01Sorun ve çözüm
Mali müşavir büro programını muhasebe paketinizin yerine değil, onun etrafındaki büro işini yönetmek için kuruyoruz. Kayıtlar ve beyannameler kullandığınız pakette hazırlanmaya devam eder; büro programı mükellef listesini, dönemsel iş takvimini, evrak teslimini, personel iş dağılımını ve ücret tahsilatını izler. Büro sahibi de çalışanlar da dönemin nerede olduğunu aynı ekranda görür.
Devamını okuDaha az göster
Tek başına çalışan bir muhasebeci ile kalabalık bir muhasebe bürosunun ihtiyacı aynı değildir; ekran ve yetki yapısını büronuzun büyüklüğüne göre kurguluyoruz.
02Kimler için
Mali müşavir büro programı hangi bürolar için
Mükellef sayısı ve ekip büyüdükçe dönem sonu koordinasyonu ayrı bir iş yüküne dönüşür.
- Yüzlerce mükellefe hizmet veren ve dönemsel işleri birden fazla muhasebe personeline dağıtan mali müşavirlik büroları
- Evrakı kurye, e-posta ve WhatsApp gibi farklı kanallardan toplayan ve teslim durumunu izlemekte zorlanan muhasebe büroları
- Aylık ücret tahsilatını mükellef bazında takip eden ve gecikmeleri dönem sonunda fark eden serbest muhasebeci mali müşavirler
- Birden fazla ortağın çalıştığı ve mükellef portföyünü ortaklar arasında ayırmak isteyen bürolar
- Şirket kuruluşu, bordro ve danışmanlık gibi ek hizmetleri iş bazında ücretlendiren müşavirler
03İhtiyaçlar
Muhasebe bürosu işleyişinde takip gerektiren konular
Dönem sonundaki sıkışmanın çoğu, evrakın ve işin kimde beklediğinin görünmemesinden kaynaklanır.
- 01
Dönemsel iş takvimi
Her mükellef için hangi beyanname ve bildirimlerin verileceği mükellef türüne göre tanımlanır, program her dönemin iş listesini kendiliğinden oluşturur. Hazırlandı, kontrol edildi, gönderildi ve tahakkuk iletildi gibi aşamalar tek tabloda görünür.
- 02
Evrak teslim takibi
Fatura, banka ekstresi, kasa ve personel evrakının hangi mükelleften ne zaman geldiği kaydedilir. Eksik evrakı olan mükellefe hatırlatma gider; gecikmenin kaynağı belgelenmiş olur.
- 03
Personel iş dağılımı
Mükellefler sorumlu personele atanır, kimin ne kadar iş taşıdığı ve dönemin hangi kısmının geride kaldığı görünür. İzne çıkan çalışanın işleri geçici olarak başka birine devredilir.
- 04
Ücret ve tahsilat
Aylık sabit ücret, ek hizmet bedelleri ve yıl sonu işleri mükellef bazında tahakkuk eder. Geciken ödemeler listelenir, fatura ya da serbest meslek makbuzu düzenlenir.
- 05
Tahakkuk ve dekont iletimi
Tahakkuk fişleri mükellefe e-posta ya da WhatsApp ile gönderilir ve iletim kaydı tutulur. Ödemenin yapılıp dekontun geri gelip gelmediği ayrıca işaretlenir.
04Özellikler
Muhasebeci büro programında mükellef portalı ve dönem panosu
Büroyla mükellef arasındaki gidiş gelişi azaltan araçlar bu programın asıl kazancıdır.
- 01
Mükellef portalı
Mükellef faturalarını, ekstrelerini ve personel belgelerini portala yükler; büro yüklenen evrakı dönemine göre görür. Beyanname ve tahakkuk belgeleri de aynı portaldan mükellefe açılır.
- 02
Belge okuma
Yüklenen fatura ve fişlerden tarih, tutar ve vergi numarası OCR ile çıkarılarak ön kontrol listesi oluşturulur; muhasebe kaydı yine paketinizde yapılır.
- 03
Dönem kapanış panosu
Ay sonunda tüm mükelleflerin beyanname durumu renklerle gösterilir; son güne kalan ve onay bekleyen işler ayrı listelenir.
- 04
Tek seferlik işler
Şirket kuruluşu, tasfiye ya da adres değişikliği gibi işler görev listesi ve gerekli belgelerle açılır, ilerleme mükellefle paylaşılır.
Her yönetim ve otomasyon yazılımı projesinde standart
- Sektöre özel iş akışları
- Müşteri, personel ve kaynak yönetimi
- Rol bazlı yetkilendirme
- Raporlama ve dashboard
- Web ve mobil erişim
05Özel yazılım
Hazır büro yazılımlarıyla özel yazılım arasındaki tercih
Muhasebe paketlerinin büro modülleri ve hazır büro takip uygulamaları yaygın beyanname türlerini ve temel mükellef listesini karşılar. Büronuza özgü kontrol aşamaları, örneğin her beyannamenin gönderimden önce ikinci bir kişi tarafından onaylanması, ortaklar arası portföy ayrımı, mükellef grubuna göre farklı ücret artış kuralları ya da kendi evrak kontrol listeleriniz bu yapılara ancak kısmen sığar.
Devamını okuDaha az göster
Özel geliştirmede iş takvimi, onay aşamaları ve portal büronuzun düzenine göre tasarlanır; kullandığınız muhasebe paketi olduğu gibi kalır. Mükellef sayınız arttıkça yeni personel eklemek ve iş yükünü yeniden dağıtmak aynı ekrandan yapılır.
06Entegrasyonlar
Muhasebe paketleri ve resmî kanallarla çalışma
Beyanname gönderimi ve resmî bildirimler kendi kanallarından yapılmaya devam eder; büro programı bu akışın takibini üstlenir.
