01Sorun ve çözüm
Arabuluculuk dosya takip programını dosyanın yaşam döngüsü üzerine kuruyoruz. Görevlendirme bilgileri girildiğinde taraflar, vekiller ve uyuşmazlık türü dosyaya bağlanır; davet denemeleri, toplantılar ve sonuç tutanağı sırasıyla kayda geçer. Dosya kapandığında ücret, ödeme durumu ve belgeler aynı kartta kalır, geriye dönüp bakmak gerektiğinde bir arama yeterli olur.
02Kimler için
Arabuluculuk dosya takip programı kimler için tasarlanır
Dosya hacmi ve büro yapısı farklı olsa da ihtiyaç aynı yerde birleşir: süreleri ve tarafları kaçırmamak.
- Adliye arabuluculuk bürolarından düzenli görevlendirme alan ve aynı anda çok sayıda dosya yürüten arabulucular
- İş, ticari ve tüketici uyuşmazlıklarında hem dava şartı hem ihtiyari arabuluculuk dosyası yöneten bürolar
- Birden fazla arabulucunun aynı ofisi, sekreterliği ve toplantı odalarını paylaştığı ortak çalışma yapıları
- Avukatlık bürosu içinde arabuluculuk da yapan ve iki işi ayrı kayıtlarla tutmak isteyen meslek mensupları
- Toplantılarının önemli bölümünü video konferansla yürüten, taraflara e-posta ve mesajla sistemli ulaşan arabulucular
03İhtiyaçlar
Arabuluculuk sürecinde kayda geçmesi gerekenler
Bir dosyanın düzgün kapanması, iletişimin ve sürelerin belgelenmiş olmasına bağlıdır.
- 01
Görevlendirme ve dosya bilgileri
Büro dosya numarası, görevlendirme tarihi, uyuşmazlık türü ve talep konusu ilk anda kaydedilir. Taraf ve vekiller dosyaya bağlı kişiler olarak tutulur; aynı kişinin önceki dosyaları da görünür.
- 02
Taraflara ulaşma denemeleri
Yapılan her arama, gönderilen e-posta ve mesaj tarih ve sonucuyla dosyaya işlenir. Ulaşılamayan taraf için hangi kanalların denendiği belgelenmiş olur.
- 03
Süre takibi
Uyuşmazlık türüne göre geçerli süreleri büro olarak siz tanımlarsınız; program kalan zamanı hesaplar ve yaklaşan dosyaları listenin başına taşır. Süre uzatımı yapılan dosyalar ayrıca işaretlenir.
- 04
Toplantılar ve tutanaklar
Toplantı tarihi, katılımcılar, yüz yüze ya da çevrim içi oluşu ve sonucu kaydedilir. Tutanak taslakları dosyadaki bilgilerle dolar, imzalı nüshalar taranarak eklenir.
- 05
Ücret ve ödeme
Arabuluculuk ücreti, yürürlükteki tarifeye göre sizin tanımladığınız parametrelerle hesaplanabilir. Taraflardan ya da ilgili kurumdan beklenen ödemeler ayrı ayrı izlenir.
04Özellikler
Arabuluculuk dosya takip programının büro içi araçları
Arabulucunun masa başında en çok zaman harcadığı iki iş belge hazırlamak ve taraflarla yazışmaktır.
- 01
Belge şablonları
Davet yazısı, toplantı tutanağı ve son tutanak için kendi şablonlarınız tanımlanır. Taraf adları, dosya numarası ve tarihler otomatik yerleşir, belge Word ya da PDF olarak alınır.
- 02
Toplantı odası ve görüşme planı
Ofisteki odaların doluluğu takvimde görünür; çevrim içi toplantı için oluşturulan bağlantı taraflara aynı anda iletilir.
- 03
Çok taraflı dosyalar
Birden fazla başvurucunun aynı karşı tarafa yöneldiği dosyalarda davet ve bilgilendirme mesajları tek seferde hazırlanır, her tarafın yanıtı ayrı izlenir.
