01Sorun ve çözüm
Poliklinik CRM yazılımı bu boşluğu ilişki tarafından doldurur. Hekimin önerdiği yönlendirme, kontrol ihtiyacı, check-up paketi ve kurum anlaşması aynı hasta kaydında izlenir. Çağrı ekibi her sabah hangi hastayı hangi konuyla araması gerektiğini görür; yönetim de hangi branşın yönlendirmelerinin randevuya dönüştüğünü raporlardan takip eder.
02Kimler için
Poliklinik CRM yazılımı hangi sağlık kuruluşları için
Birden fazla branşın ve kanalın aynı hasta havuzunu paylaştığı yapılar için kurgulanır.
- Dahiliye, kadın doğum, çocuk ve ortopedi gibi birden fazla branşı olan özel poliklinikler
- Kurumsal firmalara çalışan check-up'ı ve periyodik muayene paketleri sunan tıp merkezleri
- Özel sağlık sigortası ve kurum anlaşmalarıyla çalışan, hastayı anlaşma bazında izleyen yapılar
- Kendi çağrı merkezi olan ve geri arama listelerini düzenli yönetmek isteyen sağlık kuruluşları
- Birden fazla lokasyonda hizmet veren ve hastayı şubeler arasında yönlendiren poliklinik grupları
03İhtiyaçlar
Çok branşlı yapıda hasta takibinin aksadığı yerler
Sorun, hastanın bir branştan çıkıp diğerine ulaşamadığı ara noktalarda ortaya çıkar.
- 01
Branşlar arası yönlendirme
Hekim başka bir branşa yönlendirme önerdiğinde bu öneri muayene notunda kalırsa randevuya dönüşmez. Yönlendirmenin çağrı ekibine görev olarak düşmesi gerekir.
- 02
Tahlil ve görüntüleme sonrası kontrol
Sonucu çıkan hasta kontrole dönmediğinde hem tıbbi takip hem hasta deneyimi aksar. Sonuç hazır olduğunda haber verilmesi ve kontrol randevusu önerilmesi beklenir.
- 03
Kurumsal check-up programları
Firma çalışanları için yapılan check-up'larda kimin geldiği, kimin eksik kaldığı ve değerlendirme toplantısının ne zaman yapılacağı firma yetkilisiyle paylaşılmalıdır.
- 04
Kronik hasta düzeni
Diyabet ya da tansiyon gibi düzenli kontrol gerektiren durumlarda aralığı hekim belirler. Bu aralık izlenmezse hasta başka bir kuruma gider.
04Özellikler
Poliklinik CRM yazılımına özgü işlevler
Standart CRM yapısı, çok branşlı sağlık hizmetinin ihtiyaçlarına göre genişletilir.
- 01
Yönlendirme görevleri
Hasta bilgi sisteminden gelen yönlendirme bilgisi çağrı ekibine görev olarak düşer; randevuya dönüşüp dönüşmediği branş bazında raporlanır.
- 02
Check-up paketi ve kurum yönetimi
Kurumsal anlaşmalarda katılımcı listesi, paket içeriği ve tamamlanma durumu izlenir; firma yetkilisine yalnızca katılım bilgisini içeren rapor sunulur.
- 03
Kontrol aralığı şablonları
Branş ve tanı grubuna göre hekimin belirlediği kontrol aralıkları tanımlanır, zamanı gelen hastalar listelenir.
- 04
Anlaşmalı kurum etiketi
Hastanın bağlı olduğu sigorta ya da kurum anlaşması kayıtta görünür; çağrı ekibi randevu verirken anlaşmanın kapsamını bilir.
- 05
Hekim ayrılışında hasta devri
Ayrılan hekimin takipteki hastaları aynı branştaki diğer hekimlere planlı biçimde devredilir, hastalara bilgilendirme yapılır.
Her CRM yazılımı projesinde standart
- Müşteri ve potansiyel müşteri takibi
- Teklif ve satış hunisi yönetimi
- Görev, hatırlatma ve aktivite takibi
- E-posta, SMS ve WhatsApp entegrasyonu
- Satış performans raporları
05Özel yazılım
Hazır ürünlerle kurulamayan poliklinik akışları
Hazır CRM ürünleri satış odaklıdır; poliklinikte ise ilişki, hekim kararlarıyla şekillenen yönlendirme ve kontrol zincirinden oluşur. HBYS çözümleri klinik kayıtları ve faturalamayı kapsamlı biçimde yönetir; ancak çağrı ekibine görev atayan, kurumsal check-up katılımını izleyen ya da branşlar arası dönüşümü raporlayan bir ilişki katmanı bu sistemlerin odağında olmayabilir.
Devamını okuDaha az göster
Bu katmanı branş yapınıza, kurum anlaşmalarınıza ve çağrı merkezi düzeninize göre kuruyoruz. HBYS değişmez; CRM onunla sağlanan bağlantı yöntemi üzerinden konuşur ve klinik veriyi kopyalamadan çalışır.
06Entegrasyonlar
Hastane bilgi sistemi ve iletişim altyapısıyla bağlantı
CRM klinik kayıt tutmaz; kayıtların tutulduğu sistemden ilişki için gereken bilgiyi okur.
- 01
HBYS ya da poliklinik otomasyon programı
Randevu, muayene, yönlendirme ve sonucun hazır olduğu bilgisi kullandığınız sistemden API ya da veritabanı görünümü üzerinden okunur; tanı ve tetkik ayrıntısı aktarılmaz.
