Dernek yazılımları

Üyelik çoğunlukla bir başvuru formuyla başlar; başvuru yönetim kurulunda görüşülür, kabul kararı alınır ve kişi üye kaydına işlenir. Ardından aidat dönemleri, etkinlik duyuruları, gönüllü görevlendirmeleri ve bağış kampanyaları gelir. Yılın belirli dönemlerinde genel kurul hazırlığı, faaliyet raporu ve ilgili kuruma yapılacak bildirimler iş yükünü artırır.

Çoğu dernekte ilk adım, güvenilir bir üye ve aidat kaydıdır; diğer her şey bu kaydın üzerine kurulur. Mevcut elektronik tablolar temizlenerek aktarılır, mükerrer kayıtlar birleştirilir, her üyenin aidat geçmişi tek ekranda görünür hâle gelir. Banka hareketleri dosya olarak içeri alınıp üyelerle eşleştirilebilir.

İkinci adım iletişimdir: üyelerin hangi kanaldan duyuru almak istediği ve verdikleri izinler kayda alınır, SMS ve e-posta gönderimleri bu kayda göre yapılır. Üçüncü adımda online aidat ve bağış ödemesi açılır. Etkinlik kaydı, gönüllü yönetimi ve mobil uygulama, temel kayıt düzeni oturduktan sonra eklendiğinde aynı veriyi kullanır ve yeni bir dağınıklık yaratmaz.

Dernekler ve vakıflar için sunduğumuz üç çözümden biri derneğin kamuoyuna açılan yüzü, biri üyeyle kurulan günlük bağ, biri de yönetimin çalışma aracıdır.

Bazı derneklerde üyeliğin kendisi bile hassas bir bilgidir: bir hasta derneğine ya da inanç temelli bir vakfa üye olmak, kişinin sağlığı ya da inancı hakkında ipucu verebilir. Bu yüzden erişim dar tutulur, kimin hangi listeyi indirdiği kayda geçer, veriler şifreli saklanır ve düzenli yedeklenir. Kişisel verilerin korunması mevzuatı gereği aydınlatma metni başvuru formunun parçası olur.

Dernekler için DERBİS gibi resmî sistemlere yapılan beyan ve bildirimler ilgili kurumun kendi ekranlarından yapılır. Program bu bildirimlerin yerine geçmez; ihtiyaç duyulan üye ve gelir gider bilgisini düzenli ve hazır tutar. Hangi kaydın zorunlu olduğunu derneğinizin ya da vakfınızın güncel düzenlemelerine göre birlikte netleştiririz.