01Sorun ve çözüm
Otel otomasyon programını departmanların aynı rezervasyon ve folyo üzerinden çalışacağı şekilde kuruyoruz. Kontrat ve kontenjanlar sisteme tanımlanır, rezervasyon geldiğinde doğru fiyat ve kontenjan düşümü otomatik yapılır. Kat hizmeti oda durumunu telefondan günceller, restoran ve minibar harcamaları anında oda hesabına yazılır; gece denetimi açık kalemleri listeleyerek günü kapatır.
Devamını okuDaha az göster
Hazır otel yönetim sistemlerinin karşılamadığı acenta kuralları, kendi tesis yapınız ya da raporlama beklentiniz varsa yazılım bu ihtiyaçlar etrafında şekillenir.
02Kimler için
Otel otomasyon programı yaptırmak isteyen tesisler
Departman sayısı ve satış kanalı çeşitliliği arttıkça tek bir ortak kayıt ihtiyacı belirginleşir.
- Tur operatörleri ve acentalarla kontratlı çalışan, kontenjan ve erken rezervasyon fiyatlarını yöneten tatil otelleri
- Kurumsal anlaşmalı fiyatlarla iş seyahati misafiri ağırlayan şehir otelleri
- Toplantı salonu, düğün ve kongre organizasyonu yapan, grup rezervasyonu yoğun tesisler
- Birden fazla otelini ortak raporlama ve merkezi satış ekibiyle yönetmek isteyen otel grupları
- Mevcut otel yönetim sistemini kendi iş kurallarına uyduramayan ve eksikleri Excel ile tamamlayan işletmeler
03İhtiyaçlar
Otel departmanlarının ortak kayıt ihtiyaçları
Otelde bilgi bir departmandan diğerine geç geçtiğinde sonucu misafir yaşar.
- 01
Acenta kontratları ve kontenjan
Kontrat dönemleri, oda tipine ve pansiyon tipine göre fiyatlar, çocuk indirimleri, erken rezervasyon ve kontenjan bırakma tarihleri sisteme işlenir. Rezervasyon girildiğinde fiyat bu kurallardan hesaplanır.
- 02
Grup rezervasyonları
Kongre, düğün ya da tur grubunda oda listesi, ödeme sorumluluğu ve grup kurallı fiyat tek kayıtta tutulur. Odalar tek tek isimlendirilir, ortak giderler grup hesabına ayrılır.
- 03
Folyo ve hesap bölme
Konaklama acentaya, ekstralar misafire faturalanacaksa folyo ikiye ayrılır. Restoran, spa, minibar ve çamaşırhane harcamaları oluştuğu anda doğru folyoya yazılır.
- 04
Oda durumu ve arıza takibi
Kat görevlisi odayı temiz, kirli, kontrol bekliyor ya da arızalı olarak işaretler. Teknik serviste açılan arıza kaydı kapanana kadar oda satışa kapalı kalır.
- 05
Gece denetimi
Günün sonunda gelmeyen rezervasyonlar, açık folyolar ve kasa farkları listelenir. Denetim tamamlanınca gün kapanır, yönetim raporları otomatik oluşur.
04Özellikler
Otel otomasyon programında departmanlara özel ekranlar
Her departman yalnızca kendi işine ait ekranı görür, veri ise ortaktır.
- 01
Kat hizmetleri mobil ekranı
Kat şefi temizlik listesini görevlilere dağıtır, görevli oda durumunu telefondan günceller. Kayıp eşya ve minibar tüketimi de aynı ekrandan girilir.
- 02
Satış ve gelir raporları
Doluluk, ortalama oda fiyatı ve oda başına gelir; acenta, kanal ve pazar bazında günlük olarak izlenir. Geçen yılın aynı dönemiyle karşılaştırma yapılabilir.
- 03
Misafir talepleri
Ekstra yastık, geç çıkış ya da oda değişikliği gibi talepler ilgili departmana iş olarak düşer, tamamlandığında ön büro bilgilendirilir.
