01Sorun ve çözüm
Görev takip programı her işi bir sorumlu, bir son tarih ve net bir tamamlanma ölçütüyle kaydeder. Tekrar eden görevler şablondan kendiliğinden oluşur, saha ve şube ekipleri telefonlarından kontrol listesini doldurup fotoğraf ekleyerek işi kapatır. Geciken görevler yöneticinin ekranında kırmızıya döner. Programı sıradan bir yapılacaklar listesi olarak değil, iş kurallarınızı bilen bir operasyon aracı olarak geliştiriyoruz: görev kim tarafından, hangi olayla, hangi şubeye açılır sorularının cevabı yazılıma işlenir.
02Kimler için
Görev takip programı hangi ekiplere uygun
Proje yönetiminden çok, düzenli ve tekrarlanan operasyonel işlerin takibine ihtiyaç duyan yapılar için tasarlanır.
- Şubelerine açılış, kapanış, hijyen ve vitrin kontrolü gibi günlük görevler dağıtan perakende ve restoran zincirleri
- Tesis, temizlik ve güvenlik ekiplerinin turlarını kayıt altına almak isteyen site ve bina yönetimleri
- Muhasebe kapanışı, beyanname hazırlığı ve müşteri evrak takibi gibi takvime bağlı işleri olan mali müşavirlik ofisleri
- Sahadaki ekiplerine fotoğraflı iş kanıtı ile görev veren servis ve kurulum firmaları
- Departmanlar arası işlerin e-posta ve mesajlarla takip edildiği, kimin üzerinde ne beklediğinin görünmediği ofisler
03İhtiyaçlar
Görev takibinde yaşanan tipik sorunlar
Görevin verilmesi kolaydır; zor olan, yapıldığının doğrulanması ve unutulanın fark edilmesidir.
- 01
Tekrarlayan işlerin unutulması
Her ayın ilk iş günü yapılacak bir kontrol ya da her pazartesi gönderilecek bir rapor yoğun dönemde atlanır. Takvim kuralına bağlı şablonlar görevi zamanında kendiliğinden oluşturur.
- 02
Yapıldı demenin yetmemesi
Bir vitrin düzenlemesinin ya da temizlik kontrolünün gerçekten yapıldığını uzaktan bilmek zordur. Zorunlu fotoğraf, ölçüm değeri ya da kontrol listesi doldurulmadan görev kapatılamaz.
- 03
Şubeler arası farkın görünmemesi
Merkez, hangi şubenin görevlerini zamanında tamamladığını ancak denetimde öğrenir. Şube ve bölge bazında tamamlanma ve gecikme durumu tek tabloda izlenir.
- 04
Görevin el değiştirirken kaybolması
Bir iş bir birimden diğerine geçtiğinde sorumluluk belirsizleşir. Devir notu ve geçmişiyle birlikte aktarılan görev, kimde ne kadar beklediğini gösterir.
04Özellikler
Görev takip programında öne çıkan özellikler
Temel görev listesinin ötesinde, operasyonun kendine özgü kurallarını taşıyan parçalar geliştirilir.
- 01
Rol ve lokasyona göre dağıtım
Bir görev şablonu kişiye değil role ve şubeye atanır; yeni açılan şube ya da işe başlayan mağaza müdürü ilgili görevleri kendiliğinden almaya başlar.
- 02
Olaydan görev üretme
Bir müşteri şikâyeti kaydedildiğinde, stok kritik seviyeye indiğinde ya da bir sözleşmenin bitişi yaklaştığında ilgili kişiye görev açılır.
- 03
Konum ve zaman doğrulaması
Saha görevlerinde tamamlanma anındaki konum ve saat kaydedilir; görev yeri dışında kapatılan işler raporda işaretlenir.
- 04
Gecikme ve yükseltme kuralları
Süresi geçen görev için önce sorumluya, belirli bir süre sonra yöneticisine bildirim gider; kural görev türüne göre farklı tanımlanabilir.
05Özel yazılım
Hazır görev yönetim araçları ile özel program arasındaki fark
Hazır görev ve iş takip araçları liste, pano ve hatırlatma gibi temel ihtiyaçları iyi karşılar; küçük bir ofis ekibi için genellikle yeterlidir. Farklılık, görevlerin kişilere değil şube ve rollere bağlanması, başka sistemlerdeki bir olaydan otomatik doğması, fotoğraf ve konum kanıtı olmadan kapatılamaması ya da şube performans raporlarının özel kırılımlarla alınması gerektiğinde ortaya çıkar. Bu kuralların çoğu hazır araçlarda ancak kısmen ve ek eklentilerle kurulabilir.
Devamını okuDaha az göster
Özel görev takip programında şube listesi, rol tanımları ve kanıt kuralları sizin operasyonunuzdan yola çıkarak kurulur; görevler mevcut ERP, CRM ya da servis sistemlerinizdeki olaylardan doğrudan beslenir. Yalnızca bir ofis ekibinin yapılacaklar listesine ihtiyacınız varsa bunu ilk görüşmede söyler, hazır bir araçla başlamanızı öneririz.
06Entegrasyonlar
Görev takip programı entegrasyonları
Görevlerin elle açılması yerine, işin doğduğu sistemlerden otomatik gelmesi hedeflenir.
- 01
ERP, CRM ve servis yazılımları
Sipariş, müşteri talebi ya da arıza kaydı gibi olaylar API üzerinden görev açar; görev tamamlandığında ilgili kayda bilgi geri yazılır.
- 02
E-posta ile görev açma
Belirli bir adrese gelen e-postalar görev olarak açılır, ekleri göreve iliştirilir; yanıtlar görev geçmişine işlenir.
