01Sorun ve çözüm
Hukuk bürosu CRM yazılımı, dava ve icra takibi yapan büro programıyla yarışmaz; dosya açılmadan önceki ve dosya dışındaki müvekkil ilişkisini üstlenir. Danışma talepleri, çıkar çatışması kontrolü, ücret sözleşmesi, kurumsal müvekkillerle sürekli danışmanlık ilişkisi ve yenileme tarihleri bu sistemde izlenir. Dosya açıldıktan sonra da müvekkil iletişimi, bilgilendirme yükümlülükleri ve tahsilat durumu aynı kayıtta kalır.
02Kimler için
Hukuk bürosu CRM yazılımı hangi bürolar için anlamlı
Bürodaki avukat sayısından çok, müvekkil ilişkisinin kaç kişi arasında paylaşıldığı belirleyicidir.
- Birden fazla ortak avukatın farklı uzmanlık alanlarında çalıştığı ve müvekkil bilgisini ortak bir kayıtta görmek isteyen hukuk büroları
- Şirketlere sürekli hukuki danışmanlık veren, sözleşme yenileme ve kapsam dışı iş takibini düzenli yapmak isteyen bürolar
- İş, aile, tüketici ya da trafik kazası gibi alanlarda çok sayıda bireysel danışma talebi alan avukat ofisleri
- Birden fazla şehirde temsilci avukatlarla çalışan ve iş yönlendirmelerini takip etmesi gereken bürolar
- Yabancı müvekkillere hizmet veren, iletişimi farklı dillerde ve saat dilimlerinde yürüten avukatlık ortaklıkları
03İhtiyaçlar
Müvekkil kabulünden ilişkinin sürekliliğine
Avukatlık bürosunda müvekkil ilişkisinin ilk ve son adımları çoğu zaman kayıt dışında kalır.
- 01
Çıkar çatışması kontrolü
Yeni bir danışma talebinde, talep sahibinin karşı tarafı geçmişte büronun müvekkili ya da karşı tarafı olmuş olabilir. Kişi ve kurum adlarının bütün kayıtlarda aranabilmesi bu kontrolün temelidir.
- 02
Danışma talebinin değerlendirilmesi
Her talep kabul edilmez; kabul edilmeyenin nedeni ve kime yönlendirildiği de kayda geçmelidir. Aynı kişi aylar sonra tekrar geldiğinde geçmiş görüşme önünüzde olur.
- 03
Ücret sözleşmesi ve kapsam
Hangi işin hangi ücret sözleşmesiyle üstlenildiği, kapsam dışı işlerin nasıl ücretlendirileceği ve ödeme takvimi müvekkil kaydında tutulmalıdır.
- 04
Sürekli danışmanlık yenilemeleri
Şirket müvekkilleriyle yapılan danışmanlık sözleşmeleri belirli dönemlerde yenilenir. Yenileme öncesinde dönem içinde yapılan işlerin özetini hazırlamak, görüşmeyi güçlendirir.
04Özellikler
Avukat CRM yazılımında büroya özel işlevler
Temel müşteri ve görev takibinin üzerine, avukatlık mesleğinin pratiklerine uyan bölümler geliştirilir.
- 01
Çatışma tarama ekranı
Yeni kayıt açılırken taraf adları ve vergi ya da kimlik bilgileri müvekkil, karşı taraf ve ilgili kişi kayıtlarında taranır; olası eşleşmeler sorumlu avukata gösterilir ve kontrol sonucu kayda geçer.
- 02
Danışma randevusu ve ön bilgi formu
Danışma talebi için randevu verilir, talep sahibine konuya ilişkin belgeleri yükleyebileceği bir form gönderilir; avukat görüşmeye hazırlıklı gelir.
- 03
Ücret sözleşmesi takibi
Sözleşme taslağı şablondan hazırlanır, imza durumu ve ödeme takvimi izlenir; vadesi geçen ödeme için sorumlu kişiye görev açılır.
