01Sorun ve çözüm
Mali müşavir CRM yazılımını bu tekrar eden döngüyü merkeze alarak tasarlıyoruz. Her mükellefin şirket türü, defter tipi, hizmet kapsamı ve sözleşmedeki aylık ücreti kayıtlıdır. Dönem başında hangi belgelerin beklendiği listelenir, eksik kalanlar için hatırlatma büronun kurumsal hattından gider. Aday mükellef görüşmeleri, teklif ve sözleşme adımları ayrı bir akışta izlenir; yeni müşteri kazanmak ile mevcut mükellefi elde tutmak aynı ekranda ama birbirine karışmadan yönetilir.
Devamını okuDaha az göster
Muhasebeci CRM yazılımı, defter tutan ve beyanname hazırlayan programınızın yerine geçmek için değil, onun bıraktığı boşluğu doldurmak için kurulur. Muhasebe programı rakamları saklar; CRM ise kiminle ne konuşulduğunu, hangi mükellefin hangi hizmeti henüz almadığını, ücret görüşmesinin nerede kaldığını ve bir şikâyeti kimin çözdüğünü tutar. İki sistem mükellef kodu üzerinden eşleşir.
02Kimler için
Mali müşavir CRM yazılımı hangi bürolara uygun
Ortak nokta, mükellef sayısının tek bir kişinin hafızasıyla yönetilemeyecek düzeye gelmesidir.
- Mükellef portföyü büyüdükçe belge takibini personel arasında paylaştırmak zorunda kalan mali müşavirlik büroları
- Birden fazla ortağın ve çalışanın aynı mükellefle farklı kanallardan yazıştığı muhasebe ofisleri
- Şirket kuruluşu, bordro ve teşvik danışmanlığı gibi ek hizmetleri mevcut mükelleflerine düzenli sunmak isteyen bürolar
- Web sitesinden ve tavsiye yoluyla gelen aday mükellef taleplerini kaybetmeden sözleşmeye çevirmek isteyen serbest muhasebeciler
- Farklı illerdeki mükelleflere uzaktan hizmet veren ve iletişimi tamamen dijital yürüten bürolar
03İhtiyaçlar
Muhasebe bürosunun müşteri ilişkisinde aksayan noktalar
Büroda zamanın bir kısmı muhasebe işine değil, mükellefle yürütülen yazışmalara gider.
- 01
Aylık belge toplama
Fatura, banka ekstresi, masraf fişi ve personel puantajı her mükelleften farklı zamanda ve farklı biçimde gelir. Hangi mükellefin hangi dönem belgesini teslim etmediği tek listede görünmediğinde, beyanname dönemi yaklaştıkça telefon trafiği artar.
- 02
Ücret ve sözleşme güncellemeleri
Hizmet sözleşmesi, ücret artış dönemleri ve ek iş talepleri çoğu büroda dağınık tutulur. Hangi mükellefle güncellemenin yapıldığı, hangisinin itiraz ettiği ve hangi görüşmenin ertelendiği izlenebilmelidir.
- 03
Tahsilat ve gecikme
Aylık ücretini aksatan mükellef çoğu zaman belge teslimini de aksatır. Geciken ödemeler, verilen sözler ve yapılan hatırlatmalar bir arada görüldüğünde ilişkinin ne zaman yeniden konuşulması gerektiği belli olur.
- 04
Mükellef kaybını erken görmek
Belge teslimi düzensizleşen, ücret görüşmesini erteleyen ya da şikâyeti çözülmeden kapanan mükellef genellikle sessizce ayrılır. Bu işaretler kayıt altında olduğunda ayrılık kararından önce görüşme fırsatı doğar.
- 05
Personel değişiminde süreklilik
Bir çalışan ayrıldığında takip ettiği mükelleflerle ilgili bilgi de onunla gitmemeli. Yazışma geçmişi, verilen sözler ve mükellefe özgü durumlar mükellef kartında kalır.
04Özellikler
Muhasebeci CRM yazılımında büroya özel modüller
Standart CRM işlevlerinin üzerine, mali müşavirlik işinin aylık ritmine göre şekillenen bölümler eklenir.
- 01
Dönemsel belge kontrol listesi
Mükellefin defter tipine ve faaliyetine göre her dönem beklenen belgeler kendiliğinden listelenir. Teslim edilenler işaretlenir, eksikler için hatırlatma sırası oluşur.
- 02
Mükellef portalı
Mükellef belgelerini e-postayla ya da mesajla göndermek yerine kendi ekranından yükler; geçmiş dönem yazışmalarını ve bekleyen taleplerini buradan görür.
