01Sorun ve çözüm
Vize danışmanlığı CRM yazılımını aday ile başvurunun aynı kayıtta ama ayrı aşamalarda ilerlediği bir yapı olarak kuruyoruz. İlk temasta seyahat amacı, hedef ülke ve vize türü belirlenir. Sözleşme imzalandığında başvuru dosyası açılır, ülkeye göre belge listesi oluşur; randevu, teslim ve sonuç aşamaları takvimle izlenir. Danışman kendi dosyalarını, yönetici ise tüm başvuruların hangi aşamada beklediğini tek bakışta görür.
02Kimler için
Vize danışmanlığı CRM yazılımı hangi ofisler için
Başvuru sayısı arttıkça kâğıt, tablo ve kişisel telefonla yürüyen düzenin sınırı hızla görünür.
- Schengen ülkeleri, İngiltere, ABD ve Kanada gibi farklı ülkelere dosya hazırlayan ve her birinin belge listesini ayrı yöneten ofisler
- Turistik, ticari, öğrenci ve aile birleşimi gibi farklı vize türlerinde başvuru hazırlayan danışman ekipleri
- Kurumsal firmaların çalışanları için toplu başvuru yürüten ve firmayla ayrı bir ilişki kurmak isteyen ofisler
- Sosyal medya reklamlarından yoğun mesaj alan ve ilk yanıtı hızlandırmak isteyen danışmanlıklar
- Tur ya da seyahat hizmetiyle birlikte vize desteği veren ve iki işi aynı kişi kaydında birleştirmek isteyen işletmeler
03İhtiyaçlar
Vize başvuru sürecinde takip edilmesi gerekenler
Bir vize dosyası, her biri farklı tarihe ve farklı belgeye bağlı küçük adımlardan oluşur.
- 01
Ülke ve vize türüne göre belge listesi
Her konsolosluğun istediği evrak farklıdır ve zaman içinde değişir. Listeler yönetim panelinden güncellenen şablonlar olarak tutulduğunda kimse eski bir listeyle çalışmaz.
- 02
Randevu ve teslim tarihleri
Başvuru merkezinden alınan randevu, biyometrik veri alımı, pasaportun teslimi ve iadesi dosyada ayrı alanlarda durur. Yaklaşan tarihler hem danışmana hem başvuru sahibine hatırlatılır.
- 03
Aile ve grup başvuruları
Aynı aileden ya da aynı firmadan birden fazla kişinin dosyası birbirine bağlanır. Ortak belgeler bir kez toplanır, her kişinin eksikleri ayrıca izlenir.
- 04
Geçmiş vizeler ve ret kararları
Daha önce alınan vizeler, ret kararları ve gerekçeleri yeni başvurunun nasıl hazırlanacağını etkiler. Bu bilgi başvuru sahibinin kartında saklanmalıdır.
- 05
Kalem kalem ödeme
Danışmanlık ücreti, konsolosluk harcı ve hizmet merkezi ücreti ayrı kalemlerdir. Hangisinin ödendiği dosyanın aşamasıyla birlikte görünmelidir.
04Özellikler
Vize danışmanlığı CRM yazılımında ofise özel işlevler
Standart aday ve görev takibinin üzerine, başvuru dosyasının kendisini yöneten bölümler eklenir.
- 01
Mesajdan dosyaya geçiş
WhatsApp'tan gelen konuşma tek adımla aday kaydına dönüşür; seyahat amacı, hedef ülke ve çalışma durumu kısa bir ön değerlendirme formuyla toplanır.
- 02
Başvuru sahibi belge ekranı
Başvuru sahibi kendisine özel bağlantıyla pasaport, banka dökümü ve iş yeri yazısı gibi belgeleri yükler. Danışman her belgeyi onaylar ya da düzeltme notuyla geri gönderir.
- 03
Pasaport ve vize bitiş hatırlatmaları
Geçerliliği bitmek üzere olan pasaport ve vizeler için başvuru sahibi zamanında aranır; bu arama çoğu zaman yeni bir başvurunun başlangıcıdır.