- 03
Takvim ve kurumsal oturum
Son tarihli görevler Google Workspace ya da Microsoft 365 takvimine yansıtılır; kullanıcılar şirket hesabıyla tek oturumla giriş yapar.
- 04
Bildirim kanalları
Mobil bildirim, e-posta ve WhatsApp Business API ile görev ataması ve gecikme uyarıları gönderilir; hangi kanalın kullanılacağı kullanıcı tercihiyle belirlenir.
07Süreç
Görev takip programı yaptırmak istiyorum: süreç nasıl işler?
Adım 01
Analiz
İş akışınızı, kullanıcılarınızı ve mevcut sistemlerinizi dinleriz; kapsamı, öncelikleri ve kabul ölçütlerini yazılı hâle getiririz.
Adım 02
Tasarım
Ekran akışlarını ve veri modelini çıkarırız. Arayüzü sizinle gözden geçirip onay almadan geliştirmeye geçmeyiz.
Adım 03
Geliştirme
Kısa döngülerle çalışırız; her döngü sonunda çalışan bir sürümü test ortamında görürsünüz.
Adım 04
Test
İşlevsel testler, entegrasyon testleri ve temel güvenlik kontrolleriyle hataları yayından önce yakalarız.
Adım 05
Yayın
Sunucu, alan adı, yedekleme ve izleme ayarlarını yaparak canlıya alırız; ekibinize kısa bir kullanım eğitimi veririz.
Adım 06
Bakım
İsterseniz bakım ve destek anlaşmasıyla güncellemeleri, izlemeyi ve yeni geliştirmeleri sürdürürüz.
08Teknoloji
Şubeler ve saha için ölçeklenen yapı
Yüzlerce şubeye her sabah aynı anda görev üretmek, zamanlanmış işlerin doğru çalışmasına bağlıdır. Görev üretimi arka planda kuyruklu işlerle yapılır; bir şubede yaşanan hata diğerlerini durdurmaz, eksik oluşan görevler tekrar denenir. Saat dilimi ve resmî tatil kuralları şablon düzeyinde tanımlanır.
Devamını okuDaha az göster
Saha ve mağaza çalışanları için mobil ekran öncelikli tasarlanır; görev listesi ve kontrol formları çevrim dışı da açılır, fotoğraflar bağlantı geldiğinde yüklenir. Fotoğraf ve konum gibi kanıtlar silinemez biçimde göreve bağlanır, düzenleme yapılırsa önceki hali korunur. Konum bilgisi yalnızca görev kapatılırken alınır, çalışan gün boyu izlenmez.
09Çalışma modelleri
Bu hizmette çalışma modelleri
- 01
Proje bazlı
Sabit kapsam, sabit fiyat ve belirli teslim tarihi
Kapsamı belli, teslim tarihi olan işler için.
- Yazılı kapsam ve kabul ölçütleri
- Sabit fiyat ve belirli teslim tarihi
- Teslim ve kabul adımları sözleşmede
- 02
Bakım ve destek
Aylık sözleşmeli, SLA'lı bakım, destek ve geliştirme saati
Yayındaki bir sistemin sürekliliği için.
- Aylık sözleşme ve SLA
- İzleme, güncelleme ve hata düzeltme
- Aylık geliştirme saati
10Sık sorulan sorular
Görev takip programı hakkında sık sorulan sorular
Görev takip programı fiyatları neye göre belirlenir?
Şube ve kullanıcı sayısı, görev şablonlarının karmaşıklığı, mobil uygulama ve çevrim dışı çalışma ihtiyacı, entegre edilecek sistemler ve raporlama derinliği kapsamı belirler. Görev türlerinizi inceledikten sonra yazılı teklif hazırlıyoruz.
Görev takip programı ile proje yönetim yazılımı arasındaki fark nedir?
Proje yönetim yazılımı başı ve sonu belli, aşamalı işler için tasarlanır. Görev takip programı ise sürekli tekrar eden operasyonel işlere, şube ve saha kontrollerine odaklanır. İhtiyacınız ikisini de kapsıyorsa aynı altyapıda birlikte kurulabilir.
Mağaza çalışanları uygulamayı kullanmakta zorlanır mı?
Çalışan uygulamayı açtığında yalnızca bugünkü görevlerini görür; her görev birkaç adımlık kontrol listesi ve fotoğraf çekme düğmesinden oluşur. Ekranlar kısa eğitimle kullanılabilecek sadelikte tasarlanır.
Görev takip programı yaptırmak yerine mesajlaşma grubuyla devam etsek ne kaybederiz?
Mesaj grubu iletişim için pratiktir ama görevin kime verildiği, ne zaman yapıldığı ve kanıtı kayıt altına alınmaz; geçmişe dönük rapor çıkarılamaz. Program, bildirimleri yine aynı kanallardan gönderip kaydı düzenli tutabilir.
Çalışan performansı görev verisiyle ölçülebilir mi?
Zamanında tamamlanan ve geciken görevler kişi, şube ve görev türü bazında raporlanır. Bu veri KPI ya da performans yönetim sistemine aktarılabilir; değerlendirmede nasıl kullanılacağı şirket politikanıza bağlıdır.
Ne kadar sürede kullanmaya başlarız?
Genellikle birkaç pilot şubede en sık tekrarlanan görev şablonlarıyla başlanır, geri bildirime göre düzeltilen yapı diğer şubelere yayılır. Entegrasyonlar ve özel raporlar bu yayılımdan sonra eklenebilir; tarihleri şube sayınız ve şablon listeniz belli olunca birlikte belirleriz.
11İlgili hizmetler