- 04
Toplantı ve etkinlik takvimi
Salon rezervasyonları, oturma düzeni, ikram menüsü ve teknik ekipman talepleri etkinlik dosyasında tutulur; ilgili departmanlara iş emri olarak gönderilir.
Her yönetim ve otomasyon yazılımı projesinde standart
- Sektöre özel iş akışları
- Müşteri, personel ve kaynak yönetimi
- Rol bazlı yetkilendirme
- Raporlama ve dashboard
- Web ve mobil erişim
05Özel yazılım
Hazır otel yönetim sistemi yeterli olmadığında
Yaygın otel yönetim sistemleri ön büro ve rezervasyon işlemlerinde olgunlaşmış ürünlerdir. Fark, işletmenize özgü kurallarda ortaya çıkar: belirli bir tur operatörüyle yaptığınız özel çocuk politikası, birden fazla tesis arasında misafir transferi, kendi sadakat programınız ya da yönetim kurulunun istediği özel bir rapor çoğu zaman pakette tanımlanamaz. Bu boşluklar Excel ile kapatılmaya çalışıldıkça aynı veri birkaç yerde tutulur.
Devamını okuDaha az göster
Özel geliştirmede iki yol vardır: otelin tüm operasyonu için kapsamlı bir otomasyon kurmak ya da mevcut sisteminizi koruyup eksik kalan alanları ona bağlanan modüllerle tamamlamak. Hangisinin uygun olduğuna analiz aşamasında, mevcut sisteminizin veri paylaşım imkânlarına bakarak birlikte karar veriyoruz.
06Entegrasyonlar
Otel sistemleri ile entegrasyonlar
Bir otelde onlarca farklı cihaz ve yazılım bulunur; değer, bunların aynı folyoya bağlanmasından gelir.
- 01
Kanal yöneticisi ve Booking.com
Kullandığınız kanal yöneticisi üzerinden Booking.com gibi kanallara müsaitlik ve fiyat aktarılır, gelen rezervasyonlar otomatik alınır.
- 02
Kartlı kapı kilidi
Giriş sırasında oda kartı, kilit sisteminin sunduğu arayüz üzerinden programdan yazdırılır; çıkışta kart geçersiz hale gelir.
- 03
Restoran POS ve santral
Restoran ve bar POS'undan gelen adisyonlar ile santral üzerinden yapılan ücretli görüşmeler oda folyosuna aktarılır.
- 04
Muhasebe ve e-Fatura
Kesilen faturalar e-Fatura ya da e-Arşiv olarak düzenlenir, örneğin Logo veya Netsis gibi muhasebe programlarına aktarılır.
- 05
Konaklayan bildirimi
Misafir kimlik bilgileri, ilgili kurumun sunduğu aktarım yöntemine göre planlanan bağlantıyla bildirime hazır tutulur.
07Süreç
Otel otomasyon programı yaptırmak istiyorum: süreç nasıl işler?
Adım 01
Analiz
İş akışınızı, kullanıcılarınızı ve mevcut sistemlerinizi dinleriz; kapsamı, öncelikleri ve kabul ölçütlerini yazılı hâle getiririz.
Adım 02
Tasarım
Ekran akışlarını ve veri modelini çıkarırız. Arayüzü sizinle gözden geçirip onay almadan geliştirmeye geçmeyiz.
Adım 03
Geliştirme
Kısa döngülerle çalışırız; her döngü sonunda çalışan bir sürümü test ortamında görürsünüz.
Adım 04
Test
İşlevsel testler, entegrasyon testleri ve temel güvenlik kontrolleriyle hataları yayından önce yakalarız.
Adım 05
Yayın
Sunucu, alan adı, yedekleme ve izleme ayarlarını yaparak canlıya alırız; ekibinize kısa bir kullanım eğitimi veririz.
