01Sorun ve çözüm
Anaokulu yönetim yazılımını bu kapı anlarından başlayarak kuruyoruz. Her çocuğun teslim alabilecek kişileri fotoğraflı olarak tanımlanır, ilaç talimatı veliden yazılı alınır ve verilen her doz öğretmenin ekranında saatle işaretlenir. Günlük yemek, uyku ve etkinlik notları sınıfta tabletten girilir, akşam veliye tek bir özet olarak ulaşır.
Devamını okuDaha az göster
Kreş ve anaokulu arasındaki farklar da tasarıma yansır: bebek grubunda bez ve mama saatleri, büyük yaş grubunda gelişim gözlemleri ve okula hazırlık çalışmaları ayrı ekranlarla izlenir.
02Kimler için
Anaokulu yönetim yazılımı yaptırmak isteyen kurumlar
Kâğıt defter, mesajlaşma grupları ve Excel arasında dağılan bilgiyi tek yerde toplamak isteyen şu kurumlar için uygundur.
- Yarım gün ve tam gün gruplarını aynı binada yürüten, farklı ücret ve yemek planı uygulayan anaokulları
- Bebek, oyun grubu ve okul öncesi sınıflarını ayrı bakım rutinleriyle yöneten kreşler
- İki ya da daha fazla şubesi olup kayıt, tahsilat ve personel bilgisini merkezden görmek isteyen kurum sahipleri
- Yaz okulu, hafta sonu atölyesi ve okul sonrası etüt gibi ek programlar düzenleyen okul öncesi kurumları
- Veli iletişimini kişisel telefonlardan ve mesaj gruplarından kurumsal bir kanala taşımak isteyen yöneticiler
03İhtiyaçlar
Kreş yönetim yazılımında karşılanması gereken günlük ihtiyaçlar
Okul öncesinde yazılımın asıl yükü çocuğun gün içindeki güvenliği ve veliye verilen hesaptır.
- 01
Teslim etme ve teslim alma güvenliği
Çocuğu kimin bıraktığı ve kimin aldığı saatle kaydedilir. Listede olmayan biri geldiğinde personel veliden anlık onay ister; onay olmadan teslim yapılmaz ve durum kayda geçer.
- 02
İlaç, alerji ve beslenme bilgisi
Alerjisi ya da özel diyeti olan çocuk, mutfak ve sınıf ekranında işaretli görünür. İlaç talimatı doz, saat ve bitiş tarihiyle girilir; verilmeyen doz nöbetçi öğretmene hatırlatılır.
- 03
Günlük bakım ve etkinlik notu
Kaç öğün yediği, ne kadar uyuduğu, bez değişimi ve gün içindeki etkinlikler birkaç dokunuşla girilir. Öğretmen her çocuk için uzun mesaj yazmak yerine hazır seçeneklerden işaretleme yapar, gerekirse kısa not ekler.
- 04
Gelişim gözlemi ve dönem raporu
Dil, motor, sosyal ve öz bakım alanlarındaki gözlemler dönem boyunca biriktirilir. Veli toplantısından önce öğretmen bu kayıtlardan raporu hazırlar, fotoğraf ve çalışma örneklerini ekler.
- 05
Aidat, yemek ve servis tahsilatı
Kardeş indirimi, yarım gün ücreti, servis kullanımı ve devamsızlık nedeniyle yemek iadesi gibi kurallar çocuk bazında tanımlanır. Aylık tahakkuk otomatik oluşur, geciken ödemeler muhasebe ekranında ayrı listelenir.
04Özellikler
Anaokulu yönetim yazılımında sınıf ve veli tarafı
Öğretmenin çocuktan uzaklaşmadan kullanabileceği, velinin de gereksiz mesajla boğulmadığı bir düzen kurulur.
- 01
Sınıf tableti için hızlı yoklama
Çocukların fotoğrafına dokunarak geldi, gelmedi ya da geç geldi işaretlenir. Sınıftaki anlık çocuk sayısı ve öğretmen başına düşen çocuk oranı müdür ekranında görünür.
