01Sorun ve çözüm
Site yönetimi web sitesi iki kitleye birlikte hizmet eder: yönetim arayan site ve apartman kurullarına kapsamı net anlatır, mevcut sakinlere duyuru ve talep kanalı sunar. Aidat ve cari takibi gibi muhasebe işleri ayrı bir yönetim yazılımının alanıdır; Han Dijit siteyi bu yazılıma bağlar.
02Kimler için
Site yönetimi web sitesi yaptırmak isteyenler
Tek apartmandan büyük konut komplekslerine kadar yönetim işinin ortak noktası, çok sayıda kişiye aynı anda hesap verme zorunluluğudur.
- Birden fazla site ve apartmanı profesyonel olarak yöneten yönetim şirketleri
- Müteahhitlerin teslim ettiği yeni sitelerde ilk yönetimi üstlenmeye hazırlanan firmalar
- Havuz, güvenlik, otopark ve spor alanı gibi ortak alanları işleten büyük sitelerin yönetimleri
- Kat malikleri kuruluna sunum yapmadan önce incelenecek bir tanıtım dosyası hazırlamak isteyen firmalar
- Sakinlerle iletişimini dijitale taşımak isteyen kurumsal yönetimler
03İhtiyaçlar
Yönetim hizmeti seçen kurulların aradığı bilgiler
Kurul üyeleri çoğunlukla gönüllüdür ve zamanı kısıtlıdır; bilgi tek bakışta bulunabilmelidir.
- 01
Hizmet kapsamı
Aidat tahsilatı, muhasebe, bütçe hazırlığı, personel yönetimi, teknik bakım takibi ve kurul toplantısı organizasyonu ayrı başlıklarla anlatılır. Kurul, firmanın neyi üstlendiğini ve neyi üstlenmediğini ayrı ayrı görür.
- 02
Hesap şeffaflığı
Yönetim planı ve Kat Mülkiyeti Kanunu çerçevesinde gelir-gider tablosunun kimlere, hangi sıklıkta sunulduğu; denetim ve itiraz yolları açıkça yazılır.
- 03
Periyodik kontrollerin takibi
Asansör, jeneratör, yangın tesisatı, topraklama, kazan dairesi ve havuz suyu gibi kontrol ve bakımların nasıl izlendiği anlatılır; kurullar bu başlığı sıkça sorar.
- 04
Sakin iletişimi
Arıza ve talep bildirimi, duyuru ve kurul kararlarının iletilmesi için sakinin hangi kanalı kullanacağı ve nasıl yanıt alacağı açıklanır.
- 05
Kişisel veri hassasiyeti
Sakinlerin borç ve ödeme bilgileri herkese açık bir sayfada yer almaz; bu bilgiler yalnızca ilgili kişinin girişle göreceği alanda tutulur.
04Özellikler
Apartman yönetimi web sitesinde öne çıkan özellikler
Tanıtım sayfaları ile sakin alanı aynı altyapıda, ama ayrı yetkilerle çalışır.
- 01
Yönetim teklifi formu
Bağımsız bölüm sayısı, blok sayısı, ortak alanlar (otopark, havuz, güvenlik, asansör, jeneratör), mevcut yönetim şekli ve istenen kapsam alanlarıyla gelen talep teklif hazırlığını hızlandırır.
- 02
Kurul sunum dosyası
Kurul toplantısına götürülebilecek tanıtım ve hizmet kapsamı dosyası sitede PDF olarak indirilir.
- 03
Duyuru panosu
Su kesintisi, bakım ve toplantı çağrısı gibi duyurular tarihli olarak, site ya da blok bazında yayınlanır.
- 04
Arıza ve talep bildirimi
Sakin blok, daire ve konuyu seçip fotoğrafla bildirir; kayıt yönetici panelinde görünür.
Her kurumsal web sitesi projesinde standart
- Mobil uyumlu ve hızlı arayüz
- Yönetim paneli ile içerik yönetimi
- Teknik SEO altyapısı
- Teklif ve iletişim formları
- Analytics ve Search Console kurulumu
05Entegrasyonlar
Yönetim yazılımı, ödeme ve iletişim bağlantıları
Aidat ve cari bilgi tek yerde tutulmalıdır; site bu yerle konuşur.
- 01
Site yönetim yazılımı
Aidat ve cari takip için kullandığınız yazılım varsa sakin girişi bu sisteme yönlendirir, bilgi iki yerde tutulmaz. Yazılımınız yoksa ayrı bir yönetim yazılımı projesi değerlendirilir.
- 02
Toplu mesaj
Duyurular SMS veya WhatsApp ile bina ya da blok bazında gönderilir; sakinin iletişim tercihi kayıtlıdır.
- 03
Çevrimiçi aidat ödemesi
Aidat ödemesi sitede alınacaksa ödeme kuruluşu bağlanır; kart verisi sitenizde saklanmaz.