- 04
Sonuç kaydı
Ülke, vize türü ve danışman bazında sonuçlar kaydedilir. Yönetim hangi dosya tipinde ek hazırlık gerektiğini bu kayıtlardan okur.
Her CRM yazılımı projesinde standart
- Müşteri ve potansiyel müşteri takibi
- Teklif ve satış hunisi yönetimi
- Görev, hatırlatma ve aktivite takibi
- E-posta, SMS ve WhatsApp entegrasyonu
- Satış performans raporları
05Özel yazılım
Hazır CRM ile vize ofisinin iş akışı neden örtüşmez
Genel CRM ürünlerinde satış bir fırsat kartıyla kapanır. Vize danışmanlığında ise sözleşmeden sonra ülkeye göre değişen belge listesi, randevu, teslim ve sonuç aşamalarından oluşan ikinci bir süreç başlar. Aile başvurularını bağlamak, başvuru sahibinin kendi belgesini yüklemesi ve belge bazında onay vermek hazır paketlerde ya eklenti gerektirir ya da tablolarla yürütülür.
Devamını okuDaha az göster
Yazılımı ofisinizin çalıştığı ülkelere, vize türlerine ve danışman yapısına göre kuruyoruz. Belge şablonlarını siz yönetirsiniz; bir konsolosluğun listesi değiştiğinde yazılımcıya ihtiyaç duymadan güncellersiniz. Yalnızca aday ve dosya takibiyle başlayıp başvuru sahibi ekranını sonra eklemek de mümkündür.
06Entegrasyonlar
Ofisin iletişim ve ödeme kanallarıyla bağlantılar
Adayın ilk mesajından ödemesine kadar her temas aynı kişi kaydına bağlanır.
- 01
WhatsApp Business API
Ofisin tek kurumsal numarasına gelen konuşmalar birden fazla danışmana dağıtılır ve başvuru sahibinin kaydına bağlanır.
- 02
Reklam formları ve web sitesi
Sosyal medya form reklamlarından ve sitenizdeki ön başvuru formundan gelen talepler, kaynağıyla birlikte aday listesine düşer.
- 03
Randevu bilgisi
Randevular başvuru merkezinin kendi sisteminden alınır; alınan randevu dosyaya girildiğinde hatırlatma akışı başlar. Bu sistemlere otomatik erişim kurmuyoruz.
- 04
Ödeme ve muhasebe
Danışmanlık ücreti için örneğin iyzico ya da PayTR gibi altyapılarla ödeme bağlantısı gönderilir; tahsilatlar kullandığınız ön muhasebe programına aktarılır.
- 05
E-posta ve SMS
Belge eksikleri ve randevu hatırlatmaları başvuru sahibinin tercih ettiği kanaldan iletilir.
07Süreç
Vize danışmanlığı CRM yazılımı yaptırmak istiyorum: süreç nasıl işler?
Adım 01
Analiz
İş akışınızı, kullanıcılarınızı ve mevcut sistemlerinizi dinleriz; kapsamı, öncelikleri ve kabul ölçütlerini yazılı hâle getiririz.
Adım 02
Tasarım
Ekran akışlarını ve veri modelini çıkarırız. Arayüzü sizinle gözden geçirip onay almadan geliştirmeye geçmeyiz.
Adım 03
Geliştirme
Kısa döngülerle çalışırız; her döngü sonunda çalışan bir sürümü test ortamında görürsünüz.
Adım 04
Test
İşlevsel testler, entegrasyon testleri ve temel güvenlik kontrolleriyle hataları yayından önce yakalarız.
Adım 05
Yayın
Sunucu, alan adı, yedekleme ve izleme ayarlarını yaparak canlıya alırız; ekibinize kısa bir kullanım eğitimi veririz.
Adım 06
Bakım
İsterseniz bakım ve destek anlaşmasıyla güncellemeleri, izlemeyi ve yeni geliştirmeleri sürdürürüz.