- 04
Arşiv ve arama
Kapanan dosyalar taraf adı, vekil, uyuşmazlık türü ya da tarih aralığıyla aranır ve saklamak istediğiniz süre boyunca erişilebilir kalır.
- 05
Dönem özeti
Ay bazında açılan, anlaşmayla ve anlaşmamayla sonuçlanan dosya sayısı ile tahsil edilen ücretler raporlanır.
Her yönetim ve otomasyon yazılımı projesinde standart
- Sektöre özel iş akışları
- Müşteri, personel ve kaynak yönetimi
- Rol bazlı yetkilendirme
- Raporlama ve dashboard
- Web ve mobil erişim
05Özel yazılım
Arabuluculuğa özel geliştirilen yazılımın farkı
Hazır büro yazılımları çoğunlukla avukatlık işleri için tasarlanır; dava, duruşma ve icra kavramları üzerine kurulduğu için görevlendirme, davet, toplantı ve son tutanak akışına ancak zorlanarak uyar. Taraflara ulaşma denemelerinin belgelenmesi ya da ücretin tarife parametreleriyle hesaplanması gibi ihtiyaçlar genellikle ek bir tabloda takip edilir.
Devamını okuDaha az göster
Özel geliştirmede dosya ekranı doğrudan arabuluculuk akışına göre tasarlanır; şablonlarınız, süre kurallarınız ve rapor ihtiyaçlarınız ilk sürümde yer alır. Büro büyüdüğünde yeni arabulucu eklemek erişim kurallarını bozmadan yapılır, tarife değiştiğinde parametreleri siz güncellersiniz.
06Entegrasyonlar
Takvim, iletişim ve belge bağlantıları
Resmî sistemlere yapılacak girişler kendi ekranlarında yapılır; program bu girişlerin hazırlığını ve takibini kolaylaştırır.
- 01
UYAP üzerinden yürüyen işlemler
UYAP'a yükleyeceğiniz tutanak ve belgeler programda hazırlanır, yüklendiği tarih dosyada işaretlenir. Yükleme işlemi UYAP'ın kendi ekranında yapılmaya devam eder.
- 02
Takvim eşitleme
Toplantılar Google Takvim ya da Outlook ile eşitlenir, telefonunuzdaki takvimde dosya numarasıyla görünür.
- 03
Video konferans
Zoom, Microsoft Teams ya da Google Meet gibi araçlarla toplantıya özel bağlantı oluşturulur.
- 04
E-posta, SMS ve bulut santral
Davetler kurumsal e-posta adresinizden ve SMS sağlayıcınız üzerinden gönderilir. Bulut santral kullanıyorsanız arama kayıtları ilgili dosyaya düşebilir.
- 05
Makbuz ve muhasebe
Serbest meslek makbuzu ya da faturalar özel entegratör üzerinden e-SMM veya e-Arşiv olarak düzenlenir; tahsilatlar ön muhasebe programınıza aktarılır.
07Süreç
Arabuluculuk dosya takip programı yaptırmak istiyorum: süreç nasıl işler?
Adım 01
Analiz
İş akışınızı, kullanıcılarınızı ve mevcut sistemlerinizi dinleriz; kapsamı, öncelikleri ve kabul ölçütlerini yazılı hâle getiririz.
Adım 02
Tasarım
Ekran akışlarını ve veri modelini çıkarırız. Arayüzü sizinle gözden geçirip onay almadan geliştirmeye geçmeyiz.
Adım 03
Geliştirme
Kısa döngülerle çalışırız; her döngü sonunda çalışan bir sürümü test ortamında görürsünüz.
Adım 04
Test
İşlevsel testler, entegrasyon testleri ve temel güvenlik kontrolleriyle hataları yayından önce yakalarız.
Adım 05
Yayın
Sunucu, alan adı, yedekleme ve izleme ayarlarını yaparak canlıya alırız; ekibinize kısa bir kullanım eğitimi veririz.
