01Sorun ve çözüm
Estetik klinik hasta takip programını konsültasyondan son kontrole kadar uzanan tek bir hasta yolculuğu olarak kuruyoruz. Koordinatörün görüşme notları, hekimin değerlendirmesi, verilen teklif, onam belgeleri, ameliyathane planı ve kontrol takvimi aynı dosyada sıralanır.
Devamını okuDaha az göster
Cerrahi işlemler ile dolgu, toksin ve cihaz uygulamaları gibi medikal estetik hizmetler farklı akışlar ister; program ikisini ayrı ama birbirine bağlı yönetir.
02Kimler için
Estetik klinik hasta takip programı kimlere hitap eder
Hasta adayı sayısının yüksek, karar sürecinin uzun olduğu yapılarda takip ihtiyacı belirginleşir.
- Plastik cerrahi operasyonlarını anlaşmalı hastane ameliyathanesinde yapıp ön ve son değerlendirmeyi kendi kliniğinde yürüten hekimler
- Dolgu, toksin, mezoterapi ve cihazlı uygulamaları yoğun olarak yapan medikal estetik klinikleri
- Hasta koordinatörlerinin sosyal medyadan ve web sitesinden gelen talepleri karşıladığı, dönüşümü izlemek isteyen klinikler
- Birden fazla hekimle çalışan ve hasta fotoğraf arşivini hekim bazında düzenlemek isteyen estetik merkezleri
- Yabancı hasta kabul eden ve teklif, konaklama ve kontrol süreçlerini birlikte yöneten klinikler
03İhtiyaçlar
Estetik uygulamalarda belge, fotoğraf ve ürün kaydı
Estetik hekimlikte kayıt düzeni, hem tıbbi takip hem de hastayla beklenti yönetimi için belirleyicidir.
- 01
Standart açılı fotoğraf protokolü
Her işlem tipi için gereken açılar tanımlanır; fotoğraf çekilirken eksik açı uyarısı verilir. Öncesi, erken dönem ve son kontrol fotoğrafları aynı düzende yan yana açılır.
- 02
Onam ve bilgilendirme formları
İşleme özel onam metinleri tablette okunup imzalanır, imzalı belge tarih ve saat bilgisiyle dosyaya eklenir. Fotoğrafların yayın amaçlı kullanımı için ayrı açık rıza alınır ve geri çekilebilir.
- 03
Ürün ve lot takibi
Kullanılan dolgu ya da toksinin markası, miktarı, lot numarası ve son kullanma tarihi uygulama kaydına yazılır. Bir lot hakkında bilgi gerektiğinde hangi hastalara uygulandığı listelenir.
- 04
Kontrol takvimi
İşlem tipine göre belirlediğiniz kontrol aralıkları operasyon günü otomatik oluşur. Gelmeyen hasta koordinatörün arama listesine düşer.
04Özellikler
Estetik klinik hasta takip programında koordinatör ve hekim ekranları
Klinikte iki farklı iş yürür: hasta adayını karara taşımak ve kararı veren hastayı güvenle tedavi etmek.
- 01
Talep ve teklif hunisi
Gelen talep, konsültasyon, teklif, depozito ve operasyon aşamaları panoda izlenir. Hangi kanaldan gelen talebin işleme dönüştüğü raporlanır.
- 02
Ameliyathane ve ekip planı
Operasyon günü, ameliyathane, anestezi ekibi ve yatış ihtiyacı tek kayıtta planlanır; anlaşmalı hastaneye iletilecek bilgiler buradan hazırlanır.
- 03
Uygulama haritası
Medikal estetik işlemlerde yüz ya da vücut şeması üzerinde uygulama bölgesi ve miktar işaretlenir; bir sonraki seansta hekim aynı haritadan devam eder.
- 04
Paket ve ödeme planı
Kombine işlemler paket olarak teklif edilir, depozito ve kalan ödemeler operasyon tarihine bağlanır.
Her yönetim ve otomasyon yazılımı projesinde standart
- Sektöre özel iş akışları
- Müşteri, personel ve kaynak yönetimi
- Rol bazlı yetkilendirme
- Raporlama ve dashboard
- Web ve mobil erişim
05Özel yazılım
Estetik klinik hasta takip programı yaptırmak ne zaman doğru seçim
Hazır klinik yazılımları randevu ve hasta kartını iyi yönetir, ancak estetik işin satış ve takip tarafını sınırlı karşılar. Talep hunisi, işleme özel fotoğraf protokolü, anlaşmalı hastane ile operasyon planlaması ve paket teklifleri çoğunlukla ayrı bir CRM ya da tabloda tutulur, bu da hasta bilgisinin iki yerde çoğalması anlamına gelir.
Devamını okuDaha az göster
Özel geliştirmede bu akışlar aynı veri modelinde birleşir. Onam metinleriniz, kontrol aralıklarınız ve teklif şablonlarınız birebir uygulanır. Var olan fotoğraf arşiviniz düzenlenerek aktarılır, ileride yeni bir işlem türü eklemek yalnızca tanım yapmak kadar kolay olur.
06Entegrasyonlar
Talep kanalları ve ödeme sistemleriyle bağlantılar
Hasta adayları farklı kanallardan gelir; hepsinin tek listede toplanması koordinatörün işini düzenler.
