01Sorun ve çözüm
Özel okul yapay zekâ asistanı bu iki dönemi ve iki veli grubunu ayırır. Aday veliye okulun kendi tanıtım içeriğinden yanıt verir, kampüs gezisi ya da tanışma görüşmesi randevusu alır ve ilgisini kayıt kabul ekibine bir aday kaydı olarak iletir. Kayıtlı veliye ise öğrencinin kampüsü ve kademesine göre doğru bilgiyi sunar, öğretmen görüşmesi talebini ilgili birime yönlendirir.
Devamını okuDaha az göster
Kolej yapısında olan, anaokulundan liseye kadar birden fazla kademeyi barındıran kurumlarda her kademenin kendi kuralları ve takvimi ayrı tanımlanır.
02Kimler için
Özel okul yapay zekâ asistanı yaptırmak kimler için anlamlı
Kayıt dönemi baskısı ile okul içi veli iletişiminin yükünü aynı ekip taşıyorsa asistan iki tarafı da rahatlatır.
- Birden fazla kampüsü ve kademesi olan, aday veliyi doğru kampüse yönlendirmesi gereken kolejler
- Bursluluk sınavını her yıl düzenleyen ve başvuru döneminde kayıt kabul ofisi yoğunlaşan özel okullar
- Uluslararası program ya da yoğun yabancı dil programı sunan, yabancı veliyle yazışan okullar
- Servis, yemek ve etkinlik soruları nedeniyle idari personelin telefonu gün boyu meşgul olan okullar
- Aday veli takibini dağınık tablolarla yürüten ve kayıt dönüşümünü görmek isteyen kurumlar
03İhtiyaçlar
Kayıt kabul ve okul içi iletişimde öne çıkan ihtiyaçlar
Bir veli aday olduğu dönemde okulu tanımak, kayıtlı olduğu dönemde ise günlük düzeni takip etmek ister.
- 01
Kademe ve kampüs bilgisi
Her kampüsün hangi kademeye hizmet verdiği, kontenjan bilgisi ve sınıf yapısı okulun belirlediği anlatımla aktarılır. Veli çocuğunun sınıf seviyesini yazdığında asistan ilgili kampüs bilgisini getirir.
- 02
Bursluluk ve kabul süreci
Bursluluk sınavı başvurusu, sınav tarihi ve kabul adımları duyurulduğu biçimiyle anlatılır. Burs oranı ve kabul kararı hakkında yorum yapılmaz; veli kayıt kabul ekibine yönlendirilir.
- 03
Servis ve ulaşım
Servis güzergâhları ve kalkış saatleri bölge bazında tanımlanır. Güzergâh değişikliği talebi ulaşım sorumlusuna iş olarak açılır.
- 04
Akademik ve sosyal takvim
Veli toplantıları, karne dönemleri, gezi ve gösteriler kademeye göre ayrı takvimlerde tutulur; asistan veliye yalnızca çocuğunun kademesini ilgilendiren tarihleri söyler.
04Özellikler
Kolej yapay zekâ asistanında kayıt kabul ekibine özel işlevler
Asistan, aday veliyle kurulan ilk temastan kayıt görüşmesine kadar olan süreci düzenli hale getirir.
- 01
Kampüs gezisi ve tanışma randevusu
Kayıt kabul ekibinin müsait saatleri kampüs bazında takvimden okunur; veli kendi kampüsünü ve saatini seçer, gezi öncesi hatırlatma alır.
- 02
Aday veli kaydı
Çocuğun sınıf seviyesi, ilgilendiği program, mevcut okulu ve iletişim tercihi konuşmadan çıkarılır; kayıt kabul ekibi adayı özetiyle birlikte görür.
- 03
Açık gün ve tanıtım etkinliği
Tanıtım günlerine katılım kaydı alınır, kontenjan dolduğunda veliye bir sonraki tarih önerilir.
- 04
Öğretmen görüşmesi talebi
Kayıtlı veli bir öğretmenle görüşmek istediğinde konu ve uygun zaman aralığı alınır, talep okulun belirlediği birime gider.
Her yapay zekâ asistanı projesinde standart
- WhatsApp ve web üzerinden 7/24 yanıt
- İşletme bilgileriyle beslenen asistan (RAG)
- Randevu, sipariş ve teklif toplama
- Canlı temsilciye devretme
- Konuşma analitiği
05Entegrasyonlar
Öğrenci bilgi sistemi, CRM ve iletişim kanalları
Kayıtlı veliye doğru bilgi verebilmek için asistanın öğrencinin kampüs ve kademe bilgisine erişmesi gerekir.
- 01
Öğrenci bilgi sistemi
Öğrenci, sınıf, kampüs ve veli eşleşmesi okulunuzun kullandığı öğrenci bilgi sisteminden okunur. Bağlantı, sistemin sunduğu arayüz ya da düzenli veri aktarımıyla kurulur.
- 02
Kayıt kabul CRM'i
Aday veli kayıtları ve randevular kayıt kabul ekibinin kullandığı CRM'e yazılır; adayın hangi aşamada olduğu izlenebilir.
- 03
Servis takip sistemi
Okulun bir servis takip uygulaması varsa, servis konumu sorusu bu uygulamaya yönlendirilebilir ya da uygun bir arayüz varsa oradan yanıtlanabilir.
