01Sorun ve çözüm
Özel güvenlik personel takip programını bu kopukluğu kapatmak için kuruyoruz. Her sözleşme bir lokasyon ve bu lokasyonun postalarıyla tanımlanır; vardiyalar postalara, görevliler vardiyalara atanır. Görevli göreve başladığını telefonundan bildirir, gelmeyen ya da geç kalan kişi için operasyon ekranında uyarı oluşur, nöbet değişimi anında çizelgeye ve puantaja işlenir.
Devamını okuDaha az göster
Böylece hangi postada kimin nöbet tuttuğu, hangi görevlinin belgesinin yenilenmesi gerektiği ve hangi müşteriye kaç saatlik hizmet verildiği aynı kayıttan okunur.
02Kimler için
Özel güvenlik personel takip programı hangi firmalara uyar
Personel sayısı arttıkça ve lokasyonlar dağıldıkça elle yürütülen planlama sürdürülemez hale gelir.
- Konut siteleri, iş merkezleri ve fabrikalarda aynı anda çok sayıda postayı yöneten özel güvenlik şirketleri
- Silahlı ve silahsız görevliyi, kadın ve erkek personel ihtiyacını lokasyona göre ayrı planlaması gereken firmalar
- Etkinlik, konser ve fuar gibi geçici görevler için kısa süreli ekip kuran organizasyon güvenliği firmaları
- Kendi bünyesinde güvenlik birimi bulunan hastane, kampüs ve sanayi tesisleri
- Farklı illerde şubesi olan ve merkezden tüm bölgelerin nöbet durumunu görmek isteyen güvenlik grupları
03İhtiyaçlar
Güvenlik operasyonunda takip edilmesi gerekenler
Bu işte sorun genellikle eksik personelden değil, kimin nerede olduğunun zamanında bilinmemesinden çıkar.
- 01
Posta ve vardiya planı
Her lokasyonun postaları, vardiya saatleri ve gereken görevli niteliği tanımlanır. Çizelge oluşturulurken izinli, raporlu ya da dinlenme süresini doldurmamış personel otomatik olarak dışarıda kalır.
- 02
Göreve başlama yoklaması
Görevli postaya vardığında QR kod, NFC etiketi ya da konum doğrulamasıyla yoklama verir. Belirlenen sürede yoklama gelmezse vardiya amiri ve operasyon merkezi bildirim alır, yedek personel listesi açılır.
- 03
Kimlik kartı ve eğitim belgeleri
Özel güvenlik kimlik kartı, temel ve yenileme eğitimleri, silahlı görev yetkisi gibi belgelerin bitiş tarihleri personel kartında tutulur. Süresi yaklaşan belge için hem personel hem insan kaynakları önceden uyarılır; geçerli belgesi olmayan kişi ilgili postaya atanamaz.
- 04
Lokasyon bazlı puantaj ve hakediş
Çalışılan saatler hem personel hem müşteri lokasyonu bazında toplanır. Bordro için fazla mesai ve gece çalışması ayrılır, müşteri için sözleşmedeki birim üzerinden hakediş tablosu hazırlanır.
- 05
Olay ve nöbet defteri
Vardiya içinde yaşanan olaylar, ziyaretçi kayıtları ve devir notları telefondan fotoğraflı olarak girilir. Müşteri temsilcisi kendi lokasyonunun raporlarını yetkisi ölçüsünde görebilir.
04Özellikler
Özel güvenlik personel takip programında saha ve merkez ekranları
Görevlinin telefonu, vardiya amirinin tableti ve operasyon merkezinin ekranı aynı veriye bakar.
- 01
Boş posta panosu
O anda görevlisi olmayan, yoklaması gecikmiş ya da devri yapılmamış postalar harita ve liste görünümünde kırmızıyla işaretlenir. Operasyon sorumlusu yedek görevliyi buradan atar, değişiklik görevlinin telefonuna bildirim olarak gider.
- 02
Nitelik eşleştirme
Silahlı görev, yabancı dil, sağlık kuruluşu deneyimi gibi nitelikler personel kartına işlenir. Atama sırasında yalnızca postanın şartlarını karşılayan görevliler önerilir.
