01Sorun ve çözüm
Yurt dışı eğitim danışmanlığı CRM yazılımını öğrenci, veli, program ve okul kayıtlarını birbirine bağlayan bir yapı olarak kuruyoruz. Öğrencinin akademik geçmişi, dil sınavı durumu ve tercih ettiği ülkeler bir kartta toplanır. Her başvuru okula, programa ve dönem başlangıcına göre ayrı izlenir; kabul, kayıt, konaklama ve vize adımları aynı öğrencinin zaman çizelgesinde sıralanır.
Devamını okuDaha az göster
Okul tarafı da ayrı bir ilişkidir. Anlaşmalı kurumların program listeleri, giriş koşulları ve kayıt kesinleştiğinde doğan hak edişler öğrenci kaydına bağlı olarak izlenir. Böylece danışmanlık hem öğrenciye verdiği hizmeti hem okullarla yürüttüğü ticari ilişkiyi aynı veriden yönetir.
02Kimler için
Yurt dışı eğitim danışmanlığı CRM yazılımı hangi kurumlara uygun
Öğrenci sayısı ve anlaşmalı okul listesi büyüdükçe takvim ve iletişim yükü kişilerin hafızasını aşar.
- Dil okulu, lise değişim, lisans ve yüksek lisans başvurularını birlikte yürüten eğitim danışmanlık firmaları
- Eğitim fuarlarında ve okul seminerlerinde yoğun aday toplayan, bu listeleri dönem boyunca takip etmek isteyen ekipler
- Çok sayıda yurt dışı okulla anlaşması bulunan ve hak edişlerini öğrenci bazında izlemek isteyen ofisler
- Yaz okulu ve kısa dönem programlarda grup kayıtları düzenleyen kurumlar
- Farklı illerde temsilcisi bulunan ve bütün öğrenci akışını tek merkezden görmek isteyen danışmanlıklar
03İhtiyaçlar
Öğrenci yolculuğunun aşamaları ve takip ihtiyaçları
İlk temastan okula kayda kadar geçen süreç uzundur ve her aşamanın kendi son tarihi vardır.
- 01
Öğrenci ve veli birlikte
Kararı çoğu zaman veli verir, belgeleri öğrenci hazırlar. İki kişinin iletişim bilgisi, beklentisi ve görüşme notları aynı kayıtta ama ayrı kişiler olarak tutulmalıdır.
- 02
Dönem başlangıcı ve son başvuru tarihleri
Her okulun ve programın kabul takvimi farklıdır. Öğrencinin hedeflediği dönem bilindiğinde, geriye doğru planlanan başvuru, dil sınavı ve belge adımları hatırlatmalara dönüşür.
- 03
Dil sınavı ve akademik belgeler
IELTS ya da TOEFL gibi sınavların tarihi ve puanı, transkript, niyet mektubu ve tavsiye mektupları başvurunun ön koşuludur. Eksik bir belge bütün başvuruyu bekletir.
- 04
Birden fazla okula paralel başvuru
Bir öğrenci aynı anda birkaç okula başvurabilir. Her başvurunun durumu, kabul koşulları ve kayıt ödemesinin son tarihi ayrı izlenir; karar görüşmesi bu karşılaştırma üzerinden yapılır.
- 05
Uzun karar süresi
Bu dönem hazır olmayan aday bir sonraki dönemin öğrencisi olabilir. Takip tarihleri ve ilgi düzeyi kaydedildiğinde bu adaylar listeden düşmez.
04Özellikler
Yurt dışı eğitim danışmanlığı için CRM işlevleri
Standart aday ve görev takibinin üzerine, okul kataloğu ve başvuru yönetimi gibi danışmanlığa özgü bölümler eklenir.
- 01
Program ve okul kataloğu
Anlaşmalı okullar, programlar, giriş koşulları ve dönem tarihleri kurum içinde güncellenen bir katalogda tutulur. Danışman öğrenci profiline uyan seçenekleri buradan süzer.
- 02
Başvuru panosu
Her başvuru hazırlık, gönderildi, şartlı kabul, kesin kabul ve kayıt gibi aşamalarda pano üzerinde izlenir.
