01Sorun ve çözüm
Mali müşavir yapay zekâ asistanı, büronuzun mükellef listesini, evrak takip durumunu ve hazırladığınız bilgilendirme metinlerini kaynak alır. Mükellefi telefon numarasıyla tanır, eksik evrakını hatırlatır, onayladığınız tahakkuk bilgisini paylaşır ve şirket kuruluşu ya da e-Fatura geçişi gibi genel konularda büronuzun hazırladığı açıklamaları aktarır. Vergi planlaması ve yoruma dayalı her soru mali müşavire iletilir.
Devamını okuDaha az göster
Muhasebe bürosu ölçeğine göre yapı değişir: tek kişilik bir büroda asistan çoğunlukla hatırlatma ve soru karşılama işini üstlenir, kalabalık bir büroda ise talepleri sorumlu personele dağıtır.
02Kimler için
Mali müşavir yapay zekâ asistanı yaptırmak kimler için mantıklı
Asistanın faydası, mükellef sayısı ile personel sayısı arasındaki fark büyüdükçe belirginleşir.
- Çok sayıda esnaf ve şahıs şirketine hizmet veren, dönem sonlarında telefon trafiğine yetişemeyen muhasebe büroları
- Evrakları WhatsApp üzerinden fotoğraf olarak toplayan ve hangi mükellefin eksik bıraktığını elle izleyen muhasebeciler
- Şirket kuruluşu, adres değişikliği ve tasfiye işlemleri için sık ön bilgi talebi alan müşavirlik ofisleri
- Mükellef portföyünü birden çok personel arasında bölen ve her talebin doğru kişiye ulaşmasını isteyen bürolar
- E-ticaret satıcılarına hizmet veren ve pazaryeri kaynaklı fatura sorularıyla sık karşılaşan müşavirler
03İhtiyaçlar
Mükellef iletişiminde tekrar eden ihtiyaçlar
Mükellef soruları büyük ölçüde büronun elindeki kayıtla yanıtlanabilir. Asıl mesele, bu kayda güvenli ve doğru biçimde erişmektir.
- 01
Evrak toplama ve eksik takibi
Satış ve alış faturaları, banka dökümleri, kira ve personel belgeleri her dönem yeniden istenir. Asistan hangi mükellefin hangi belgeyi henüz göndermediğini evrak takip listesinden okuyup kişiye özel hatırlatma yapar.
- 02
Tahakkuk ve ödeme bilgisi
Beyanname verildikten sonra mükellef ödeyeceği tutarı ve son ödeme tarihini sorar. Bu bilgi yalnızca büronun onayladığı tahakkuk kaydından aktarılır; kayıt hazır değilse asistan tahmin yapmaz, hazır olduğunda haber verir.
- 03
Genel mevzuat soruları
Şahıs şirketi ile limited şirket farkı, e-Arşiv faturaya geçiş ya da yazar kasa POS gibi sorular sık gelir. Asistan büronuzun hazırladığı güncel açıklama metinlerini kullanır; mükellefin kendi durumuna dair yorum gerektiğinde konuyu mali müşavire bırakır.
- 04
Doğru personele yönlendirme
Bordro sorusu bordro sorumlusuna, şirket kuruluşu talebi ilgili uzmana, ücret ve sözleşme sorusu büro sahibine gider. Yönlendirme kurallarını büronun iş bölümüne göre tanımlıyoruz.
04Özellikler
Muhasebeci yapay zekâ asistanında büroya özel işlevler
Standart bir sohbet aracının ötesinde, beyanname takvimi ve evrak akışına göre davranan işlevler kurulur.
- 01
Dönem takvimine bağlı hatırlatmalar
KDV, muhtasar ve geçici vergi gibi dönemler büronun takviminde tanımlanır. Evrakı eksik olan mükellefe, siz hangi aralıkları belirlediyseniz o aralıklarla hatırlatma gider.
- 02
Belge fotoğrafının sınıflandırılması
WhatsApp'tan gelen fatura ya da dekont görselleri mükellef ve dönem bazında etiketlenip büronun klasörüne aktarılır. Okunamayan belge için mükelleften yeniden çekim istenir.
- 03
Yeni mükellef ön görüşmesi
Firma kurmak ya da müşavir değiştirmek isteyen kişiden faaliyet konusu, şirket türü, çalışan sayısı ve fatura hacmi gibi bilgiler alınır; ücret teklifi için mali müşavirle görüşme planlanır.
- 04
Toplu duyuru
Mevzuat değişikliği ya da büro tatili gibi duyurular, izin vermiş mükelleflere segmentlere göre gönderilir; yanıt olarak gelen sorular aynı asistanla karşılanır.
Her yapay zekâ asistanı projesinde standart
- WhatsApp ve web üzerinden 7/24 yanıt
- İşletme bilgileriyle beslenen asistan (RAG)
- Randevu, sipariş ve teklif toplama
- Canlı temsilciye devretme
- Konuşma analitiği
05Entegrasyonlar
Muhasebe programı ve evrak sistemleriyle entegrasyon
Bir muhasebe bürosunun günlük işi genellikle tek bir muhasebe programı etrafında döner; asistan bu programdan okuduğu bilgiyle anlam kazanır.
- 01
Muhasebe programı
Örneğin Zirve, ETA, Logo, Mikro ya da Paraşüt gibi programlardaki mükellef ve tahakkuk bilgileri, programın sunduğu arayüz ya da dışa aktarım yöntemine göre bağlanır.
- 02
Evrak takip listesi
Hangi mükellefin hangi belgeyi teslim ettiği büroda genellikle bir tabloda tutulur. Asistan bu tabloyu okur ve gelen belgeleri işaretleyerek günceller.