- 01
Muhasebe programları
Logo, Mikro, Netsis, ETA ya da Zirve gibi kullandığınız paketten mükellef listesi ve dönem bilgileri, paketin sunduğu aktarım yöntemine göre alınır.
- 02
GİB süreçleri
Beyanname gönderimi sizin yetkili hesabınızla yapılır; programda gönderim tarihi ve tahakkuk belgesi ilgili döneme işlenir. Program beyanname göndermez; GİB tarafındaki işlemler sizin ekranınızda kalır.
- 03
e-Fatura ve e-SMM
Büro ücretleri için faturalar ya da serbest meslek makbuzları özel entegratör üzerinden düzenlenir.
- 04
WhatsApp ve SMS
Evrak hatırlatması, tahakkuk bildirimi ve ödeme hatırlatmaları WhatsApp Business API ya da SMS sağlayıcınız üzerinden gönderilir.
- 05
Kartla ücret tahsilatı
Büro ücretleri iyzico, PayTR ya da bankanızın sanal POS'u ile kartla tahsil edilebilir.
07Süreç
Mali müşavir büro programı yaptırmak istiyorum: süreç nasıl işler?
Adım 01
Analiz
İş akışınızı, kullanıcılarınızı ve mevcut sistemlerinizi dinleriz; kapsamı, öncelikleri ve kabul ölçütlerini yazılı hâle getiririz.
Adım 02
Tasarım
Ekran akışlarını ve veri modelini çıkarırız. Arayüzü sizinle gözden geçirip onay almadan geliştirmeye geçmeyiz.
Adım 03
Geliştirme
Kısa döngülerle çalışırız; her döngü sonunda çalışan bir sürümü test ortamında görürsünüz.
Adım 04
Test
İşlevsel testler, entegrasyon testleri ve temel güvenlik kontrolleriyle hataları yayından önce yakalarız.
Adım 05
Yayın
Sunucu, alan adı, yedekleme ve izleme ayarlarını yaparak canlıya alırız; ekibinize kısa bir kullanım eğitimi veririz.
Adım 06
Bakım
İsterseniz bakım ve destek anlaşmasıyla güncellemeleri, izlemeyi ve yeni geliştirmeleri sürdürürüz.
08Teknoloji
Beyanname haftasında hız ve mükellef verisinin korunması
Beyanname haftasında büronun tamamı aynı ekranlara aynı anda girer; listeler hızlı açılmalı, bir personelin işaretlediği durum diğerlerine anında yansımalıdır. Bu yüzden durum güncellemeleri gerçek zamanlı iletilir, ağır raporlar yoğun saatlerde arka planda hazırlanır.
Devamını okuDaha az göster
Mükelleflerin ticari sırları, banka hareketleri ve çalışan bilgileri büroda toplanır. Portal yüklemeleri şifrelenir, personel yalnızca sorumlu olduğu mükellefleri görür, büro dışından erişimde iki adımlı doğrulama kullanılır. Bulut ya da büro içi sunucu seçimi, yedeklerin ayrı bir konumda tutulmasıyla birlikte değerlendirilir.
09Çalışma modelleri
Bu hizmette çalışma modelleri
- 01
Proje bazlı
Sabit kapsam, sabit fiyat ve belirli teslim tarihi
Kapsamı belli, teslim tarihi olan işler için.
- Yazılı kapsam ve kabul ölçütleri
- Sabit fiyat ve belirli teslim tarihi
- Teslim ve kabul adımları sözleşmede
- 02
Bakım ve destek
Aylık sözleşmeli, SLA'lı bakım, destek ve geliştirme saati
Yayındaki bir sistemin sürekliliği için.
- Aylık sözleşme ve SLA
- İzleme, güncelleme ve hata düzeltme
- Aylık geliştirme saati
10Sık sorulan sorular
Mali müşavir büro programı hakkında sık sorulan sorular
Mali müşavir büro programı fiyatları neye göre değişir?
Mükellef ve personel sayısı, mükellef portalı, OCR ile belge okuma, muhasebe paketiyle aktarım ve mesajlaşma entegrasyonları maliyeti belirler. Önce iş takvimi ve evrak takibiyle başlayıp portalı sonraki aşamada eklemek de mümkündür.
Bu program muhasebe paketimizin yerine mi geçiyor?
Hayır. Kayıt ve beyanname hazırlığı mevcut paketinizde sürer; büro programı iş takvimini, evrak teslimini, personel dağılımını ve tahsilatı yönetir.
Tek kişilik bir büroda hangi bölümlerle başlamak mantıklı?
Tek kişilik bürolarda en çok fayda evrak hatırlatması, dönem panosu ve ücret takibinden gelir. Kurulum bu üç başlıkla sade tutulabilir.
Beyanname takvimi değişirse ne olur?
Beyanname türleri ve son tarihleri yönetim ekranından tanımlanır. Mevzuattaki ya da idari takvimdeki değişikliği büro olarak güncellediğinizde yeni dönemin iş listesi buna göre oluşur.
Mükellefler evrakı nasıl iletecek?
Portal ya da telefona uyumlu yükleme sayfası üzerinden fotoğraf veya dosya olarak iletir. Portalı kullanmayan mükelleften gelen evrak büroda tek ekrandan ilgili döneme işlenir.
Muhasebe bürosunda bir çalışan ayrılırsa mükellefleri nasıl devredilir?
Ayrılan çalışanın mükellefleri tek ekrandan başka personele atanır; açık işler, evrak teslim geçmişi ve mükellefle yazışmalar kayıtta kalır. Çalışanın erişimi aynı anda kapatılır, yeni sorumlu dönemin nerede kaldığını ilk günden görür.
11İlgili hizmetler