Seyahat acentesi yazılımları

Talepler telefon, WhatsApp, e-posta, sosyal medya ve sitedeki formlardan gelir. Temsilci ihtiyacı netleştirir: kaç kişi, hangi tarihler, çocuk yaşları, oda tipi, uçuş tercihi. Ardından tedarikçi portallarından ve anlaşmalı otellerden fiyat toplanır, iki üç seçenekli bir teklif hazırlanır. Otel ve uçuş tarafında opsiyonlar çoğunlukla kısa sürelidir; müşteri dönmezse opsiyon düşer ve teklif baştan hazırlanır.

Satış kesinleştiğinde ödeme alınır ya da taksitlendirilir, tedarikçiye rezervasyon onaylatılır, voucher, bilet ve seyahat programı müşteriye iletilir. Yurt dışı turlarda pasaport ve vize evrakı ayrı bir takip ister: hangi belgenin geldiği, randevunun ne zaman olduğu, sonucun açıklanıp açıklanmadığı. Dönüşte tedarikçi faturaları gelir, komisyon ve kâr dosya bazında hesaplanır.

Tipik sorunlar bu çok adımlı yapının sonucudur. Teklif bir tabloda, yazışma telefonda, ödeme bankada, voucher e-postada kaldığında dosyanın gerçek durumu yalnızca onu yürüten temsilcinin hafızasındadır. Temsilci izne çıktığında ya da işten ayrıldığında müşteriyle ilişki de kopar. Opsiyon tarihi kaçırılan rezervasyonlar, iki kez gönderilen teklifler ve tahsil edilmemiş son taksitler çoğunlukla bu dağınıklıktan doğar.

Acentenin tamamını bir anda yazılıma taşımak yerine, para ve zaman kaybının en çok yaşandığı noktalardan başlamak daha sağlıklıdır.

Aşağıdaki dört çözüm aynı dosya yapısını farklı açılardan ele alır. Birini seçip diğerlerini sonra eklemek mümkündür.

Kurumsal müşterilere hizmet veren acentelerde seyahat talebini çalışan açar, yönetici onaylar ve tutar masraf merkezine yazılır. Programda şirket bazında seyahat politikası, onaylayıcı listesi ve dönemsel fatura dökümü tutulabilir; böylece aylık mutabakat için ayrıca tablo hazırlamak gerekmez.

Tedarikçi tarafındaki bağlantılar, kullandığınız sistemlerin sunduğu yönteme göre planlanır: XML ya da API sunan otel ve tur tedarikçileri, rezervasyon sistemleri (GDS) ve ödeme için iyzico, PayTR gibi altyapılar ya da bankanızın sanal POS'u. e-Fatura ve e-Arşiv, özel entegratörünüz üzerinden kesilir; muhasebe kaydı Logo, Mikro ya da Paraşüt gibi kullandığınız programa aktarılır.

Acente dosyası pasaport bilgisi, doğum tarihi ve bazen sağlık notu gibi hassas veriler içerir. Bu yüzden belgeler şifreli saklanır, erişim yetkiye bağlanır, kimin hangi dosyayı açtığı kayda geçer; KVKK kapsamındaki aydınlatma ve açık rıza metinleri talep anında gösterilir. Sitede hangi belge ve üyelik bilgilerinin yer alması gerektiğini ise mevzuattaki güncel duruma göre sizinle birlikte belirleriz.