- 03
Nöbet takası onayı
Görevliler kendi aralarında nöbet değişimi talep edebilir; amir onayladığında çizelge ve puantaj birlikte güncellenir, kimin hangi gün nöbeti devraldığı kayıtta kalır.
- 04
Zimmet ve ekipman
Telsiz, fener, üniforma ve varsa silah zimmeti personel ve lokasyon bazında tutulur. Görevden ayrılan personelin iade etmediği ekipman çıkış işleminde listelenir.
Her yönetim ve otomasyon yazılımı projesinde standart
- Sektöre özel iş akışları
- Müşteri, personel ve kaynak yönetimi
- Rol bazlı yetkilendirme
- Raporlama ve dashboard
- Web ve mobil erişim
05Özel yazılım
Neden hazır vardiya programı yerine özel yazılım
Genel vardiya ve puantaj ürünleri çoğunlukla tek bir işyerinde çalışan ekipler için tasarlanır. Güvenlik firmasında ise personel, her biri ayrı sözleşme şartına sahip onlarca lokasyona dağılır; postanın silahlı görevli istemesi, belgesi biten kişinin atanmaması ya da hakedişin lokasyona göre hesaplanması gibi kurallar bu ürünlerde ya hiç yoktur ya da elle takip edilir.
Devamını okuDaha az göster
Özel geliştirilen programda sözleşme yapınız, posta tanımlarınız ve müşterilerinize sunduğunuz rapor biçimi olduğu gibi modellenir. Etkinlik güvenliği, VIP koruma ya da kamera izleme merkezi gibi ek hizmet kollarınız varsa her biri kendi akışıyla sisteme eklenir.
06Entegrasyonlar
Bordro, muhasebe ve saha cihazlarıyla bağlantılar
Puantajın tekrar elle yazılmaması için program, firmanın kullandığı sistemlere veri aktaracak şekilde planlanır.
- 01
Bordro ve muhasebe programı
Puantaj özeti, örneğin Logo, Mikro ya da Netsis gibi programların bordro modülüne dosya veya API üzerinden aktarılır. Müşteri hakedişleri faturalandırma tarafına aynı şekilde gönderilir.
- 02
Kartlı geçiş ve PDKS cihazları
Lokasyonda kartlı geçiş ya da parmak izi okuyucusu varsa giriş çıkış verisi cihazın sunduğu aktarım yöntemiyle alınır ve yoklamayla karşılaştırılır.
- 03
SMS ve bildirim servisleri
Telefonunda uygulama açık olmayan görevliye nöbet hatırlatması SMS sağlayıcınız üzerinden gider; acil çağrılar için toplu bildirim gönderilebilir.
- 04
Devriye takip uygulaması
Tur noktası okutma gibi devriye kayıtları ayrı bir uygulamada tutuluyorsa, personel ve lokasyon bilgisi iki sistem arasında ortak kullanılır.
07Süreç
Özel güvenlik personel takip programı yaptırmak istiyorum: süreç nasıl işler?
Adım 01
Analiz
İş akışınızı, kullanıcılarınızı ve mevcut sistemlerinizi dinleriz; kapsamı, öncelikleri ve kabul ölçütlerini yazılı hâle getiririz.
Adım 02
Tasarım
Ekran akışlarını ve veri modelini çıkarırız. Arayüzü sizinle gözden geçirip onay almadan geliştirmeye geçmeyiz.
Adım 03
Geliştirme
Kısa döngülerle çalışırız; her döngü sonunda çalışan bir sürümü test ortamında görürsünüz.
Adım 04
Test
İşlevsel testler, entegrasyon testleri ve temel güvenlik kontrolleriyle hataları yayından önce yakalarız.
Adım 05
Yayın
Sunucu, alan adı, yedekleme ve izleme ayarlarını yaparak canlıya alırız; ekibinize kısa bir kullanım eğitimi veririz.
Adım 06
Bakım
İsterseniz bakım ve destek anlaşmasıyla güncellemeleri, izlemeyi ve yeni geliştirmeleri sürdürürüz.
