01Sorun ve çözüm
Bütçe yönetim sistemi bu döngüyü tek bir veri üzerinde yürütür. Departman yöneticileri kendi masraf merkezlerinin bütçesini ekranda girer, finans varsayımları merkezden belirler, her revizyon ayrı sürüm olarak saklanır. Onaylanan bütçe, muhasebe kayıtlarından gelen gerçekleşen tutarlarla düzenli karşılaştırılır. Yapıyı şirketinizin hesap planına, masraf merkezi kırılımına ve onay hiyerarşisine göre kuruyoruz; finans ekibinin alıştığı tablo düzenini mümkün olduğunca koruyarak.
02Kimler için
Bütçe yönetim sistemi kimler için uygun
Bütçeyi birden fazla kişinin hazırladığı ve yıl boyunca izlenmesi gereken her yapı için düşünülebilir.
- Bütçesini onlarca masraf merkezinden Excel dosyalarıyla toplayan orta ve büyük ölçekli şirketler
- Birden fazla şirketin bütçesini konsolide etmek ve grup bazında raporlamak isteyen holding yapıları
- Proje bazlı çalışan ve her projenin bütçe ile gerçekleşenini ayrı izlemesi gereken inşaat, mühendislik ve danışmanlık firmaları
- Dernek, vakıf ve kooperatif gibi bütçe kullanımını yönetim kuruluna düzenli raporlayan kuruluşlar
- Satın alma taleplerinin bütçe kontrolünden geçmesini isteyen ve bütçe aşımlarını önceden görmek isteyen finans ekipleri
03İhtiyaçlar
Bütçe sürecinde finans ekibini yoran işler
Asıl zaman kaybı hesapta değil, veriyi toplamak ve tutarlı tutmakta yaşanır.
- 01
Sürüm karmaşası
Aynı departmandan gelen üç farklı dosyanın hangisinin son hali olduğu sorulur. Sistemde her bütçe taslağı, revizyonu ve onaylı hali ayrı sürüm olarak durur; iki sürüm satır satır karşılaştırılabilir.
- 02
Varsayımların dağınık olması
Kur, enflasyon, zam oranı ya da satış adedi gibi varsayımlar her dosyada farklı girilebilir. Varsayımlar merkezde tutulur, değiştiğinde bağlı bütün hesaplar yeniden çalışır.
- 03
Gerçekleşenin geç görülmesi
Harcama ile bütçe karşılaştırması elle yapılınca sapma fark edildiğinde iş işten geçmiş olur. Muhasebe verisi düzenli aktarılır, sapma eşiği aşıldığında ilgili yöneticiye bildirim gider.
- 04
Harcama yapılmadan kontrol
Bütçe yalnızca raporda kaldığında harcama kararlarını etkilemez. Satın alma ya da masraf talebi açılırken kalan bütçe gösterilir, aşan talepler ek onaya düşer.
04Özellikler
Bütçe yönetim sistemine özel işlevler
Bütçe hazırlama, revizyon ve izleme adımları tek akışta birleşir.
- 01
Tabloya benzer giriş ekranı
Departman yöneticisi ay ve hesap kırılımında bütçesini tablo düzeninde girer; kopyala-yapıştır, önceki yılı baz alma ve satır açıklaması desteklenir.
- 02
Personel ve sabit gider hesapları
Kadro planı, zam dönemleri ve yan haklar girildiğinde personel maliyeti otomatik hesaplanır; kira ve abonelik gibi sabit giderler sözleşme dönemine göre aylara yayılır.
- 03
Senaryo karşılaştırma
İyimser, temel ve kötümser senaryolar farklı varsayımlarla aynı yapıdan üretilir; yönetim sunumunda yan yana gösterilir.
- 04
Dönem kilitleme ve tahmin güncelleme
Onaylanan bütçe kilitlenir; yıl içinde kalan aylar için güncel tahmin ayrı bir sürüm olarak girilir, böylece hem orijinal bütçe hem son tahmin raporlanır.
05Entegrasyonlar
Bütçe yönetim sistemi entegrasyonları
Gerçekleşen tutarların kaynağı ve harcama taleplerinin geldiği sistemler projenin başında eşlenir.
- 01
Muhasebe ve ERP
Örneğin Logo, Mikro, Netsis, ETA ya da SAP Business One gibi sistemlerdeki hesap planı bütçe kalemleriyle eşleştirilir; gerçekleşen muavin hareketleri belirlenen aralıklarla aktarılır.
- 02
Satın alma ve masraf akışları
Satın alma talebi ya da masraf formu açıldığında ilgili bütçe kalemi rezerve edilir, fatura geldiğinde rezervasyon gerçekleşene dönüşür.
- 03
İK ve bordro
Kullandığınız bordro programından personel maliyeti departman bazında alınarak bütçelenen personel giderleriyle karşılaştırılır.
- 04
Raporlama araçları
Bütçe ve gerçekleşen verisi Power BI gibi araçlara ya da bir BI dashboard çalışmasına kaynak olarak sunulabilir.