Adım 06
Bakım
İsterseniz bakım ve destek anlaşmasıyla güncellemeleri, izlemeyi ve yeni geliştirmeleri sürdürürüz.
08Teknoloji
Gizlilik ilkesine uygun erişim ve kayıt düzeni
Arabuluculukta görüşmelerde konuşulanların gizli kalması sürecin temelidir. Bu yüzden toplantı notları ve tarafların sunduğu belgeler, dosyayı yürüten arabulucu dışında kimsenin göremeyeceği şekilde ayrılır. Ortak ofislerde sekreterlik dosyanın idari bilgilerine erişir ama içerik notlarını göremez; her görüntüleme ve değişiklik işlem kaydına yazılır.
Devamını okuDaha az göster
Veriler şifreli bağlantıyla taşınır ve şifreli olarak saklanır; kurulum yerini bulut ya da büronuzdaki bir sunucu olacak şekilde birlikte seçeriz. Taraf kişisel verilerinin saklama ve imha süreleri KVKK kapsamındaki politikanıza göre ayarlanır, süresi dolan kayıtlar için imha listesi hazırlanır.
09Çalışma modelleri
Bu hizmette çalışma modelleri
- 01
Proje bazlı
Sabit kapsam, sabit fiyat ve belirli teslim tarihi
Kapsamı belli, teslim tarihi olan işler için.
- Yazılı kapsam ve kabul ölçütleri
- Sabit fiyat ve belirli teslim tarihi
- Teslim ve kabul adımları sözleşmede
- 02
Bakım ve destek
Aylık sözleşmeli, SLA'lı bakım, destek ve geliştirme saati
Yayındaki bir sistemin sürekliliği için.
- Aylık sözleşme ve SLA
- İzleme, güncelleme ve hata düzeltme
- Aylık geliştirme saati
10Sık sorulan sorular
Arabuluculuk dosya takip programı hakkında sık sorulan sorular
Arabuluculuk dosya takip programı fiyatları nasıl belirlenir?
Arabulucu ve sekreter sayısı, belge şablonlarının çeşitliliği, takvim ve video konferans bağlantıları, bulut ya da büro sunucusu tercihi ve eski kayıtların aktarımı fiyatı belirler. Tek arabulucu için sade bir kurulumla başlayıp gerektikçe genişletmek mümkündür.
Yasal süreleri program mı hesaplıyor?
Program, büronuzun tanımladığı kurallara göre hesap yapar ve uyarı verir. Hangi uyuşmazlık türünde hangi sürenin geçerli olduğunu güncel mevzuata göre siz belirlersiniz; değişiklik olduğunda kural tablosu güncellenir.
UYAP'taki dosyalarım programa kendiliğinden gelir mi?
Hayır, otomatik aktarım kurulmaz. Görevlendirme geldiğinde büro dosya numarası, taraflar ve uyuşmazlık türü hızlı giriş ekranında birkaç alan doldurularak işlenir. UYAP'la doğrudan bağlantı ancak kurumun izin verdiği resmî bir yöntemle mümkün olabilir.
Ortak ofiste çalışan arabulucular birbirinin dosyasını görür mü?
Varsayılan olarak hayır. Her arabulucu yalnızca kendi dosyalarını görür; sekreterlik idari bilgilere, ofis yöneticisi ise özet raporlara erişir. Paylaşım kurallarını siz belirlersiniz.
Telefonla yaptığım arama denemeleri nasıl kaydedilir?
Aramadan sonra dosyada tek dokunuşla sonucu işaretlersiniz: ulaşıldı, açmadı ya da numara hatalı gibi. Bulut santral kullanıyorsanız arama kayıtlarının dosyaya otomatik düşmesi de planlanabilir.
Tutanak şablonlarımı kendim değiştirebilir miyim?
Şablonlar yönetim ekranından düzenlenir. Güncellediğiniz şablon bir sonraki belgeden itibaren kullanılır, daha önce üretilmiş belgeler değişmez.
11İlgili hizmetler