- 03
Hak ediş takibi
Kayıt kesinleştiğinde anlaşmalı kurumdan beklenen hak ediş oluşur; tahsil edilip edilmediği okul ve dönem bazında raporlanır.
- 04
Fuar ve seminer kaydı
Etkinlikte tabletten kaydedilen adaylar etkinlik adıyla etiketlenir, sonraki görüşmeler danışmanlara otomatik dağıtılır.
- 05
Veli bilgilendirme
Başvuru aşaması değiştiğinde veliye kısa bir bilgilendirme gider. Hangi bilginin paylaşılacağını öğrencinin yaşına ve tercihine göre siz belirlersiniz.
Her CRM yazılımı projesinde standart
- Müşteri ve potansiyel müşteri takibi
- Teklif ve satış hunisi yönetimi
- Görev, hatırlatma ve aktivite takibi
- E-posta, SMS ve WhatsApp entegrasyonu
- Satış performans raporları
05Özel yazılım
Eğitim danışmanlığı için hazır paket yerine özel yapı
Satış odaklı hazır CRM'ler tek müşteri ve tek fırsat mantığıyla çalışır. Eğitim danışmanlığında ise öğrencinin bir velisi, birden fazla okula paralel başvurusu, her başvurunun ayrı kabul koşulları ve kayıttan sonra okuldan doğan hak edişi vardır. Bu ilişkiler hazır paketin standart nesneleriyle kurulmaya çalışıldığında raporlar anlamını yitirir.
Devamını okuDaha az göster
Özel geliştirmede okul kataloğunuzu, çalıştığınız ülkeleri ve danışman yapınızı temel alıyoruz. Okul anlaşmaları ve program bilgileri sizin yönettiğiniz veri olarak kalır. İlk aşamada aday ve başvuru takibi, sonraki aşamada hak ediş ve veli bilgilendirme modülleri eklenebilir.
06Entegrasyonlar
Bağlantılı sistemler ve veri akışı
Adayın geldiği kanaldan okulun başvuru ekranına kadar bilgi tek bir öğrenci kaydı etrafında toplanır.
- 01
Web sitesi ve form reklamları
Sitenizdeki bilgi formundan ve sosyal medya form reklamlarından gelen talepler, ilgilenilen ülke ve program bilgisiyle aday listesine düşer.
- 02
WhatsApp Business API ve e-posta
Öğrenci ve veli yazışmaları kurumsal hesaplardan yürür, konuşmalar ilgili kişinin kaydına bağlanır.
- 03
Okul başvuru ekranları
Okulların kendi başvuru sistemlerine otomatik veri gönderilmez. Başvuru kodu ve durum bilgisi CRM'e girilir, belge paketi tek seferde dışa aktarılır.
- 04
Ödeme ve muhasebe
Danışmanlık ücreti için örneğin iyzico ya da PayTR gibi altyapılarla ödeme bağlantısı oluşturulur; tahsilatlar ve hak edişler ön muhasebe programınıza aktarılır.
- 05
Takvim
Danışman görüşmeleri ve çevrim içi seminerler Google Takvim ya da Outlook ile eşitlenir.
07Süreç
Yurt dışı eğitim danışmanlığı CRM yazılımı yaptırmak istiyorum: süreç nasıl işler?
Adım 01
Analiz
İş akışınızı, kullanıcılarınızı ve mevcut sistemlerinizi dinleriz; kapsamı, öncelikleri ve kabul ölçütlerini yazılı hâle getiririz.
Adım 02
Tasarım
Ekran akışlarını ve veri modelini çıkarırız. Arayüzü sizinle gözden geçirip onay almadan geliştirmeye geçmeyiz.
Adım 03
Geliştirme
Kısa döngülerle çalışırız; her döngü sonunda çalışan bir sürümü test ortamında görürsünüz.
Adım 04
Test
İşlevsel testler, entegrasyon testleri ve temel güvenlik kontrolleriyle hataları yayından önce yakalarız.
Adım 05
Yayın
Sunucu, alan adı, yedekleme ve izleme ayarlarını yaparak canlıya alırız; ekibinize kısa bir kullanım eğitimi veririz.
