01Sorun ve çözüm
İnsan kaynakları ajansı CRM yazılımını işveren ilişkisini merkeze alan, aday havuzunu da bu ilişkiye bağlayan bir yapıda kuruyoruz. Firma kaydında sözleşme koşulları, açık pozisyonlar, sunulan adaylar ve geri bildirimler izlenir; aday tarafında ise başvurular, mülakat aşamaları ve onay durumları. Böylece ajans yöneticisi hem satış hem yerleştirme tarafını aynı tabloda görür.
02Kimler için
İnsan kaynakları ajansı CRM yazılımı hangi yapılara uygun
Hizmet modeli farklı olsa da, işveren ve aday ilişkisini birlikte yönetmek zorunda olan bütün ajanslar için geçerlidir.
- Orta ve üst düzey pozisyonlar için aday arayan, işverenle uzun soluklu ilişki kuran işe alım ajansları
- Yönetici arama hizmeti veren, adaylara doğrudan ulaşan ve gizlilik gerektiren süreçler yürüten danışmanlık firmaları
- Üretim, lojistik ya da perakende için toplu işe alım projeleri yapan ve kısa sürede çok sayıda aday işleyen ajanslar
- Geçici personel ya da proje bazlı uzman yerleştirmesi yapan ve sözleşme dönemlerini takip eden firmalar
- İşe alımın yanında bordro, eğitim ya da değerlendirme merkezi gibi ek hizmetler satan insan kaynakları şirketleri
03İhtiyaçlar
Ajans danışmanlarının günlük takip yükü
İşe alım ajansında kaybedilen güven çoğu zaman yanlış ya da geç iletilen bir bilgiden kaynaklanır.
- 01
Aday sunum geçmişi
Bir adayın hangi firmaya, ne zaman ve hangi danışman tarafından sunulduğu kayıtlı olmalıdır. Aynı adayın aynı işverene iki kez gönderilmesi ya da sahiplik tartışması bu kayıtla önlenir.
- 02
Pozisyon talebinin ayrıntıları
Görev tanımı, beklenen deneyim, ücret aralığı, çalışma şekli ve işverenin olmazsa olmazları ilk görüşmede netleşmezse yanlış adaylarla zaman kaybedilir. Bu bilgiler pozisyon kaydında yapılandırılmış olarak tutulur.
- 03
İşveren geri bildirimi
Sunulan adaylar için işverenden gelen değerlendirme gecikirse aday başka bir teklifi kabul edebilir. Geri bildirim bekleyen sunumlar listelenip işverene hatırlatılmalıdır.
- 04
Yerleştirme sonrası takip
İşe başlayan adayın deneme döneminde işverenle ve adayla iletişim sürdürülür; sözleşmede ayrılma halinde yeniden arama taahhüdü varsa bu dönemin sonu kayıtta görünmelidir.
04Özellikler
İnsan kaynakları ajansı CRM sisteminde sektöre özel modüller
Genel satış takibi ile aday takip sistemlerinin arasında kalan boşluk, şu bölümlerle doldurulur.
- 01
Pozisyon panosu
Her işverenin açık pozisyonları aşamalarıyla görünür: talep alındı, arama sürüyor, kısa liste sunuldu, mülakatlar, teklif, yerleşti. Uzun süredir ilerlemeyen pozisyonlar işaretlenir.
- 02
Aday sunum kaydı
Kısa listeye alınan adaylar işverene ajansın şablonuyla sunulur; sunum tarihi, gönderilen belge ve işverenin kararı aday ve firma kaydına aynı anda işlenir.
- 03
Danışman performansı
Danışman bazında açılan pozisyon, sunulan aday, mülakata kalan ve yerleşen aday sayısı raporlanır; yöneticiler yükü buna göre dağıtır.
- 04
Sözleşme ve yenileme takibi
İşverenlerle yapılan çerçeve sözleşmelerin dönemi, hizmet kapsamı ve yenileme tarihi izlenir; yenileme öncesinde dönem özeti hazırlanır.
Her CRM yazılımı projesinde standart
- Müşteri ve potansiyel müşteri takibi
- Teklif ve satış hunisi yönetimi
- Görev, hatırlatma ve aktivite takibi
- E-posta, SMS ve WhatsApp entegrasyonu
- Satış performans raporları
05Özel yazılım
Ajans modelinize göre özel yazılım
Hazır aday takip sistemleri şirket içi işe alım ekipleri için tasarlanır; tek bir işverenin pozisyonlarını yönetir. Ajansta ise onlarca işverenin pozisyonu, aynı adayın birden fazla firmaya sunulması, sunum sahipliği ve işveren sözleşmesi aynı anda yönetilmelidir. Genel CRM ürünleri de aday kavramını tanımadığı için bu iki dünya arasında köprü kurmak elle yapılan aktarımlara kalır.
Devamını okuDaha az göster
Özel geliştirmede işveren, pozisyon ve aday ilişkisini ajansınızın çalışma biçimine göre modelliyoruz. Halihazırda kullandığınız aday takip sistemi işinizi görüyorsa onu koruyup yalnızca işveren ilişkisi ve satış takibini ona bağlanan bir CRM olarak da kurabiliriz.
06Entegrasyonlar
İlan platformları, aday takip sistemi ve iletişim kanalları
Ajansın aday kaynakları çeşitlidir; bağlantılar hangi kaynakların ne tür veri aktarımına izin verdiğine göre planlanır.
- 01
İş ilanı platformları
Kariyer.net ya da LinkedIn gibi platformlarda yayınlanan ilanlara gelen başvurular, platformun sunduğu aktarım yöntemine göre ilgili pozisyona bağlanır; yöntem yoksa toplu dosya aktarımı kullanılır.
