01Sorun ve çözüm
Site yönetimi yapay zekâ asistanı, sakinin hangi daireden yazdığını doğruladıktan sonra o daireye ait bilgilerle yanıt verir. Aidat ve borç bilgisini yönetim yazılımından okur, arıza bildirimini fotoğrafıyla birlikte teknik ekibe iş olarak açar, ortak alan rezervasyonlarını alır ve güncel duyuruları aktarır. Yönetim kararı, ceza ya da hukuki yorum gerektiren konular yöneticiye bırakılır.
Devamını okuDaha az göster
Tek bir apartmandan onlarca bloklu sitelere ve birden fazla siteyi yöneten profesyonel apartman yönetimi firmalarına kadar aynı yapı, ölçeğe göre yapılandırılır. Küçük bir apartmanda asistan gönüllü yöneticinin telefonunu rahatlatır; büyük bir sitede ise teknik ekip, güvenlik ve muhasebe arasındaki iş akışını tek bir kayıt düzenine bağlar. Yönetim firmalarında her sitenin kuralları, duyuruları ve teknik sorumluları ayrı tutulur; sakin yalnızca kendi sitesine ait bilgiyle karşılaşır.
02Kimler için
Site yönetimi yapay zekâ asistanı kimler için
Asistan, sakin sayısı büyüdükçe yöneticinin birebir iletişimle yetişemediği yapılarda anlam kazanır.
- Çok bloklu, sosyal tesisli ve güvenlik ekibi bulunan büyük konut siteleri
- Birden fazla siteyi ve apartmanı aynı ekiple yöneten profesyonel yönetim firmaları
- Rezidans ve karma kullanımlı projelerde sakin ve işyeri taleplerini birlikte karşılayan yönetimler
- Yöneticinin gönüllü kat maliklerinden seçildiği ve iletişim yükünün tek kişide toplandığı apartmanlar
- Teknik personelinin iş takibini kâğıt ya da mesaj grubu üzerinden yürüten ve düzen getirmek isteyen siteler
03İhtiyaçlar
Sakin taleplerinin türleri
Bir sitede gelen talepler birkaç ana başlıkta toplanır; her biri farklı bir ekip ve farklı bir hız gerektirir.
- 01
Aidat ve borç sorgusu
Sakin dairesinin güncel borcunu, son ödemesini ve ödeme kanallarını öğrenmek ister. Bilgi yönetim yazılımından okunur ve yalnızca doğrulanmış daire sakinine ya da malikine gösterilir.
- 02
Arıza ve teknik talep
Asansör, aydınlatma, kapı, su ve ısıtma sorunları konum ve fotoğrafla kaydedilir. Ortak alan ile bağımsız bölüm sorunları ayrılır; acil durumlar teknik sorumluya anında bildirilir.
- 03
Ortak alan kullanımı
Toplantı salonu, spor alanı, havuz ya da misafir otoparkı gibi alanların rezervasyonu ve kullanım kuralları aktarılır. Doluluk takvimden kontrol edilir.
- 04
Yönetim planı ve kararlar
Genel kurul tarihi, alınan kararlar ve site kuralları onaylı belgelerden aktarılır. Kararın yorumlanması ya da hukuki sonuçları gibi sorular yöneticiye ve gerekirse hukuk danışmanına yönlendirilir.
04Özellikler
Apartman yönetimi yapay zekâ asistanında yönetime özel işlevler
Bu işlevler, yöneticinin bireysel mesajlara harcadığı zamanı azaltırken kayıt düzenini güçlendirir.
- 01
Daire doğrulama
Sakin ilk yazdığında blok, daire ve kayıtlı telefon eşleşmesiyle doğrulanır. Kiracı ile malik ayrımı yapılır; borç ve oy hakkı gibi bilgiler yalnızca yetkili kişiye gösterilir.
- 02
Arıza iş emri takibi
Açılan her bildirime numara verilir. Sakin “bildirdiğim sorun ne durumda” diye sorduğunda teknik ekibin işlediği aşama gösterilir, iş kapandığında sakine haber gider.
- 03
Duyuru soruları
Su kesintisi, ilaçlama ya da bakım çalışması gibi duyurular bilgi tabanına eklenir; aynı soruyu soran her sakine güncel duyuru aktarılır.
- 04
Kargo ve ziyaretçi bilgilendirmesi
Güvenlik ya da danışma ekibinin kaydettiği kargo ve ziyaretçi bilgisi, ilgili daire sakinine bildirilir.
Her yapay zekâ asistanı projesinde standart
- WhatsApp ve web üzerinden 7/24 yanıt
- İşletme bilgileriyle beslenen asistan (RAG)
- Randevu, sipariş ve teklif toplama
- Canlı temsilciye devretme
- Konuşma analitiği
05Entegrasyonlar
Yönetim yazılımı, tahsilat ve teknik ekip bağlantıları
Asistan yeni bir sistem kurmak yerine sitenin halihazırda kullandığı araçlarla konuşur.
- 01
Site yönetim yazılımı
Daire, malik, kiracı ve aidat kayıtları kullandığınız yönetim programından okunur; programın sunduğu API ya da dışa aktarım yöntemi kullanılır.
- 02
Banka tahsilat bilgisi
Ödemeler yönetim yazılımına işlendiği anda asistan güncel borcu gösterir. Ödeme bağlantısı sunuluyorsa sanal POS üzerinden tahsilat yönlendirmesi yapılır.
