01Sorun ve çözüm
İnsan kaynakları ajansı aday takip sistemini ajansın iki taraflı işine göre kuruyoruz: bir yanda müşteri firmalar ve açık pozisyonlar, diğer yanda adaylar ve aşamaları. Özgeçmiş yüklendiğinde bilgiler ayrıştırılıp aday kartına işlenir, aday pozisyonlara eklenir ve ön görüşme, müşteri mülakatı, teklif gibi aşamalardan geçer. Müşteri firma kendisine sunulan kısa listeyi ve danışman değerlendirmelerini güvenli bir panelden görür.
02Kimler için
İnsan kaynakları ajansı aday takip sistemi kimler için
Ajansın iş modeli, sistemin aşama yapısını ve müşteri ekranını doğrudan belirler.
- Birden fazla müşteri firma için eş zamanlı pozisyon yürüten ve danışman bazında sonuç izleyen işe alım ajansları
- Yönetici arama yapan, adaylarla uzun soluklu ilişki kuran ve gizli pozisyonlar yöneten danışmanlık firmaları
- Mavi yaka toplu alımda kısa sürede çok sayıda başvuruyu eleyip mülakata çağırması gereken ajanslar
- Geçici personel ve dış kaynak hizmeti veren, yerleştirdiği kişilerin sözleşme dönemlerini izleyen firmalar
- Yurt dışına yerleştirme yapan ve adayların dil, belge ve vize aşamalarını takip eden ajanslar
03İhtiyaçlar
İşe alım ajansında aday ve pozisyon yönetimi ihtiyaçları
Ajansın değeri aday havuzunun güncelliğinden ve müşteriye karşı tutarlı davranmasından gelir.
- 01
Tekrarlayan aday kayıtları
Aynı aday farklı kanallardan birkaç kez başvurduğunda kayıtlar telefon ve e-posta üzerinden birleştirilir. Geçmiş başvurular, hangi müşteriye sunulduğu ve sonuçları tek kartta görünür.
- 02
Müşteriye sunum kuralı
Bir adayın aynı firmaya iki ayrı danışman tarafından sunulması ajans için itibar sorunudur. Sistem son sunum tarihini ve sunan danışmanı gösterir, tanımladığınız dönem içinde ikinci sunumu engeller ya da onaya bağlar.
- 03
Aşama ve geri bildirim
Her pozisyonun aday hattı ön eleme, ön görüşme, müşteri mülakatı, referans kontrolü ve teklif gibi aşamalardan oluşur. Müşteriden geri bildirim bekleyen adaylar ayrıca listelenir, danışmana hatırlatma gider.
- 04
Aday onayı ve saklama süresi
Aday verisinin hangi amaçla ve ne kadar süre saklanacağı aydınlatma metniyle bildirilir, gerektiğinde açık rıza alınır. Süresi dolan kayıtlar için adaya yenileme talebi gider ya da kayıt anonimleştirilir.
- 05
Yerleştirme ücreti ve prim
Yerleştirme sonrası müşteri firmaya kesilecek ücret, işe başlama tarihi ve sözleşmedeki deneme dönemi koşulu takip edilir; danışman primi aynı kayıttan hesaplanır.
04Özellikler
İnsan kaynakları ajansı aday takip sisteminde ajansa özel işlevler
Danışmanın zamanını en çok alan işler özgeçmiş okumak, havuzda arama yapmak ve tarafları koordine etmektir.
- 01
Özgeçmiş ayrıştırma
PDF ve Word özgeçmişlerden ad, iletişim, eğitim, deneyim ve beceriler otomatik çıkarılır; danışman yalnızca kontrol eder.
- 02
Anlamsal arama
Havuzda yalnızca anahtar kelimeyle değil pozisyon tanımına benzerlikle de arama yapılır; yıllar önce başvurmuş uygun adaylar da sonuçlara gelir.
- 03
Müşteri paneli
Müşteri firma kısa listedeki adayların anonim ya da tam profilini, danışman değerlendirmesini ve mülakat tarihlerini görür, geri bildirimini aynı ekrandan verir.
