01Sorun ve çözüm
Reklam ajansı CRM yazılımını yeni iş geliştirme ve hesap yönetimi olmak üzere iki ayağı olan bir yapı olarak kuruyoruz. Yeni iş tarafında markalar, karar vericiler, brifler ve sunumlar izlenir; hesap tarafında aylık sabit anlaşmanın (retainer) kapsamı, iş kalemleri, revizyonlar ve ek talepler. Böylece ajans yönetimi hangi müşterinin kârlı çalıştığını, hangisinin kapsamın dışına taştığını sezgiyle değil kayıtla görür.
02Kimler için
Reklam ajansı CRM yazılımı kimlerin işine yarar
Ajansın büyüklüğünden çok, aynı anda yürütülen hesap ve teklif sayısı belirleyicidir.
- Birden fazla markayla yıllık anlaşma yürüten ve her hesabın kapsamını ayrı izlemek isteyen tam hizmet ajansları
- Sosyal medya, performans pazarlaması ya da içerik üretimine odaklanan, çok sayıda küçük hesabı aynı anda yöneten dijital ajanslar
- Kurumsal markaların pitch davetlerine düzenli katılan ve bu süreçlerin geçmişini kurumsal hafızada tutmak isteyen ekipler
- Prodüksiyon, etkinlik ya da tasarım işlerini proje bazlı satan ve tekliften faturaya kadar izlemek isteyen stüdyolar
- Büyüdükçe yeni iş geliştirme sorumluluğunu kurucudan ayrı bir ekibe devretmek isteyen ajanslar
03İhtiyaçlar
Ajans işinde müşteri ilişkisini zorlaştıran konular
Ajans ile marka arasındaki ilişki, ürün satan bir şirketin müşteri ilişkisinden daha katmanlı ve daha kişiseldir.
- 01
Çok katmanlı karar vericiler
Bir markada pazarlama müdürü, marka yöneticisi, satın alma ve bazen genel müdür aynı kararda söz sahibidir. Her kişinin rolü, beklentisi ve son temas tarihi tek kartta görülmelidir.
- 02
Brif ve sunum geçmişi
Hangi brife hangi fikirle gidildiği, sunumun hangi sürümünün onaylandığı ve markanın geri bildirimleri dosya adlarında kaybolmamalı. Kaybedilen pitch'lerin gerekçesi de sonraki fırsat için değerli bir kayıttır.
- 03
Kapsam dışı işler
Aylık anlaşmadaki içerik sayısı, revizyon hakkı ve kanal listesi aşıldığında bunun hemen görünmesi gerekir. Aksi halde ekip saatleri karşılıksız harcanır.
- 04
Bütçe dönemleri ve yenileme
Markaların pazarlama bütçeleri belirli dönemlerde planlanır. Bu takvimi bilmek, yenileme ve yeni proje önerisini doğru zamanda masaya getirmeyi sağlar.
- 05
Hesap devri
Hesap yöneticisi ayrıldığında markayla kurulan ilişkinin bağlamı kaybolmamalı. Yazışmalar, toplantı notları ve hassas konular hesap kaydında kalır.
04Özellikler
Reklam ajansı CRM yazılımına eklenen ajans modülleri
Standart satış hunisinin yanında, kreatif işin ve aylık hizmet modelinin gerektirdiği bölümler kurulur.
- 01
Pitch takibi
Davet tarihi, sunum ekibi, ücretli ya da ücretsiz pitch bilgisi ve sonuç gerekçesi kayıt altına alınır; kaybedilen pitch ilerideki fırsat için hatırlatma bırakır.
- 02
Aylık kapsam sayacı
Anlaşmadaki iş kalemleri tanımlanır; yapılan işler ve revizyonlar düştükçe kalan hak ve aşım görünür. Aşım tek adımla ek iş teklifine dönüştürülebilir.
- 03
Efor tahminli teklif
Proje teklifleri rol bazlı saat tahminleriyle hazırlanır. İş bittiğinde gerçekleşen eforla karşılaştırılır ve sonraki tekliflerin dayanağı oluşur.
