01Sorun ve çözüm
Kooperatif üye takip programında her ortak tek bir dosyaya sahiptir ve bu dosyada sermaye, ürün teslimi, girdi alımı, aidat ve genel kurul katılımı birlikte görünür. Teslim edilen ürünün bedelinden girdi borcu mahsup edilir, ortak kalan alacağını ya da borcunu tek ekstrede görür. Yönetim kurulu da hangi ortağın ne kadar ürün verdiğini, sermaye payının ne durumda olduğunu ve kimin aktif kaldığını aynı yerden izler.
02Kimler için
Kooperatif üye takip programı hangi kooperatiflere uygun
Ortaklarıyla hem ticari hem kurumsal ilişkisi olan kooperatifler için kurgulanır.
- Ortaklarından süt, zeytin, fındık ya da üzüm gibi ürünler toplayıp işleyen veya satan tarımsal kalkınma kooperatifleri
- Ortaklarına yem, gübre, tohum ve akaryakıt gibi girdileri vadeli dağıtan kooperatifler
- Ortak kullanıma açık traktör, biçerdöver ya da soğuk hava deposu işleten köy kooperatifleri
- Hibe ve destek projeleri yürüttüğü için ortak bazında katılım ve dağıtım kaydı tutması gereken kooperatifler
- Sulama, su ürünleri ya da arıcılık gibi alanlarda ortak sayısı hızla artan üretici örgütleri
03İhtiyaçlar
Ortak ilişkisinde takip gerektiren başlıklar
Kooperatifte güven, her ortağın hesabının açık ve doğru görünmesine bağlıdır.
- 01
Ortaklık kaydı ve sermaye payı
Ortaklığa giriş tarihi, taahhüt edilen ve ödenen sermaye payı, taksitler ve ortaklıktan çıkış işlemleri kayıt altında tutulur. Payını tamamlamamış ortaklar listelenir, hatırlatma gönderilir.
- 02
Ürün teslimi ve kalite
Ortağın teslim ettiği ürünün miktarı, kalite sınıfı ve teslim tarihi girilir. Bedel, kooperatifin belirlediği fiyat ve kalite kademesine göre hesaplanır.
- 03
Girdi borcu ve mahsup
Ortağa verilen yem, gübre ya da tohum vadeli borç olarak yazılır. Ürün bedeli ödenirken açık borç otomatik düşülür, ortak hangi kalemin mahsup edildiğini görür.
- 04
Genel kurul hazırlığı
Toplantı tarihinde oy hakkına sahip ortak listesi, davet gönderimleri ve hazirun cetveli programdan hazırlanır. Alınan kararlar ve seçilen yönetim tutanaklarla birlikte arşivlenir.
04Özellikler
Kooperatif üye takip programında öne çıkan işlevler
Ortakların çoğu kooperatif binasına seyrek geldiği için iletişim ve ekstre işlevlerine ağırlık verilir.
- 01
Ortağa mesajla ekstre
Teslim, ödeme ya da mahsup sonrasında ortağın telefonuna kısa bir özet gider. Dönem sonunda tam ekstre SMS ya da WhatsApp Business API üzerinden gönderilebilir.
- 02
Ortak bazında yıl sonu dağılımı
Genel kurul kararıyla belirlenen kâr payı ya da iade tutarı, ortağın dönem içindeki işlem hacmine göre hesaplanabilir. Hesap yöntemi ana sözleşmenize ve kararlarınıza göre tanımlanır.
- 03
Makine ve tesis rezervasyonu
Ortak kullanıma açık makineler ve depolar takvim üzerinden ayrılır. Kullanım ücreti ortağın cari hesabına yazılır.
- 04
Teslim noktası uygulaması
Köylerdeki toplama noktalarında görevli, ortağı listeden seçip teslim miktarını tablete girer; kayıt merkezdeki ortak dosyasına anında ulaşır.
Her yönetim ve otomasyon yazılımı projesinde standart
- Sektöre özel iş akışları
- Müşteri, personel ve kaynak yönetimi
- Rol bazlı yetkilendirme
- Raporlama ve dashboard
- Web ve mobil erişim
05Özel yazılım
Ana sözleşmenize göre şekillenen bir program
Her kooperatifin ana sözleşmesi, sermaye payı düzeni, ürün fiyatlandırma ve kalite kademeleri farklıdır. Genel üye takip ya da dernek programları aidat ve iletişimi karşılar, fakat ürün teslimiyle girdi borcunun mahsubu, kalite sınıfına göre bedel hesabı ve işlem hacmine dayalı yıl sonu dağılımı gibi kooperatife özgü hesaplar bu ürünlerde genellikle yer almaz.
Devamını okuDaha az göster
Özel geliştirmede ana sözleşmenizdeki kurallar ve genel kurul kararlarınız sisteme işlenir. İleride bir işleme tesisi, satış mağazası ya da ikinci bir ürün grubu eklendiğinde mevcut ortak dosyası bu yeni faaliyetlerle de ilişkilendirilir.
06Entegrasyonlar
Muhasebe, tartı ve iletişim bağlantıları
Kooperatifin resmî defterleri genellikle bir muhasebe programında tutulduğu için program onunla birlikte çalışacak şekilde kurulur.
