisteme taşıyabilir miyiz?
Evet. Dosya adı ve klasör yapısından belge türü, tarih ve ilgili cari ya da proje çıkarılır, tekrar eden dosyalar ayıklanır. Çıkarılamayan alanlar için toplu düzenleme ekranı sunulur; aktarım önce örnek klasörde denenir.
Hazır bir sistem yerine özel doküman yönetim sistemi ne zaman mantıklı?
Belge türleriniz, onay hiyerarşiniz ya da ERP ve CRM bağlantı ihtiyacınız standart şablonlara uymuyorsa özel kurulum daha az uzlaşma gerektirir. Gereksiniminiz sınırlıysa hazır bir çözümün yeterli olabileceğini de ön görüşmede söyleriz.
Belgelere kimlerin eriştiği nasıl yönetilir?
Yetki; rol, departman, müşteri veya proje düzeyinde tanımlanabilir. Belge ve klasör bazında görüntüleme, indirme ve düzenleme hakları ayrıdır; her erişim denetim kaydına işlenir.
Taranmış belgeleri aramak için OCR yeterli mi?
OCR, basılı ve okunaklı belgelerde iyi sonuç verir; el yazısı, silik ya da eğik taramalarda kalite düşer. Önemli belgelerde meta veri girişini zorunlu tutmak, aramayı yalnızca OCR'a bağımlı olmaktan çıkarır.
Elektronik imza zorunlu mu?
Zorunlu değildir. Hangi belgelerin ıslak imza, hangilerinin elektronik imza gerektirdiği mevzuata ve sözleşmeye göre değişir; bunu hukuk danışmanınızla netleştirmenizi öneririz. Sistem imza adımını onay akışına ekleyebilecek esnekliktedir.
10İlgili hizmetler