01Sorun ve çözüm
Vize danışmanlığı randevu sistemini müşteri dosyasını merkeze alarak kuruyoruz. Ön görüşme randevusu alan kişiye ülke ve vize türüne göre hazırlanmış evrak listesi gönderilir, evrak teslim randevusu bu listeye bağlanır. Danışman, konsolosluk tarafında alınan randevu tarihini dosyaya girdiğinde müşteriye hazırlık hatırlatmaları kendiliğinden planlanır.
Devamını okuDaha az göster
Sistemin rolü danışmanlık ofisinin kendi takvimini ve dosya takibini düzenlemektir; konsoloslukların randevu ekranlarında otomatik yer kapan yazılımlar geliştirmiyoruz.
02Kimler için
Vize danışmanlığı randevu sistemi hangi ofislere uygun
Aynı anda çok sayıda dosyayı farklı ülkeler için yürüten danışmanlık ofisleri hedeflenir.
- Schengen ülkeleri, Birleşik Krallık ve ABD gibi farklı başvuru düzenlerine hizmet veren vize danışmanlık ofisleri
- Yurt dışı eğitim danışmanlığıyla birlikte öğrenci vizesi sürecini de yöneten ajanslar
- Kurumsal müşterilerinin çalışanları için iş seyahati vizesi hazırlayan ekipler
- Tur paketleriyle birlikte vize hizmeti sunan seyahat acenteleri
- Birden fazla danışmanla çalışan ve dosyaları danışmanlar arasında paylaştıran ofisler
03İhtiyaçlar
Evrak ve randevu zincirinde danışmanlık ofisinin ihtiyaçları
Vize sürecinde zaman kaybı çoğunlukla eksik evrak ve kaçırılan bir tarihten kaynaklanır.
- 01
Ülke ve vize türüne göre evrak listesi
Her ülke ve vize türü için gerekli belgeler ofis tarafından şablon olarak girilir ve konsolosluk duyurularına göre güncellenir. Müşteri randevu aldığında kendi dosyasına özel listeyi alır, teslim ettikçe belgeler listede işaretlenir.
- 02
Aile ve grup dosyaları
Aile başvurularında her kişinin belgesi ayrı izlenir ama randevular birlikte planlanır. Çocukların muvafakatname gibi ek belgeleri ayrı satırda görünür.
- 03
Dış kurum randevularının kaydı
Konsolosluk ya da başvuru merkezinde alınan randevu tarihi, saati ve yeri dosyaya girilir. Biyometri günü ve pasaport teslim tarihi de aynı dosyada tutulur, danışmanın ajandasında görünür.
- 04
Hassas belgelerin korunması
Pasaport, banka hesap dökümü, maaş bordrosu ve tapu gibi belgeler kişisel veri içerir. Bu dosyalara yalnızca dosyanın danışmanı ve yetkili yönetici erişir; erişimler kayda alınır.
04Özellikler
Dosya takibini randevuyla birleştiren modüller
Danışmanın gününü yazışmaya değil dosyaya ayırmasını sağlayan özellikler şunlar.
- 01
Müşteri belge yükleme portalı
Müşteri belgelerini telefonundan fotoğraf ya da PDF olarak yükler. Okunaksız veya eksik belge danışman tarafından açıklamayla geri çevrilir, müşteri bildirim alır.
- 02
Dosya durum ekranı
Her dosya ön görüşme, evrak toplanıyor, form hazır, konsolosluk randevusu alındı, başvuru yapıldı ve sonuç bekleniyor aşamalarında izlenir. Müşteri kendi dosyasının aşamasını telefondan görür.
- 03
Belge geçerlilik uyarısı
Pasaport bitiş tarihi ve belirli bir tarihten eski olmaması istenen belgeler için uyarı tanımlanır; başvuru tarihinde geçerliliğini yitirecek belge önceden işaretlenir.
- 04
Danışman iş yükü görünümü
Yönetici hangi danışmanın kaç açık dosyası olduğunu ve bu hafta hangi konsolosluk tarihlerinin yaklaştığını görür, yeni müşteriyi buna göre atar.
Her online randevu sistemi projesinde standart
- Online randevu ve takvim yönetimi
- SMS ve WhatsApp hatırlatma
- Personel ve hizmet bazlı planlama
- Kapora veya ön ödeme alma
- Müşteri geçmişi ve notlar
05Özel yazılım
Genel randevu araçlarıyla vize dosyası yönetilir mi
Genel randevu araçları bir görüşmeyi takvime yazmakta başarılıdır, ancak vize danışmanlığında randevu bir dosyanın parçasıdır. Ülkeye göre değişen evrak şablonları, aile üyelerinin ayrı belge takibi, dış kurum randevularının kaydı ve belge geçerlilik uyarıları bu araçlarda karşılık bulmaz; ofis bu nedenle randevuyu bir yerde, evrağı başka bir yerde tutar.
Devamını okuDaha az göster
Vize danışmanlığı randevu sistemi yaptırmak istediğinizde hizmet verdiğiniz ülkeleri, dosya aşamalarınızı ve danışman yapınızı birlikte çıkarıyoruz. Yeni bir ülke ya da vize türü eklendiğinde yalnızca evrak şablonu tanımlanır, sistemin geri kalanı değişmez.
06Entegrasyonlar
Vize danışmanlığı randevu sistemi için iletişim ve ödeme entegrasyonları
Müşteriyle iletişim, ödeme ve fatura dosyayla aynı yerden yürür.
- 01
WhatsApp Business API ve SMS
Evrak eksik bildirimi, randevu hatırlatması ve pasaportun teslime hazır olduğu bilgisi müşterinin tercih ettiği kanaldan gönderilir.