- 02
İzinli fotoğraf paylaşımı
Etkinlik fotoğrafları yalnızca paylaşım izni veren velilerin çocuklarını içerecek şekilde etiketlenir. İzin vermeyen ailenin çocuğu toplu albümde otomatik olarak gizlenir.
- 03
Haftalık yemek menüsü ve mutfak listesi
Menü veliyle paylaşılır, mutfak ise o günkü porsiyon sayısını ve alerjiye göre ayrı hazırlanacak tabakları ekranda görür.
- 04
Kayıt ve ön görüşme takibi
Okulu gezmeye gelen ailelerin görüşme notları, ilgilendikleri yaş grubu ve dönüş tarihleri saklanır. Kontenjan açıldığında bekleme listesindeki aileler sırayla aranır.
Her yönetim ve otomasyon yazılımı projesinde standart
- Sektöre özel iş akışları
- Müşteri, personel ve kaynak yönetimi
- Rol bazlı yetkilendirme
- Raporlama ve dashboard
- Web ve mobil erişim
05Özel yazılım
Hazır kreş programı yerine özel yazılım ne zaman mantıklı
Hazır okul öncesi yazılımları genel bir gelişim formu ve sabit bir ücret yapısıyla gelir. Montessori ya da proje tabanlı bir yaklaşım uyguluyorsanız gözlem şablonlarınız bu forma sığmayabilir; yarım gün öğrencisinin öğleden sonra etüde kalması, kardeşlerin farklı şubelerde olması ya da yaz okulunun ayrı ücretlendirilmesi gibi kurallar elle takibe kalır.
Devamını okuDaha az göster
Özel geliştirmede gözlem alanlarınız, ücret kurallarınız ve teslim prosedürünüz sizin uyguladığınız biçimde modellenir. Mevcut öğrenci listeleri ve ödeme geçmişi aktarılır, öğretmenlerle deneme yapılarak ekranlar sınıftaki gerçek kullanıma göre düzeltilir. Yaz okulu ya da yeni bir yaş grubu açıldığında ücret ve bakım kuralları mevcut tanımların yanına eklenir.
06Entegrasyonlar
Ödeme, mesajlaşma ve muhasebe bağlantıları
Okulun zaten kullandığı araçlarla çalışan bir yapı, personelin aynı bilgiyi iki kez girmesini önler.
- 01
Online aidat ödemesi
Veli aidatı kartla ödeyebilir; örneğin iyzico, PayTR ya da bankanızın sanal POS'u gibi altyapılarla tahsilat ve otomatik makbuz kurulabilir.
- 02
SMS ve WhatsApp Business API
Acil duyurular, ödeme hatırlatmaları ve servis gecikmeleri SMS sağlayıcınız ya da WhatsApp Business API üzerinden gönderilir. Ticari içerikli mesajlar için İYS onayı ayrıca yönetilir.
- 03
Ön muhasebe ve e-Arşiv fatura
Tahakkuk ve tahsilatlar, örneğin Paraşüt, Logo veya Mikro gibi kullandığınız ön muhasebe programına aktarılır. e-Arşiv faturalar GİB'e bağlı özel entegratörünüz üzerinden kesilir.
- 04
Veli mobil uygulaması
Günlük not, ilaç onayı ve teslim alacak kişi değişikliği veli uygulamasından yapılır; uygulama istenirse ayrı bir proje olarak aynı altyapıya bağlanır.
07Süreç
Anaokulu yönetim yazılımı yaptırmak istiyorum: süreç nasıl işler?
Adım 01
Analiz
İş akışınızı, kullanıcılarınızı ve mevcut sistemlerinizi dinleriz; kapsamı, öncelikleri ve kabul ölçütlerini yazılı hâle getiririz.
Adım 02
Tasarım
Ekran akışlarını ve veri modelini çıkarırız. Arayüzü sizinle gözden geçirip onay almadan geliştirmeye geçmeyiz.
Adım 03
Geliştirme
Kısa döngülerle çalışırız; her döngü sonunda çalışan bir sürümü test ortamında görürsünüz.
Adım 04
Test
İşlevsel testler, entegrasyon testleri ve temel güvenlik kontrolleriyle hataları yayından önce yakalarız.
