01Sorun ve çözüm
Dernek üye takip programını üyelik yaşam döngüsü ve tüzüğünüzdeki kurallar üzerine kuruyoruz. Başvuru, yönetim kurulu kararıyla kabul, aidat tahakkuku, tahsilat ve ayrılma aynı üye kartında izlenir. Bağışçılar, gönüllüler ve yardım alanlar ayrı kayıt türleriyle aynı sistemde yer alır; sayman, sekreter ve başkan kendi sorumluluğundaki ekranları kullanır.
Devamını okuDaha az göster
Vakıflarda üyelikten çok bağışçı ve burs öğrencisi takibi öne çıktığı için aynı altyapı farklı kayıt türleriyle uyarlanır.
02Kimler için
Dernek üye takip programı kullanabilecek kuruluşlar
Üye sayısı birkaç yüzü aştığında ya da şube açıldığında elle takip hızla zorlaşır.
- Hemşehri, mezun ve meslek dernekleri gibi aidat geliriyle ayakta duran ve üyeleriyle düzenli iletişim kuran kuruluşlar
- İl ve ilçe şubeleri olan, üye kayıtlarını şubelerde tutup genel merkezde birleştirmek isteyen dernekler
- Bağış kampanyası yürüten ve bağışçıya belge ile teşekkür iletişimini sistemli yapmak isteyen yardım dernekleri
- Burs veren, öğrenci başvurularını, burs ödemelerini ve başarı belgelerini izleyen vakıflar
- Spor, kültür ve gençlik kulüpleri gibi etkinlik katılımını üyelikle ilişkilendiren topluluklar
03İhtiyaçlar
Dernek yönetiminde kayıt altına alınması gerekenler
Gönüllülükle yürüyen bir yapıda sürekliliği kişilerden çok kayıtlar sağlar.
- 01
Aidat tahakkuku ve borç takibi
Aidat tutarı ve dönemi tüzüğe ya da genel kurul kararına göre tanımlanır, her üye için tahakkuk kendiliğinden oluşur. Borçlu üyeler dönem ve tutar bazında listelenir, hatırlatmalar kademeli gönderilir.
- 02
Üyelik kabul ve çıkış
Başvuru formu, referans üyeler ve yönetim kurulu karar tarihi kayda bağlanır. Üyelikten çıkma ya da çıkarılmada gerekçe ve karar tarihi saklanır; geçmiş kayıt silinmez, pasife alınır.
- 03
Genel kurul hazırlığı
Katılma hakkı olan üyelerin listesi tüzükteki kurallara göre çıkarılır, çağrı mesajları gönderilir ve toplantı günü imza listesi alınır. Hangi kuralın uygulanacağını tüzüğünüze ve güncel mevzuata göre birlikte netleştiririz.
- 04
Bağış ve tahsilat belgeleri
Aidat ve bağış tahsilatları için düzenlediğiniz belgelerin numaraları izlenir, ayni bağışlar ayrı bir kayıt türü olarak tutulur.
- 05
Karar defteri ve evrak
Yönetim kurulu kararları, gelen giden evrak ve resmî yazışmalar dijital arşive alınır; her karar ilgili üye ya da harcama kaydına bağlanır.
04Özellikler
Vakıf ve dernek üye takip programında bağışçı ve gönüllü modülleri
Üye listesinin ötesine geçen ihtiyaçlar için şu modüller eklenebilir.
- 01
Online aidat ve bağış
Üye kendisine gelen bağlantıdan borcunu kartla öder; bağışçı web sitenizdeki formdan kampanya seçerek bağış yapar. Ödeme ilgili kişinin kaydına otomatik işlenir.
- 02
Gönüllü planlama
Etkinlik ve yardım dağıtımları için gönüllü ihtiyacı açılır, gönüllüler uygun oldukları görevlere kaydolur, katılım geçmişi tutulur.
- 03
Burs ve yardım başvuruları
Başvuru formu, istenen belgeler, komisyon notları ve onaylanan burs ödemeleri tek dosyada izlenir.