- 03
Hizmet kapsamı ve ek iş takibi
Sözleşmedeki hizmetler ile sonradan istenen işler ayrı tutulur. Kapsam dışı talepler biriktiğinde ücret görüşmesi için somut bir dayanak oluşur.
- 04
İş takvimi ve sorumlu atama
Beyanname, bildirge ve dönem sonu işleri personele atanır; hangi mükellefin işinin kimde beklediği yönetici panelinde görünür. Son tarihleri büro kendisi tanımlar ve mevzuat değiştikçe günceller.
- 05
Aday mükellef akışı
Şirket kuruluşu ya da muhasebeci değişikliği için gelen talepler ön görüşme, ihtiyaç analizi, teklif ve sözleşme adımlarıyla ilerler.
Her CRM yazılımı projesinde standart
- Müşteri ve potansiyel müşteri takibi
- Teklif ve satış hunisi yönetimi
- Görev, hatırlatma ve aktivite takibi
- E-posta, SMS ve WhatsApp entegrasyonu
- Satış performans raporları
05Özel yazılım
Hazır CRM paketi yerine büronuza özel yazılım
Genel amaçlı CRM ürünleri satış odaklıdır: aday, fırsat, teklif ve kapanış. Muhasebe bürosunda ise asıl iş satıştan sonra başlar ve her ay aynı mükellefle yeniden yaşanır. Dönemsel belge listesi, defter tipine göre değişen iş kalemleri, mükellef portalı ve büro programıyla mükellef kodu eşleşmesi hazır paketlerde ya hiç bulunmaz ya da eklentilerle yarım biçimde kurulur.
Devamını okuDaha az göster
Özel geliştirmede büronuzun mevcut çalışma düzeni, iş bölümü ve mükellef yapısı esas alınır. Küçük bir büro yalnızca belge takibi ve hatırlatmayla başlayabilir; portföy büyüdükçe portal, tahsilat ve raporlama aynı verinin üzerine eklenir. Hazır bir ürün işinizi karşılıyorsa bunu da ön görüşmede açıkça söyleriz.
06Entegrasyonlar
Mali müşavir CRM yazılımı hangi sistemlerle konuşur
CRM, büronun zaten kullandığı programların yanına oturur; aynı bilgi iki kez girilmez.
- 01
Muhasebe ve büro programı
Mükellef kodu üzerinden örneğin Zirve, ETA, Logo ya da Mikro gibi programlardaki cari bilgisiyle eşleşme kurulur; aktarım yöntemi programın sunduğu API ya da dosya seçeneğine göre planlanır.
- 02
WhatsApp Business API
Belge hatırlatmaları ve bilgilendirmeler büronun kurumsal numarasından gider, mükellefin yanıtı doğrudan kartına düşer.
- 03
E-posta ve takvim
Google Workspace ya da Microsoft 365 hesaplarındaki yazışmalar ve görüşme randevuları mükellef geçmişine bağlanır.
- 04
Banka hareketleri
Büronun tahsilat hesabındaki hareketler içeri alınarak aylık ücret ödemeleriyle eşleştirilebilir.
- 05
e-Serbest Meslek Makbuzu ve e-Fatura
Büronun aylık ücret için düzenlediği e-Serbest Meslek Makbuzu ya da şirket yapısındaki bürolarda e-Fatura, kullandığınız yöntemle düzenlenir; belge durumu CRM'de izlenir.
07Süreç
Mali müşavir CRM yazılımı yaptırmak istiyorum: süreç nasıl işler?
Adım 01
Analiz
İş akışınızı, kullanıcılarınızı ve mevcut sistemlerinizi dinleriz; kapsamı, öncelikleri ve kabul ölçütlerini yazılı hâle getiririz.
Adım 02
Tasarım
Ekran akışlarını ve veri modelini çıkarırız. Arayüzü sizinle gözden geçirip onay almadan geliştirmeye geçmeyiz.
Adım 03
Geliştirme
Kısa döngülerle çalışırız; her döngü sonunda çalışan bir sürümü test ortamında görürsünüz.
Adım 04
Test
İşlevsel testler, entegrasyon testleri ve temel güvenlik kontrolleriyle hataları yayından önce yakalarız.
Adım 05
Yayın
Sunucu, alan adı, yedekleme ve izleme ayarlarını yaparak canlıya alırız; ekibinize kısa bir kullanım eğitimi veririz.
Adım 06
Bakım
İsterseniz bakım ve destek anlaşmasıyla güncellemeleri, izlemeyi ve yeni geliştirmeleri sürdürürüz.
