Yurt dışı eğitim danışmanlığı web sitesi
ProjeBakım
Sektör · Profesyonel hizmetler
Yurt dışı eğitim danışmanlığı yazılımları
Yurt dışı eğitimde bir öğrenciyle ilk temas ile kayıt arasında uzun bir yol vardır. Lise son sınıftaki bir öğrenci bir eğitim fuarında bilgi bırakır, birkaç dönem sonra velisiyle birlikte ofise gelir, dil sınavı sonucunu bekler, birkaç ülke ve üniversite arasında kararsız kalır. Bu süre boyunca adayı unutmamak, doğru zamanda doğru bilgiyle aramak danışmanlık ofisinin satışını belirler; ama aday listeleri çoğu zaman fuar formlarında, Excel dosyalarında ve danışmanların telefonlarında dağınık durur.
- Sektör grubu
- Profesyonel hizmetler
- Yayındaki hizmet
- 3
01Hizmetler
Yurt dışı eğitim danışmanlığı için hizmetlerimiz
02Sektör
Kayıt kararı verildikten sonra iş bir başvuru projesine dönüşür. Her okulun son başvuru tarihi, istediği belgeler, dil yeterliliği şartı ve başvuru portalı farklıdır. Bir öğrenci için dört okula başvuru yapılıyorsa, dört ayrı takvim ve belge seti izlenir; kabul mektubu geldikten sonra da öğrenci vizesi, konaklama ve uçuş planı başlar. Veli ise her adımda bilgi bekler.
Yurt dışı eğitim danışmanlığı programı, bu uzun süreci tek bir öğrenci dosyasında birleştirir. Web sitesi aday toplar, CRM onu kayda kadar taşır, yapay zekâ asistanı ise tekrar eden soruların yükünü danışmanların üzerinden alır.
03
Aday öğrenciden kayda yurt dışı eğitim danışmanlığı süreci
Danışmanlık ofisinin aday kaynakları çeşitlidir: eğitim fuarları, okullarda verilen seminerler, sosyal medya reklamları, web sitesindeki formlar ve eski öğrencilerin tavsiyesi. Her kanaldan gelen adayın ilgilendiği program da farklıdır; kimi yaz dönemi dil okulu, kimi lisans, kimi yüksek lisans ya da hazırlık programı arar. İlk görüşmede not ortalaması, dil seviyesi, bütçe beklentisi ve hedef ülkeler konuşulur.
Karar aşamasında danışman okul önerileri hazırlar, öğrenci ve veliyle birden çok görüşme yapılır. Kayıt kararından sonra belge toplama başlar: transkript, diploma, IELTS ya da TOEFL sonucu, motivasyon mektubu, tavsiye mektupları ve pasaport. Başvurular okulların portallarından yapılır, kabul mektupları beklenir, gerekiyorsa depozito ödenir ve öğrenci vizesi aşamasına geçilir. Öğrenci gittikten sonra bile varış, yerleşme ve ilk dönem sorularıyla ilişki devam eder.
- 01
Uzun karar süresi
Aday aylarca karar vermeyebilir. Takip notu ve sonraki arama tarihi kaydedilmezse, fuarda ilgi gösteren öğrenci başka bir ofisle anlaşır.
- 02
Okul bazında farklı takvimler
Son başvuru tarihleri, burs başvuruları ve kabul yanıtı için tanınan süreler okuldan okula değişir; bunlar tek bir takvimde görünmezse bir tarih kaçabilir.
- 03
Veli iletişimi
Öğrenci reşit olmayabilir ya da masrafı ailesi karşılıyor olabilir. Veliye hangi bilginin ne zaman iletildiği kayıtta durmazsa aynı soru defalarca yanıtlanır.
- 04
Anlaşmalı kurumlarla mutabakat
Okullarla yapılan anlaşmalara bağlı ödemeler, hangi öğrencinin hangi programa kaydolduğu bilgisine dayanır. Kayıt bilgisi dağınıksa dönem sonu mutabakatı uzar.
04
Dijitalleşmede nereden başlamalı
En hızlı fark, aday toplama ve takip tarafında hissedilir. Fuar ve seminer formlarının kâğıt yerine tablet ya da QR kodla doldurulup doğrudan sisteme düşmesi, her adayın bir danışmana atanması ve takip tarihlerinin hatırlatılması, ofisin satış hunisini görünür kılar. Ülke, program türü ve başlangıç dönemine göre filtrelenebilen bir aday listesi, kampanya ve bilgilendirme planlamasını da kolaylaştırır.
İkinci adım öğrenci dosyasıdır: başvurulan okullar, her başvurunun durumu, belge kontrol listesi ve kritik tarihler. Öğrenciye ve veliye açılan bir takip ekranı, “başvurum ne durumda” sorusunu telefondan uzaklaştırır. Bu dosyada transkript, pasaport ve aile gelir belgeleri gibi hassas veriler bulunduğu için KVKK kapsamında aydınlatma ve açık rıza metinleri, şifreli dosya saklama ve danışman bazlı erişim yetkisi baştan kurulur. Reşit olmayan öğrencilerde veli onayının nasıl alınacağı da bu aşamada belirlenir.