- 04
Şube konsolidasyonu
Şubeler kendi üyelerini ve tahsilatlarını yönetir; genel merkez tüm şubelerin özetini ve borç durumunu görür.
- 05
Üye kartı
Üyelere QR kodlu dijital ya da basılı kart üretilir; etkinlik girişinde kart okutularak katılım kaydedilir.
Her yönetim ve otomasyon yazılımı projesinde standart
- Sektöre özel iş akışları
- Müşteri, personel ve kaynak yönetimi
- Rol bazlı yetkilendirme
- Raporlama ve dashboard
- Web ve mobil erişim
05Özel yazılım
Hazır dernek programı yerine özel yazılım
Hazır dernek programları üye listesi ve aidat takibini karşılar. Tüzüğe özgü üyelik kategorileri, örneğin onursal, öğrenci ya da kurumsal üyelikte farklı aidat, şubeler arası üye nakli, burs komisyonu değerlendirmesi ya da ayni bağış deposu gibi süreçler ise çoğu zaman paketin dışında kalır.
Devamını okuDaha az göster
Özel geliştirmede bu kurallar tüzük metnine bakılarak sisteme işlenir. Eski defter ve tablolardaki üye geçmişi aktarılır, borç bakiyeleri devralınır. Yazılım ve veriler derneğin adına tutulduğu için yönetim değiştiğinde hesap sahipliği tartışması doğmaz.
06Entegrasyonlar
Ödeme, mesajlaşma ve muhasebe bağlantıları
Resmî bildirimler derneğin kendi kanallarından yapılır; program bu bildirimler için gereken bilgileri düzenli tutar.
- 01
DERBİS için hazırlık
Dernekler Bilgi Sistemi'ne (DERBİS) gireceğiniz üye sayısı ve organ bilgileri programdan rapor olarak alınır. Giriş derneğin yetkili hesabından yapılır; program bu girişe esas olan bilgileri güncel tutar.
- 02
Sanal POS
Aidat ve bağış tahsilatı iyzico, PayTR ya da bankanızın sanal POS'u üzerinden yapılır; düzenli bağış talimatı sağlayıcının imkânına göre kurulur.
- 03
SMS, e-posta ve WhatsApp
Genel kurul çağrısı, aidat hatırlatması ve etkinlik duyuruları SMS sağlayıcınız, e-posta servisiniz ya da WhatsApp Business API ile gönderilir. Ticari elektronik ileti sayılabilecek gönderimlerde İYS onay durumu dikkate alınır.
- 04
Muhasebe
Gelir ve gider kayıtları, derneğin defterlerini tutan mali müşavirin kullandığı programa, örneğin Logo, Mikro ya da Zirve gibi, aktarılabilecek biçimde dışa verilir.
- 05
Web sitesi formları
Üyelik başvurusu ve bağış formları sitenizle bağlıdır; başvurular yönetim kurulu onayına düşer.
07Süreç
Dernek üye takip programı yaptırmak istiyorum: süreç nasıl işler?
Adım 01
Analiz
İş akışınızı, kullanıcılarınızı ve mevcut sistemlerinizi dinleriz; kapsamı, öncelikleri ve kabul ölçütlerini yazılı hâle getiririz.
Adım 02
Tasarım
Ekran akışlarını ve veri modelini çıkarırız. Arayüzü sizinle gözden geçirip onay almadan geliştirmeye geçmeyiz.
Adım 03
Geliştirme
Kısa döngülerle çalışırız; her döngü sonunda çalışan bir sürümü test ortamında görürsünüz.
Adım 04
Test
İşlevsel testler, entegrasyon testleri ve temel güvenlik kontrolleriyle hataları yayından önce yakalarız.
Adım 05
Yayın
Sunucu, alan adı, yedekleme ve izleme ayarlarını yaparak canlıya alırız; ekibinize kısa bir kullanım eğitimi veririz.
Adım 06
Bakım
İsterseniz bakım ve destek anlaşmasıyla güncellemeleri, izlemeyi ve yeni geliştirmeleri sürdürürüz.