- 04
Müvekkil bilgilendirme kayıtları
Dosyadaki önemli gelişmelerde müvekkile yapılan bilgilendirmeler tarih ve kanal bilgisiyle saklanır; uzun süredir bilgilendirilmemiş müvekkiller listelenir.
Her CRM yazılımı projesinde standart
- Müşteri ve potansiyel müşteri takibi
- Teklif ve satış hunisi yönetimi
- Görev, hatırlatma ve aktivite takibi
- E-posta, SMS ve WhatsApp entegrasyonu
- Satış performans raporları
05Özel yazılım
Büro yazılımı ile özel CRM birlikte nasıl çalışır
Hukuk bürolarına yönelik hazır programlar dava, duruşma ve icra takibinde güçlüdür; ancak müvekkil kabul süreci, çatışma taraması, ücret sözleşmesi takibi ve kurumsal danışmanlık yenilemeleri gibi ilişki adımlarını çoğunlukla kapsamaz. Genel amaçlı CRM ürünleri ise meslek sırrına uygun dosya bazlı yetkilendirme ve taraf ilişkilerini doğal olarak modellemez.
Devamını okuDaha az göster
Özel geliştirmede bu boşluğu, mevcut büro programınızı koruyarak dolduruyoruz. Taraf ilişkileri, çalışma alanlarınız ve ücret sözleşmesi şablonlarınız sisteme sizin uygulamanıza göre tanımlanır.
06Entegrasyonlar
Büro programı, takvim ve muhasebe bağlantıları
Bağlantılar, büronun hâlihazırda kullandığı araçlara ve bu araçların sunduğu veri alışverişi imkânlarına göre seçilir.
- 01
Dava ve icra takip programı
Kullandığınız büro yazılımı veri aktarımına izin veriyorsa dosya numarası, mahkeme ve durum özeti müvekkil kaydına alınır; dosya ayrıntıları kendi programınızda kalır.
- 02
Kurumsal e-posta ve takvim
Google Workspace ya da Microsoft 365 üzerinden müvekkil yazışmaları ilgili kayda bağlanır, danışma randevuları ve toplantılar avukatın takvimine düşer.
- 03
Ön muhasebe ve e-belge
Ücret tahsilatları ve masraf avansları ön muhasebe programınıza aktarılır; serbest meslek makbuzu ya da fatura entegratörünüz üzerinden elektronik ortamda düzenlenir.
- 04
Güvenli müvekkil portalı
Müvekkillerin belge yükleyip bilgilendirme notlarını görebileceği şifreli bir portal, e-posta ile dosya gönderiminin yerini alabilir.
07Süreç
Hukuk bürosu CRM yazılımı yaptırmak istiyorum: süreç nasıl işler?
Adım 01
Analiz
İş akışınızı, kullanıcılarınızı ve mevcut sistemlerinizi dinleriz; kapsamı, öncelikleri ve kabul ölçütlerini yazılı hâle getiririz.
Adım 02
Tasarım
Ekran akışlarını ve veri modelini çıkarırız. Arayüzü sizinle gözden geçirip onay almadan geliştirmeye geçmeyiz.
Adım 03
Geliştirme
Kısa döngülerle çalışırız; her döngü sonunda çalışan bir sürümü test ortamında görürsünüz.
Adım 04
Test
İşlevsel testler, entegrasyon testleri ve temel güvenlik kontrolleriyle hataları yayından önce yakalarız.
Adım 05
Yayın
Sunucu, alan adı, yedekleme ve izleme ayarlarını yaparak canlıya alırız; ekibinize kısa bir kullanım eğitimi veririz.
Adım 06
Bakım
İsterseniz bakım ve destek anlaşmasıyla güncellemeleri, izlemeyi ve yeni geliştirmeleri sürdürürüz.
