01Sorun ve çözüm
Çeviri bürosu takip programını teklif, atama, kontrol ve teslim adımlarına göre kuruyoruz. Dosya yüklendiğinde sayım yapılır, fiyat listenize göre teklif oluşur, onaylanan iş uygun tercümana atanır. Proje yöneticisi teslim tarihi yaklaşan işleri, tercüman da kendisine verilen işleri ve hakedişini kendi ekranında görür.
Devamını okuDaha az göster
Tercümanların önemli kısmı serbest çalıştığı için program, büronun içiyle dışı arasında güvenli bir dosya alışverişi noktası işlevi de görür.
02Kimler için
Çeviri bürosu takip programı yaptırmak isteyen bürolar
İş hacmi ve hizmet türü arttığında e-posta ve tabloyla yürüyen düzen sınırına gelir.
- Pasaport, diploma ve vekâletname gibi resmî belge çevirilerinde noter onaylı iş akışını yoğun yürüten bürolar
- Hukuki, tıbbi ve teknik metinlerde uzman serbest tercümanlarla çalışan, dil çifti ve alana göre atama yapan çeviri şirketleri
- Kurumsal müşterilerine cari hesap açan, işleri sipariş numarasıyla izleyip dönem sonunda toplu faturalayan bürolar
- Birden fazla şubede iş kabul eden ama çeviriyi ortak tercüman havuzuyla yürüten yapılar
- Ardıl ve simultane tercümanlığı da takvimine alan, etkinlik bazlı tercüman planlayan ajanslar
03İhtiyaçlar
Çeviri işlerinde akışı zorlaştıran noktalar
Bir çeviri işinin kârlılığı ve zamanında teslimi, büyük ölçüde atama ve kontrol adımlarının ne kadar düzenli işlediğine bağlıdır.
- 01
Sayım ve fiyatlandırma
Kelime, karakter ya da sayfa bazlı fiyat; dil çiftine, alana ve aciliyete göre değişir. Taranmış belgelerde sayım güçleştiği için tahmini sayım ile kesin sayım ayrı tutulur, fark faturaya yansıtılır.
- 02
Tercüman uygunluğu
Her tercümanın dil çiftleri, uzmanlık alanları, yemin kaydının bulunduğu noterlikler ve geçmiş işlerdeki redaksiyon notları kayıtlı olmalıdır. Acil bir iş geldiğinde kimin müsait olduğunu telefonla tek tek sormak zaman kaybettirir.
- 03
Noter, apostil ve konsolosluk
Yeminli tercüme sonrası noter onayı, gerekiyorsa apostil ya da konsolosluk işlemi ayrı aşamalar olarak izlenir. Müşteri belgesinin nerede olduğunu sorduğunda tek bakışta yanıt verilir.
- 04
Revizyon ve terminoloji
Kurumsal müşterinin onayladığı terim listesi ve önceki çevirileri yeni işte tercümana sunulur. Müşteri düzeltme istediğinde revizyon ayrı bir kayıt olarak işlenir, ilk teslimle karışmaz.
- 05
Tercüman hakedişi
Serbest tercümanların iş bazında hakedişi, kesintileri ve ödeme tarihleri izlenir; dönem sonunda her tercümana döküm hazırlanır.
04Özellikler
Çeviri bürosu takip programında proje yöneticisi araçları
Proje yöneticisinin gününü teklif, atama ve teslim kontrolü doldurur; araçlar bu üç işi hızlandırmaya odaklanır.
- 01
Otomatik sayım ve teklif
Word, PDF ve Excel dosyalarında kelime ve karakter sayımı yüklemeyle birlikte yapılır, fiyat listesine göre teklif PDF'i müşteriye gönderilir. Taranmış belgelerde OCR ile yaklaşık sayım çıkarılır.
- 02
Tercüman portalı
Serbest tercüman kendisine atanan işi portaldan kabul ya da reddeder, kaynak dosyayı indirir, çeviriyi yükler. Dosyalar e-posta eklerine dağılmaz.