- 03
Dosya depolama
Toplanan belgeler Google Drive, OneDrive ya da büro sunucusundaki mükellef klasörlerine kaydedilir.
- 04
WhatsApp Business ve e-posta
Mükellefler çoğu zaman WhatsApp'ı tercih eder; WhatsApp Business API üzerinden tek numarayla çalışılır, e-postayla gelen talepler de aynı kayda düşer.
06Süreç
Mali müşavir yapay zekâ asistanı yaptırmak istiyorum: süreç nasıl işler?
Adım 01
Analiz
İş akışınızı, kullanıcılarınızı ve mevcut sistemlerinizi dinleriz; kapsamı, öncelikleri ve kabul ölçütlerini yazılı hâle getiririz.
Adım 02
Tasarım
Ekran akışlarını ve veri modelini çıkarırız. Arayüzü sizinle gözden geçirip onay almadan geliştirmeye geçmeyiz.
Adım 03
Geliştirme
Kısa döngülerle çalışırız; her döngü sonunda çalışan bir sürümü test ortamında görürsünüz.
Adım 04
Test
İşlevsel testler, entegrasyon testleri ve temel güvenlik kontrolleriyle hataları yayından önce yakalarız.
Adım 05
Yayın
Sunucu, alan adı, yedekleme ve izleme ayarlarını yaparak canlıya alırız; ekibinize kısa bir kullanım eğitimi veririz.
Adım 06
Bakım
İsterseniz bakım ve destek anlaşmasıyla güncellemeleri, izlemeyi ve yeni geliştirmeleri sürdürürüz.
07Teknoloji
Mali müşavir asistanında veri güvenliği ve yoğun dönem kapasitesi
Mükellefin vergi borcu, ciro bilgisi ve çalışanlarının bordrosu ticari sır niteliğindedir. Asistan bir tutar paylaşmadan önce mükellefi kayıtlı telefon numarası ve ek doğrulamayla tanır; aynı firmada birden fazla yetkili varsa her birinin görebileceği bilgi ayrı tanımlanır. Mesajlar ve belgeler şifreli tutulur, kim neye eriştiyse işlem kaydına yazılır.
Devamını okuDaha az göster
Beyanname dönemlerinin son günlerinde mesaj yükü belirgin biçimde artar. Altyapı bulutta yüke göre ölçeklenecek şekilde kurulur; muhasebe programı bağlantısı yavaşladığında asistan soruyu bekletir ve kayıt hazır olduğunda mükellefe döner, eski veriyle yanıt vermez.
Mevzuat açıklamaları dil modelinin genel bilgisinden değil, büronuzun onayladığı metinlerden üretilir. Bir düzenleme değiştiğinde ilgili metni güncellemeniz yeterlidir; asistanın hangi kaynağa dayandığı her yanıtta izlenebilir.
08Çalışma modelleri
Bu hizmette çalışma modelleri
- 01
Proje bazlı
Sabit kapsam, sabit fiyat ve belirli teslim tarihi
Kapsamı belli, teslim tarihi olan işler için.
- Yazılı kapsam ve kabul ölçütleri
- Sabit fiyat ve belirli teslim tarihi
- Teslim ve kabul adımları sözleşmede
- 02
Bakım ve destek
Aylık sözleşmeli, SLA'lı bakım, destek ve geliştirme saati
Yayındaki bir sistemin sürekliliği için.
- Aylık sözleşme ve SLA
- İzleme, güncelleme ve hata düzeltme
- Aylık geliştirme saati
09Sık sorulan sorular
Mali müşavir yapay zekâ asistanı hakkında sık sorulan sorular
Mali müşavir yapay zekâ asistanı fiyatları neye göre belirlenir?
Mükellef sayısı, bağlanacak muhasebe programı ve evrak takip yapısı, belge sınıflandırma ihtiyacı ve kullanılacak kanallar belirleyicidir. Mesajlaşma ve dil modeli giderleri ayrıca hesaplanır; kapsamı görüşüp yazılı teklif hazırlıyoruz.
Muhasebeci yerine vergi sorularını yanıtlar mı?
Genel ve bilgilendirici sorularda büronun hazırladığı metinleri aktarır. Mükellefin kendi durumuna dair yorum, vergi planlaması ya da beyan tercihi gibi konular her zaman mali müşavire bırakılır.
Muhasebe bürosu olarak mükellef verisini dışarı vermiş olur muyuz?
Veri işleme koşulları kurulumdan önce netleştirilir. Dil modeli sağlayıcısının veriyi eğitimde kullanmaması aranır, istenirse büro içinde çalışan bir model seçilir. KVKK aydınlatma metni mükelleflerle paylaşılacak şekilde hazırlanır.
Tahakkuk tutarını mükellefe kendiliğinden gönderebilir mi?
Siz onay verdikten sonra evet. Tahakkuk kaydı büroda kontrol edilip onaylandığında asistan tutarı ve son ödeme tarihini mükellefe iletir; onay adımını atlamak mümkün değildir.
Gelen fatura fotoğraflarını muhasebe programına işler mi?
Asistan belgeleri sınıflandırıp ilgili klasöre kaydeder. Belgeden veri okuyup programa aktarma ayrı bir kapsamdır; programın arayüzüne ve belge kalitesine göre birlikte değerlendiririz.
Kurulum sürecinde büro olarak ne kadar zaman ayırmamız gerekir?
Başlangıçta mükellef listesi, evrak takip yapısı ve sık sorulan sorular için birkaç çalışma toplantısı yeterlidir. Sonrasında test döneminde asistanın yanıtlarını gözden geçirmeniz beklenir; aşamaları yazılı takvimle paylaşırız.
10İlgili hizmetler