08Teknoloji
Pasaport ve finansal belgelerin korunması
Bir vize dosyası kimlik ve pasaport bilgisinden banka hareketlerine, tapu kayıtlarından aile bilgilerine kadar geniş bir kişisel veri yığını taşır. Bu belgeler şifreli depolanır; yalnızca dosyanın danışmanı ve yetkili yönetici erişebilir, her açma ve indirme işlem kaydına yazılır. Başvuru sonuçlandıktan sonra belgelerin ne kadar saklanacağı, KVKK kapsamındaki saklama ve imha politikanıza göre sistemde tanımlanır.
Devamını okuDaha az göster
Başvuru belgeleri yurt dışındaki bir konsolosluğa ya da onun hizmet merkezine iletilir. Bu aktarıma ilişkin aydınlatma ve rıza kayıtları dosya açılışında alınabilir; hangi metnin gerektiğini hukuk danışmanınızla netleştirmenizi öneririz. Uygulamanın barındırılacağı sunucunun konumu da proje başında konuşulur.
Yoğun sezonda danışmanlar gün boyu telefondan çalışır. Arayüz mobil öncelikli tasarlanır; belge onayı ve mesaj yanıtı küçük ekranda rahatça yapılır.
09Çalışma modelleri
Bu hizmette çalışma modelleri
- 01
Proje bazlı
Sabit kapsam, sabit fiyat ve belirli teslim tarihi
Kapsamı belli, teslim tarihi olan işler için.
- Yazılı kapsam ve kabul ölçütleri
- Sabit fiyat ve belirli teslim tarihi
- Teslim ve kabul adımları sözleşmede
- 02
Bakım ve destek
Aylık sözleşmeli, SLA'lı bakım, destek ve geliştirme saati
Yayındaki bir sistemin sürekliliği için.
- Aylık sözleşme ve SLA
- İzleme, güncelleme ve hata düzeltme
- Aylık geliştirme saati
10Sık sorulan sorular
Vize danışmanlığı CRM yazılımı hakkında sık sorulan sorular
Vize danışmanlığı CRM yazılımı fiyatları nasıl belirlenir?
Danışman sayısı, başvuru sahibi belge ekranının kapsamı, WhatsApp entegrasyonu, ödeme bağlantısı ve geçmiş kayıtların aktarımı kapsamı belirler. Analizden sonra aşamalara bölünmüş yazılı teklif sunuyoruz.
Konsoloslukların belge listeleri değiştiğinde ne yapacağız?
Listeler koda değil, yönetim panelindeki şablonlara bağlıdır. Ülke ve vize türü bazında şablonu güncellediğinizde yeni açılan dosyalar güncel listeyle başlar; devam eden dosyalarda ise değişiklik danışmana bildirilir.
Randevu alma işi otomatikleştirilebilir mi?
Hayır. Randevular başvuru merkezinin kendi sisteminden alınır ve bu sistemlere otomatik erişim kurmuyoruz. CRM tarafında alınan randevu kaydedilir, hatırlatmalar ve belge kontrolleri bu tarihe göre çalışır.
Başvuru sahipleri dosyalarının durumunu görebilir mi?
Belge ekranında hangi belgenin onaylandığını, hangisinin düzeltme beklediğini ve randevu tarihini görürler. Danışmanın iç notları ve ofisin değerlendirmeleri bu ekranda yer almaz.
Ret alan başvurular için neler kaydediliyor?
Ret tarihi, konsolosluğun bildirdiği gerekçe ve danışmanın değerlendirmesi kaydedilir. Kişi yeniden başvurmak istediğinde bu geçmiş dosyanın başında görünür; itiraz ya da yeni başvuru için hatırlatma kurulabilir.
Vize danışmanlığı CRM yazılımı yaptırmak için neler hazırlamalıyız?
Çalıştığınız ülkeler ve vize türleri, kullandığınız belge listeleri, dosya aşamalarınız ve danışmanlar arasındaki iş bölümü yeterli bir başlangıçtır. Bunları ön görüşmede birlikte netleştirir, yazılı bir kapsam ve takvim çıkarırız.
11İlgili hizmetler