01Sorun ve çözüm
Demirbaş takip programı her varlığa kendine ait bir varlık kodu ve etiket verir ve yaşam döngüsünü baştan sona kaydeder: satın alma, etiketleme, zimmet, yer değişikliği, bakım, iade ve hurdaya ayırma. Sayım, el terminali ya da telefon kamerasıyla etiket okutularak yapılır; beklenen ile bulunan arasındaki fark anında raporlanır. Programı kurumunuzun bina, kat ve oda hiyerarşisine, varlık sınıflarınıza ve zimmet onay sürecinize göre geliştiriyoruz.
02Kimler için
Demirbaş takip programı kimler için
Varlık sayısının elle takip edilemeyecek kadar arttığı ve sorumluluğun kişilere bağlanması gereken her yapı için uygundur.
- Yüzlerce bilgisayar, telefon ve ekranı çalışanlara zimmetleyen bilgi işlem departmanları
- Birden fazla kampüs ya da binada mobilya, laboratuvar cihazı ve eğitim materyali bulunan okul ve üniversiteler
- Şubelerindeki kasa, terazi, vitrin ve soğutucu gibi ekipmanları merkezden izleyen perakende zincirleri
- Oda donanımı, mutfak ekipmanı ve tekstil varlıklarını takip eden oteller ve hastaneler
- Kiraladığı ya da sahaya gönderdiği alet ve ekipmanın kimde olduğunu bilmesi gereken inşaat ve servis firmaları
03İhtiyaçlar
Demirbaş kayıtlarında sık görülen boşluklar
Sorunların çoğu varlığın kaybolmasından değil, kaydın gerçeği yansıtmamasından kaynaklanır.
- 01
Zimmetin kişiye bağlanmaması
Ekipman bir departmana verildiğinde fiilen kimin kullandığı belirsiz kalır. Her zimmet kişi adına açılır, teslim tutanağı imzalanır ve çalışanın üzerindeki tüm varlıklar tek ekranda görünür.
- 02
İşten ayrılışta iade takibi
Personel çıkışında hangi varlıkların geri alınacağı listelenmezse kayıplar kaçınılmaz olur. İşten çıkış süreci başladığında zimmet listesi ilgili birimlere otomatik gönderilir.
- 03
Sayımın uzun ve hatalı geçmesi
Kâğıt listeyle yapılan sayım günler alır, sonuçlar elle birleştirilir. Mobil sayımda okutulan her etiket anında işlenir, farklı odada bulunan varlık yer değiştirme önerisiyle işaretlenir.
- 04
Muhasebe ile fiziksel kaydın ayrışması
Hurdaya ayrılan ya da satılan varlık muhasebeden düşülmediğinde kayıtlar şişer. Hurda ve satış işlemleri onaydan sonra muhasebeye bildirilir.
04Özellikler
Demirbaş takip programında geliştirilen işlevler
Etiketleme ve sayımın ötesinde, varlığa dokunan her birimin işini kolaylaştıran parçalar planlanır.
- 01
Etiket tasarımı ve basımı
Barkod ya da QR etiketler kurum logosu, varlık numarası ve sınıf bilgisiyle sistemden toplu basılır; termal etiket yazıcılarla uyumlu şablonlar hazırlanır.
- 02
Zimmet ve iade akışı
Zimmet talebi, yönetici onayı, teslim ve iade adımları kayda geçer; teslim tutanağı ekranda imzalanabilir ya da çıktısı imzalanıp sisteme yüklenir.
- 03
Varlık sınıfına özel alanlar
Bilgisayar için seri numarası ve işletim sistemi, araç için plaka, cihaz için kalibrasyon tarihi gibi sınıfa göre değişen alanlar tanımlanır.
- 04
Bakım ve son kullanım hatırlatmaları
Servis sözleşmesi bitişi, kalibrasyon ya da periyodik kontrol tarihleri yaklaştığında sorumluya bildirim gider.
05Özel yazılım
Hazır envanter programı yerine özel demirbaş takibi
Hazır envanter ve demirbaş programları etiket basma, zimmet ve basit sayımı hızla sunar; tek binalı ve standart varlık yapısına sahip bir işletme için yeterli olabilir. Kurum büyüdüğünde ihtiyaçlar farklılaşır: kampüs, bina, kat ve oda düzeyinde konum hiyerarşisi, varlık sınıfına göre değişen zorunlu alanlar, işten çıkış sürecinin İK sistemiyle bağlanması ya da hurdaya ayırma için çok aşamalı komisyon onayı çoğu hazır üründe sabit kalıplara sığdırılamaz.
Devamını okuDaha az göster
Özel geliştirmede bu kurallar sizin yapınıza göre kurulur ve mevcut muhasebe, İK ve satın alma sistemlerinizle konuşan tek bir varlık kaydı oluşur. Mevcut tablolarınızdaki demirbaş listeleri temizlenip aktarılır, ilk etiketleme ve sayım planı birlikte hazırlanır.
06Entegrasyonlar
Demirbaş takip programı entegrasyonları
Varlık kaydının doğduğu ve sona erdiği sistemlerle bağlantı, çift veri girişini ortadan kaldırır.
- 01
Muhasebe ve sabit kıymet kayıtları
Örneğin Logo, Mikro, Netsis veya ETA gibi programlardaki sabit kıymet kartlarıyla eşleşme kurulur; amortisman hesabı muhasebe tarafında ve mali müşavirinizin belirlediği yöntemle kalır.