08Teknoloji
Mükellef verisinin güvenliği ve erişim yetkileri
Bir muhasebe bürosunun CRM'inde yalnızca iletişim bilgisi bulunmaz; vergi numaraları, banka ekstreleri, personel bordroları ve şirketlerin mali durumuna dair yazışmalar da burada durur. Bu yüzden yetkilendirme mükellef bazında kurulur: çalışan yalnızca kendisine atanan mükellefleri görür, ortaklar tüm portföyü. Belgeler şifreli depolanır, her görüntüleme ve indirme işlem kaydına yazılır.
Devamını okuDaha az göster
KVKK kapsamında mükelleflere ve onların çalışanlarına ait kişisel veriler için aydınlatma metni, saklama süresi ve silme kuralları sistemde tanımlanır. Yeni hizmet tanıtımı gibi ticari nitelikli duyurular İYS'deki onay durumuna göre gönderilir; belge hatırlatması gibi hizmetle ilgili bildirimler ayrı bir kategori olarak yönetilir.
Beyanname dönemlerinde sistem yoğun kullanılır. Uygulama bulut sunucuda çalışır, düzenli yedeklenir ve evden ya da sahadan bağlanan personel için iki aşamalı giriş seçeneğiyle korunur.
09Çalışma modelleri
Bu hizmette çalışma modelleri
- 01
Proje bazlı
Sabit kapsam, sabit fiyat ve belirli teslim tarihi
Kapsamı belli, teslim tarihi olan işler için.
- Yazılı kapsam ve kabul ölçütleri
- Sabit fiyat ve belirli teslim tarihi
- Teslim ve kabul adımları sözleşmede
- 02
Bakım ve destek
Aylık sözleşmeli, SLA'lı bakım, destek ve geliştirme saati
Yayındaki bir sistemin sürekliliği için.
- Aylık sözleşme ve SLA
- İzleme, güncelleme ve hata düzeltme
- Aylık geliştirme saati
10Sık sorulan sorular
Mali müşavir CRM yazılımı hakkında sık sorulan sorular
Mali müşavir CRM yazılımı fiyatları nelere bağlı?
Mükellef ve kullanıcı sayısı, mükellef portalı isteyip istemediğiniz, büro programıyla kurulacak bağlantının yöntemi, WhatsApp entegrasyonu ve eski verilerin aktarımı fiyatı belirler. İhtiyaç analizinden sonra aşamalara bölünmüş yazılı bir teklif hazırlıyoruz.
Muhasebe bürosu CRM yazılımı ile büro programı arasındaki fark nedir?
Büro programı defter, beyanname ve resmi kayıtlarla ilgilenir. CRM ise mükellefle ilişkiyi yönetir: iletişim geçmişi, belge teslimi, ücret görüşmeleri ve ek hizmet talepleri. İki sistem birlikte çalışacak şekilde kurulur; isterseniz ikisini tek çatı altında geliştirmeyi de konuşabiliriz.
Mükellefler belgelerini sisteme kendileri yükleyebilir mi?
Evet. Mükellef portalında her mükellef kendi dönem listesini görür ve eksik belgeyi yükler. Yükleme telefon tarayıcısından da yapılabilir; fotoğrafı çekilen fiş doğrudan ilgili döneme kaydedilir.
Elimizdeki mükellef listesini aktarabilir miyiz?
Excel dosyasından ya da büro programından alınan mükellef listesi, iletişim kişileri ve hizmet kapsamlarıyla birlikte aktarılır. Aktarımdan önce mükerrer ve eksik kayıtlar birlikte temizlenir.
Mesleki sır saklama yükümlülüğü açısından nelere dikkat ediliyor?
Bu yükümlülüğün sınırlarını meslek kuralları ve ilgili mevzuat belirler; uygulamayı odanızla ya da hukuk danışmanınızla netleştirmenizi öneririz. Yazılım tarafında mükellef bazlı yetki, şifreli belge saklama ve işlem kaydıyla bu yükümlülüğe uygun bir çalışma ortamı kuruyoruz.
Muhasebeci CRM yazılımı yaptırmak ne kadar sürer?
Belge takibi ve hatırlatma gibi dar bir kapsamla başlanırsa sistem kısa sürede kullanıma açılabilir. Portal, banka eşleştirmesi ve büro programı bağlantısı eklendikçe takvim uzar. Ön görüşmeden sonra aşamalı, yazılı bir takvim paylaşıyoruz.
11İlgili hizmetler