01Sorun ve çözüm
Gümrük müşavirliği CRM yazılımını, dosya takibi yapan operasyon programının yerine değil, onun önüne ve yanına kuruyoruz. Firma kartında anlaşma koşulları, yetkili kişiler, vekâlet ve yetki belgelerinin geçerlilik tarihleri, çalışılan gümrük idareleri ve dosya hacmi bir arada durur. Yeni firma kazanma tarafında ise ziyaretler, teklif mektupları ve rakip müşavirlikten geçiş görüşmeleri bir satış akışında izlenir.
Devamını okuDaha az göster
Böylece büro sahibi hangi firmanın dosya sayısının düştüğünü, hangisinin anlaşma yenileme zamanının geldiğini ve hangi ihracatçının yeni bir pazara açılırken ek hizmete ihtiyaç duyabileceğini tek ekranda görür.
02Kimler için
Gümrük müşavirliği CRM yazılımı hangi bürolar için uygun
Kadro büyüklüğünden çok, firma portföyünün kaç kişi tarafından yönetildiği belirleyicidir.
- Birden fazla gümrük idaresinde şubesi ya da temsilcisi bulunan ve firma ilişkilerini merkezden görmek isteyen müşavirlik büroları
- İthalat ve ihracat dosyalarını farklı ekiplerin yürüttüğü, aynı firmayla iki ayrı ilişki kurulduğu yapılar
- Yeni ihracatçı kazanmak için fuar, oda toplantısı ve tavsiye üzerinden düzenli görüşme yapan bürolar
- Firma bazlı ücret anlaşmalarını Excel dosyalarında tutan ve faturalandırmada yanlış kalem uygulandığını fark eden işletmeler
- Gümrük müşavirliği yanında lojistik, antrepo ya da danışmanlık hizmeti de sunan ve çapraz satışı izlemek isteyen gruplar
03İhtiyaçlar
Gümrük bürosunda müşteri ilişkisini zorlaştıran noktalar
Genel amaçlı satış yazılımlarında karşılığı bulunmayan, ama müşavirliğin günlük işini belirleyen konular şunlardır.
- 01
Firmaya özel ücret anlaşmaları
Her ithalatçıyla beyanname başına, rejime göre ya da aylık sabit gibi farklı anlaşmalar yapılır; ardiye, ek tercüme veya kurye gibi kalemler ayrıca konuşulur. Anlaşmanın hangi sürümünün geçerli olduğu kayıtlı değilse faturada tartışma çıkar.
- 02
Vekâlet ve yetki belgelerinin süresi
Firmanın büroya verdiği yetkinin ya da imza sirkülerinin geçerliliği dolduğunda dosya akışı bir anda durabilir. Bitiş tarihleri firma kartında tutulur ve yenileme talebi zamanında yetkiliye iletilir.
- 03
Eksik evrak yazışmaları
Bir dosyanın bekleme nedeni çoğu zaman firmadan gelmeyen bir belgedir. Kime, hangi belge için, kaç kez yazıldığı kayıtlı olursa gecikmenin kaynağı firmaya net biçimde gösterilebilir.
- 04
Dosya hacmindeki değişim
Düzenli çalışan bir firmanın aylık dosya sayısı azalıyorsa bu, işin bir kısmının başka büroya kaydığının ilk işareti olabilir. Hacim düşüşü fark edildiğinde temsilciye ziyaret görevi açılır.
04Özellikler
Gümrük müşavirliği CRM yazılımına eklenen sektörel bölümler
Temel müşteri ve fırsat yönetiminin üzerine, müşavirliğin kendi kavramlarıyla çalışan modüller kurulur.
- 01
Anlaşma kartı ve sürüm geçmişi
Firma bazlı ücret anlaşması kalem kalem tanımlanır, değişiklikler tarihleriyle saklanır. Operasyon ve muhasebe aynı geçerli anlaşmayı görür.
- 02
Rejim ve idare profili
Firmanın hangi rejimlerle çalıştığı, hangi gümrük idarelerini kullandığı ve hangi ürün gruplarını getirdiği kayda geçer. Yeni bir rejime geçiş ya da yeni bir idare ihtiyacı fırsat olarak açılabilir.
