01Sorun ve çözüm
KPI takip sistemi işe göstergenin kendisinden başlar: adı, formülü, veri kaynağı, ölçüm sıklığı, sahibi ve hedefi tek bir tanım kartında yazılır. Değerler mümkün olduğunca kaynak sistemlerden otomatik gelir, gelmeyenler sorumlusuna tarihli görev olarak düşer. Hedeften sapan her gösterge için bir aksiyon planı açılır ve takibi bir sonraki dönemin gündemine taşınır. Biz sistemi bu döngüyü işletecek biçimde, sizin gösterge setiniz ve toplantı düzeniniz üzerine kuruyoruz.
02Kimler için
KPI takip sistemi yaptırmak kimler için anlamlı
Gösterge sayısı ve gösterge sahibi sayısı arttıkça tablolarla yönetmek zorlaşır.
- Stratejik hedeflerini departman ve birim göstergelerine indirmek isteyen orta ve büyük ölçekli şirketler
- Fabrika, bölge ya da şube bazında aynı göstergeleri karşılaştırmak isteyen çok lokasyonlu işletmeler
- Aylık yönetim raporunu birkaç günlük Excel derlemesiyle hazırlayan finans ve planlama ekipleri
- Balanced Scorecard ya da benzeri bir çerçeveyi kâğıt üzerinde kurup uygulamada sürdüremeyen kurumlar
- Kalite, iş güvenliği ya da hizmet seviyesi göstergelerini müşterisine ve denetçisine düzenli raporlayan firmalar
03İhtiyaçlar
Gösterge yönetiminde sık görülen sorunlar
Bir KPI'nın değeri, tanımının herkes için aynı olmasına bağlıdır.
- 01
Tanım belirsizliği
Zamanında teslimat oranı satış için müşterinin istediği tarihe, lojistik için onaylanan tarihe göre hesaplanabilir. Tanım kartı formülü, dahil edilen ve hariç tutulan durumları tek bir yerde sabitler.
- 02
Elle derlenen veriler
Kaynağı belli olmayan, birinin kopyalayıp yapıştırdığı rakamlara güven azalır. Her değerin hangi sistemden, hangi tarihte ve kim tarafından geldiği görünür olmalıdır.
- 03
Hedef kırılımı
Şirket hedefi bölgelere, bölge hedefleri şubelere bölünür. Alt hedeflerin toplamı üst hedefi karşılamıyorsa planlama aşamasında uyarı verilir.
- 04
Sapmanın aksiyona dönüşmemesi
Kırmızıya dönen bir gösterge için yalnızca açıklama yazmak yetmez. Sorumlu, hedef tarih ve beklenen etkiyle bir aksiyon açılır; aksiyonun durumu gösterge kartında birlikte izlenir.
04Özellikler
KPI takip sisteminin temel bölümleri
Görselleştirme işin yalnızca bir kısmıdır; asıl yük tanım, veri ve takip disiplinindedir.
- 01
Gösterge sözlüğü
Her KPI'nın formülü, birimi, iyileşme yönü, ölçüm sıklığı, sahibi ve veri kaynağı kayıtlıdır. Formül değiştiğinde eski dönemler eski tanımla, yeni dönemler yeni tanımla raporlanır.
- 02
Veri giriş takvimi
Otomatik gelmeyen değerler için giriş penceresi açılır, son tarih yaklaşınca sorumluya hatırlatılır. Dönem kapandığında veriler kilitlenir ve değişiklik ancak onayla yapılır.
- 03
Eşikler ve uyarılar
Her gösterge için hedef, alt eşik ve kritik eşik tanımlanır. Kritik eşiği geçen değer, gösterge sahibine ve yöneticisine bildirim üretir.
- 04
Toplantı görünümü
Dönemsel gözden geçirme toplantısı için seçili göstergeler, yorumlar ve açık aksiyonlar tek ekranda sıralanır. Toplantıda verilen kararlar doğrudan aksiyon olarak kaydedilir.
- 05
Karne ve ağaç görünümü
Şirket, departman ve birim karneleri hedef ağacında birbirine bağlıdır; üst göstergeden alt kırılımlara inerek sapmanın nereden geldiği bulunur.
05Entegrasyonlar
KPI takip sistemi için veri kaynakları
Göstergelerin büyük kısmı zaten bir sistemde üretiliyor; amaç bu veriyi yeniden yazmadan almaktır.
- 01
ERP ve muhasebe
Satış, maliyet, stok devir ve tahsilat göstergeleri, kullandığınız ERP ya da ön muhasebe programının veritabanından veya API'sinden okunur.
- 02
CRM ve çağrı merkezi
Teklif dönüşümü, müşteri kazanımı, şikâyet çözüm süresi gibi değerler bu sistemlerden periyodik olarak çekilir.
- 03
Üretim ve kalite sistemleri
Ekipman etkinliği, fire ve uygunsuzluk sayıları MES ya da kalite yazılımından gelir.
- 04
İK verisi
Devamsızlık, personel devri ve eğitim saatleri İK kayıtlarından alınır; kişisel ayrıntı taşınmadan yalnızca toplam değerler aktarılır.
- 05
Tablo yükleme ve BI araçları
Sistem dışından gelen veriler şablonlu tablo ile yüklenebilir. Power BI gibi bir araç kullanıyorsanız gösterge değerleri oraya da sunulur.
