01Sorun ve çözüm
Vardiya planlama programı personel ihtiyacını, çalışanları ve kuralları aynı ekranda buluşturur. Saatlik ya da günlük personel ihtiyacı tanımlanır, program izinleri, yetkinlikleri ve dinlenme kurallarını gözeterek bir taslak önerir, yönetici düzeltip yayınlar. Çalışanlar planı telefonlarından görür, değişim talebini uygulama üzerinden yapar. Kurallarınızı ve rotasyon düzeninizi birlikte çıkarıp programı bu kurallara göre geliştiriyoruz.
02Kimler için
Vardiya planlama programı hangi işletmelerde fark yaratır
Personelin dönüşümlü çalıştığı ve iş yükünün saatten saate değiştiği her yapı bu kapsamdadır.
- Üç vardiya çalışan ve her hatta belirli yetkinlikte personel bulundurması gereken fabrikalar
- Mağaza yoğunluğuna göre kasiyer ve reyon personeli planlayan perakende zincirleri
- Gelen çağrı hacmine göre temsilci sayısını yarım saatlik dilimlerle ayarlayan çağrı merkezleri
- Nokta bazında kesintisiz nöbet çizelgesi hazırlayan özel güvenlik ve tesis yönetimi şirketleri
- Sevkiyat ve mal kabul saatlerine göre ekip kuran lojistik depoları ve restoran zincirleri
03İhtiyaçlar
Vardiya hazırlarken dikkate alınan kurallar
İyi bir plan yalnızca boşlukları doldurmaz; kuralları ve çalışan dengesini de korur.
- 01
Yetkinlik ve rol eşleşmesi
Her vardiyada en az bir ilk yardım eğitimli personel, bir vardiya amiri ya da belirli makineyi kullanabilen operatör bulunması gerekebilir. Program bu koşul sağlanmadığında planı uyarıyla işaretler.
- 02
Dinlenme ve çalışma süresi sınırları
Art arda gece vardiyası, iki vardiya arasındaki dinlenme ve haftalık çalışma süresi gibi sınırlar parametre olarak tanımlanır. Değerlerini iş hukuku ve varsa toplu sözleşmeniz belirler; bunları İK ya da hukuk danışmanınızla birlikte netleştiririz.
- 03
Adil dağılım
Hafta sonu, bayram ve gece vardiyaları hep aynı kişilere düşmemelidir. Program dönem boyunca kişi başına dağılımı izler ve dengesizliği gösterir.
- 04
Son dakika değişiklikleri
Hastalık ya da acil izinde boşalan vardiya için uygun ve kurallara takılmayan kişiler listelenir, teklif bildirim olarak gider.
04Özellikler
Vardiya planlama programının özellikleri
Planlayan yönetici, çalışan ve İK için ayrı ekranlar kurulur.
- 01
İhtiyaç eğrisinden otomatik taslak
Geçmiş satış, çağrı ya da üretim verisinden saatlik personel ihtiyacı çıkarılır; program bu ihtiyaca göre kurallara uyan bir ilk plan oluşturur.
- 02
Rotasyon şablonları
Dönüşümlü sabah, akşam ve gece düzenleri şablon olarak tanımlanır, ekiplere dönem başında topluca uygulanır.
- 03
Çalışan mobil ekranı
Çalışan kendi vardiyasını, izin bakiyesini ve açık vardiyaları görür; tercih bildirir, değişim talebi açar. Değişiklikler anlık bildirimle iletilir.
- 04
Değişim ve onay akışı
İki çalışan vardiyalarını takas etmek istediğinde program kural kontrolü yapar, uygunsa yöneticinin onayına sunar.
- 05
Planlanan ve gerçekleşen karşılaştırması
Giriş ve çıkış kayıtları planla eşleştirilir; geç kalma, erken çıkma ve fazla mesai puantaj öncesinde görünür.
05Özel yazılım
Hazır vardiya uygulamaları ile özel yazılım
Hazır vardiya uygulamaları tek lokasyonlu, kuralları sade ekipler için hızlı bir çözümdür. Kurallar çoğaldığında sınırlar belirginleşir: belirli makinede yalnızca eğitimli operatörün çalışabilmesi, toplu sözleşmeden gelen özel dinlenme düzeni, aynı kişiye ayda belirli sayıdan fazla bayram vardiyası yazılmaması ya da fabrikanızdaki kartlı geçiş cihazıyla doğrudan bağlantı genellikle standart ayarlarla kurulamaz ve tablo üzerinde elle kontrol edilir.
Devamını okuDaha az göster
Özel vardiya planlama programı bu kuralları kendi kural motorunda taşır ve PDKS, bordro ve İK sisteminizle aynı veriyi kullanır. Çalışan sayısı arttıkça kullanıcı başı lisans maliyeti büyümez. Kurallarınız standart kalıplara uyuyorsa hazır bir uygulamanın yeterli olacağını açıkça belirtiyoruz.
06Entegrasyonlar
PDKS, bordro ve İK bağlantıları
Vardiya planı, personel ve ücret verisinin arasında durur.
- 01
PDKS ve kartlı geçiş cihazları
Giriş çıkış kayıtları kullandığınız personel devam kontrol sisteminden, cihazın sunduğu servis ya da dosya yöntemiyle alınır.
- 02
Bordro programı
Onaylanan puantaj, fazla mesai ve gece çalışması saatleri bordro programınızın kabul ettiği biçimde aktarılır.
