01Sorun ve çözüm
Kliniğinize göre geliştirdiğimiz diş kliniği CRM yazılımı bu listeleri görünür kılar: ilk temas, muayene, tedavi planı teklifi, kabul, seanslar ve kontrol çağrısı aynı kayıtta izlenir. Klinik kayıtlar kullandığınız yazılımda kalır, CRM ilişki ve iletişim tarafını üstlenir. Hasta danışmanınız kimi, ne zaman ve hangi konuyla araması gerektiğini her sabah hazır bir listede görür.
02Kimler için
Diş kliniği CRM yazılımı hangi kliniklere uygun
Belirleyici olan hasta sayısı değil, takip edilen temasların çeşitliliğidir.
- Tedavi planı sunduğu hastaların dönüşünü izleyemeyen çok hekimli klinikler
- Hasta danışmanı ya da çağrı ekibi olan ağız ve diş sağlığı merkezleri
- Hangi reklam kanalının tedaviye başlayan hasta getirdiğini görmek isteyen klinikler
- Ortodonti ve pedodonti ağırlıklı, uzun kontrol takvimi yöneten diş hekimi muayenehaneleri
- Anlaşmalı firma çalışanlarına hizmet veren klinikler
03İhtiyaçlar
Diş kliniğinde hasta takibinin koptuğu noktalar
CRM'in değeri, hastanın akıştan sessizce düştüğü anları yakalamasıdır.
- 01
Kabul edilmeyen tedavi planları
Plan sunulan ama başlanmayan hasta vazgeçme nedeniyle kaydedilir: fiyat, ödeme planı, tedavi kaygısı ya da ikinci görüş. Neden bilinince geri arama doğru konuyla başlar.
- 02
Aşamalı tedavilerde doğru zaman
İmplantta iyileşme dönemi, kanal sonrası kuron ve ortodonti kontrolleri hastayı aylarca klinikle bağlı tutar. Takip tarihi tedavinin geldiği aşamadan hesaplanmalıdır.
- 03
Veli ve çocuk ilişkisi
Pedodontide muhatap velidir; aynı veli birkaç çocuğun randevusunu yönetebilir. Kayıt veliyi çocuklara bağlamalı, mesajlar veliye gitmelidir.
- 04
Fiyat sorusundan muayeneye
Instagram ya da WhatsApp'tan gelen ‘implant ne kadar’ sorusunun muayenesiz kesin yanıtı yoktur. Danışman, hekimin onayladığı yanıtlarla hastayı muayeneye davet etmeli ve daveti izlemelidir.
04Özellikler
Diş kliniği CRM yazılımında kliniğe özel modüller
Standart işlevlere diş hekimliğine özgü parçalar eklenir.
- 01
Diş numarasına bağlı plan kalemleri
Plan tek bir toplam değil, diş numarası ve işlem bazında kalemlerle kaydedilir. Hasta planın bir bölümünü kabul ettiğinde kalan kalemler ayrı takip listesine düşer.
- 02
Aşamaya bağlı tetikleyiciler
Klinik yazılımından gelen ‘kanal tedavisi tamamlandı’ bilgisi, kuron randevusu yoksa danışmana görev açar. Kontrol çağrıları hekimin belirlediği aralıkla hesaplanır.
- 03
Uzmanlık ve şube yönlendirmesi
Ortodonti, implant ya da çocuk hastası talepleri ilgili hekime veya hastaya yakın şubeye atanır. Danışman, hangi takvimde yer olduğunu görerek yanıt verir.
- 04
Aile ve kurum kartları
Veli ve çocuklar tek kartta bağlanır. Anlaşmalı firmalardan gelen hastalar kurum etiketi taşır, sözleşme yenileme tarihi aynı ekranda izlenir.
Her CRM yazılımı projesinde standart
- Müşteri ve potansiyel müşteri takibi
- Teklif ve satış hunisi yönetimi
- Görev, hatırlatma ve aktivite takibi
- E-posta, SMS ve WhatsApp entegrasyonu
- Satış performans raporları
05Özel yazılım
Hazır paket yerine özel yazılım ne zaman gerekir
Hazır CRM ürünleri satış ekibi olan işletmeler için hızlı bir başlangıçtır ve bazı kliniklerde yeterli de olur. Zorluk diş hekimliğine özgü yapılarda başlar: tek bir tutar taşıyan satış fırsatı kaydı, diş numarasına göre kalemlenmiş ve kısmen kabul edilmiş bir planı karşılamaz; implant iyileşme dönemine bağlı takip de genel otomasyon kurallarıyla ancak dolambaçlı biçimde kurulur.
Devamını okuDaha az göster
Özel geliştirmede veri modeli kliniğinizin tarifine göre kurulur, klinik yazılımınızla onun sunduğu yöntemle konuşur; rol kuralları ve barındırma yeri de işleyişinize göre belirlenir. İhtiyacınız hazır bir ürünle karşılanıyorsa bunu açıkça söylüyor, gerekirse yalnızca entegrasyonu üstleniyoruz.
06Entegrasyonlar
Klinik yazılımı, santral ve mesaj kanallarıyla entegrasyon
CRM ekibin kullandığı araçlardan beslenmezse ikinci bir kayıt defterine dönüşür.
- 01
Klinik yönetim yazılımı
Randevu, tedavi aşaması ve tahsilat durumu API ya da düzenli dosya aktarımıyla okunur; klinik notlar ve röntgenler aktarılmaz.
