01Sorun ve çözüm
Online randevu sistemi, müşterinin uygun saati kendisinin görüp seçtiği, işletmenin ise bütün kaynaklarını tek takvimde yönettiği bir yapıdır. Sistemi hizmetlerinizin süresinden, personelin çalışma saatlerinden, oda ve cihaz gibi paylaşılan kaynaklardan ve iptal kurallarınızdan yola çıkarak kuruyoruz. Böylece ekranda görünen her boş saat gerçekten verilebilecek bir saattir; resepsiyon ise telefonu açmak yerine gelen kişiyle ilgilenmeye zaman ayırır.
02Kimler için
Online randevu sistemi kimler için uygun
Hizmetini zamana bağlı sunan ve takvimini birden fazla kişi ya da kaynak arasında paylaştıran işletmeler için uygundur.
- Birden fazla hekim ve tedavi odasıyla çalışan diş klinikleri, poliklinikler ve fizik tedavi merkezleri
- Personele göre hizmet süresi değişen kuaför, berber ve güzellik salonları
- Ekspertiz, lastik değişimi ya da periyodik bakım için araç kabul saatlerini planlayan oto servisleri
- Danışanlarıyla yüz yüze ve çevrim içi seans yapan psikolog, diyetisyen ve koçlar
- Keşif, görüşme ya da teslim randevusu veren kurumsal hizmet firmaları
- Birden fazla şubesi olan ve randevuları merkezden izlemek isteyen zincir işletmeler
03İhtiyaçlar
Randevu takviminde dikkat edilmesi gereken kurallar
Bir randevu ekranını gerçekten kullanılır kılan, arkasındaki planlama kurallarıdır.
- 01
Kaynak çakışması
Bir hizmet aynı anda bir uzman, bir oda ve bazen bir cihaz gerektirir. Sistem yalnızca üçünün de boş olduğu saatleri gösterir; lazer cihazı başka odada kullanılırken aynı saat önerilmez.
- 02
Değişken süreler ve tampon aralar
Aynı hizmet bir uzmanda daha kısa, diğerinde daha uzun sürebilir. Hazırlık, temizlik ya da sterilizasyon için randevular arasına tampon süre eklenir.
- 03
Gelmeme ve iptal
Belirli bir süre öncesine kadar ücretsiz iptal, sonrasında kapora kesintisi gibi kurallar tanımlanabilir. Sık gelmeyen kişilerden ön ödeme istenebilir; iptal edilen saat bekleme listesindeki kişiye otomatik önerilir.
- 04
Hatırlatma zamanlaması
Randevudan bir gün önce ve birkaç saat önce SMS ya da WhatsApp hatırlatması gider. Kişi mesajdaki bağlantıdan randevusunu onaylar, erteler veya iptal eder.
04Özellikler
Online randevu sisteminde öne çıkan işlevler
Temel takvimin üzerine, işletmenin günlük işini hafifleten parçalar eklenir.
- 01
Çok kanallı randevu alma
Randevu web sitenizden, Google İşletme Profili'ndeki randevu bağlantısından, Instagram profilinden ya da WhatsApp mesajındaki bağlantıdan alınabilir; hepsi aynı takvime düşer.
- 02
Resepsiyon ekranı
Günün akışı personel ve oda sütunlarında görünür. Telefonla gelen randevu birkaç tıkla girilir, saat sürükle-bırak ile değiştirilir, gelen kişinin girişi işaretlenir.
- 03
Paket ve seans takibi
Seans paketi satın alan kişinin kalan hakkı her randevuda düşer; paket bitmeden yenileme hatırlatması gönderilir.
- 04
Kapora ve ön ödeme
Seçilen hizmetlerde randevu, kartla ön ödeme alındığında kesinleşir; iptal kuralına göre iade ya da kesinti otomatik hesaplanır.
- 05
Doluluk raporları
Personel ve hizmet bazında doluluk, gelmeme sayısı, en çok tercih edilen saatler ve kanallara göre randevu dağılımı raporlanır.