- 04
WhatsApp, e-posta ve okul web sitesi
Aday ve kayıtlı veliler farklı kanallardan yazsa da aynı asistana ulaşır; yanıt veli grubuna göre değişir.
06Süreç
Özel okul yapay zekâ asistanı yaptırmak istiyorum: süreç nasıl işler?
Adım 01
Analiz
İş akışınızı, kullanıcılarınızı ve mevcut sistemlerinizi dinleriz; kapsamı, öncelikleri ve kabul ölçütlerini yazılı hâle getiririz.
Adım 02
Tasarım
Ekran akışlarını ve veri modelini çıkarırız. Arayüzü sizinle gözden geçirip onay almadan geliştirmeye geçmeyiz.
Adım 03
Geliştirme
Kısa döngülerle çalışırız; her döngü sonunda çalışan bir sürümü test ortamında görürsünüz.
Adım 04
Test
İşlevsel testler, entegrasyon testleri ve temel güvenlik kontrolleriyle hataları yayından önce yakalarız.
Adım 05
Yayın
Sunucu, alan adı, yedekleme ve izleme ayarlarını yaparak canlıya alırız; ekibinize kısa bir kullanım eğitimi veririz.
Adım 06
Bakım
İsterseniz bakım ve destek anlaşmasıyla güncellemeleri, izlemeyi ve yeni geliştirmeleri sürdürürüz.
07Teknoloji
Çok kampüslü okulda veri ayrımı ve dönemsel yoğunluk
Kampüs ve kademe sayısı arttıkça yanlış bilgi verme riski de artar: ilkokul servis saatini lise velisine söylemek ya da başka kampüsün yemek menüsünü paylaşmak güveni zedeler. Bu yüzden bilgi tabanı kampüs ve kademe etiketleriyle bölümlenir; asistan kayıtlı veliye yanıt verirken önce öğrencinin kaydındaki kampüs ve sınıf bilgisini okur, yalnızca o bölümdeki içeriği kullanır.
Devamını okuDaha az göster
Öğrenci bilgileri reşit olmayan çocuklara ait olduğu için asistan not, devamsızlık, disiplin ya da sağlık bilgisi gibi kayıtları sohbette paylaşmaz. Bu bilgiler okulun mevcut veli portalında kalır; asistan yalnızca veliyi oraya yönlendirir. Okul personeli yönetim paneline görev alanına göre yetkilendirilmiş hesaplarla girer, yapılan değişiklikler kayıt altına alınır.
Bursluluk sınavı ve kayıt dönemleri ile okulun açıldığı ilk hafta mesaj trafiğinin en yoğun olduğu zamanlardır. Altyapı bu dönemlere göre ölçeklenir; aynı anda gelen başvuru ve randevu talepleri sıraya alınarak kayıt kabul sistemine eksiksiz aktarılır.
08Çalışma modelleri
Bu hizmette çalışma modelleri
- 01
Proje bazlı
Sabit kapsam, sabit fiyat ve belirli teslim tarihi
Kapsamı belli, teslim tarihi olan işler için.
- Yazılı kapsam ve kabul ölçütleri
- Sabit fiyat ve belirli teslim tarihi
- Teslim ve kabul adımları sözleşmede
- 02
Bakım ve destek
Aylık sözleşmeli, SLA'lı bakım, destek ve geliştirme saati
Yayındaki bir sistemin sürekliliği için.
- Aylık sözleşme ve SLA
- İzleme, güncelleme ve hata düzeltme
- Aylık geliştirme saati
09Sık sorulan sorular
Özel okul yapay zekâ asistanı hakkında sık sorulan sorular
Kolej bünyesindeki her kademe için ayrı bilgi verebilir mi?
Evet. Anaokulu, ilkokul, ortaokul ve lise kademeleri ayrı ayrı tanımlanır. Aday veli çocuğunun sınıf seviyesini belirttiğinde asistan yalnızca o kademeyle ilgili program ve takvimi anlatır.
Okul ücretlerini veliye söyler mi?
Bu karar okul yönetimine aittir. Ücret bilgisini paylaşmak istemezseniz asistan veliyi kayıt kabul görüşmesine yönlendirir ve talebini ekibe iletir.
Kayıt kabul ekibimiz hangi adayların sıcak olduğunu nasıl anlayacak?
Asistan konuşmadan sınıf seviyesi, ilgilenilen program ve randevu durumu gibi bilgileri özetler. Hangi adaya öncelik verileceğine ekibiniz bu özete bakarak karar verir.
Asistan veli portalımızın yerine mi geçiyor?
Hayır. Not, devamsızlık ve öğretmen değerlendirmesi gibi bilgiler portalda kalır. Asistan genel soruları yanıtlar ve veliyi gerektiğinde portala yönlendirir.
Özel okul yapay zekâ asistanı fiyatları neye göre belirlenir?
Kampüs ve kademe sayısı, öğrenci bilgi sistemi ve CRM bağlantıları, randevu ve etkinlik modülleri, desteklenecek diller ve mesaj hacmi maliyeti etkiler. Mesajlaşma ve dil modeli kullanım giderleri ayrıca değerlendirilir.
Yabancı velilerle de yazışabilir mi?
Evet. Uluslararası programı olan okullarda asistan velinin yazdığı dilde yanıt verir; kayıt kabul ekibine ise konuşmanın Türkçe özeti ulaşır.
10İlgili hizmetler