- 04
Hesap sağlığı göstergesi
Onay süresi uzayan, revizyonu artan ya da toplantılarını erteleyen hesaplar yönetim panelinde işaretlenir.
- 05
Kreatif dosya izleri
Sunum ve onay dosyaları kendi depolama alanınızda kalır; CRM hangi sürümün kime, ne zaman gönderildiğini ve onay durumunu tutar.
Her CRM yazılımı projesinde standart
- Müşteri ve potansiyel müşteri takibi
- Teklif ve satış hunisi yönetimi
- Görev, hatırlatma ve aktivite takibi
- E-posta, SMS ve WhatsApp entegrasyonu
- Satış performans raporları
05Özel yazılım
Ajansa özel CRM neden hazır paketten farklı
Hazır CRM ürünleri ürün satan şirketler için tasarlanır: fırsat açılır, teklif verilir, satış kapanır. Ajans ilişkisinde ise satış kapanınca asıl iş başlar; aylık kapsam, revizyon hakkı, kreatif onay döngüsü ve ekip eforu standart alanlarla izlenemez. Bu boşluk genellikle CRM'in yanında tutulan tablolar ve proje araçlarıyla kapatılır, veri de üç ayrı yere dağılır.
Devamını okuDaha az göster
Özel geliştirmede ajansınızın hizmet kalemlerini, anlaşma tiplerini ve onay adımlarını modelliyoruz. Proje aracınız ve muhasebe programınız yerinde kalır; CRM bunları birbirine bağlayan katman olur. İhtiyacınız yalnızca yeni iş takibiyse bunu da açıkça söyler, daha küçük bir kapsam öneririz.
06Entegrasyonlar
Ajansın kullandığı araçlarla bağlantı
Ajanslar zaten birçok araç kullanır; CRM bunların arasına yeni bir ada olarak değil, bağlayıcı olarak yerleşir.
- 01
Proje ve iş takip aracı
Kazanılan iş, kullandığınız proje yönetim aracında proje ve görev olarak açılır; tamamlanan işler kapsam sayacına geri döner.
- 02
Google Workspace ve Microsoft 365
E-posta yazışmaları ve toplantılar ilgili marka kaydına bağlanır, takvim davetleri CRM'den oluşturulur.
- 03
Form reklamları
Ajansın kendi yeni iş kampanyalarından, örneğin Meta ve LinkedIn form reklamlarından gelen başvurular aday kaydı olarak içeri alınır.
- 04
Muhasebe ve e-Fatura
Onaylanan teklifler ve aylık anlaşma bedelleri, örneğin Logo ya da Paraşüt gibi programlara fatura taslağı olarak aktarılır.
- 05
Zaman takibi
Ekibin saatlerini kaydettiği bir araç varsa bu veri hesap bazındaki kârlılık raporuna taşınır.
07Süreç
Reklam ajansı CRM yazılımı yaptırmak istiyorum: süreç nasıl işler?
Adım 01
Analiz
İş akışınızı, kullanıcılarınızı ve mevcut sistemlerinizi dinleriz; kapsamı, öncelikleri ve kabul ölçütlerini yazılı hâle getiririz.
Adım 02
Tasarım
Ekran akışlarını ve veri modelini çıkarırız. Arayüzü sizinle gözden geçirip onay almadan geliştirmeye geçmeyiz.
Adım 03
Geliştirme
Kısa döngülerle çalışırız; her döngü sonunda çalışan bir sürümü test ortamında görürsünüz.
Adım 04
Test
İşlevsel testler, entegrasyon testleri ve temel güvenlik kontrolleriyle hataları yayından önce yakalarız.
Adım 05
Yayın
Sunucu, alan adı, yedekleme ve izleme ayarlarını yaparak canlıya alırız; ekibinize kısa bir kullanım eğitimi veririz.
Adım 06
Bakım
İsterseniz bakım ve destek anlaşmasıyla güncellemeleri, izlemeyi ve yeni geliştirmeleri sürdürürüz.