- 02
WhatsApp Business API ve Instagram
Konuşmalar tek gelen kutusunda toplanıp hasta kartına bağlanır; kliniğin başlattığı mesajlar Meta'nın onayladığı şablonlarla gider.
- 03
Bulut santral
Santral sağlayıcınız API sunuyorsa kayıtlı numaradan gelen arama hasta kartını açar, cevapsız aramalar geri arama listesine düşer.
- 04
Reklam formları ve web sitesi
Meta ve Google reklam formlarından ya da sitenizden gelen talepler kaynak bilgisiyle kaydedilir; reklam platformlarına tedavi bilgisi gönderilmez.
07Süreç
Diş kliniği CRM yazılımı yaptırmak istiyorum: süreç nasıl işler?
Adım 01
Analiz
İş akışınızı, kullanıcılarınızı ve mevcut sistemlerinizi dinleriz; kapsamı, öncelikleri ve kabul ölçütlerini yazılı hâle getiririz.
Adım 02
Tasarım
Ekran akışlarını ve veri modelini çıkarırız. Arayüzü sizinle gözden geçirip onay almadan geliştirmeye geçmeyiz.
Adım 03
Geliştirme
Kısa döngülerle çalışırız; her döngü sonunda çalışan bir sürümü test ortamında görürsünüz.
Adım 04
Test
İşlevsel testler, entegrasyon testleri ve temel güvenlik kontrolleriyle hataları yayından önce yakalarız.
Adım 05
Yayın
Sunucu, alan adı, yedekleme ve izleme ayarlarını yaparak canlıya alırız; ekibinize kısa bir kullanım eğitimi veririz.
Adım 06
Bakım
İsterseniz bakım ve destek anlaşmasıyla güncellemeleri, izlemeyi ve yeni geliştirmeleri sürdürürüz.
08Teknoloji
Hasta verisi için erişim ve kayıt düzeni
Tedavi planı gibi alanlar sağlık verisi sayıldığı için CRM'de klinik ayrıntı değil, yalnızca aşama ve durum tutulur. Çağrı ekibi iletişim ve randevu bilgisini, danışman plan özetini, hekim tedavi aşamasını görür. Hangi kartı kimin açtığı kaydedilir; veriler aktarımda ve depolamada şifrelenir, düzenli yedeklenir.
Devamını okuDaha az göster
Verinin hangi ülkede barındırılacağı, KVKK'daki yurt dışına aktarım kurallarıyla birlikte baştan kararlaştırılır. Mesaj şablonlarında tedavi adı geçmez; rıza kanal bazında tutulur ve ticari iletiden önce İYS kaydı kontrol edilir.
09Çalışma modelleri
Bu hizmette çalışma modelleri
- 01
Proje bazlı
Sabit kapsam, sabit fiyat ve belirli teslim tarihi
Kapsamı belli, teslim tarihi olan işler için.
- Yazılı kapsam ve kabul ölçütleri
- Sabit fiyat ve belirli teslim tarihi
- Teslim ve kabul adımları sözleşmede
- 02
Bakım ve destek
Aylık sözleşmeli, SLA'lı bakım, destek ve geliştirme saati
Yayındaki bir sistemin sürekliliği için.
- Aylık sözleşme ve SLA
- İzleme, güncelleme ve hata düzeltme
- Aylık geliştirme saati
10Sık sorulan sorular
Diş kliniği CRM yazılımı hakkında sık sorulan sorular
Diş kliniği CRM yazılımı ile hasta takip programı arasındaki fark nedir?
Hasta takip programı muayene, tedavi, röntgen ve tahsilat kayıtlarını tutar. CRM ise ilişkiyi yönetir: hastanın nereden geldiğini, hangi planın beklediğini, kimin aranacağını. İkisi birlikte çalışır.
Diş kliniği CRM yazılımı fiyatları hangi etkenlere bağlı?
Kullanıcı ve şube sayısı, bağlanacak klinik yazılımı ve kanallar, veri aktarımı ve barındırma tercihi belirleyicidir. Ön görüşmeden sonra aşamalara bölünmüş yazılı bir teklif sunuyoruz.
Kullandığımız klinik yazılımını değiştirmemiz gerekir mi?
Hayır. Yazılımınız API sunuyorsa veri düzenli okunur; sunmuyorsa dışa aktarılan dosyalarla eşitleme yapılır ve sınırları baştan konuşulur.
Tek hekimli bir diş hekimi muayenehanesi için CRM fazla mı?
Gerekmeyen modüller kurulmazsa değildir. Bekleyen planların, kontrol çağrılarının ve WhatsApp konuşmalarının hasta kartında toplanması iyi bir başlangıçtır; yönlendirme ve raporlar ekip büyüdükçe eklenir.
Excel'deki hasta listelerimizi aktarabilir miyiz?
Evet. Listeler temizlenip aktarılır, mükerrer kayıtlar telefon numarasına göre birleştirilir. Aktarılacak verinin kapsamını KVKK açısından önceden belirlemenizi öneririz.
Diş kliniği CRM yazılımı yaptırmak ne kadar sürer?
Süre, entegrasyon sayısına ve klinik yazılımınızın bağlantı yöntemine göre değişir. Önce talep ve plan takibini devreye alıyor, takvimi kapsam netleşince yazılı paylaşıyoruz.
11İlgili hizmetler