01Sorun ve çözüm
Tedarikçi portalı bu yazışmayı ortak bir ekrana taşır. Tedarikçiniz davetle hesap açar; kendisine verilen siparişleri görür, teyit eder, teslim tarihini girer, sevkiyatını bildirir ve belgelerini yükler. Satın alma ekibiniz de her siparişin hangi aşamada olduğunu tek listede izler. Portalı kurumunuzun satın alma kurallarına ve kullandığınız ERP'ye göre tasarlıyoruz; tedarikçinin öğrenmesi gereken ekran sayısını da olabildiğince az tutuyoruz.
02Kimler için
Tedarikçi portalı kimler için anlamlı
Düzenli çalışılan tedarikçi sayısı arttıkça e-posta ile yürüyen takip sürdürülemez hâle gelir.
- Hammadde ve yarı mamulü çok sayıda tedarikçiden alan ve üretim planı teslim tarihine bağlı imalat firmaları
- Tedarikçilerin ürün kartı, fiyat ve kampanya bilgisini kendisinin girmesini isteyen perakende zincirleri
- Şubelere giden malzemeyi merkezden sipariş eden restoran ve otel grupları
- Taşeron ve malzeme tedarikçilerinin hakediş ve belgelerini toplamak isteyen inşaat firmaları
- Tedarikçilerine yıllık değerlendirme yapan ve bunu kayda geçirmek isteyen kurumsal satın alma birimleri
03İhtiyaçlar
Tedarikçi portalı yaptırmak isteyenlerin çözmek istediği sorunlar
Portalın değeri, satın alma ile tedarikçi arasında en çok geri dönüş yaratan adımları ortadan kaldırmasından gelir.
- 01
Sipariş teyidi ve teslim tarihi
Tedarikçi siparişi kalem bazında kabul eder, kısmi teslim ya da farklı tarih önerebilir. Teyit edilmeyen siparişler ve teslim tarihi yaklaşanlar satın alma ekranında ayrıca işaretlenir.
- 02
Fatura, irsaliye ve sipariş eşleştirmesi
Sipariş, depoya giriş miktarı ve fatura satırları karşılaştırılır; fiyat ya da miktar farkı olan faturalar ödeme onayına geçmeden önce ilgili kişiye düşer. Tedarikçi de faturasının hangi aşamada olduğunu portaldan görür.
- 03
Belge ve uygunluk takibi
Vergi levhası, imza sirküleri, kalite belgeleri, analiz raporları ve sözleşmeler tedarikçi kartında saklanır. Geçerlilik tarihi yaklaşan belge için tedarikçiye ve satın almaya hatırlatma gider.
- 04
Teklif toplama
Yeni bir alım için birden fazla tedarikçiden aynı formatta fiyat ve termin istenir. Gelen teklifler yan yana karşılaştırılır, seçim gerekçesi kayda geçer.
04Özellikler
Tedarikçi tarafında ve satın almada kullanılan ekranlar
Portalın iki kullanıcı grubu vardır ve ikisinin beklentisi farklıdır.
- 01
Tedarikçi ana ekranı
Açık siparişler, yaklaşan teslimatlar, eksik belgeler ve ödeme bekleyen faturalar tek ekranda listelenir. Tedarikçi firmanın birden fazla çalışanı kendi yetkisiyle giriş yapabilir.
- 02
Sevkiyat bildirimi
Tedarikçi sevk ettiği miktarı, araç ve plaka bilgisini girer; depo ekibi malın ne zaman geleceğini önceden bilir ve kabul planını buna göre yapar.
- 03
Tedarikçi performans karnesi
Zamanında teslim, eksik ya da hatalı teslim ve kalite iadeleri tedarikçi bazında hesaplanır. Dönemsel değerlendirme bu verilerle doldurulur ve tedarikçiyle paylaşılabilir.
- 04
Duyuru ve doküman paylaşımı
Teknik şartname, ambalaj talimatı ya da yeni çalışma kuralları tedarikçilere portal üzerinden duyurulur; kimin okuduğu görülür.
05Entegrasyonlar
Tedarikçi portalının ERP ve belge entegrasyonları
Portal ayrı bir veri adası olmamalı; siparişin aslı ERP'de, faturanın aslı e-Fatura sisteminde durur.
- 01
ERP ve satın alma modülü
Satın alma siparişleri SAP Business One, Logo ya da Netsis gibi sistemlerden portala aktarılır; tedarikçinin teyidi ve teslim tarihi geri yazılır.
- 02
e-Fatura ve e-İrsaliye
Entegratörünüz üzerinden gelen e-Fatura ve e-İrsaliye belgeleri ilgili siparişle eşleştirilir; tedarikçinin aynı belgeyi ayrıca yüklemesi gerekmez.
- 03
Depo ve stok
Mal kabul kayıtları depo sisteminden alınır; böylece eşleştirme sipariş ile değil, gerçekten giren miktar ile yapılır.
- 04
Ödeme durumu
Muhasebe sistemindeki ödeme planı ve gerçekleşen ödemeler portala yansıtılır; tedarikçi vadesini sormak için aramak zorunda kalmaz.
06Süreç
Tedarikçi portalı yaptırmak istiyorum: süreç nasıl işler?