08Teknoloji
Reklam ajansı CRM yazılımında gizlilik ve erişim
Ajanslar çoğu zaman aynı dönemde farklı markalarla görüşür ve henüz duyurulmamış ürün, kampanya ya da bütçe bilgisi taşır. Bu yüzden hesap bazlı erişim önemlidir: bir markanın ekibi, aynı sektördeki başka bir markanın kayıtlarını görmez. Gizlilik anlaşması imzalanmış hesaplar ayrıca işaretlenir ve dosya paylaşımı bu işarete göre sınırlanır.
Devamını okuDaha az göster
Sistem bulutta çalışır; ekibin çekimde, sette ya da marka toplantısında da erişebilmesi için mobil uyumlu tasarlanır. Önemli her değişiklik işlem kaydına yazılır, düzenli yedeklemeyle sunum geçmişi ve yazışmalar korunur. Bülten ve etkinlik davetleri gibi ticari iletiler İYS onayına göre gönderilir.
09Çalışma modelleri
Bu hizmette çalışma modelleri
- 01
Proje bazlı
Sabit kapsam, sabit fiyat ve belirli teslim tarihi
Kapsamı belli, teslim tarihi olan işler için.
- Yazılı kapsam ve kabul ölçütleri
- Sabit fiyat ve belirli teslim tarihi
- Teslim ve kabul adımları sözleşmede
- 02
Bakım ve destek
Aylık sözleşmeli, SLA'lı bakım, destek ve geliştirme saati
Yayındaki bir sistemin sürekliliği için.
- Aylık sözleşme ve SLA
- İzleme, güncelleme ve hata düzeltme
- Aylık geliştirme saati
10Sık sorulan sorular
Reklam ajansı CRM yazılımı hakkında sık sorulan sorular
Reklam ajansı CRM yazılımı fiyatları neye göre şekillenir?
Kullanıcı sayısı, kapsam sayacı ve efor tahmini gibi modüllerin gerekip gerekmediği, proje aracı ve muhasebe programıyla kurulacak bağlantılar ile eski verilerin aktarımı maliyeti belirler. Görüşmeden sonra aşamalara ayrılmış yazılı teklif hazırlıyoruz.
Kullandığımız proje yönetim aracını bırakmamız gerekir mi?
Gerekmez. Ekibiniz işleri alıştığı araçta yürütmeye devam eder; CRM kazanılan işi oraya aktarır ve tamamlanan işleri geri okur. Aracın sunduğu API ya da bağlantı seçenekleri analiz aşamasında incelenir.
Retainer anlaşmalarındaki kapsam aşımını nasıl göreceğiz?
Anlaşmadaki her kalem için aylık hak tanımlanır. Yapılan işler düştükçe kalan hak hesap kartında görünür; sınıra yaklaşıldığında hesap yöneticisine uyarı gider ve aşan işler ek teklif olarak hazırlanabilir.
Serbest çalışan tasarımcılar ve metin yazarları sisteme girebilir mi?
Evet, sınırlı bir rolle. Yalnızca atandıkları işleri ve paylaşılan dosyaları görürler; fiyat, anlaşma ve diğer markaların bilgileri bu rolde kapalıdır.
Kaybedilen pitch'lerden nasıl yararlanabiliriz?
Her kaybın gerekçesi, kazanan ajans biliniyorsa adı ve markanın geri bildirimi kaydedilir. Bir süre sonra marka için hatırlatma kurulur; dönemsel raporlar hangi tür brifte daha sık kazandığınızı gösterir.
Reklam ajansı CRM yazılımı yaptırmak ne kadar zaman alır?
Süreyi en çok proje aracınızla kurulacak bağlantı ve aylık anlaşmalardaki iş kalemlerinin çeşitliliği belirler. Pitch ve hesap kartlarıyla başlayan ilk sürüm erkenden kullanıma alınabilir; efor raporu gerçek saat verisi biriktikçe anlam kazandığı için çoğu zaman sonraki aşamaya bırakılır. Takvimi ön görüşmeden sonra yazılı olarak netleştiriyoruz.
11İlgili hizmetler