- 03
İK yazılımı ve izin kayıtları
Personel kartları, işe giriş ve çıkışlar ile onaylı izinler İK sisteminden okunur; izinli kişiye vardiya yazılmaz.
- 04
Bildirim servisleri
Android tarafında Firebase Cloud Messaging ile anlık bildirim, uygulama kullanmayan personel için SMS sağlayıcınız üzerinden mesaj gönderilir.
07Süreç
Vardiya planlama programı yaptırmak istiyorum: süreç nasıl işler?
Adım 01
Analiz
İş akışınızı, kullanıcılarınızı ve mevcut sistemlerinizi dinleriz; kapsamı, öncelikleri ve kabul ölçütlerini yazılı hâle getiririz.
Adım 02
Tasarım
Ekran akışlarını ve veri modelini çıkarırız. Arayüzü sizinle gözden geçirip onay almadan geliştirmeye geçmeyiz.
Adım 03
Geliştirme
Kısa döngülerle çalışırız; her döngü sonunda çalışan bir sürümü test ortamında görürsünüz.
Adım 04
Test
İşlevsel testler, entegrasyon testleri ve temel güvenlik kontrolleriyle hataları yayından önce yakalarız.
Adım 05
Yayın
Sunucu, alan adı, yedekleme ve izleme ayarlarını yaparak canlıya alırız; ekibinize kısa bir kullanım eğitimi veririz.
Adım 06
Bakım
İsterseniz bakım ve destek anlaşmasıyla güncellemeleri, izlemeyi ve yeni geliştirmeleri sürdürürüz.
08Teknoloji
Kural motoru, çok lokasyon ve personel verisi
Vardiya planlama bir kısıt problemidir: yüzlerce kişi, onlarca kural ve değişen ihtiyaç aynı anda dengelenir. Kurallar kod içine gömülmez, yönetim ekranından düzenlenebilen bir kural motorunda tutulur; böylece yeni bir düzenleme ya da şirket politikası değiştiğinde yazılım yeniden geliştirilmez. Otomatik taslak her zaman öneridir, son kararı planlayan kişi verir.
Devamını okuDaha az göster
Birden fazla tesis ya da mağaza varsa her lokasyon kendi planını yapar, merkez lokasyonlar arası personel paylaşımını ve toplam iş gücü maliyetini izler. Planlar, izinler ve sağlık nedeniyle verilen raporlar kişisel veri içerdiği için KVKK kapsamında rol bazlı erişimle korunur; çalışan yalnızca kendi bilgilerini ve ekibinin vardiya saatlerini görür.
09Çalışma modelleri
Bu hizmette çalışma modelleri
- 01
Proje bazlı
Sabit kapsam, sabit fiyat ve belirli teslim tarihi
Kapsamı belli, teslim tarihi olan işler için.
- Yazılı kapsam ve kabul ölçütleri
- Sabit fiyat ve belirli teslim tarihi
- Teslim ve kabul adımları sözleşmede
- 02
Bakım ve destek
Aylık sözleşmeli, SLA'lı bakım, destek ve geliştirme saati
Yayındaki bir sistemin sürekliliği için.
- Aylık sözleşme ve SLA
- İzleme, güncelleme ve hata düzeltme
- Aylık geliştirme saati
10Sık sorulan sorular
Vardiya planlama programı hakkında sık sorulan sorular
Vardiya planlama programı fiyatları neye göre değişir?
Lokasyon ve çalışan sayısı, kuralların çeşitliliği, otomatik taslak oluşturma ihtiyacı, çalışan mobil uygulaması ve PDKS, bordro, İK entegrasyonları maliyeti belirler. Kural setinizi inceledikten sonra yazılı teklif sunuyoruz.
Program vardiyaları tamamen otomatik hazırlayabilir mi?
Kurallar ve ihtiyaç tanımlandığında program uygulanabilir bir taslak üretir. Ancak çalışanların kişisel durumları gibi kayda geçmeyen bilgiler olduğu için taslağı yöneticinin gözden geçirip yayınlaması önerilir.
Çalışma süresi ve gece çalışması kurallarını program mı belirliyor?
Hayır. Bu sınırları iş mevzuatı ve varsa toplu iş sözleşmesi belirler. Program, sizin İK ve hukuk danışmanınızla netleştirdiğiniz değerleri kural olarak uygular ve aşıldığında uyarır.
Kullandığımız PDKS cihazıyla çalışır mı?
Çoğu cihaz kayıtlarını bir servis ya da dışa aktarma dosyası ile verir. Cihazınızın yöntemi analizde incelenir; doğrudan bağlantı mümkün değilse düzenli dosya aktarımıyla eşleştirme yapılır.
Vardiya planlama programı yaptırmak ne kadar sürer?
İlk aşamada manuel plan, çalışan ekranı ve değişim akışı devreye girer; otomatik taslak ve entegrasyonlar ardından eklenir. Süre kural sayısına bağlıdır ve analiz sonrasında yazılı takvimle bildirilir.
Nöbet çizelgesi hazırlayan sağlık ve güvenlik ekipleri de kullanabilir mi?
Evet. Uzun süreli nöbetler, nöbet sonrası izin ve nokta bazlı kadro gibi düzenler vardiya tipleri olarak tanımlanır; çizelge aynı kural kontrolünden geçer.
11İlgili hizmetler