- 03
Evrak talep şablonları
Sık istenen belge listeleri şablon olarak hazırlanır; temsilci birkaç tıkla firmaya talep gönderir, yanıt gelmezse hatırlatma kendiliğinden planlanır.
- 04
Portföy sağlık panosu
Dosya hacmi, tahsilat gecikmesi ve son görüşme tarihi birlikte değerlendirilir. Uzun süredir ziyaret edilmeyen ya da hacmi düşen firmalar yönetici panosunda öne çıkar.
Her CRM yazılımı projesinde standart
- Müşteri ve potansiyel müşteri takibi
- Teklif ve satış hunisi yönetimi
- Görev, hatırlatma ve aktivite takibi
- E-posta, SMS ve WhatsApp entegrasyonu
- Satış performans raporları
05Özel yazılım
Hazır CRM paketleri neden çoğu zaman uyarlama ister
Yaygın CRM ürünleri ürün satan şirketlerin satış hunisine göre tasarlanır: fırsat açılır, teklif verilir, kazanılır ya da kaybedilir. Müşavirlikte ise asıl değer kazanıldıktan sonra başlayan sürekli ilişkidedir; rejim profili, idare bilgisi, vekâlet tarihi ve dosya hacmi gibi alanlar bu paketlerde ya yoktur ya da özel alan yığınına dönüşür.
Devamını okuDaha az göster
Özel geliştirmede veri modeli doğrudan firma, anlaşma ve dosya üçlüsüne göre kurulur; operasyon programıyla bağlantı da büronun kullandığı yönteme göre yazılır. Hazır bir ürünü sürdürmek istiyorsanız eksik kalan parçayı ona bağlanan bir modül olarak geliştirme seçeneğini de birlikte değerlendiriyoruz.
06Entegrasyonlar
Operasyon, muhasebe ve iletişim bağlantıları
CRM, büronun zaten kullandığı sistemlerden veri aldığında anlamlı hale gelir; dosya bilgisini ikinci kez elle girmek kimseye iş kazandırmaz.
- 01
Dosya takip ve beyanname yazılımı
Kullandığınız operasyon programından firma bazlı dosya sayısı ve durum bilgisi, programın sunduğu API ya da dosya aktarımıyla CRM'e alınır.
- 02
Ön muhasebe ve e-Fatura
Logo, Mikro ya da Paraşüt gibi bir programla cari bakiye ve tahsilat durumu eşitlenir; e-Fatura süreci GİB'e bağlı özel entegratörünüz üzerinden yürür.
- 03
Kurumsal e-posta
Firmayla yapılan yazışmalar e-posta adresine göre ilgili firma kartına bağlanır, temsilci değişse de geçmiş kaybolmaz.
- 04
WhatsApp Business API
Firma yetkililerine dosya durum bilgisi ve evrak hatırlatması onaylı şablonlarla gönderilir, yanıtlar kayda düşer.
07Süreç
Gümrük müşavirliği CRM yazılımı yaptırmak istiyorum: süreç nasıl işler?
Adım 01
Analiz
İş akışınızı, kullanıcılarınızı ve mevcut sistemlerinizi dinleriz; kapsamı, öncelikleri ve kabul ölçütlerini yazılı hâle getiririz.
Adım 02
Tasarım
Ekran akışlarını ve veri modelini çıkarırız. Arayüzü sizinle gözden geçirip onay almadan geliştirmeye geçmeyiz.
Adım 03
Geliştirme
Kısa döngülerle çalışırız; her döngü sonunda çalışan bir sürümü test ortamında görürsünüz.
Adım 04
Test
İşlevsel testler, entegrasyon testleri ve temel güvenlik kontrolleriyle hataları yayından önce yakalarız.
Adım 05
Yayın
Sunucu, alan adı, yedekleme ve izleme ayarlarını yaparak canlıya alırız; ekibinize kısa bir kullanım eğitimi veririz.