Adım 05
Yayın
Sunucu, alan adı, yedekleme ve izleme ayarlarını yaparak canlıya alırız; ekibinize kısa bir kullanım eğitimi veririz.
Adım 06
Bakım
İsterseniz bakım ve destek anlaşmasıyla güncellemeleri, izlemeyi ve yeni geliştirmeleri sürdürürüz.
08Teknoloji
Çocuk verisinin korunması ve sabah yoğunluğu
Okul öncesi kurumlarda tutulan sağlık bilgileri, fotoğraflar ve aile bilgileri KVKK açısından hassastır; sağlıkla ilgili alanlar özel nitelikli veri olarak şifrelenir. Mutfak personeli yalnızca alerji işaretini, servis şoförü yalnızca adres ve teslim listesini görür. Veliye sunulan aydınlatma metni ve alınan açık rıza kayıt sırasında sistemde saklanır.
Devamını okuDaha az göster
Sabah teslim saatinde çok sayıda veli kısa sürede kapıdan geçer; giriş ekranı bu yükte yavaşlamayacak şekilde hafif tutulur ve internet kesildiğinde tablet kayıtları saklayıp bağlantı geldiğinde gönderir. Veriler düzenli olarak yedeklenir, geçmiş kayıtlarda yapılan her düzeltme kimin yaptığıyla birlikte izlenir.
09Çalışma modelleri
Bu hizmette çalışma modelleri
- 01
Proje bazlı
Sabit kapsam, sabit fiyat ve belirli teslim tarihi
Kapsamı belli, teslim tarihi olan işler için.
- Yazılı kapsam ve kabul ölçütleri
- Sabit fiyat ve belirli teslim tarihi
- Teslim ve kabul adımları sözleşmede
- 02
Bakım ve destek
Aylık sözleşmeli, SLA'lı bakım, destek ve geliştirme saati
Yayındaki bir sistemin sürekliliği için.
- Aylık sözleşme ve SLA
- İzleme, güncelleme ve hata düzeltme
- Aylık geliştirme saati
10Sık sorulan sorular
Anaokulu yönetim yazılımı hakkında sık sorulan sorular
Anaokulu yönetim yazılımı fiyatları nelere göre değişir?
Şube ve sınıf sayısı, veli uygulaması isteyip istemediğiniz, online ödeme ve muhasebe bağlantısı, gelişim raporlarının ne kadar özelleştirileceği maliyeti belirler. Kapsamı okulunuzun günlük işleyişini dinledikten sonra çıkarıp yazılı fiyat veriyoruz.
Kreş ile anaokulunu aynı yazılımda yönetebilir miyiz?
Evet. Bebek grubu için mama, bez ve uyku saatleri; büyük yaş grupları için etkinlik ve gelişim gözlemi ayrı ekranlarla tanımlanır. Ücret ve yemek kuralları da grup bazında ayrılır.
Listede olmayan biri çocuğu almaya gelirse ne olur?
Personelin ekranında uyarı çıkar ve veliye anlık onay isteği gider. Veli onay verirse teslim, onay veren kişi ve saatle kaydedilir; onay gelmezse çocuk teslim edilmez.
Öğretmenler gün içinde ne kadar zaman ayırmak zorunda kalır?
Yemek, uyku ve etkinlik bilgisi hazır seçeneklerle işaretlendiği için her çocuk için kısa bir işlem yeterlidir. Toplu işaretleme ile bir etkinlik bütün sınıfa tek seferde eklenebilir.
Velilerin fotoğraf paylaşım izinleri nasıl yönetiliyor?
Kayıt sırasında veli fotoğraf paylaşımı için ayrı bir onay verir ya da vermez. İzin olmayan çocuklar paylaşılan albümlerde gösterilmez; izin sonradan geri alınırsa sistem bunu hemen uygular.
Şu an kullandığımız Excel listelerini aktarabilir miyiz?
Öğrenci, veli ve ödeme listeleri temizlenip sisteme aktarılır. Aktarım sonrası eksik alanlar raporlanır, okul yönetimi bunları canlıya geçmeden tamamlar.
11İlgili hizmetler