06Süreç
KPI takip sistemi yaptırmak istiyorum: süreç nasıl işler?
Adım 01
Analiz
İş akışınızı, kullanıcılarınızı ve mevcut sistemlerinizi dinleriz; kapsamı, öncelikleri ve kabul ölçütlerini yazılı hâle getiririz.
Adım 02
Tasarım
Ekran akışlarını ve veri modelini çıkarırız. Arayüzü sizinle gözden geçirip onay almadan geliştirmeye geçmeyiz.
Adım 03
Geliştirme
Kısa döngülerle çalışırız; her döngü sonunda çalışan bir sürümü test ortamında görürsünüz.
Adım 04
Test
İşlevsel testler, entegrasyon testleri ve temel güvenlik kontrolleriyle hataları yayından önce yakalarız.
Adım 05
Yayın
Sunucu, alan adı, yedekleme ve izleme ayarlarını yaparak canlıya alırız; ekibinize kısa bir kullanım eğitimi veririz.
Adım 06
Bakım
İsterseniz bakım ve destek anlaşmasıyla güncellemeleri, izlemeyi ve yeni geliştirmeleri sürdürürüz.
07Teknoloji
Hesaplama güvenilirliği ve erişim düzeni
Gösterge değerleri, kaynak sistemlerden gelen ham veri ile hesaplanan sonuç ayrı tutularak saklanır. Böylece bir değer sorgulandığında hangi ham kayıtlardan oluştuğu açılabilir ve formülde yapılan bir düzeltme geçmişe uygulanacaksa yeniden hesaplanabilir. Veri çekme işleri gece saatlerinde ya da kaynak sistemin yoğun olmadığı zamanlarda çalışacak şekilde planlanır.
Devamını okuDaha az göster
Herkesin her göstergeyi görmesi istenmeyebilir: kârlılık göstergeleri üst yönetimle, şube bazlı satış göstergeleri ilgili bölgeyle sınırlı kalabilir. Görünürlük gösterge ve organizasyon düzeyinde tanımlanır, değerlerdeki her değişiklik kullanıcı ve zaman bilgisiyle saklanır.
Yöneticiler göstergelere çoğunlukla telefondan bakar. Karneler mobilde okunacak sadelikte tasarlanır; ayrıntılı analiz ise masaüstü ekranında yapılır.
08Çalışma modelleri
Bu hizmette çalışma modelleri
- 01
Proje bazlı
Sabit kapsam, sabit fiyat ve belirli teslim tarihi
Kapsamı belli, teslim tarihi olan işler için.
- Yazılı kapsam ve kabul ölçütleri
- Sabit fiyat ve belirli teslim tarihi
- Teslim ve kabul adımları sözleşmede
- 02
Bakım ve destek
Aylık sözleşmeli, SLA'lı bakım, destek ve geliştirme saati
Yayındaki bir sistemin sürekliliği için.
- Aylık sözleşme ve SLA
- İzleme, güncelleme ve hata düzeltme
- Aylık geliştirme saati
09Sık sorulan sorular
KPI takip sistemi hakkında sık sorulan sorular
KPI takip sistemi ile BI dashboard arasındaki fark nedir?
BI dashboard veriyi görselleştirir ve keşfetmeye odaklanır. KPI takip sistemi ise göstergelerin tanımını, sahibini, hedefini, veri giriş takvimini ve sapma durumunda açılan aksiyonları yönetir. İkisi birlikte de çalışabilir.
Hangi göstergeleri izleyeceğimizi siz mi belirliyorsunuz?
Gösterge seti stratejinizden çıkar ve kararı yönetim verir. Biz mevcut göstergelerinizi tanım kartlarına dökerken tutarsızlıkları, hesaplanamayan ya da kaynağı olmayan göstergeleri ortaya çıkarıyor ve birlikte netleştiriyoruz.
KPI takip sistemi fiyatları neye göre değişir?
Gösterge sayısı, otomatik bağlanacak kaynak sistem sayısı, organizasyon kırılımının derinliği, aksiyon ve toplantı modüllerinin kapsamı ve mobil kullanım ihtiyacı belirleyicidir. Gösterge envanterinden sonra aşamalı bir teklif sunuyoruz.
Otomatik bağlanamayan veriler ne olacak?
Bu değerler sorumlusu tarafından tanımlı giriş penceresinde elle girilir ya da şablonlu tabloyla yüklenir. Kaynağı elle giriş olan göstergeler raporlarda işaretlenir, böylece güvenilirlik düzeyi herkes için açıktır.
Hedefleri yıl içinde değiştirebilir miyiz?
Evet, hedef revizyonu yetkili onayıyla yapılır ve eski hedef geçmişte saklanır. Raporlarda hem ilk hedefe hem revize hedefe göre karşılaştırma alınabilir.
KPI takip sistemi yaptırmak için önce hangi hazırlık gerekir?
Mevcut yönetim raporlarınız ve göstergelerin bugün nasıl hesaplandığına dair bilgi yeterlidir. İlk aşamada sınırlı sayıda kritik gösterge ile başlamak, tanım ve veri sorunlarını erkenden çözmeyi sağlar.
10İlgili hizmetler