Adım 01
Analiz
İş akışınızı, kullanıcılarınızı ve mevcut sistemlerinizi dinleriz; kapsamı, öncelikleri ve kabul ölçütlerini yazılı hâle getiririz.
Adım 02
Tasarım
Ekran akışlarını ve veri modelini çıkarırız. Arayüzü sizinle gözden geçirip onay almadan geliştirmeye geçmeyiz.
Adım 03
Geliştirme
Kısa döngülerle çalışırız; her döngü sonunda çalışan bir sürümü test ortamında görürsünüz.
Adım 04
Test
İşlevsel testler, entegrasyon testleri ve temel güvenlik kontrolleriyle hataları yayından önce yakalarız.
Adım 05
Yayın
Sunucu, alan adı, yedekleme ve izleme ayarlarını yaparak canlıya alırız; ekibinize kısa bir kullanım eğitimi veririz.
Adım 06
Bakım
İsterseniz bakım ve destek anlaşmasıyla güncellemeleri, izlemeyi ve yeni geliştirmeleri sürdürürüz.
07Teknoloji
Dış kullanıcıya açılan sistemde güvenlik
Tedarikçi portalı, şirket ağının dışındaki onlarca firmaya açılan bir kapıdır. Her sorgu, giriş yapan kullanıcının bağlı olduğu tedarikçiye göre veri katmanında süzülür; bir tedarikçinin rakibinin fiyatını ya da siparişini görmesi yapısal olarak engellenir. Hesaplar yalnızca satın alma biriminin davetiyle açılır, iki aşamalı doğrulama kullanılabilir ve ilişki sona erdiğinde erişim tek adımda kapatılır.
Devamını okuDaha az göster
Tedarikçilerin yüklediği dosyalar zararlı içerik taramasından geçer ve şifreli depolanır. Kim hangi siparişi teyit etti, hangi belgeyi yükledi, hangi tarihi değiştirdi; hepsi işlem kaydında tutulur. ERP ile bağlantı, iç sistemlerinizi doğrudan internete açmadan, yalnızca gerekli verileri taşıyan bir ara katman üzerinden kurulur.
08Çalışma modelleri
Bu hizmette çalışma modelleri
- 01
Proje bazlı
Sabit kapsam, sabit fiyat ve belirli teslim tarihi
Kapsamı belli, teslim tarihi olan işler için.
- Yazılı kapsam ve kabul ölçütleri
- Sabit fiyat ve belirli teslim tarihi
- Teslim ve kabul adımları sözleşmede
- 02
Bakım ve destek
Aylık sözleşmeli, SLA'lı bakım, destek ve geliştirme saati
Yayındaki bir sistemin sürekliliği için.
- Aylık sözleşme ve SLA
- İzleme, güncelleme ve hata düzeltme
- Aylık geliştirme saati
09Sık sorulan sorular
Tedarikçi portalı hakkında sık sorulan sorular
Tedarikçi portalı fiyatları nasıl hesaplanır?
Tedarikçi sayısından çok süreç kapsamı belirleyicidir: sipariş teyidi, fatura eşleştirmesi, belge takibi ve teklif toplamanın hangilerinin kurulacağı, ERP entegrasyonunun derinliği ve tedarikçi tarafında kaç kullanıcı rolü olacağı maliyeti belirler. Satın alma akışınızı inceledikten sonra yazılı teklif sunuyoruz.
Tedarikçilerimiz portalı kullanmak istemezse ne olur?
Benimsemeyi kolaylaştırmak için tedarikçi ekranları sade tutulur ve e-postadaki bağlantıdan tek tıkla teyit gibi kısa yollar eklenir. Geçiş döneminde satın alma ekibi, portalı kullanmayan tedarikçi adına işlem girebilir. Zamanla portal üzerinden çalışmak tedarikçi için de daha az yazışma anlamına gelir.
Tedarikçi portalı ile tedarikçi yönetim sistemi aynı şey mi?
Yakın kavramlardır. Tedarikçi yönetim sistemi daha çok iç ekibin tedarikçi bilgisini ve değerlendirmesini yönettiği yazılımdır; portal ise tedarikçinin kendisinin giriş yapıp işlem yaptığı dış yüzdür. Çoğu projede ikisi birlikte kurgulanır.
Tedarikçi portalı yaptırmak için ERP'mizi değiştirmemiz gerekir mi?
Hayır. Portal mevcut ERP'nizin sunduğu bağlantı yöntemiyle, web servis, veritabanı görünümü ya da dosya aktarımı gibi, çalışır. Sipariş ve cari kartların ana kaynağı ERP'niz olarak kalır.
Yabancı tedarikçiler de kullanabilir mi?
Evet. Arayüz birden fazla dilde hazırlanabilir, tarih ve sayı biçimleri kullanıcının diline göre gösterilir. Yurt dışı tedarikçilerde e-Fatura eşleştirmesi yerine yüklenen fatura dosyası üzerinden kontrol kurgulanır.
Sevkiyatı yapan şoför ya da depo görevlisi telefondan işlem yapabilir mi?
Evet. Portal mobil uyumlu hazırlanır; sevkiyat bildirimi, irsaliye fotoğrafı yükleme ve teslim teyidi gibi kısa işlemler telefondan yapılabilir. Sahada kullanılacak ekranlar büyük düğmeler ve az alanla tasarlanır.
10İlgili hizmetler