05Özel yazılım
Hazır randevu uygulaması yerine özel yazılım ne zaman gerekir
Abonelikle kullanılan randevu uygulamaları, tek personelli ya da standart hizmet süreleriyle çalışan işletmeler için hızlı ve ekonomik bir başlangıçtır. Sınır, planlama kuralları karmaşıklaştığında görünür: bir hizmetin aynı anda uzman, oda ve cihaz gerektirmesi, şubeler arasında personel paylaşımı, kişiye göre değişen kapora kuralları ya da paket seanslarının muhasebe kaydı gibi ihtiyaçlar hazır ürünlerde çoğu zaman dolambaçlı yollarla karşılanır veya hiç karşılanamaz.
Devamını okuDaha az göster
Özel geliştirmede takvim mantığı sizin kurallarınızdan türetilir, kişi verisi kendi sunucunuzda ya da seçtiğiniz bulut hesabında durur ve mevcut yazılımlarınızla doğrudan konuşur. Markanıza uygun randevu sayfası ve gerektiğinde mobil uygulama aynı altyapıyı kullanır. Hazır bir ürün işinizi karşılıyorsa bunu açıkça söylüyor, gerekiyorsa yalnızca eksik kalan entegrasyonu geliştiriyoruz.
06Entegrasyonlar
Takvim, mesajlaşma ve ödeme entegrasyonları
Randevu, işletmenin kullandığı diğer araçlarla birlikte çalıştığında gerçekten zaman kazandırır.
- 01
Takvim eşitlemesi
Personelin Google Takvim ya da Outlook takvimi iki yönlü eşitlenir; özel bir işi olan çalışanın o saati online randevuya kapanır.
- 02
WhatsApp ve SMS
Onay ve hatırlatma mesajları WhatsApp Business API ya da SMS sağlayıcınız üzerinden gider; ticari içerikli iletilerde İYS onayı kontrol edilir.
- 03
Ödeme altyapısı
Kapora ve ön ödemeler iyzico, PayTR veya bankanızın sanal POS'u ile alınır.
- 04
Görüntülü görüşme
Çevrim içi seanslar için Zoom ya da Google Meet bağlantısı randevuyla birlikte oluşturulur ve hatırlatma mesajına eklenir.
- 05
Mevcut işletme yazılımı
Klinik yönetim yazılımınız, salon programınız ya da CRM'iniz API sunuyorsa kişi kartları ve randevular bu sistemle eşitlenir.
07Süreç
Online randevu sistemi yaptırmak istiyorum: süreç nasıl işler?
Adım 01
Analiz
İş akışınızı, kullanıcılarınızı ve mevcut sistemlerinizi dinleriz; kapsamı, öncelikleri ve kabul ölçütlerini yazılı hâle getiririz.
Adım 02
Tasarım
Ekran akışlarını ve veri modelini çıkarırız. Arayüzü sizinle gözden geçirip onay almadan geliştirmeye geçmeyiz.
Adım 03
Geliştirme
Kısa döngülerle çalışırız; her döngü sonunda çalışan bir sürümü test ortamında görürsünüz.
Adım 04
Test
İşlevsel testler, entegrasyon testleri ve temel güvenlik kontrolleriyle hataları yayından önce yakalarız.
Adım 05
Yayın
Sunucu, alan adı, yedekleme ve izleme ayarlarını yaparak canlıya alırız; ekibinize kısa bir kullanım eğitimi veririz.
Adım 06
Bakım
İsterseniz bakım ve destek anlaşmasıyla güncellemeleri, izlemeyi ve yeni geliştirmeleri sürdürürüz.
08Teknoloji
Online randevu sisteminde eşzamanlılık ve kişisel veri
Yoğun saatlerde iki kişinin aynı boş saati aynı anda seçmesi olağan bir durumdur. Seçilen saati onay ya da ödeme adımı süresince kısa bir süre için ayırıyor, işlem tamamlanmazsa yeniden açıyoruz; çift kayıt veritabanı düzeyinde engellenir. Kampanya dönemlerinde randevu sayfası ayrı ölçeklenir ve resepsiyon ekranını yavaşlatmaz.