- 01
Web formu ve WhatsApp mesajları
Sitenizdeki form ve WhatsApp Business API üzerinden gelen talepler aday kaydı olarak açılır, ilk yanıt süresi izlenir.
- 02
Anlaşmalı hastane
Operasyon bilgileri hastanenin kullandığı sistemin sunduğu yönteme göre aktarılır; bağlantı yoksa standart bir operasyon formu dışa verilir.
- 03
Ödeme altyapısı
Depozito tahsilatı bankanızın sanal POS'u ya da iyzico gibi bir altyapıyla bağlantı gönderilerek yapılabilir.
- 04
Fatura ve muhasebe
Tahsilatlar özel entegratör üzerinden e-Arşiv ya da e-Fatura olarak kesilir, kullandığınız ön muhasebe programına aktarılır.
07Süreç
Estetik klinik hasta takip programı yaptırmak istiyorum: süreç nasıl işler?
Adım 01
Analiz
İş akışınızı, kullanıcılarınızı ve mevcut sistemlerinizi dinleriz; kapsamı, öncelikleri ve kabul ölçütlerini yazılı hâle getiririz.
Adım 02
Tasarım
Ekran akışlarını ve veri modelini çıkarırız. Arayüzü sizinle gözden geçirip onay almadan geliştirmeye geçmeyiz.
Adım 03
Geliştirme
Kısa döngülerle çalışırız; her döngü sonunda çalışan bir sürümü test ortamında görürsünüz.
Adım 04
Test
İşlevsel testler, entegrasyon testleri ve temel güvenlik kontrolleriyle hataları yayından önce yakalarız.
Adım 05
Yayın
Sunucu, alan adı, yedekleme ve izleme ayarlarını yaparak canlıya alırız; ekibinize kısa bir kullanım eğitimi veririz.
Adım 06
Bakım
İsterseniz bakım ve destek anlaşmasıyla güncellemeleri, izlemeyi ve yeni geliştirmeleri sürdürürüz.
08Teknoloji
Fotoğraf arşivinin korunması
Estetik klinikte en hassas veri hasta fotoğraflarıdır. Fotoğraflar klinik tabletinden doğrudan şifreli depoya yüklenir, cihaz galerisinde kopya kalmaz. Görüntüleme yetkisi hekim ve tanımlı koordinatörlerle sınırlanır; dışa aktarma ve indirme ayrı yetki ister ve her seferinde kaydedilir.
Devamını okuDaha az göster
Sağlık verisi ve görseller KVKK kapsamında özel nitelikli veridir. Açık rıza kayıtları belgeye ve sürüme bağlanır, hasta rızasını geri çektiğinde ilgili kullanım kısıtı sistemde işaretlenir. Yedekler de şifreli tutulur ve geri dönüş düzenli olarak denenir.
09Çalışma modelleri
Bu hizmette çalışma modelleri
- 01
Proje bazlı
Sabit kapsam, sabit fiyat ve belirli teslim tarihi
Kapsamı belli, teslim tarihi olan işler için.
- Yazılı kapsam ve kabul ölçütleri
- Sabit fiyat ve belirli teslim tarihi
- Teslim ve kabul adımları sözleşmede
- 02
Bakım ve destek
Aylık sözleşmeli, SLA'lı bakım, destek ve geliştirme saati
Yayındaki bir sistemin sürekliliği için.
- Aylık sözleşme ve SLA
- İzleme, güncelleme ve hata düzeltme
- Aylık geliştirme saati
10Sık sorulan sorular
Estetik klinik hasta takip programı hakkında sık sorulan sorular
Estetik klinik hasta takip programı fiyatları nasıl hesaplanır?
Hekim ve koordinatör sayısı, fotoğraf arşivinin büyüklüğü, talep kanalları entegrasyonu, çok dil desteği ve hasta uygulaması ihtiyacı fiyatı belirler. Kapsamı birlikte netleştirip aşamalı bir teklif hazırlıyoruz.
Öncesi ve sonrası fotoğrafları tanıtım amaçlı kullanabilir miyiz?
Sistem fotoğraf kullanımına ilişkin açık rızayı ayrı kaydeder. Tanıtımda neyin paylaşılabileceğine dair sınırları meslek kuralları ve ilgili mevzuat belirler; uygulamayı odanız ya da hukuk danışmanınızla netleştirmenizi öneririz.
Ameliyatı anlaşmalı hastanede yapıyoruz, program yine işe yarar mı?
Evet. Konsültasyon, teklif, onam, fotoğraf ve kontroller kliniğinizde yürür; operasyon günü ve ekip planı da hastaneye iletilecek şekilde aynı dosyada tutulur.
Dolgu ya da toksin uygulamasında hangi ürünün kullanıldığı nasıl izlenir?
Ürün kutusundaki barkod ya da lot numarası uygulama kaydına okutulur. Böylece her hasta için ürün, miktar ve uygulama bölgesi geriye dönük görülür.
Koordinatörlerin performansını görebilir miyiz?
Talep sayısı, konsültasyona ve işleme dönüşen hasta adayları koordinatör bazında raporlanır. İlk yanıt süresi ve yarım kalan teklifler de ayrıca izlenir.
Yabancı hastalar için farklı dil desteği var mı?
Hasta tarafına giden mesajlar, onam formları ve teklif şablonları birden fazla dilde hazırlanabilir. Klinik içi ekranlar Türkçe kalır.
11İlgili hizmetler