Adım 06
Bakım
İsterseniz bakım ve destek anlaşmasıyla güncellemeleri, izlemeyi ve yeni geliştirmeleri sürdürürüz.
08Teknoloji
Ticari belgelerin gizliliği ve erişim düzeni
Müşavirlik bürosu, firmaların tedarikçi fiyatlarını, kâr marjını ele veren faturaları ve ürün içeriklerini görür. Bu bilgiler rakip firmalar açısından değerlidir; bu yüzden CRM'de her temsilci yalnızca kendi portföyündeki firmaları açar, belge ekleri ayrı yetkiyle korunur ve kimin hangi kaydı görüntülediği işlem günlüğüne yazılır.
Devamını okuDaha az göster
Sistem web tabanlı kurulur ve gümrük idaresinde çalışan personelin telefonundan da kullanılabilir. Veriler şifreli bağlantıyla taşınır, düzenli yedeklenir. Firma yetkililerinin kişisel verileri için KVKK kapsamındaki aydınlatma metni ve saklama süreleri baştan tanımlanır.
09Çalışma modelleri
Bu hizmette çalışma modelleri
- 01
Proje bazlı
Sabit kapsam, sabit fiyat ve belirli teslim tarihi
Kapsamı belli, teslim tarihi olan işler için.
- Yazılı kapsam ve kabul ölçütleri
- Sabit fiyat ve belirli teslim tarihi
- Teslim ve kabul adımları sözleşmede
- 02
Bakım ve destek
Aylık sözleşmeli, SLA'lı bakım, destek ve geliştirme saati
Yayındaki bir sistemin sürekliliği için.
- Aylık sözleşme ve SLA
- İzleme, güncelleme ve hata düzeltme
- Aylık geliştirme saati
10Sık sorulan sorular
Gümrük müşavirliği CRM yazılımı hakkında sık sorulan sorular
Gümrük müşavirliği CRM yazılımı ile takip programı arasındaki fark nedir?
Takip programı dosyanın kendisini izler: beyanname, aşama, belge. CRM ise firmayla ilişkiyi izler: anlaşma, yetkili kişiler, görüşmeler, hacim ve yeni iş fırsatları. İkisi birbirine bağlandığında temsilci dosya durumunu da görerek firmayla konuşur.
Gümrük müşavirliği CRM yazılımı fiyatları neye göre belirlenir?
Kullanıcı ve şube sayısı, operasyon programıyla kurulacak bağlantının yöntemi, anlaşma ve evrak modüllerinin kapsamı ile mevcut firma verisinin taşınması maliyeti belirler. İhtiyaç analizinden sonra yazılı teklif hazırlıyoruz.
Beyanname sistemine doğrudan bağlanıyor musunuz?
Resmî beyan sistemleriyle doğrudan bir bağlantı vaat etmiyoruz. CRM, büronuzun kullandığı operasyon yazılımından veri alacak şekilde kurulur; bağlantının biçimi o yazılımın sunduğu imkânlara göre belirlenir.
Firma yetkilileri kendi dosyalarını görebilir mi?
İsterseniz firmalara sınırlı yetkili bir portal açılabilir; yetkili, kendi dosyalarının durumunu ve büronun beklediği belgeleri görür, evrakı oradan yükler. Böylece aynı belge için tekrar tekrar e-posta yazılması gerekmez.
Hangi kayıtların ne kadar saklanacağına kim karar veriyor?
Sistem gerekli kayıtları tutacak şekilde kurulur; hangi kaydın ne süreyle zorunlu olduğunu meslek düzenlemelerine ve KVKK yükümlülüklerinize göre sizinle birlikte netleştiririz.
Gümrük müşavirliği CRM yazılımı yaptırmak için hangi bilgileri hazırlamalıyız?
Mevcut firma listeniz, ücret anlaşmalarınızın örnekleri, kullandığınız operasyon ve muhasebe programlarının adı ile ekip yapınız ilk görüşme için yeterlidir. Kapsamı ve aşamaları bu bilgilerle çıkarıyoruz.
11İlgili hizmetler