- 04
Ortak takvim
Kurul toplantıları ile asansör ve jeneratör gibi periyodik kontrol tarihleri aynı takvimde izlenir.
06Süreç
Site yönetimi web sitesi yaptırmak istiyorum: süreç nasıl işler?
Adım 01
Analiz
İş akışınızı, kullanıcılarınızı ve mevcut sistemlerinizi dinleriz; kapsamı, öncelikleri ve kabul ölçütlerini yazılı hâle getiririz.
Adım 02
Tasarım
Ekran akışlarını ve veri modelini çıkarırız. Arayüzü sizinle gözden geçirip onay almadan geliştirmeye geçmeyiz.
Adım 03
Geliştirme
Kısa döngülerle çalışırız; her döngü sonunda çalışan bir sürümü test ortamında görürsünüz.
Adım 04
Test
İşlevsel testler, entegrasyon testleri ve temel güvenlik kontrolleriyle hataları yayından önce yakalarız.
Adım 05
Yayın
Sunucu, alan adı, yedekleme ve izleme ayarlarını yaparak canlıya alırız; ekibinize kısa bir kullanım eğitimi veririz.
Adım 06
Bakım
İsterseniz bakım ve destek anlaşmasıyla güncellemeleri, izlemeyi ve yeni geliştirmeleri sürdürürüz.
07Teknoloji
Erişim ayrımı ve veri güvenliği
Herkese açık sayfalar (tanıtım, teklif formu) ile giriş gerektiren sakin alanı ayrı kurulur. Giriş gerektiren alanda bina ve daire bazlı yetki tanımlanır; bir sakin yalnızca kendi bağımsız bölümüne ait bilgiyi görür.
Devamını okuDaha az göster
Duyurular ve belgeler arama motorlarına kapalı alanlarda tutulabilir. Güvenlik kamerası ve ziyaretçi kaydı gibi konular KVKK aydınlatma metniyle birlikte ele alınır. Panelde yönetici, muhasebe ve personel rolleri ayrıdır; işlemler kayıt altına alınır ve yedekler düzenli tutulur.
08Çalışma modelleri
Bu hizmette çalışma modelleri
- 01
Proje bazlı
Sabit kapsam, sabit fiyat ve belirli teslim tarihi
Kapsamı belli, teslim tarihi olan işler için.
- Yazılı kapsam ve kabul ölçütleri
- Sabit fiyat ve belirli teslim tarihi
- Teslim ve kabul adımları sözleşmede
- 02
Bakım ve destek
Aylık sözleşmeli, SLA'lı bakım, destek ve geliştirme saati
Yayındaki bir sistemin sürekliliği için.
- Aylık sözleşme ve SLA
- İzleme, güncelleme ve hata düzeltme
- Aylık geliştirme saati
09Sık sorulan sorular
Site yönetimi web sitesi hakkında sık sorulan sorular
Site yönetimi web sitesi yaptırmak yönetim yazılımı almakla aynı şey mi?
Hayır. Web sitesi yönetim şirketini tanıtır, teklif ve sakin taleplerini toplar. Aidat, cari hesap ve muhasebe ise yönetim yazılımının işidir. İkisi birbirine bağlanabilir.
Site yönetimi web sitesi fiyatları hangi kapsama göre değişir?
Sakin alanının kapsamı, duyuru ve talep modüllerinin sayısı, yönetim yazılımı ya da ödeme bağlantısı belirleyicidir. Sakin alanının olup olmayacağını konuşup kapsamı yazılı çıkarırız.
Tek bir apartmanı yöneten biri için ayrı site gerekli mi?
Apartman yönetimi tek binada yürütülüyorsa küçük bir duyuru ve talep sayfası yeterli olabilir. Birden fazla bina yöneten firmalar için kapsamlı site daha anlamlıdır.
Aidat borçlarını sitede göstermek KVKK açısından sorun olur mu?
Kişiye ait borç bilgisinin herkese açık bir sayfada bulunması sakıncalıdır. Bu bilgi yalnızca giriş yapan sakinin kendi bölümüne ait alanda gösterilir.
Yönettiğimiz sitelerin adlarını sitede yayınlayabilir miyim?
İlgili yönetimin izniyle evet. İzin yoksa site adı yerine yönetilen bağımsız bölüm sayısı ve hizmet kapsamı gibi genel bilgilerle güven oluşturulabilir.
Kurul toplantı çağrıları ve kararları sitede yayınlanabilir mi?
Çağrı ve karar özetleri yayınlanabilir; hangi bilginin kimlere açık olacağı yönetim planına ve sakinlerin gizlilik beklentisine göre belirlenir. Tam tutanaklar için giriş gerektiren alan önerilir.
10İlgili hizmetler