01Sorun ve çözüm
Otel yapay zekâ asistanı ilk iş olarak gelen mesajın kime ait olduğunu ayırır. Bilgi sorusunu otelin kendi bilgi tabanından yanıtlar, rezervasyon talebini müsaitlik verisiyle karşılar, oda içi isteği oda numarası ve misafir doğrulamasıyla ilgili departmana iş emri olarak açar. Grup ve etkinlik taleplerini ise gerekli bilgileri toplayıp satış ekibine devreder.
Devamını okuDaha az göster
Böylece departmanlar yalnızca kendilerine ait işi görür; misafir de tek bir hattan bütün otele ulaşmış olur.
02Kimler için
Otel yapay zekâ asistanı yaptırmak isteyen işletme tipleri
Departman sayısı ve misafir hacmi arttıkça mesajların doğru ekibe yönlendirilmesi ayrı bir iş yükü haline gelir.
- Yüz odanın üzerinde kapasitesi olan ve resepsiyonun yoğun giriş saatlerinde telefona yetişemediği şehir otelleri
- Restoran, spa, plaj ve çocuk kulübü gibi çok sayıda tesis içi hizmet sunan tatil otelleri
- Toplantı salonu, düğün ve kongre organizasyonu için düzenli teklif talebi alan oteller
- Birden fazla tesisi olan ve her otelin bilgisini ayrı tutması gereken otel zincirleri
- Farklı ülkelerden misafir ağırlayan, gece vardiyasında yabancı dil desteği sınırlı kalan tesisler
03İhtiyaçlar
Departmanlara dağılan misafir talepleri
Bir otelde aynı gün içinde gelen sorular farklı ekiplerin sorumluluğundadır; asistan önce bu ayrımı doğru yapmalıdır.
- 01
Rezervasyon ofisi
Tarih, oda tipi, pansiyon türü, çocuk yaşları ve iptal koşulları gibi sorular müsaitlik ve fiyat kaynağından yanıtlanır. Özel fiyat ya da uzun konaklama talebi rezervasyon sorumlusuna gider.
- 02
Resepsiyon ve misafir ilişkileri
Erken giriş, geç çıkış, transfer saati ve kayıp eşya gibi talepler kaydedilir. Şikâyet niteliğindeki mesajlar otomatik yanıt beklemeden misafir ilişkileri sorumlusuna aktarılır.
- 03
Kat hizmetleri ve teknik servis
Oda temizliği, ek yatak, klima arızası ya da su sorunu gibi istekler oda numarasıyla iş emrine dönüşür. Misafir talebin alındığını ve tamamlandığını mesajla öğrenir.
- 04
Satış ve etkinlik ekibi
Toplantı, düğün ya da grup konaklaması için kişi sayısı, tarih aralığı, salon düzeni ve ikram beklentisi toplanır; satış ekibi teklifi hazırlamak için baştan soru sormak zorunda kalmaz.
04Özellikler
Otel yapay zekâ asistanında operasyona dönük işlevler
Bilgi vermenin ötesinde asistan, departmanların iş takibini de kolaylaştırır.
- 01
Departman bazlı yönlendirme kuralları
Hangi konunun hangi ekibe, hangi vardiyada kime gideceği tanımlanır. Gece kat hizmetleri kapalıysa talep resepsiyona düşer.
- 02
İş emri ve takip
Açılan her istek için sorumlu kişi, açılış zamanı ve kapanış zamanı tutulur. Belirlenen sürede kapanmayan iş emri vardiya amirine hatırlatılır.
- 03
Tesis içi hizmet rezervasyonu
A la carte restoran, spa ve özel etkinlik için kontenjan tanımlıysa asistan uygun saati gösterip kaydı yapar.
- 04
Çıkış sonrası geri bildirim
Konaklama bittikten sonra misafire kısa bir değerlendirme sorusu gönderilir; olumsuz yanıtlar misafir ilişkilerine ayrı bir liste olarak düşer.
Her yapay zekâ asistanı projesinde standart
- WhatsApp ve web üzerinden 7/24 yanıt
- İşletme bilgileriyle beslenen asistan (RAG)
- Randevu, sipariş ve teklif toplama
- Canlı temsilciye devretme
- Konuşma analitiği
05Entegrasyonlar
PMS, kanal yöneticisi ve departman yazılımlarıyla bağlantı
Asistanın misafiri doğrulayabilmesi ve iş emrini doğru yere iletebilmesi için otelin mevcut sistemlerine bağlanması gerekir.
- 01
Otel yönetim sistemi (PMS)
Oda numarası, misafir soyadı ve konaklama tarihleri PMS'ten okunarak oda içi istekler doğrulanır. Bağlantı yöntemi, PMS üreticisinin sunduğu arayüze göre planlanır.
- 02
Kanal yöneticisi ve rezervasyon motoru
Müsaitlik ve fiyat bilgisi kanal yöneticisinden alınır; doğrudan rezervasyon için misafir sitenizdeki motora yönlendirilir.
- 03
Görev ve arıza takip yazılımı
Kat hizmetleri ya da teknik servis için kullandığınız bir görev uygulaması varsa iş emirleri doğrudan oraya düşer; yoksa asistanın kendi paneli kullanılır.
- 04
Bulut santral ve çağrı merkezi
Telefonla aranan sık soruların yazılı kanala yönlendirilmesi için bulut santralinizle birlikte çalışacak bir akış tasarlanabilir.
