Kooperatif yazılımları

Kooperatifin yılı, ortakların ihtiyaçlarının toplanmasıyla başlar: kime ne kadar tohum, gübre, yem ya da ambalaj gerekeceği belirlenir, toplu alım yapılır ve girdiler dağıtılır. Üretim döneminde kooperatif çoğu zaman danışmanlık, makine ya da depo imkânı sunar. Hasatta ortaklar ürünlerini toplama noktalarına getirir; ürün tartılır, sınıflandırılır, işlenir ya da doğrudan satılır.

Bu döngüde her ortağın hesabı birçok kalemden oluşur: sermaye payı, alınan girdilerin borcu, teslim edilen ürünün bedeli, varsa avanslar ve kesintiler. Bir kalem eksik yazıldığında ortak kendi hesabına güvenmez; yönetim kurulu da itirazları tek tek defter karıştırarak cevaplamak zorunda kalır. Toplama noktasında el yazısıyla tutulan teslim fişleri bu güvensizliğin en sık kaynağıdır.

Satış tarafında ayrı bir sorun var. Kooperatifin ürettiği salça, erişte, tarhana, kurutulmuş meyve ya da bal gibi ürünler genellikle yerel pazarlarda, fuarlarda ve tanıdık çevresinde satılır. Ortakların emeği daha geniş bir alıcı kitlesine ulaşamaz; ulaştığında da sipariş, stok ve paketleme yükü birkaç gönüllü üyenin omzunda kalır.

Ortakların güvenini kazanmak, satışı büyütmekten önce gelir. Bu yüzden sıralama hesap şeffaflığıyla başlıyor.

Kooperatif üye takip programı yukarıdaki iç düzenin karşılığıdır. Ortak kartları, sermaye payları, girdi borçları, ürün teslimleri ve mahsup hesapları tek sistemde tutulur. Yönetim kurulu üyeleri, muhasebe ve toplama noktası sorumluları farklı yetkilerle çalışır; bir teslim fişinin sonradan değiştirilmesi işlem kaydında görünür.

Kooperatif web sitesi kurumun şeffaflık yüzüdür. Kuruluş amacı, yönetim, faaliyet alanları, duyurular ve iletişim bilgileri burada yer alır; ortaklara özel bir giriş alanıyla her ortak kendi hesap özetini ve teslim geçmişini görebilir. Proje ortakları, destek veren kurumlar ve alıcı firmalar için de kooperatifin ne ürettiğini anlatan güvenilir bir adres olur.

Kooperatif e-ticaret sitesi ortakların ürettiği ürünleri doğrudan tüketiciye ulaştırır. Ürün sayfalarında hangi köyde, hangi ortakların emeğiyle üretildiği anlatılabilir; stok, üye takip programındaki işlenmiş ürün kayıtlarıyla ilişkilendirilebilir. Tahsilat iyzico ya da PayTR gibi ödeme kuruluşlarıyla, gönderim PTT Kargo, Yurtiçi veya Aras gibi firmalarla yapılır. Pazaryerlerine açılmak isterseniz, örneğin Trendyol ya da Hepsiburada gibi platformlara bağlantı ayrıca planlanır.

Kooperatif, ortaklarının sermayesiyle ve emeğiyle yönetilir; bu yüzden kayıtların kim tarafından, ne zaman değiştirildiği önemlidir. Her işlem kullanıcı ve zaman bilgisiyle saklanır, yönetim kurulu değiştiğinde yetkiler kolayca devredilir. Veriler düzenli yedeklenir, ortak bilgilerine erişim yalnızca görevi gerektiren kişilere açılır.

Satışlar için e-Fatura ve e-Arşiv belgeleri özel entegratör üzerinden kesilir, kayıtlar muhasebe programınıza aktarılır. Genel kurul, ortaklık ve kâr dağıtımı gibi konulardaki usuller kooperatifinizin ana sözleşmesine ve ilgili mevzuata bağlıdır; sistem gerekli kayıtları tutacak şekilde kurulur, hangi raporun zorunlu olduğunu birlikte netleştiririz.