- 04
Mülakat planlama
Danışman, aday ve müşteri yöneticisinin uygun saatleri karşılaştırılır; davet takvimlere ve adayın telefonuna aynı anda gider.
- 05
Toplu aday iletişimi
Toplu alımlarda başvuranlara aşama bilgisi, olumsuz sonuç ya da mülakat daveti şablonlu mesajlarla gönderilir.
Her yönetim ve otomasyon yazılımı projesinde standart
- Sektöre özel iş akışları
- Müşteri, personel ve kaynak yönetimi
- Rol bazlı yetkilendirme
- Raporlama ve dashboard
- Web ve mobil erişim
05Özel yazılım
Hazır ATS ürünleri yerine özel yazılım
Piyasadaki aday takip yazılımlarının çoğu şirket içi işe alım ekipleri için tasarlanır; tek bir işveren, onun pozisyonları ve onun adayları varsayımıyla çalışır. Ajans modelinde ise birden fazla müşteri firma, müşteriye göre değişen aşamalar, sunum çakışması kuralı ve yerleştirme ücreti gibi kavramlar gerekir. Bunlar hazır üründe çoğu zaman ek alanlarla ve elle tutulan tablolarla taklit edilir.
Devamını okuDaha az göster
Özel geliştirmede müşteri firma, pozisyon ve aday üçlüsü veri modelinin merkezine yerleşir. Geçici personel ya da yurt dışı yerleştirme gibi iş kollarınız için ayrı aşama setleri tanımlanır, danışman primi kurallarınız sisteme yazılır. Aday havuzu ajansın asıl varlığı olduğu için verinin tamamı sizin kontrolünüzdeki altyapıda tutulur.
06Entegrasyonlar
İlan siteleri, takvim ve e-posta entegrasyonları
Aday trafiğinin çoğu dış kanallardan gelir; bu kanalların sisteme düzenli akması elle girişin önüne geçer.
- 01
İş ilanı siteleri
Örneğin Kariyer.net ve LinkedIn gibi platformlardan gelen başvurular, platformun sunduğu yönteme göre API, e-posta yönlendirmesi ya da dışa aktarım dosyasıyla havuza alınır.
- 02
Kurumsal e-posta
Gmail ya da Outlook hesaplarına gelen özgeçmişler belirlediğiniz kurala göre sisteme düşer, adayla yazışmalar kartına bağlanır.
- 03
Takvim ve video görüşme
Google Takvim, Outlook, Zoom ya da Microsoft Teams ile mülakat davetleri ve görüşme bağlantıları otomatik oluşturulur.
- 04
Kariyer sayfası
Web sitenizdeki açık pozisyonlar sistemden yayınlanır, başvuru formu doğrudan ilgili pozisyonun aday hattına bağlanır.
- 05
Fatura ve muhasebe
Yerleştirme faturaları özel entegratör üzerinden e-Fatura olarak kesilir ve kullandığınız ön muhasebe programına aktarılır.
07Süreç
İnsan kaynakları ajansı aday takip sistemi yaptırmak istiyorum: süreç nasıl işler?
Adım 01
Analiz
İş akışınızı, kullanıcılarınızı ve mevcut sistemlerinizi dinleriz; kapsamı, öncelikleri ve kabul ölçütlerini yazılı hâle getiririz.
Adım 02
Tasarım
Ekran akışlarını ve veri modelini çıkarırız. Arayüzü sizinle gözden geçirip onay almadan geliştirmeye geçmeyiz.
Adım 03
Geliştirme
Kısa döngülerle çalışırız; her döngü sonunda çalışan bir sürümü test ortamında görürsünüz.
Adım 04
Test
İşlevsel testler, entegrasyon testleri ve temel güvenlik kontrolleriyle hataları yayından önce yakalarız.
Adım 05
Yayın
Sunucu, alan adı, yedekleme ve izleme ayarlarını yaparak canlıya alırız; ekibinize kısa bir kullanım eğitimi veririz.