06Süreç
Otel yapay zekâ asistanı yaptırmak istiyorum: süreç nasıl işler?
Adım 01
Analiz
İş akışınızı, kullanıcılarınızı ve mevcut sistemlerinizi dinleriz; kapsamı, öncelikleri ve kabul ölçütlerini yazılı hâle getiririz.
Adım 02
Tasarım
Ekran akışlarını ve veri modelini çıkarırız. Arayüzü sizinle gözden geçirip onay almadan geliştirmeye geçmeyiz.
Adım 03
Geliştirme
Kısa döngülerle çalışırız; her döngü sonunda çalışan bir sürümü test ortamında görürsünüz.
Adım 04
Test
İşlevsel testler, entegrasyon testleri ve temel güvenlik kontrolleriyle hataları yayından önce yakalarız.
Adım 05
Yayın
Sunucu, alan adı, yedekleme ve izleme ayarlarını yaparak canlıya alırız; ekibinize kısa bir kullanım eğitimi veririz.
Adım 06
Bakım
İsterseniz bakım ve destek anlaşmasıyla güncellemeleri, izlemeyi ve yeni geliştirmeleri sürdürürüz.
07Teknoloji
Çok departmanlı otelde yetki, doğrulama ve yoğunluk yönetimi
Oda içi isteklerde asıl risk, odada kalmayan birinin o oda adına talepte bulunmasıdır. Asistan bu yüzden oda numarasını PMS'teki misafir soyadı ve konaklama tarihiyle eşleştirmeden iş emri açmaz; misafirin kişisel bilgilerini ve hesap dökümünü sohbette paylaşmaz. Departman çalışanları yönetim paneline yalnızca kendi alanlarına ait taleplerin göründüğü rol bazlı hesaplarla girer.
Devamını okuDaha az göster
Giriş ve çıkış saatlerinde ya da tatil sezonunun ilk günlerinde mesaj trafiği katlanarak artar. Altyapı yatay ölçeklenebilir şekilde kurulur, PMS sorguları önbellekle desteklenir. PMS bağlantısı geçici olarak kesilirse asistan doğrulama gerektiren işlemleri durdurur ve misafiri resepsiyona yönlendirir; bilgi soruları ise çalışmaya devam eder.
Zincir otellerde her tesisin bilgi tabanı ayrı tutulur. Misafir hangi otelden yazdığını belirttiğinde asistan yalnızca o tesisin restoran saatlerini, havuz kurallarını ve hizmetlerini kullanır; merkezi raporlamada ise bütün tesislerin talep dağılımı birlikte görülebilir.
08Çalışma modelleri
Bu hizmette çalışma modelleri
- 01
Proje bazlı
Sabit kapsam, sabit fiyat ve belirli teslim tarihi
Kapsamı belli, teslim tarihi olan işler için.
- Yazılı kapsam ve kabul ölçütleri
- Sabit fiyat ve belirli teslim tarihi
- Teslim ve kabul adımları sözleşmede
- 02
Bakım ve destek
Aylık sözleşmeli, SLA'lı bakım, destek ve geliştirme saati
Yayındaki bir sistemin sürekliliği için.
- Aylık sözleşme ve SLA
- İzleme, güncelleme ve hata düzeltme
- Aylık geliştirme saati
09Sık sorulan sorular
Otel yapay zekâ asistanı hakkında sık sorulan sorular
Asistan oda içi taleplerin hangi departmana iletileceğini nasıl anlıyor?
Kurulumda konu başlıkları ve sorumlu departmanlar eşleştirilir. Asistan mesajı bu başlıklardan birine sınıflandırır; emin olmadığı durumda resepsiyona yönlendirir.
Kullandığımız PMS ile çalışır mı?
PMS üreticisinin dış sistemlere açtığı bir arayüz varsa bağlantı kurulabilir. Arayüz yoksa doğrulama için alternatif bir yöntem, örneğin resepsiyonun misafire verdiği kısa bir kodla eşleştirme planlanabilir.
Şikâyetlere de otomatik yanıt veriyor mu?
Hayır. Şikâyet niteliğindeki mesajı tanıdığında misafire talebinin iletildiğini söyler ve görüşmeyi misafir ilişkileri sorumlusuna devreder. Bu konudaki yanıtı bir çalışanınız verir.
Toplantı ve düğün teklifi de verebilir mi?
Fiyatlı teklif hazırlamaz. Tarih, kişi sayısı, salon düzeni, ikram ve konaklama ihtiyacını toplar; satış ekibi bu özetle teklifini hazırlar.
Otel yapay zekâ asistanı fiyatları hangi kalemlerden oluşur?
Bağlanacak PMS ve departman yazılımları, tesis sayısı, desteklenecek diller, iş emri ve geri bildirim modüllerinin kapsamı ile mesaj hacmi maliyeti belirler. Mesajlaşma ve dil modeli kullanım ücretleri ayrıca hesaplanır.
Çalışanlarımızın bir eğitim alması gerekiyor mu?
Departman çalışanları için iş emrini görme, üstlenme ve kapatma adımlarını anlatan kısa bir kullanım oturumu yeterlidir. Yöneticiler için raporlama ve bilgi tabanı düzenleme ayrıca gösterilir.
10İlgili hizmetler