- 03
Teknik ekip uygulaması
Arıza bildirimleri teknik personelin kullandığı görev uygulamasına ya da ortak iş listesine düşer.
- 04
Site yönetimi mobil uygulaması ve WhatsApp
Asistan site uygulamasının içinde ve WhatsApp Business hattında aynı bilgilerle çalışır.
06Süreç
Site yönetimi yapay zekâ asistanı yaptırmak istiyorum: süreç nasıl işler?
Adım 01
Analiz
İş akışınızı, kullanıcılarınızı ve mevcut sistemlerinizi dinleriz; kapsamı, öncelikleri ve kabul ölçütlerini yazılı hâle getiririz.
Adım 02
Tasarım
Ekran akışlarını ve veri modelini çıkarırız. Arayüzü sizinle gözden geçirip onay almadan geliştirmeye geçmeyiz.
Adım 03
Geliştirme
Kısa döngülerle çalışırız; her döngü sonunda çalışan bir sürümü test ortamında görürsünüz.
Adım 04
Test
İşlevsel testler, entegrasyon testleri ve temel güvenlik kontrolleriyle hataları yayından önce yakalarız.
Adım 05
Yayın
Sunucu, alan adı, yedekleme ve izleme ayarlarını yaparak canlıya alırız; ekibinize kısa bir kullanım eğitimi veririz.
Adım 06
Bakım
İsterseniz bakım ve destek anlaşmasıyla güncellemeleri, izlemeyi ve yeni geliştirmeleri sürdürürüz.
07Teknoloji
Daire bazlı yetki ve borç bilgisinin korunması
Site yönetiminde asistanın en hassas görevi, bir dairenin bilgisini başka birine göstermemektir. Her sorgu, doğrulanmış kişi ile dairesi arasındaki ilişki üzerinden çalışır. Dil modeli borç tutarını kendisi bilmez; yetki kontrolünden geçen sorgunun sonucu yanıta eklenir. Böylece model hatası, başka bir dairenin verisinin sızmasına yol açamaz.
Devamını okuDaha az göster
Arıza bildirimlerinde öncelik kuralları açıkça tanımlanır. Asansörde mahsur kalma, su baskını ya da gaz kokusu gibi belirtiler dil modeline bırakılmadan bir kural katmanında yakalanır, sabit bir güvenlik mesajı gösterilir ve nöbetçi sorumluya bildirim gider.
Malik ve kiracı bilgileri, borç durumu ve ziyaretçi kayıtları kişisel veridir. KVKK aydınlatma metni, verilerin saklama süresi ve yönetim personelinin rol bazlı erişimi kurulumda yönetim kuruluyla birlikte belirlenir.
08Çalışma modelleri
Bu hizmette çalışma modelleri
- 01
Proje bazlı
Sabit kapsam, sabit fiyat ve belirli teslim tarihi
Kapsamı belli, teslim tarihi olan işler için.
- Yazılı kapsam ve kabul ölçütleri
- Sabit fiyat ve belirli teslim tarihi
- Teslim ve kabul adımları sözleşmede
- 02
Bakım ve destek
Aylık sözleşmeli, SLA'lı bakım, destek ve geliştirme saati
Yayındaki bir sistemin sürekliliği için.
- Aylık sözleşme ve SLA
- İzleme, güncelleme ve hata düzeltme
- Aylık geliştirme saati
09Sık sorulan sorular
Site yönetimi yapay zekâ asistanı hakkında sık sorulan sorular
Site yönetimi yapay zekâ asistanı yaptırmak için hangi verilere ihtiyaç var?
Blok ve daire listesi, malik ve kiracı iletişim bilgileri, aidat kayıtlarının tutulduğu yazılıma erişim ve site kuralları gibi belgeler başlangıç için yeterlidir. Teknik ekibin iş takibi için kullandığı araç da kurulumda bağlanır.
Apartman yönetimi için tek bir bina olarak da kullanabilir miyiz?
Evet. Küçük bir apartman yönetimi için kapsam daraltılır; aidat sorgusu, arıza bildirimi ve duyurular gibi temel işlevlerle başlanabilir.
Site yönetimi yapay zekâ asistanı fiyatları neye göre değişir?
Site ve daire sayısı, yönetim yazılımına bağlantı, rezervasyon ve kargo bildirimi gibi işlevler ve kullanılacak kanallar belirleyicidir. İhtiyacı netleştirdikten sonra yazılı teklif sunuyoruz.
Sakinler asistana kat mülkiyeti ile ilgili hukuki soru sorarsa ne olur?
Asistan yönetim planındaki ve genel kurul kararlarındaki ilgili metni gösterebilir, ancak hukuki yorum yapmaz. Bu sınırları ilgili mevzuat belirler; soruyu yöneticiye ve gerekirse hukuk danışmanına yönlendirir.
Kiracı, dairenin aidat borcunu görebilir mi?
Bu, yönetiminizin belirleyeceği bir kuraldır. Asistan malik ve kiracıyı ayırır; kiracıya hangi bilgilerin gösterileceğini yönetim kurulu kararınıza göre ayarlarız.
Birden fazla siteyi yöneten firma için ayrı asistanlar mı gerekir?
Hayır. Tek asistan sakinin hangi siteden yazdığını doğrulama sırasında anlar ve o sitenin kuralları, duyuruları ve teknik ekibiyle çalışır.
10İlgili hizmetler