- 03
İş panosu
İşler teklif, çeviride, redaksiyonda, noterde ve teslim edildi gibi sütunlarda görünür; teslim tarihi geçen ya da yaklaşan iş renkle ayrılır.
- 04
Kurumsal müşteri ekranı
Kurumsal müşteri yeni işi kendi panelinden yükler, geçmiş siparişlerini, teslim edilen dosyaları ve faturalarını görür.
- 05
Sözlü tercüme takvimi
Ardıl ve simultane işler tarih, yer ve dil çiftiyle takvime eklenir; aynı tercümana çakışan iki görev verilmeden önce uyarı çıkar.
Her yönetim ve otomasyon yazılımı projesinde standart
- Sektöre özel iş akışları
- Müşteri, personel ve kaynak yönetimi
- Rol bazlı yetkilendirme
- Raporlama ve dashboard
- Web ve mobil erişim
05Özel yazılım
Hazır çeviri yönetim yazılımlarından farkı
Uluslararası çeviri yönetim yazılımları büyük çeviri şirketlerinin süreçlerine göre şekillenir; Türkiye'deki noter onayı, apostil ve yeminli tercüman eşleştirmesi gibi yerel adımlar bu ürünlerde genellikle hazır gelmez. Sayfa, karakter ve belge türü bazlı fiyatların karışık kullanılması ya da e-Fatura ile çalışma da çoğu zaman ek uğraş ister.
Devamını okuDaha az göster
Özel geliştirmede işin adımları büronuzun gerçek düzenine göre çizilir: noter bekleme ayrı bir aşama, tercümanın yemin kaydı bir eşleştirme kuralı, kurumsal müşterinin terim listesi zorunlu bir ek olur. Ekip ve tercüman sayısı büyüdükçe sistem, kullanıcı başı lisans hesabına bağlı kalmadan genişler.
06Entegrasyonlar
CAT araçları, fatura ve dosya paylaşımı bağlantıları
Tercümanların kullandığı araçlarla büronun idari sistemleri yan yana çalışmalıdır.
- 01
Çeviri belleği araçları
Trados, memoQ ya da Matecat gibi CAT araçlarının analiz raporları içe aktarılarak tekrar eden ve eşleşen bölümlere göre indirimli fiyat hesaplanabilir. Araçların proje dosyaları tercümanın kendi ortamında kalır.
- 02
e-Fatura ve e-Arşiv
Bireysel müşteriye e-Arşiv, kurumsal müşteriye e-Fatura özel entegratör üzerinden kesilir; cari hesaplı müşterilerde dönem sonu toplu fatura oluşur.
- 03
Ön muhasebe
Tahsilatlar ve tercüman ödemeleri Paraşüt, Logo ya da Zirve gibi kullandığınız programa aktarılır.
- 04
Bulut depolama
Büyük dosyalar Google Drive, OneDrive ya da kendi sunucunuzdaki alanda tutulabilir; paylaşım bağlantıları süreli oluşturulur.
- 05
Online ödeme
Bireysel müşteriler teklifi onaylarken iyzico ya da PayTR üzerinden kartla ödeme yapabilir.
07Süreç
Çeviri bürosu takip programı yaptırmak istiyorum: süreç nasıl işler?
Adım 01
Analiz
İş akışınızı, kullanıcılarınızı ve mevcut sistemlerinizi dinleriz; kapsamı, öncelikleri ve kabul ölçütlerini yazılı hâle getiririz.
Adım 02
Tasarım
Ekran akışlarını ve veri modelini çıkarırız. Arayüzü sizinle gözden geçirip onay almadan geliştirmeye geçmeyiz.
Adım 03
Geliştirme
Kısa döngülerle çalışırız; her döngü sonunda çalışan bir sürümü test ortamında görürsünüz.
Adım 04
Test
İşlevsel testler, entegrasyon testleri ve temel güvenlik kontrolleriyle hataları yayından önce yakalarız.