08Teknoloji
Meslek sırrı ve kişisel veri koruması
Hukuk bürosunun tuttuğu bilgiler meslek sırrı kapsamındadır ve çoğu zaman özel nitelikli kişisel veri içerir: sağlık raporları, ceza kayıtları, aile içi uyuşmazlık ayrıntıları. Bu yüzden CRM'de dosya bazlı erişim kuruyoruz; bir avukat ya da stajyer yalnızca görevlendirildiği müvekkil kayıtlarını açar. Belgeler şifreli depolanır, her görüntüleme ve indirme işlem günlüğüne yazılır.
Devamını okuDaha az göster
Barındırma tercihi büronun hassasiyetine göre yapılır: Türkiye'deki bir veri merkezi, büronun kendi sunucusu ya da güvenlik ayarları sıkılaştırılmış bir bulut ortamı. KVKK kapsamındaki aydınlatma, veri saklama ve imha süreleri sistemde tanımlanır; yedekler ayrı bir konumda şifreli tutulur.
09Çalışma modelleri
Bu hizmette çalışma modelleri
- 01
Proje bazlı
Sabit kapsam, sabit fiyat ve belirli teslim tarihi
Kapsamı belli, teslim tarihi olan işler için.
- Yazılı kapsam ve kabul ölçütleri
- Sabit fiyat ve belirli teslim tarihi
- Teslim ve kabul adımları sözleşmede
- 02
Bakım ve destek
Aylık sözleşmeli, SLA'lı bakım, destek ve geliştirme saati
Yayındaki bir sistemin sürekliliği için.
- Aylık sözleşme ve SLA
- İzleme, güncelleme ve hata düzeltme
- Aylık geliştirme saati
10Sık sorulan sorular
Hukuk bürosu CRM yazılımı hakkında sık sorulan sorular
Avukat CRM yazılımı ile dava takip programı arasındaki fark nedir?
Dava takip programı dosyayı, duruşmayı ve süreleri izler. Avukat CRM yazılımı ise müvekkil ilişkisini izler: danışma talepleri, çıkar çatışması kontrolü, ücret sözleşmesi, bilgilendirme ve yenileme. İkisi birbirine bağlandığında müvekkilin tüm geçmişi tek kayıtta görünür.
Hukuk bürosu CRM yazılımı fiyatları neye bağlıdır?
Avukat ve personel sayısı, çatışma tarama ve portal gibi modüllerin kapsamı, büro programıyla kurulacak bağlantı, barındırma tercihi ve mevcut müvekkil verisinin aktarımı fiyatı belirler. Görüşmenin ardından yazılı teklif hazırlıyoruz.
Bu sistemle müvekkil kazanmak için tanıtım yapabilir miyiz?
Avukatlık mesleğinde tanıtım ve iş edinmeye ilişkin sınırları meslek kuralları ve ilgili mevzuat belirler; uygulamayı baronuz ya da meslek danışmanınızla netleştirmenizi öneririz. Sistem toplu tanıtım aracı olarak değil, mevcut müvekkil ilişkisinin düzenli yürütülmesi için kurgulanır.
UYAP ile doğrudan bağlantı kuruyor musunuz?
UYAP ile doğrudan bir bağlantı vaat etmiyoruz. Dosya numarası ve mahkeme bilgisi CRM'de tutulur; kullandığınız büro programı UYAP verisini işliyorsa, o programdan veri alma imkânını birlikte değerlendiririz.
Stajyer ve sekreterlerin erişimi sınırlandırılabilir mi?
Evet. Rol bazlı yetkiyle sekreter randevu ve iletişim bilgilerini görür ama belge içeriklerini açamaz; stajyer yalnızca görevlendirildiği dosyalarla ilişkili müvekkil kayıtlarına erişir.
Hukuk bürosu CRM yazılımı yaptırmak için büroyu ne kadar hazırlamak gerekir?
Çalışma alanlarınızı, ücret sözleşmesi örneklerinizi, kullandığınız büro programını ve müvekkil listesinin hangi biçimde tutulduğunu paylaşmanız yeterlidir. Veri aktarımı ve eğitim planı ilk analizde birlikte çıkarılır.
11İlgili hizmetler