- 02
Satın alma
Satın alma siparişi teslim alındığında ilgili kalemler etiketlenmeyi bekleyen varlık olarak sisteme düşer.
- 03
İK ve kullanıcı dizini
Personel listesi İK yazılımından ya da Active Directory veya Microsoft Entra ID dizininden alınır; işe giriş ve çıkışlar zimmet sürecini tetikler.
- 04
El terminali ve RFID
Android tabanlı el terminalleri ile barkod okuma yapılır; yoğun envanterde RFID okuyucularla toplu sayım seçeneği değerlendirilir.
07Süreç
Demirbaş takip programı yaptırmak istiyorum: süreç nasıl işler?
Adım 01
Analiz
İş akışınızı, kullanıcılarınızı ve mevcut sistemlerinizi dinleriz; kapsamı, öncelikleri ve kabul ölçütlerini yazılı hâle getiririz.
Adım 02
Tasarım
Ekran akışlarını ve veri modelini çıkarırız. Arayüzü sizinle gözden geçirip onay almadan geliştirmeye geçmeyiz.
Adım 03
Geliştirme
Kısa döngülerle çalışırız; her döngü sonunda çalışan bir sürümü test ortamında görürsünüz.
Adım 04
Test
İşlevsel testler, entegrasyon testleri ve temel güvenlik kontrolleriyle hataları yayından önce yakalarız.
Adım 05
Yayın
Sunucu, alan adı, yedekleme ve izleme ayarlarını yaparak canlıya alırız; ekibinize kısa bir kullanım eğitimi veririz.
Adım 06
Bakım
İsterseniz bakım ve destek anlaşmasıyla güncellemeleri, izlemeyi ve yeni geliştirmeleri sürdürürüz.
08Teknoloji
Sayım sahasında çalışan altyapı
Depolar, arşiv odaları ve bodrum katlar sayımın en zor kısmıdır ve çoğu zaman bağlantı zayıftır. Sayım uygulaması o lokasyonun beklenen varlık listesini cihaza indirir, okutmaları çevrim dışı kaydeder ve bağlantı geldiğinde gönderir. Aynı odayı iki kişi saydığında okutmalar birleştirilir, mükerrer kayıt oluşmaz.
Devamını okuDaha az göster
Zimmet geçmişi bir sorumluluk kaydıdır; bu yüzden geçmiş hareketler silinemez, düzeltmeler yeni bir hareket olarak ve gerekçesiyle yazılır. Kimin hangi varlığı ne zaman teslim aldığı yıllar sonra da sorgulanabilir. Veritabanı düzenli yedeklenir, şube ve bölge yetkilileri yalnızca kendi lokasyonlarını görür.
09Çalışma modelleri
Bu hizmette çalışma modelleri
- 01
Proje bazlı
Sabit kapsam, sabit fiyat ve belirli teslim tarihi
Kapsamı belli, teslim tarihi olan işler için.
- Yazılı kapsam ve kabul ölçütleri
- Sabit fiyat ve belirli teslim tarihi
- Teslim ve kabul adımları sözleşmede
- 02
Bakım ve destek
Aylık sözleşmeli, SLA'lı bakım, destek ve geliştirme saati
Yayındaki bir sistemin sürekliliği için.
- Aylık sözleşme ve SLA
- İzleme, güncelleme ve hata düzeltme
- Aylık geliştirme saati
10Sık sorulan sorular
Demirbaş takip programı hakkında sık sorulan sorular
Demirbaş takip programı fiyatları neye göre değişir?
Varlık ve lokasyon sayısı, mobil sayım uygulaması, RFID ihtiyacı, muhasebe ve İK entegrasyonları ile onay akışlarının karmaşıklığı belirleyicidir. Etiket ve okuyucu donanımı yazılımdan ayrı değerlendirilir; kapsam netleşince yazılı teklif veriyoruz.
Barkod mu, QR kod mu, RFID mi kullanmalıyız?
Çoğu ofis ve kurum için barkod ya da QR etiket yeterlidir ve telefon kamerasıyla okunabilir. Binlerce varlığın kısa sürede sayılması gereken depo ve hastane gibi ortamlarda RFID değerlendirilir; maliyeti etiket ve okuyucu tarafında artar.
Demirbaş takip programı yaptırmak için önce tüm varlıkları saymamız gerekir mi?
Mevcut listeniz başlangıç noktası olarak aktarılır. İlk etiketleme turu aynı zamanda sayım işlevi görür; bulunamayan ve listede olmayan varlıklar bu turda ortaya çıkar.
Amortisman hesabını program yapar mı?
Program faydalı ömür ve edinme bilgisini tutabilir ve bilgi amaçlı hesap gösterebilir. Resmî amortisman kayıtları muhasebe programınızda ve mali müşavirinizin belirlediği yöntemle tutulmalıdır; iki kayıt arasında eşleşme kurulur.
Çalışanlar kendi üzerindeki zimmetleri görebilir mi?
Evet. Çalışan portal ya da mobil ekrandan zimmetli varlıklarını görür, arıza bildirebilir ya da iade talebi açabilir. Bu, sayım sırasında da bulunamayan varlıkların takibini kolaylaştırır.
Bilgi işlem envanteri ve yazılım lisansları da takip edilebilir mi?
Donanım varlıkları seri numarası ve kullanıcısıyla izlenir; yazılım lisansları ayrı bir varlık sınıfı olarak adet ve bitiş tarihiyle tutulabilir. Ağdaki cihazları otomatik keşfeden bir araç kullanıyorsanız bu veri de aktarılabilir.
11İlgili hizmetler