05
Yurt dışı eğitim danışmanlığı yazılımı çözümleri
Web sitesi, CRM ve yapay zekâ asistanı, öğrencinin ilk merakından kayda uzanan sürecin farklı evrelerine yerleşir. Birlikte kurulduklarında web sitesinden gelen bir form doğrudan CRM'e kaydolur, asistanla yapılan sohbetin özeti de danışmanın önüne düşer.
- 01
Yurt dışı eğitim danışmanlığı web sitesi
Ülke, şehir ve program türüne göre düzenlenen içerik sayfaları, dil okulu ve üniversite seçeneklerini karşılaştırmalı anlatır. Fuar ve seminer takvimi, etkinlik kayıt formu ve ön görüşme talebi gibi aday toplayan bölümler öne çıkarılır.
- 02
Yurt dışı eğitim danışmanlığı CRM yazılımı
Adayı ilk temastan kayda, ardından başvuru, kabul ve vize aşamalarına kadar izler. Okul bazında başvuru durumları, belge listesi, veli kaydı ve anlaşmalı kurum mutabakatı aynı yapı içinde tutulur; WhatsApp Business API ile mesaj geçmişi öğrenci kartına bağlanabilir.
- 03
Yurt dışı eğitim danışmanlığı yapay zekâ asistanı
Sitede ve mesajlaşma kanallarında hangi ülke için hangi dil seviyesinin istendiği, başvuru adımları ve ofisin hizmet kapsamı gibi genel soruları gece gündüz yanıtlar. OpenAI gibi bir dil modeli sağlayıcısıyla ya da kurum içinde çalışan açık bir modelle, yalnızca ofisin onayladığı bilgi kaynağına bağlı olarak kurulur. Okul ya da kabul konusunda kesin yorum yapmaz; öğrenciyi danışmana yönlendirir ve sohbet özetini aday kaydına ekler.
06Sık sorulan sorular
Sık sorulan sorular
Fuarda topladığımız aday bilgileri sisteme nasıl aktarılır?
En pratik yol, fuar standında tablet ya da QR kodla açılan kısa bir formdur; bilgi anında CRM'e düşer ve bir danışmana atanır. Elinizdeki eski kâğıt ya da tablo kayıtları da toplu aktarımla sisteme alınabilir.
Yapay zekâ asistanı öğrencilere okul önerisi yapabilir mi?
Genel bilgi verebilir, örneğin bir ülkede lisans başvurusu için hangi belgelerin istendiğini anlatabilir. Ancak kişiye özel okul ve program önerisi danışmanın işidir; asistan bu noktada görüşme randevusu önerir. Asistanın hangi konularda konuşacağı ve hangilerinde durması gerektiği talimatlarında açıkça tanımlanır.
Veliler başvuru sürecini takip edebilir mi?
Evet, öğrenciye ve veliye ayrı ayrı yetkilendirilen bir takip ekranı açılabilir. Başvuru durumları, eksik belgeler ve yaklaşan tarihler burada görünür; neyin paylaşılacağına ofis karar verir.
Yurt dışı eğitim danışmanlığı CRM yazılımı vize işlemlerini de kapsar mı?
Kabul sonrasında öğrenci vizesi aşaması aynı öğrenci dosyasında, kendi belge listesi ve randevu tarihiyle izlenebilir. Ofisiniz ayrıca turistik ya da iş vizesi danışmanlığı da veriyorsa, bu dosyalar için ayrı bir akış kurulabilir.
Yurt dışı eğitim danışmanlığı web sitesi için ne kadar içerik gerekir?
Başlangıçta en çok öğrenci gönderdiğiniz ülke ve program türleri için sayfalar yeterlidir; içerik zamanla genişletilir. Okul adları, şartlar ve tarihler değişebildiği için içeriği ekibinizin kolayca güncelleyebileceği bir panelle kurarız.
Projenin kapsamını neler belirler?
Danışman ve şube sayısı, aday kaynaklarının çeşitliliği, öğrenci ve veli ekranları, yapay zekâ asistanının kanalları, mesajlaşma ve e-posta entegrasyonları ile aktarılacak eski kayıtlar belirleyicidir. Ön görüşmede bunları netleştirip aşamalı bir plan çıkarırız.
07Aynı grup
Büro, ajans ve danışmanlık firmaları için yazılımlar: diğer sektörler
Teklif
Yurt dışı eğitim danışmanlığı işletmeniz için teklif alın
İş akışınızı anlatın; hangi yazılımın önce, hangisinin sonra yapılması gerektiğini birlikte planlayalım.
+90 552 579 93 21