Adım 06
Bakım
İsterseniz bakım ve destek anlaşmasıyla güncellemeleri, izlemeyi ve yeni geliştirmeleri sürdürürüz.
08Teknoloji
Yurt dışı eğitim danışmanlığı CRM yazılımında öğrenci verisinin korunması
Danışmanlık kayıtlarında reşit olmayan öğrencilere ait kişisel veriler de bulunur; lise değişim programları ve yaz okulları bunun tipik örneğidir. Bu kayıtlarda veli onayı ve aydınlatma metni dosyanın ilk adımı olarak alınır, öğrencinin belgelerine yalnızca ilgili danışman erişir. Transkript, pasaport ve banka belgeleri şifreli saklanır, her indirme kayıt altına alınır.
Devamını okuDaha az göster
Öğrenci bilgileri başvuru sırasında yurt dışındaki okullarla paylaşılır. Bu paylaşımın hangi okula, hangi belgeyle ve ne zaman yapıldığı kayda geçer; KVKK açısından gereken metinleri hukuk danışmanınızla netleştirmenizi öneririz.
Başvuru dönemlerinde kullanım belirli haftalarda yoğunlaşır. Bulut altyapı bu dönemlerde kapasiteyi artırabilecek biçimde yapılandırılır ve veriler düzenli yedeklenir.
09Çalışma modelleri
Bu hizmette çalışma modelleri
- 01
Proje bazlı
Sabit kapsam, sabit fiyat ve belirli teslim tarihi
Kapsamı belli, teslim tarihi olan işler için.
- Yazılı kapsam ve kabul ölçütleri
- Sabit fiyat ve belirli teslim tarihi
- Teslim ve kabul adımları sözleşmede
- 02
Bakım ve destek
Aylık sözleşmeli, SLA'lı bakım, destek ve geliştirme saati
Yayındaki bir sistemin sürekliliği için.
- Aylık sözleşme ve SLA
- İzleme, güncelleme ve hata düzeltme
- Aylık geliştirme saati
10Sık sorulan sorular
Yurt dışı eğitim danışmanlığı CRM yazılımı hakkında sık sorulan sorular
Yurt dışı eğitim danışmanlığı CRM yazılımı fiyatları nasıl oluşur?
Danışman ve temsilci sayısı, okul kataloğunun büyüklüğü, hak ediş takibi, veli bilgilendirme ve kurulacak entegrasyonlar kapsamı belirler. İhtiyaç analizinden sonra aşamalı ve yazılı bir teklif hazırlıyoruz.
Okullardan gelen komisyonları sistemde izleyebilir miyiz?
Evet. Her okul anlaşmasının hak ediş kuralı tanımlanır; öğrencinin kaydı kesinleştiğinde beklenen tutar oluşur ve tahsilat durumu okul bazında raporlanır.
Bu dönem karar vermeyen adayları nasıl takip ederiz?
Aday kaydında hedef dönem ve ilgi düzeyi tutulur. Hedef dönemden geriye doğru hatırlatmalar kurulur; aday bir sonraki başvuru takvimi açılırken yeniden danışmanın listesine gelir.
Öğrenci kabul aldıktan sonra vize süreci de izlenebilir mi?
Kabul sonrası vize hazırlığı aynı öğrenci kaydında yeni bir aşama olarak açılır. Belge listesi ve randevu bilgisi burada tutulur; öğrencinin geçmişi yeniden girilmez.
Temsilcilerimiz farklı illerde çalışıyor; sistem buna uygun mu?
Sistem web tabanlıdır ve temsilciler kendi bölgelerindeki öğrencileri görecek şekilde yetkilendirilir. Yönetim bütün bölgelerin başvuru ve hak ediş durumunu tek panelde izler.
Yurt dışı eğitim danışmanlığı CRM yazılımı yaptırmak ne kadar sürer?
Süreyi kapsam kadar geçiş zamanı da etkiler; yoğun başvuru haftalarında yeni sisteme geçmek ekibi zorlar, bu yüzden geçişi sakin bir döneme planlarız. Aday ve başvuru takibi ilk aşamada açılır, okul kataloğu ve hak ediş kuralları ardından eklenir. Kapsam netleşince yazılı bir takvim paylaşıyoruz.
11İlgili hizmetler