- 01
Muhasebe programı
Ortak cari hareketleri, girdi satışları ve ürün alımları örneğin Logo, Mikro, ETA ya da Zirve gibi programlara aktarılır.
- 02
e-Müstahsil ve e-Fatura
Ortaktan alınan ürün için düzenlenen belgeler ve ortağa yapılan satış faturaları özel entegratörünüz üzerinden oluşturulur.
- 03
Kantar ve terazi
Teslim noktasındaki elektronik tartının verisi doğrudan teslim kaydına alınır.
- 04
Banka ödemeleri
Ortaklara yapılacak ürün bedeli ödemeleri bankanızın toplu ödeme dosyası biçiminde hazırlanır.
07Süreç
Kooperatif üye takip programı yaptırmak istiyorum: süreç nasıl işler?
Adım 01
Analiz
İş akışınızı, kullanıcılarınızı ve mevcut sistemlerinizi dinleriz; kapsamı, öncelikleri ve kabul ölçütlerini yazılı hâle getiririz.
Adım 02
Tasarım
Ekran akışlarını ve veri modelini çıkarırız. Arayüzü sizinle gözden geçirip onay almadan geliştirmeye geçmeyiz.
Adım 03
Geliştirme
Kısa döngülerle çalışırız; her döngü sonunda çalışan bir sürümü test ortamında görürsünüz.
Adım 04
Test
İşlevsel testler, entegrasyon testleri ve temel güvenlik kontrolleriyle hataları yayından önce yakalarız.
Adım 05
Yayın
Sunucu, alan adı, yedekleme ve izleme ayarlarını yaparak canlıya alırız; ekibinize kısa bir kullanım eğitimi veririz.
Adım 06
Bakım
İsterseniz bakım ve destek anlaşmasıyla güncellemeleri, izlemeyi ve yeni geliştirmeleri sürdürürüz.
08Teknoloji
Çok paydaşlı bir yapı için şeffaf ve denetlenebilir kayıt
Kooperatifte kayıtlar yalnızca yönetimi değil, denetim kurulunu ve genel kurulu da ilgilendirir. Bu nedenle ortak hesabına yapılan her işlem kimin yaptığı ve hangi tarihte yapıldığıyla saklanır; kapanmış bir dönemin kayıtları yetkisiz değiştirilemez. Denetçilere yalnızca okuma yetkisi olan bir rol açılabilir.
Devamını okuDaha az göster
Ortakların kimlik, telefon ve banka bilgileri KVKK kapsamında korunur. Toplama noktasındaki görevli yalnızca ortağın adını ve teslim geçmişini görür, banka ve borç bilgileri muhasebeye açıktır. Köylerdeki teslim noktalarında bağlantı kopması ihtimaline karşı tablet uygulaması kayıtları çevrim dışı tutar.
09Çalışma modelleri
Bu hizmette çalışma modelleri
- 01
Proje bazlı
Sabit kapsam, sabit fiyat ve belirli teslim tarihi
Kapsamı belli, teslim tarihi olan işler için.
- Yazılı kapsam ve kabul ölçütleri
- Sabit fiyat ve belirli teslim tarihi
- Teslim ve kabul adımları sözleşmede
- 02
Bakım ve destek
Aylık sözleşmeli, SLA'lı bakım, destek ve geliştirme saati
Yayındaki bir sistemin sürekliliği için.
- Aylık sözleşme ve SLA
- İzleme, güncelleme ve hata düzeltme
- Aylık geliştirme saati
10Sık sorulan sorular
Kooperatif üye takip programı hakkında sık sorulan sorular
Kooperatif üye takip programı fiyatları ortak sayısına göre mi belirlenir?
Ortak sayısından çok faaliyet çeşitliliği belirleyicidir. Ürün alımı, girdi satışı, makine kiralama, teslim noktası uygulaması ve muhasebe bağlantısı gibi modüller kapsamı oluşturur.
Genel kurul için hazirun cetvelini programdan alabilir miyiz?
Evet. Toplantı tarihine göre oy hakkı olan ortaklar listelenir, cetvel yazdırılabilir biçimde hazırlanır. Hangi koşulların oy hakkını etkilediği ana sözleşmenize göre tanımlanır.
Ortaklarımız kendi hesaplarını görebilir mi?
Ortaklara mesajla ekstre gönderilebileceği gibi, telefon numarasıyla giriş yapılan basit bir web ekranı da açılabilir. Ortak burada teslimlerini, borcunu ve ödemelerini görür.
Ürün fiyatı sezon ortasında değişirse hesaplar nasıl yapılır?
Fiyatlar dönem ve kalite kademesi bazında tanımlanır. Teslimin yapıldığı tarihteki fiyat uygulanır; fiyat farkı kararı alınırsa fark toplu olarak ortak hesaplarına yansıtılır.
Eski ortak defterlerimizi sisteme nasıl aktarırız?
Ortak listesi, sermaye payı durumu ve açık bakiyeler tablo hâline getirilip aktarılır. Geçmiş yılların ayrıntısı gerekirse arşiv olarak eklenir.
Kooperatif üye takip programı yaptırmak için hangi belgeler gerekir?
Ana sözleşme, mevcut ortak listesi, son genel kurul tutanağı ve ürün fiyatlandırma kurallarınız ilk analiz için yeterlidir. Muhasebe programınızın adı aktarım planını belirler.
11İlgili hizmetler