Adım 06
Bakım
İsterseniz bakım ve destek anlaşmasıyla güncellemeleri, izlemeyi ve yeni geliştirmeleri sürdürürüz.
08Teknoloji
Kesintisiz çalışması gereken otel otomasyonu
Otel hiçbir zaman kapanmaz; gece yarısı gelen misafir, sabah erken çıkış yapan grup ve gece denetimi sistemin günün her saatinde çalışmasını gerektirir. İnternet kesintisinde ön büronun giriş ve çıkış işlemlerini sürdürebilmesi için yerel sunucu ile bulut arasında eşitleme yapan bir yapı ya da yedek bağlantı birlikte değerlendirilir. Bakım çalışmaları gece denetiminden sonraki sakin saatlere planlanır.
Devamını okuDaha az göster
Departman bazlı rol yetkisiyle restoran personeli folyoya yalnızca harcama ekler, fiyat ya da indirim değiştiremez; indirim ve iptal işlemleri yetki ve gerekçe ister, işlem kaydına yazılır. Misafir kimlik ve ödeme bilgileri şifrelenir, kart bilgileri programda tutulmaz, ödeme kuruluşunun güvenli altyapısında kalır.
09Çalışma modelleri
Bu hizmette çalışma modelleri
- 01
Proje bazlı
Sabit kapsam, sabit fiyat ve belirli teslim tarihi
Kapsamı belli, teslim tarihi olan işler için.
- Yazılı kapsam ve kabul ölçütleri
- Sabit fiyat ve belirli teslim tarihi
- Teslim ve kabul adımları sözleşmede
- 02
Bakım ve destek
Aylık sözleşmeli, SLA'lı bakım, destek ve geliştirme saati
Yayındaki bir sistemin sürekliliği için.
- Aylık sözleşme ve SLA
- İzleme, güncelleme ve hata düzeltme
- Aylık geliştirme saati
10Sık sorulan sorular
Otel otomasyon programı hakkında sık sorulan sorular
Otel otomasyon programı fiyatları neye göre belirlenir?
Oda ve tesis sayısı, kullanılacak departman modülleri, kapı kilidi, POS ve santral gibi bağlanacak sistemler ile acenta kontrat yapısının karmaşıklığı belirleyicidir. Aşamalı bir kapsam da planlanabilir; teklif ön görüşmeden sonra yazılı olarak hazırlanır.
Mevcut otel yönetim sistemimizden veri taşınabilir mi?
Misafir kayıtları, gelecek rezervasyonlar ve kontratlar, mevcut sistemin dışa aktarım imkânına göre taşınır. Geçiş, sezonun sakin dönemine planlanır ve bir süre iki sistem paralel kontrol edilir.
Tur operatörü kontratlarındaki karmaşık fiyat kuralları tanımlanabilir mi?
Erken rezervasyon, uzun konaklama, çocuk ve tek kişi farkı, özel gün eklemeleri gibi kurallar kontrat bazında tanımlanır. Rezervasyon girildiğinde fiyat bu kurallardan otomatik hesaplanır.
Birden fazla otelimizi tek sistemden yönetebilir miyiz?
Evet. Her tesis kendi oda envanteri ve departmanlarıyla çalışır, merkezi satış ve yönetim ekibi tüm tesisleri ortak raporlarla izler. Misafir profili tesisler arasında ortak tutulabilir.
Otel otomasyon programı yaptırmak sezon ortasında mümkün mü?
Analiz ve geliştirme sezon içinde sürebilir, ancak canlıya geçişi doluluğun düşük olduğu bir döneme planlamanızı öneririz. Personel eğitimleri de bu dönemde departman bazında yapılır.
Misafir kimlik bildirimi program üzerinden yapılabilir mi?
Gerekli kimlik bilgileri programda tutulur. Bildirimin hangi yöntemle yapılacağını ilgili kurumun güncel uygulamasına göre birlikte netleştirip bağlantıyı buna göre planlıyoruz.
11İlgili hizmetler