08Teknoloji
Yönetim değişse de süren kayıtlar ve üyelik verisinin korunması
Dernek yönetimleri seçimle değişir; programın kişiye değil role bağlı çalışması bu yüzden önemlidir. Yeni sayman göreve geldiğinde eski saymanın hesabı kapatılır, yetkiler tek ekrandan devredilir, geçmiş kayıtlar ve işlem kaydı olduğu gibi kalır. Kimin hangi tahsilatı girdiği ya da hangi üyeyi pasife aldığı her zaman izlenebilir.
Devamını okuDaha az göster
KVKK, dernek, vakıf ya da sendika üyeliğini özel nitelikli kişisel veri olarak sayar; bu nedenle üye listesinin kendisi hassas bir veridir. Üye bilgileri şifrelenir, toplu dışa aktarma yetkisi dar tutulur, aydınlatma metni ve gereken onaylar kayıt formuna yerleştirilir. Bütçesi sınırlı kuruluşlar için barındırma maliyetini düşük tutan, yük arttığında büyüyebilen bir bulut kurulumu öneriyoruz.
09Çalışma modelleri
Bu hizmette çalışma modelleri
- 01
Proje bazlı
Sabit kapsam, sabit fiyat ve belirli teslim tarihi
Kapsamı belli, teslim tarihi olan işler için.
- Yazılı kapsam ve kabul ölçütleri
- Sabit fiyat ve belirli teslim tarihi
- Teslim ve kabul adımları sözleşmede
- 02
Bakım ve destek
Aylık sözleşmeli, SLA'lı bakım, destek ve geliştirme saati
Yayındaki bir sistemin sürekliliği için.
- Aylık sözleşme ve SLA
- İzleme, güncelleme ve hata düzeltme
- Aylık geliştirme saati
10Sık sorulan sorular
Dernek üye takip programı hakkında sık sorulan sorular
Dernek üye takip programı fiyatları neye göre değişir?
Üye ve şube sayısı, online aidat ve bağış, burs ya da gönüllü modülleri, mesajlaşma entegrasyonları ve eski kayıtların aktarımı maliyeti belirler. Bütçesi sınırlı kuruluşlar önce üye ve aidat çekirdeğiyle başlayıp diğer modülleri sonra ekleyebilir.
Vakıf üye takip programı olarak da kullanılabilir mi?
Evet. Vakıflarda üyelik yerine bağışçı, burs öğrencisi ve yardım alan kayıtları öne çıkar; bu kayıt türleri ve onay akışları vakfın yapısına göre tanımlanır.
Genel kurul çağrısını program üzerinden yapabilir miyiz?
Çağrı metni katılma hakkı olan üyelere SMS ve e-postayla gönderilir, gönderim raporu saklanır. Çağrının şekli ve ilan yükümlülükleri tüzük ve mevzuatla belirlendiği için usulü hukuk danışmanınızla netleştirmenizi öneririz.
Yıllardır aidat ödemeyen üyeleri nasıl ayıklarız?
Borç dökümü dönem bazında çıkarılır, tüzükte tanımlı kurala göre uyarı yazısı hazırlanır. Yönetim kurulu kararı ve tarihi üyenin kaydına işlenir; kayıt silinmez, pasif duruma alınır.
DERBİS'teki bilgilerle uyum nasıl sağlanır?
Program DERBİS'e gireceğiniz üye sayısı ve organ bilgilerini rapor olarak hazırlar. Girişi derneğin yetkili kullanıcısı yapar; resmî bir aktarım yöntemi sunulmadıkça otomatik bağlantı planlanmaz.
Gönüllü yöneticilerimiz teknolojiye uzak, kullanımı zor olur mu?
Ekranlar az adımlı tasarlanır ve her role yalnızca kendi işi gösterilir. Yayına geçerken yönetim kurulu ve şube sorumlularına uygulamalı eğitim veriyoruz; yönetim değiştiğinde eğitim yeni ekip için tekrarlanabilir.
11İlgili hizmetler