- 02
Hizmet bedeli tahsilatı
Danışmanlık ücreti iyzico, PayTR ya da bankanızın sanal POS'u üzerinden alınabilir; konsolosluk harcı gibi üçüncü taraf ödemeleri ayrı kalem olarak izlenir.
- 03
CRM ve e-posta
Kullandığınız bir CRM yazılımı varsa potansiyel müşteri ve dosya kayıtları API ile eşitlenir; e-posta yazışmaları dosyaya bağlanabilir.
- 04
Fatura ve ön muhasebe
Hizmet faturaları özel entegratörünüz üzerinden e-Arşiv ya da e-Fatura olarak kesilir ve ön muhasebe programınıza aktarılır.
07Süreç
Vize danışmanlığı randevu sistemi yaptırmak istiyorum: süreç nasıl işler?
Adım 01
Analiz
İş akışınızı, kullanıcılarınızı ve mevcut sistemlerinizi dinleriz; kapsamı, öncelikleri ve kabul ölçütlerini yazılı hâle getiririz.
Adım 02
Tasarım
Ekran akışlarını ve veri modelini çıkarırız. Arayüzü sizinle gözden geçirip onay almadan geliştirmeye geçmeyiz.
Adım 03
Geliştirme
Kısa döngülerle çalışırız; her döngü sonunda çalışan bir sürümü test ortamında görürsünüz.
Adım 04
Test
İşlevsel testler, entegrasyon testleri ve temel güvenlik kontrolleriyle hataları yayından önce yakalarız.
Adım 05
Yayın
Sunucu, alan adı, yedekleme ve izleme ayarlarını yaparak canlıya alırız; ekibinize kısa bir kullanım eğitimi veririz.
Adım 06
Bakım
İsterseniz bakım ve destek anlaşmasıyla güncellemeleri, izlemeyi ve yeni geliştirmeleri sürdürürüz.
08Teknoloji
Kimlik ve finans belgeleri için güvenli depolama
Bir vize dosyası, müşterinin kimlik bilgisi, gelir durumu ve seyahat planını birlikte içerir; bu dosyaların sızması kimlik hırsızlığına yol açabilir. Belgeleri şifreli depolamada, herkese açık olmayan ve süreli erişim bağlantılarıyla saklıyoruz. Dosya kapandıktan sonra belgelerin ne kadar saklanacağını belirlediğiniz kurala göre otomatik silme ya da arşivleme planlanır.
Devamını okuDaha az göster
Danışmanlar bazen müşteri ziyaretinde ya da başvuru merkezinin önünde dosyaya bakmak zorunda kalır. Mobil ekran yalnızca dosya özetini ve belge listesini gösterir, belgelerin kendisini cihaza indirmez. Rol bazlı yetki ve iki adımlı giriş yönetici hesaplarında zorunlu tutulur.
09Çalışma modelleri
Bu hizmette çalışma modelleri
- 01
Proje bazlı
Sabit kapsam, sabit fiyat ve belirli teslim tarihi
Kapsamı belli, teslim tarihi olan işler için.
- Yazılı kapsam ve kabul ölçütleri
- Sabit fiyat ve belirli teslim tarihi
- Teslim ve kabul adımları sözleşmede
- 02
Bakım ve destek
Aylık sözleşmeli, SLA'lı bakım, destek ve geliştirme saati
Yayındaki bir sistemin sürekliliği için.
- Aylık sözleşme ve SLA
- İzleme, güncelleme ve hata düzeltme
- Aylık geliştirme saati
10Sık sorulan sorular
Vize danışmanlığı randevu sistemi hakkında sık sorulan sorular
Vize danışmanlığı randevu sistemi fiyatları nasıl belirlenir?
Danışman ve şube sayısı, desteklenen ülke ile vize türü şablonları, müşteri belge portalı, CRM, ödeme ve mesaj entegrasyonları maliyeti etkiler. İhtiyacınızı konuştuktan sonra yazılı teklif hazırlıyoruz.
Sistem konsolosluk randevusunu otomatik alabilir mi?
Hayır. Konsoloslukların ve başvuru merkezlerinin randevu ekranlarına otomatik erişen yazılımlar geliştirmiyoruz. Danışmanınızın aldığı randevu bilgisi dosyaya girilir, hatırlatmalar bu bilgiye göre çalışır.
Evrak listelerini kim güncelliyor?
Evrak şablonlarını ofisiniz panelden günceller. Bir şablon değiştiğinde açık dosyalarda etkilenen müşteriler işaretlenir, danışman eksik belgeyi müşteriye bildirir.
Müşteri dosyanın sonucunu sistemden öğrenebilir mi?
Danışman sonucu ve pasaport teslim bilgisini dosyaya girdiğinde müşteriye bildirim gider. Sonucu yorumlamak ya da ret gerekçesini açıklamak danışmanın görevi olarak kalır.
Belgeleri ne kadar süre saklamalıyız?
Saklama süresini KVKK ilkeleri ve ilgili mevzuat çerçevesinde sizin belirlemeniz gerekir; hukuk danışmanınızla netleştirmenizi öneririz. Sistem belirlediğiniz süre dolduğunda belgeleri silecek ya da arşive alacak şekilde kurulur.
Yabancı dil konuşan müşterilere hizmet verebilir miyiz?
Randevu ekranı, evrak listeleri ve bildirim şablonları birden fazla dilde hazırlanabilir. Müşteri dil tercihini ilk randevuda seçer, sonraki mesajlar bu dilde gider.
11İlgili hizmetler