Adım 05
Yayın
Sunucu, alan adı, yedekleme ve izleme ayarlarını yaparak canlıya alırız; ekibinize kısa bir kullanım eğitimi veririz.
Adım 06
Bakım
İsterseniz bakım ve destek anlaşmasıyla güncellemeleri, izlemeyi ve yeni geliştirmeleri sürdürürüz.
08Teknoloji
Gizli belgeler için dosya güvenliği ve makine çevirisi tercihi
Çeviriye gelen belgelerin önemli kısmı pasaport, mahkeme kararı, sağlık raporu ya da şirket sözleşmesi gibi hassas içerik taşır. Dosyalar şifreli saklanır; serbest tercüman yalnızca kendisine atanan işin dosyalarını, atama süresince görebilir. İndirme ve görüntüleme hareketleri işlem kaydına yazılır, teslimden sonra belirlediğiniz süre dolunca kaynak dosyalar arşive ya da imhaya yönlendirilir.
Devamını okuDaha az göster
Ön çeviri için makine çevirisi ya da dil modeli kullanılacaksa belgenin hangi sağlayıcıya gönderileceği ve gizlilik şartları önceden netleştirilir. Hassas belgelerde OpenAI gibi harici sağlayıcılar yerine kurum içinde çalışan açık modeller tercih edilebilir; seçim kalite beklentinizle ve işletme maliyetiyle birlikte değerlendirilir.
09Çalışma modelleri
Bu hizmette çalışma modelleri
- 01
Proje bazlı
Sabit kapsam, sabit fiyat ve belirli teslim tarihi
Kapsamı belli, teslim tarihi olan işler için.
- Yazılı kapsam ve kabul ölçütleri
- Sabit fiyat ve belirli teslim tarihi
- Teslim ve kabul adımları sözleşmede
- 02
Bakım ve destek
Aylık sözleşmeli, SLA'lı bakım, destek ve geliştirme saati
Yayındaki bir sistemin sürekliliği için.
- Aylık sözleşme ve SLA
- İzleme, güncelleme ve hata düzeltme
- Aylık geliştirme saati
10Sık sorulan sorular
Çeviri bürosu takip programı hakkında sık sorulan sorular
Çeviri bürosu takip programı fiyatları neye göre değişir?
Tercüman portalı, kurumsal müşteri ekranı, CAT analizi aktarımı, OCR ile sayım ve e-Fatura entegrasyonu gibi modüllerden hangilerinin kurulacağı fiyatı belirler. Şube ve kullanıcı sayısı ile geçmiş iş kayıtlarının aktarımı da kapsama girer.
Taranmış pasaport ya da diploma gibi belgelerde sayım nasıl yapılır?
OCR ile metin çıkarılıp yaklaşık sayım yapılır. Resmî belgeler için belge türüne göre sabit fiyat tanımlamak da mümkündür; kesin sayım çeviri bittiğinde hedef metinden alınabilir.
Serbest tercümanlarımız portalı kullanmak zorunda mı?
Portal tercihe bağlıdır. Portalı kullanmayan tercümana iş e-postayla gönderilebilir, ancak dosya takibi ve hakediş dökümü portalla daha düzenli işler.
Noterdeki belgenin durumunu müşteriye nasıl bildiririz?
Belge noter aşamasına geçtiğinde ve teslime hazır olduğunda müşteriye SMS ya da e-posta gider. Müşteri iş numarasıyla durumu web sitenizden de sorgulayabilir.
Makine çevirisi akışa eklenebilir mi?
Ön çeviri için makine çevirisi ya da dil modeli bağlanabilir; hangi iş türlerinde kullanılacağına siz karar verirsiniz. Çıktı her durumda tercüman ve redaktör kontrolünden geçecek şekilde akışa yerleştirilir.
Sözlü tercüme işlerini de bu programda yönetebilir miyiz?
Ardıl ve simultane işler tarih, yer ve dil çiftiyle takvime girer; ekipman kiralama ve tercüman hakedişi aynı iş kaydında tutulur.
11İlgili hizmetler