06Süreç
Bütçe yönetim sistemi yaptırmak istiyorum: süreç nasıl işler?
Adım 01
Analiz
İş akışınızı, kullanıcılarınızı ve mevcut sistemlerinizi dinleriz; kapsamı, öncelikleri ve kabul ölçütlerini yazılı hâle getiririz.
Adım 02
Tasarım
Ekran akışlarını ve veri modelini çıkarırız. Arayüzü sizinle gözden geçirip onay almadan geliştirmeye geçmeyiz.
Adım 03
Geliştirme
Kısa döngülerle çalışırız; her döngü sonunda çalışan bir sürümü test ortamında görürsünüz.
Adım 04
Test
İşlevsel testler, entegrasyon testleri ve temel güvenlik kontrolleriyle hataları yayından önce yakalarız.
Adım 05
Yayın
Sunucu, alan adı, yedekleme ve izleme ayarlarını yaparak canlıya alırız; ekibinize kısa bir kullanım eğitimi veririz.
Adım 06
Bakım
İsterseniz bakım ve destek anlaşmasıyla güncellemeleri, izlemeyi ve yeni geliştirmeleri sürdürürüz.
07Teknoloji
Hesap doğruluğu ve finansal veri güvenliği
Bütçe tutarları kayan noktalı sayılarla değil, ondalık hassasiyeti sabit veri tipleriyle tutulur; aylara dağıtım ve yuvarlama kuralları baştan belirlenir ki toplamlar kuruşu kuruşuna tutsun. Hesaplamalar sunucu tarafında yapılır, ekranda görülen ile rapora giden rakam aynı kaynaktan gelir.
Devamını okuDaha az göster
Finansal plan şirketin hassas bilgisidir. Departman yöneticisi yalnızca kendi masraf merkezini, grup şirketi yöneticisi kendi şirketini görür; personel maliyeti gibi kalemler kişi bazında değil toplam olarak gösterilebilir. Onaylanmış sürümde yapılan her değişiklik gerekçesiyle birlikte kayda geçer.
Muhasebe aktarımları çalıştığı her seferde mutabakat raporu üretir: kaç kayıt alındı, hangi hesaplar eşleşmedi. Eşleşmeyen hareketler finans ekibinin önüne düşer, sessizce kaybolmaz.
08Çalışma modelleri
Bu hizmette çalışma modelleri
- 01
Proje bazlı
Sabit kapsam, sabit fiyat ve belirli teslim tarihi
Kapsamı belli, teslim tarihi olan işler için.
- Yazılı kapsam ve kabul ölçütleri
- Sabit fiyat ve belirli teslim tarihi
- Teslim ve kabul adımları sözleşmede
- 02
Bakım ve destek
Aylık sözleşmeli, SLA'lı bakım, destek ve geliştirme saati
Yayındaki bir sistemin sürekliliği için.
- Aylık sözleşme ve SLA
- İzleme, güncelleme ve hata düzeltme
- Aylık geliştirme saati
09Sık sorulan sorular
Bütçe yönetim sistemi hakkında sık sorulan sorular
Bütçe yönetim sistemi fiyatları hangi kalemlere göre değişir?
Masraf merkezi ve şirket sayısı, onay seviyeleri, personel maliyeti gibi özel hesap modülleri, muhasebe ve satın alma entegrasyonları kapsamı belirler. Mevcut bütçe şablonlarınızı inceledikten sonra yazılı teklif hazırlıyoruz.
Finans ekibimiz Excel'e çok alışkın; sistem buna uyum sağlar mı?
Giriş ekranları tablo mantığında kurulur ve Excel'den içe ve dışa aktarma korunur. Fark, dosyanın dolaşması yerine verinin tek yerde durması ve sürümlerin kendiliğinden saklanmasıdır.
Bütçe yönetim sistemi yaptırmak için yeni bütçe dönemini mi beklemeliyiz?
Şart değil. Yıl ortasında başlanırsa onaylı bütçe içe aktarılır, gerçekleşen takibi ve tahmin güncellemesiyle başlanır; bir sonraki bütçe dönemi doğrudan sistemde hazırlanır.
Grup şirketlerinin farklı hesap planları varsa ne olur?
Her şirketin hesap planı ortak bir raporlama yapısına eşlenir. Böylece şirketler kendi muhasebe düzenini korurken konsolide bütçe tek dilde raporlanır.
Proje bazlı bütçe takibi yapılabilir mi?
Evet. Masraf merkezine ek olarak proje boyutu tanımlanır; her harcama hem departmana hem projeye bağlanabilir ve proje bazında bütçe, taahhüt ve gerçekleşen birlikte izlenir.
Gerçekleşen veriler ne sıklıkla güncellenir?
Muhasebe sisteminin sunduğu yönteme göre günlük, haftalık ya da ay kapanışında aktarım yapılabilir. Çoğu finans ekibi için gece çalışan otomatik aktarım yeterli olur.
10İlgili hizmetler