Özel okul yazılımları

Kayıt döneminde aday veliler web sitesinden, sosyal medyadan ya da telefonla gelir. Tanıtım randevusu, kampüs gezisi, bursluluk ya da seviye sınavı ve ödeme koşulları görüşmesi bu süreçte birbirini izler; takip edilmeyen bir aday çoğu zaman başka bir okula yönelir. Kayıt kesinleştiğinde sözleşme, ödeme planı, servis ve yemek tercihi, sağlık bilgileri toplanır ve okulun farklı birimlerine dağıtılır.

Ders yılı içinde yük öğretmenlere ve veli iletişimine kayar. Öğretmen ödev verir, etkinlik fotoğrafı paylaşır, veli toplantısı planlar; rehberlik servisi görüşme notu tutar; muhasebe geciken taksitleri izler; servis sorumlusu sabah hangi öğrencinin araca binmeyeceğini öğrenmeye çalışır. Bu bilgiler farklı ellerde dolaştıkça veliye geç ya da çelişkili bilgi gider, yönetim de okulun genel durumunu tek bakışta göremez.

Birden fazla kampüsü olan okullarda tablo daha da karmaşıklaşır. Aynı ailenin iki çocuğu farklı kampüslerde okuyabilir; kardeş indirimi, ödeme planı ve iletişim tercihleri ise tek bir aile kaydında tutulmalıdır.

Okul büyüdükçe her şeyi tek seferde değiştirmek riskli hale gelir. Aşağıdaki sıra, ders yılının ortasında öğretmenleri ve velileri zorlamadan ilerlemeyi sağlar.

Beş çözümün her biri okulun farklı bir birimine yöneliktir. Ortak bir öğrenci ve kullanıcı kaydı üzerinde birlikte çalışacak şekilde planlanabilir ya da tek tek devreye alınabilir.

Okul sistemlerindeki kişisel verilerin büyük bölümü çocuklara aittir; sağlık bilgisi, rehberlik notu ve aile durumu gibi hassas kayıtlar da aynı yerde durur. Rol bazlı yetkiyle sınıf öğretmeni kendi sınıfını, rehberlik servisi görüşme notlarını, muhasebe ödeme planlarını görür; kimin hangi kaydı açtığı işlem kayıtlarında tutulur. KVKK aydınlatma metni ve fotoğraf paylaşım onayları veli kaydı sırasında alınır.

Kayıt dönemi ve karne günü gibi anlarda veli uygulamasına aynı anda çok sayıda giriş yapılır. Bu yüzden altyapıyı yük arttığında ölçeklenebilen bulut sunucularında, örneğin AWS, Azure ya da Google Cloud üzerinde planlıyor, verileri düzenli yedekliyoruz.