Devamını okuDaha az göster
Sağlık ve kişisel bakım gibi alanlarda randevu notları hassas bilgi içerebilir. Bu notlar yalnızca ilgili personelin görebileceği şekilde yetkilendirilir, veriler şifreli bağlantıyla aktarılır ve düzenli yedeklenir. KVKK aydınlatma metni ve gerektiğinde açık rıza randevu formunda alınır; sektörünüze özgü kayıt yükümlülüklerini birlikte netleştiririz.
Randevu sayfası uygulama indirmeden telefonun tarayıcısında açılır. Düzenli gelen kişi sayısı yüksek işletmeler için ana ekrana eklenebilen PWA ya da yerel mobil uygulama seçenekleri ayrıca değerlendirilir.
09Çalışma modelleri
Bu hizmette çalışma modelleri
- 01
Proje bazlı
Sabit kapsam, sabit fiyat ve belirli teslim tarihi
Kapsamı belli, teslim tarihi olan işler için.
- Yazılı kapsam ve kabul ölçütleri
- Sabit fiyat ve belirli teslim tarihi
- Teslim ve kabul adımları sözleşmede
- 02
Bakım ve destek
Aylık sözleşmeli, SLA'lı bakım, destek ve geliştirme saati
Yayındaki bir sistemin sürekliliği için.
- Aylık sözleşme ve SLA
- İzleme, güncelleme ve hata düzeltme
- Aylık geliştirme saati
10Sık sorulan sorular
Online randevu sistemi hakkında sık sorulan sorular
Online randevu sistemi fiyatları neye göre belirlenir?
Yönetilecek personel, oda ve cihaz sayısı, şube yapısı, kapora ve paket gibi kurallar, WhatsApp ve takvim entegrasyonları ile mobil uygulama ihtiyacı belirleyicidir. Hazır bir uygulamaya entegrasyon yazmak ile sıfırdan sistem kurmak arasında da kapsam farkı vardır.
Randevu yazılımı ile online randevu sistemi arasında fark var mı?
Çoğu zaman aynı ihtiyacı anlatırlar. Randevu yazılımı ya da randevu programı ifadeleri işletme içindeki takvim yönetimini, online randevu sistemi ise müşterinin internetten kendi randevusunu almasını öne çıkarır; kurduğumuz yapı ikisini birlikte kapsar.
Randevu alacak kişinin uygulama indirmesi gerekir mi?
Gerekmez. Randevu sayfası telefonun tarayıcısında açılır ve üyelik açmadan yalnızca telefon doğrulamasıyla randevu alınabilir. İsteyen işletme için ayrıca mobil uygulama geliştirilebilir.
Gelmeyen müşteri sorununu azaltmak için ne yapılabilir?
Hatırlatma mesajı ve mesajdan tek tıkla onay, ilk ve etkili adımdır. Buna ek olarak yoğun saatlerde ya da daha önce gelmemiş kişilerde kapora istenebilir, iptal edilen saatler bekleme listesine açılır.
Mevcut randevu kayıtlarımızı yeni sisteme aktarabilir miyiz?
Excel, ortak takvim ya da kullandığınız programdan alınan kişi ve randevu kayıtları alan eşleştirmesiyle aktarılır. Gelecek tarihli randevular geçişten önce kontrol edilir ve yeni hatırlatma düzeni kişilere bildirilir.
Online randevu sistemi yaptırmak ne kadar sürer?
Takvim kurallarının netliğine, entegrasyon sayısına ve tasarım kapsamına bağlıdır. Tek şubeli ve standart kurallı bir yapı daha kısa, çok şubeli ve paket seans takipli bir yapı daha uzun bir planla hayata geçer; takvimi analizden sonra yazılı olarak paylaşırız.
11İlgili hizmetler