Adım 06
Bakım
İsterseniz bakım ve destek anlaşmasıyla güncellemeleri, izlemeyi ve yeni geliştirmeleri sürdürürüz.
08Teknoloji
Aday verisinin korunması ve yapay zekâ kullanımı
Özgeçmişler kimlik, adres, eğitim ve bazen sağlık ya da engellilik bilgisi gibi hassas veriler içerir. Bu yüzden aday kartlarında alan bazlı yetki kurulur: danışman kendi pozisyonlarındaki adayları, yönetici tüm havuzu görür, müşteri yalnızca kendisine sunulanları anonim ya da onaylı haliyle inceler. Dışa aktarma ve toplu indirme işlemleri işlem kaydına yazılır.
Devamını okuDaha az göster
Özgeçmiş ayrıştırma ve eşleştirmede dil modellerinden yararlanmak hız kazandırır, ama karar desteği olarak konumlanmalıdır. Model önerisini danışman onaylamadan hiçbir aday elenmez, öneri gerekçesi ekranda görünür. Verinin yurt dışındaki bir sağlayıcıya gönderilmesi KVKK açısından ayrıca değerlendirilmesi gereken bir konu olduğundan, OpenAI gibi sağlayıcıların yanında kurum içinde çalışan açık modeller de seçenek olarak masaya konur.
09Çalışma modelleri
Bu hizmette çalışma modelleri
- 01
Proje bazlı
Sabit kapsam, sabit fiyat ve belirli teslim tarihi
Kapsamı belli, teslim tarihi olan işler için.
- Yazılı kapsam ve kabul ölçütleri
- Sabit fiyat ve belirli teslim tarihi
- Teslim ve kabul adımları sözleşmede
- 02
Bakım ve destek
Aylık sözleşmeli, SLA'lı bakım, destek ve geliştirme saati
Yayındaki bir sistemin sürekliliği için.
- Aylık sözleşme ve SLA
- İzleme, güncelleme ve hata düzeltme
- Aylık geliştirme saati
10Sık sorulan sorular
İnsan kaynakları ajansı aday takip sistemi hakkında sık sorulan sorular
İnsan kaynakları ajansı aday takip sistemi fiyatları nasıl oluşur?
Danışman sayısı, özgeçmiş ayrıştırma ve anlamsal arama gibi yapay zekâ destekli işlevler, müşteri paneli, ilan sitesi bağlantıları ve mevcut aday havuzunun aktarımı maliyeti belirler. Yapay zekâ tarafında dış sağlayıcı ya da kurum içi model tercihi de hesaba girer.
Excel ve e-posta kutularındaki aday havuzumuz aktarılabilir mi?
Excel listeleri doğrudan, klasörlerde ve e-posta eklerinde duran özgeçmişler ise toplu ayrıştırmayla aktarılır. Aynı adaya ait tekrarlayan kayıtlar aktarım sırasında birleştirilir.
Adaylardan açık rıza almamız gerekiyor mu?
Aydınlatma her durumda gereklidir; hangi işlemler için ayrıca açık rıza gerektiğini KVKK danışmanınızla netleştirmenizi öneririz. Sistem aydınlatma metnini, rıza kaydını ve saklama süresini her aday için tutacak şekilde kurulur.
Müşteri firmalar sistemde neleri görür?
Yalnızca kendi pozisyonlarına sunulan adayları, sizin paylaşmayı seçtiğiniz alanlarla görür. İletişim bilgileri sunum aşamasında gizlenip müşteri ilgisini bildirdikten sonra açılabilir.
Yapay zekâ adayları kendisi mi eliyor?
Hayır. Model, pozisyona uygunluk önerisi ve gerekçesi sunar; eleme ve sunum kararını danışman verir. Önerinin hangi bilgilere dayandığı ekranda görünür.
Geçici personel ve puantaj süreçleri de eklenebilir mi?
Yerleştirilen personelin sözleşme dönemi, puantajı ve müşteri faturası için modül eklenebilir. Bordro hesabı genellikle mevcut bordro programınızda kalır, puantaj verisi oraya aktarılır.
11İlgili hizmetler