- 02
Randevu sistemi ve web sitesi
Online randevu talepleri ve iletişim formları kaynağıyla kaydedilir, branşa göre dağıtılır.
- 03
Bulut santral ve çağrı merkezi
Arayan hastanın kaydı ekranda açılır, kaçan çağrılar geri arama listesine düşer, görüşme sonuçları kodlanır.
- 04
SMS ve WhatsApp
Sonuç hazır, randevu hatırlatma ve kontrol daveti mesajları sağlık bilgisi içermeyen şablonlarla gönderilir.
- 05
Ön muhasebe ve kurum faturası
Kurumsal check-up faturaları ön muhasebe programınız ve e-Fatura entegratörünüz üzerinden düzenlenir.
07Süreç
Poliklinik CRM yazılımı yaptırmak istiyorum: süreç nasıl işler?
Adım 01
Analiz
İş akışınızı, kullanıcılarınızı ve mevcut sistemlerinizi dinleriz; kapsamı, öncelikleri ve kabul ölçütlerini yazılı hâle getiririz.
Adım 02
Tasarım
Ekran akışlarını ve veri modelini çıkarırız. Arayüzü sizinle gözden geçirip onay almadan geliştirmeye geçmeyiz.
Adım 03
Geliştirme
Kısa döngülerle çalışırız; her döngü sonunda çalışan bir sürümü test ortamında görürsünüz.
Adım 04
Test
İşlevsel testler, entegrasyon testleri ve temel güvenlik kontrolleriyle hataları yayından önce yakalarız.
Adım 05
Yayın
Sunucu, alan adı, yedekleme ve izleme ayarlarını yaparak canlıya alırız; ekibinize kısa bir kullanım eğitimi veririz.
Adım 06
Bakım
İsterseniz bakım ve destek anlaşmasıyla güncellemeleri, izlemeyi ve yeni geliştirmeleri sürdürürüz.
08Teknoloji
Sağlık verisi, rol ayrımı ve yoğun çağrı saatleri
Poliklinikte CRM'e erişen kişi sayısı fazladır: çağrı ekibi, hasta danışmanları, kurumsal satış ekibi ve yöneticiler. Rol bazlı yetkiyle her grup yalnızca işine gereken alanı görür; çağrı ekibi tanı bilgisine, kurumsal satış ekibi bireysel sonuçlara erişemez. Bütün görüntüleme ve değişiklikler kayıt altındadır.
Devamını okuDaha az göster
Sabah saatlerinde çağrı trafiği zirveye çıkar; sistem bu yükte hızlı yanıt verecek şekilde ölçeklenebilir bir bulut altyapısında ya da kurum içi sunucuda kurulur. Barındırma kararı KVKK'nın sağlık verisi için öngördüğü özenle birlikte verilir, veriler şifrelenir ve yedekten geri dönüş düzenli olarak denenir.
09Çalışma modelleri
Bu hizmette çalışma modelleri
- 01
Proje bazlı
Sabit kapsam, sabit fiyat ve belirli teslim tarihi
Kapsamı belli, teslim tarihi olan işler için.
- Yazılı kapsam ve kabul ölçütleri
- Sabit fiyat ve belirli teslim tarihi
- Teslim ve kabul adımları sözleşmede
- 02
Bakım ve destek
Aylık sözleşmeli, SLA'lı bakım, destek ve geliştirme saati
Yayındaki bir sistemin sürekliliği için.
- Aylık sözleşme ve SLA
- İzleme, güncelleme ve hata düzeltme
- Aylık geliştirme saati
10Sık sorulan sorular
Poliklinik CRM yazılımı hakkında sık sorulan sorular
Poliklinik CRM yazılımı HBYS'nin yerini alır mı?
Almaz. Muayene, tetkik, reçete ve faturalama HBYS'de kalır. CRM bu sistemden aldığı randevu ve yönlendirme bilgisiyle hasta iletişimini ve takip görevlerini yönetir.
Poliklinik CRM yazılımı fiyatları hangi etkenlere bağlı?
Branş ve kullanıcı sayısı, HBYS'nin bağlantı yöntemi, çağrı merkezi entegrasyonu, kurumsal check-up modülü ve barındırma tercihi belirleyicidir. Analiz sonunda aşamalı yazılı teklif veriyoruz.
Hastalara gönderilen mesajlarda sağlık bilgisi yer alır mı?
Yer almaz. Mesajlar ‘sonucunuz hazır’ ya da ‘kontrol randevunuz yaklaşıyor’ gibi genel ifadelerle gönderilir; ayrıntı hasta kliniğe geldiğinde ya da güvenli kanallardan paylaşılır.
Kurumsal check-up müşterilerine rapor verebilir miyiz?
Firma yetkilisine yalnızca katılım ve tamamlanma bilgisini içeren raporlar sunulur. Bireysel sonuçlar paylaşılmaz; bu ayrım sistemde yetki düzeyinde uygulanır.
Çağrı merkezi hizmetini dışarıdan alıyoruz, yine de kullanabilir miyiz?
Evet. Dış çağrı merkezi ekibine sınırlı yetkili hesaplar açılır; yalnızca randevu ve iletişim alanlarını görürler, bütün işlemleri kayıt altına alınır.
Poliklinik CRM yazılımı yaptırmak için hangi adımlar izlenir?
Önce HBYS'nin bağlantı imkânları ve çağrı akışınız incelenir. İlk aşamada yönlendirme ve kontrol takibi devreye alınır, kurumsal check-up ve raporlama sonraki aşamalarda eklenir; takvim analiz sonunda yazılı paylaşılır.
11İlgili hizmetler