08Teknoloji
Gece vardiyasında da kesintisiz çalışan bir yapı
Güvenlik operasyonu gece ve hafta sonu da sürdüğü için sistem bulut altyapısında, yedekli sunucularda çalışacak şekilde kurulur. Bodrum katta ya da otopark girişinde sinyal zayıfsa görevlinin uygulaması yoklamayı telefonda saklar, bağlantı geldiğinde gerçek zaman damgasıyla gönderir; böylece gecikmeli iletim geç kalma olarak yorumlanmaz.
Devamını okuDaha az göster
Personel dosyalarında kimlik numarası, adres ve sağlık raporu gibi kişisel veriler bulunur. Bu alanlar şifreli saklanır, yalnızca insan kaynakları rolü tam halini görür; vardiya amiri ve müşteri temsilcisi sadece işi için gereken bilgiye erişir. KVKK kapsamında aydınlatma metinleri ve konum verisinin yalnızca görev süresince toplanması baştan planlanır.
Kim hangi çizelgeyi değiştirdi, hangi yoklama elle düzeltildi gibi bütün işlemler kullanıcı ve saat bilgisiyle kayıt altında tutulur. Bir müşteri itirazında ya da iç denetimde geçmişe dönük nöbet bilgisi bu kayıtlardan çıkarılır.
09Çalışma modelleri
Bu hizmette çalışma modelleri
- 01
Proje bazlı
Sabit kapsam, sabit fiyat ve belirli teslim tarihi
Kapsamı belli, teslim tarihi olan işler için.
- Yazılı kapsam ve kabul ölçütleri
- Sabit fiyat ve belirli teslim tarihi
- Teslim ve kabul adımları sözleşmede
- 02
Bakım ve destek
Aylık sözleşmeli, SLA'lı bakım, destek ve geliştirme saati
Yayındaki bir sistemin sürekliliği için.
- Aylık sözleşme ve SLA
- İzleme, güncelleme ve hata düzeltme
- Aylık geliştirme saati
10Sık sorulan sorular
Özel güvenlik personel takip programı hakkında sık sorulan sorular
Özel güvenlik personel takip programı fiyatları neye göre belirlenir?
Lokasyon ve personel sayısı, yoklama yöntemi (QR, NFC, konum), bordro ve muhasebe aktarımı, müşteri portalı olup olmayacağı fiyatı belirleyen başlıca etkenlerdir. Kapsamı ön görüşmede birlikte çıkarıp yazılı teklif hazırlıyoruz.
Görevli postada değilken yoklama vermesi nasıl engellenir?
Postaya sabitlenen QR veya NFC etiketi okutulmadan ya da telefon konumu tanımlı alanın içinde değilken yoklama kabul edilmez. Hangi lokasyonda hangi yöntemin kullanılacağı ortam koşullarına göre seçilir.
Kimlik kartı süresi dolan personel için ne olur?
Belge bitiş tarihi yaklaştığında personel ve insan kaynakları bildirim alır. Tarih geçtiğinde görevli, o belgeyi gerektiren postalara atanamaz; yöneticiniz isterse bu kuralı uyarı düzeyinde de bırakabilir.
Hizmet verdiğimiz site ve firmalar kendi lokasyonlarının raporlarını görebilir mi?
Evet, müşteri temsilcisine yalnızca kendi lokasyonunu gösteren bir erişim açılabilir. Nöbet çizelgesi, olay kayıtları ve aylık hizmet saatleri bu ekranda listelenir; personelin kişisel bilgileri gösterilmez.
Görevlilerin akıllı telefonu yoksa sistem çalışır mı?
Yoklama, lokasyona yerleştirilen ortak bir tablet ya da kartlı okuyucu üzerinden de alınabilir. Bu durumda görevli kartını veya kişisel kodunu kullanır, kayıt yine operasyon ekranına düşer.
Özel güvenlik personel takip programı yaptırmak için hangi bilgileri hazırlamalıyız?
Lokasyon ve posta listesi, vardiya düzeniniz, kullandığınız puantaj tabloları ve müşterilere gönderdiğiniz rapor örnekleri ilk görüşme için yeterlidir. Bordro programınızın adı da aktarım yöntemini belirlemek için gereklidir.
11İlgili hizmetler