- 02
Aday takip sistemi
Kullandığınız bir aday takip sistemi varsa aday verisi orada kalır; CRM yalnızca sunum, işveren kararı ve yerleştirme bilgilerini API üzerinden alır.
- 03
E-posta, takvim ve görüntülü görüşme
Mülakat davetleri takvim üzerinden gönderilir, görüşme bağlantısı otomatik eklenir; işveren ve aday yazışmaları ilgili kayda bağlanır.
- 04
Muhasebe ve e-Fatura
Yerleştirme ya da dönemsel hizmet faturaları ön muhasebe programınıza aktarılır ve e-Fatura entegratörünüz üzerinden düzenlenir.
07Süreç
İnsan kaynakları ajansı CRM yazılımı yaptırmak istiyorum: süreç nasıl işler?
Adım 01
Analiz
İş akışınızı, kullanıcılarınızı ve mevcut sistemlerinizi dinleriz; kapsamı, öncelikleri ve kabul ölçütlerini yazılı hâle getiririz.
Adım 02
Tasarım
Ekran akışlarını ve veri modelini çıkarırız. Arayüzü sizinle gözden geçirip onay almadan geliştirmeye geçmeyiz.
Adım 03
Geliştirme
Kısa döngülerle çalışırız; her döngü sonunda çalışan bir sürümü test ortamında görürsünüz.
Adım 04
Test
İşlevsel testler, entegrasyon testleri ve temel güvenlik kontrolleriyle hataları yayından önce yakalarız.
Adım 05
Yayın
Sunucu, alan adı, yedekleme ve izleme ayarlarını yaparak canlıya alırız; ekibinize kısa bir kullanım eğitimi veririz.
Adım 06
Bakım
İsterseniz bakım ve destek anlaşmasıyla güncellemeleri, izlemeyi ve yeni geliştirmeleri sürdürürüz.
08Teknoloji
Aday verisinin hukuka uygun işlenmesi
Özgeçmişler; ad, iletişim bilgisi, eğitim ve iş geçmişinin yanında bazen sağlık, adli sicil ya da sendika üyeliği gibi özel nitelikli veriler de içerebilir. KVKK kapsamında aday başvurusu sırasında aydınlatma metni sunulur, özgeçmişin işverenlerle paylaşılması için açık rıza ayrı bir adım olarak alınır ve tarihiyle saklanır. Saklama süresi dolan aday kayıtları için silme ya da anonimleştirme kuralları sistemde tanımlanır.
Devamını okuDaha az göster
Yönetici arama süreçlerinde gizlilik ayrıca önemlidir: hâlâ bir şirkette çalışan adayın bilgisi yalnızca o pozisyondan sorumlu danışmanlara açılır. Erişimler rol ve pozisyon bazında sınırlandırılır, belge indirmeleri işlem günlüğüne yazılır ve veritabanı şifreli yedeklenir.
09Çalışma modelleri
Bu hizmette çalışma modelleri
- 01
Proje bazlı
Sabit kapsam, sabit fiyat ve belirli teslim tarihi
Kapsamı belli, teslim tarihi olan işler için.
- Yazılı kapsam ve kabul ölçütleri
- Sabit fiyat ve belirli teslim tarihi
- Teslim ve kabul adımları sözleşmede
- 02
Bakım ve destek
Aylık sözleşmeli, SLA'lı bakım, destek ve geliştirme saati
Yayındaki bir sistemin sürekliliği için.
- Aylık sözleşme ve SLA
- İzleme, güncelleme ve hata düzeltme
- Aylık geliştirme saati
10Sık sorulan sorular
İnsan kaynakları ajansı CRM yazılımı hakkında sık sorulan sorular
İnsan kaynakları ajansı CRM yazılımı aday takip sisteminin yerine geçer mi?
İhtiyaca göre değişir. Bazı ajanslarda aday havuzu da aynı sistemde kurulur; bazılarında mevcut aday takip sistemi korunur ve CRM işveren tarafını yönetir. Ön analizde aday hacminize ve mevcut araçlarınıza göre doğru yapıyı birlikte belirliyoruz.
İnsan kaynakları ajansı CRM yazılımı fiyatları nasıl belirlenir?
Danışman sayısı, aday havuzunun sisteme dahil olup olmadığı, ilan platformları ve takvim entegrasyonları, raporlama ihtiyacı ve mevcut verinin aktarımı belirleyicidir. Kapsamı netleştirdikten sonra yazılı teklif sunuyoruz.
İşverenler kendi pozisyonlarının durumunu görebilir mi?
Evet, işverene özel bir portal açılabilir. İşveren yetkilisi açık pozisyonlarını, sunulan adayların özetini görür ve değerlendirmesini doğrudan portala girer; bu, geri bildirim gecikmelerini azaltır.
Özel istihdam faaliyetine ilişkin kayıtları sistemde tutabilir miyiz?
Sistem gerekli kayıtları tutacak şekilde kurulur; hangi kaydın hangi süreyle zorunlu olduğunu faaliyet izninize bağlı güncel düzenlemelere göre sizinle birlikte netleştiririz.
Aynı adayın iki danışman tarafından aynı firmaya sunulması nasıl engellenir?
Sunum kaydı açılırken sistem adayın o firmaya daha önce sunulup sunulmadığını kontrol eder. Daha önce bir sunum varsa danışman uyarılır ve sunumun sahibi ile tarihi gösterilir.
Toplu işe alım projelerinde çok sayıda adayı nasıl yönetiriz?
Toplu projelerde adaylar aşamalara göre toplu olarak taşınabilir, mülakat davetleri ve sonuç bildirimleri şablonlu mesajlarla topluca gönderilir. Her adayın aşama geçmişi yine tek tek kayıtlı kalır.
11İlgili hizmetler