01Sorun ve çözüm
Aday takip sistemi bu dağınıklığı tek bir başvuru havuzunda toplar. Her aday, başvurduğu pozisyonun aşamalarında ilerler; kim görüştü, ne puan verdi, hangi gerekçeyle elendi ya da teklif aldı aynı kartta görünür. Kurduğumuz yapıda aşama adlarını, değerlendirme formlarını ve onay adımlarını kendi işe alım pratiğinize göre tanımlıyoruz. Kişisel veri yükü yüksek bir alan olduğu için aday takip sistemi (ATS) projelerinde aydınlatma metni, açık rıza ve saklama süresi kurallarını sonradan eklenen bir ayar olarak değil, veri modelinin parçası olarak tasarlıyoruz.
02Kimler için
Aday takip sistemi (ATS) yaptırmak hangi ekipler için anlamlı
Ölçek kadar işe alım sıklığı ve başvuru kanallarının çeşitliliği belirleyicidir.
- Yılın her döneminde mağaza, depo ya da saha personeli alan ve başvuru sayısı yüksek olan perakende ve lojistik firmaları
- Teknik pozisyonlarda vaka çalışması, deneme görevi ve çoklu mülakat turu uygulayan yazılım ve mühendislik şirketleri
- Farklı şehirlerdeki şube müdürlerinin kendi adaylarını görüştüğü ama merkezden izlenmek istenen çok lokasyonlu yapılar
- Müşterileri adına aday arayan ve aynı adayı birden fazla firmaya sunan işe alım ve danışmanlık ofisleri
- Genel amaçlı İK yazılımının işe alım modülünü yetersiz bulan, mülakat ve teklif sürecini ayrıntılı izlemek isteyen kurumlar
03İhtiyaçlar
İşe alım sürecinde en çok aksayan noktalar
Sorun genellikle adayı bulmakta değil, bulunan adayın süreçte kaybolmasındadır.
- 01
Başvuruların farklı kanallara dağılması
İlan platformu, e-posta ve çalışan önerisiyle gelen başvurular ayrı yerlerde durunca aynı kişi iki kez değerlendirilebilir. Her başvurunun kaynağı kayda geçer, mükerrer adaylar e-posta ve telefon numarasıyla eşleştirilir.
- 02
Mülakat görüşlerinin kayıt dışı kalması
Yöneticinin değerlendirmesi sözlü kaldığında karar gerekçesi sonradan açıklanamaz. Pozisyona özel değerlendirme formu, her görüşmeciden aynı başlıklarda puan ve not ister.
- 03
Adaya geri dönüş yapılamaması
Olumsuz sonuçlanan başvurulara yanıt verilmemesi işveren algısını zedeler. Aşama değiştiğinde hazır şablonlarla bilgilendirme e-postası gönderilebilir, gönderim kaydı adayın kartında kalır.
- 04
Kadro talebinin onaysız açılması
Bütçede yeri olmayan bir pozisyon için ilan verilmesi sonradan sorun çıkarır. Kadro talebi önce ilgili yönetici ve finans onayından geçer, ilan ancak onaydan sonra yayına alınır.
04Özellikler
Aday takip sisteminde kurguladığımız işlevler
Temel başvuru takibinin ötesinde, işe alım ekibinin gün içinde en çok zaman harcadığı adımlar sadeleştirilir.
- 01
Aşama panosu ve toplu işlem
Her pozisyon için adaylar ön eleme, telefon görüşmesi, mülakat, teklif ve işe giriş sütunlarında görünür. Birden fazla adayı seçip aşama değiştirmek ya da toplu e-posta göndermek tek adımda yapılır.
- 02
Mülakat planlama
Görüşmecilerin takvimindeki boş aralıklar önerilir, adaya uygun saatleri seçebileceği bir bağlantı gönderilir. Görüntülü görüşme bağlantısı davete otomatik eklenir.
- 03
Kariyer sayfası ve başvuru formu
Açık pozisyonlar şirket sitenizde listelenir; pozisyona göre değişen sorular, dosya yükleme ve aydınlatma metni onayı başvuru formunda yer alır.
- 04
Aday havuzu ve yeniden değerlendirme
Daha önce görüşülmüş ve havuzda kalmayı kabul etmiş adaylar yetkinlik etiketleriyle aranabilir. Yeni bir pozisyon açıldığında ilk bakılacak yer burası olur.
- 05
Teklif ve işe giriş hazırlığı
Teklif koşulları onaydan geçtikten sonra adaya iletilir; kabul edilen teklifin ardından işe giriş için gereken belge listesi adaya gönderilir.
05Entegrasyonlar
Aday takip sistemi (ATS) için bağlantılar
ATS, işe alımın başladığı ve bittiği sistemlerle konuştuğunda veri iki kez girilmez.
- 01
İlan platformları
Örneğin Kariyer.net veya LinkedIn gibi platformlardan gelen başvurular, platformun sunduğu yönteme göre (e-posta yönlendirme, dışa aktarım dosyası ya da API) havuza alınır.
- 02
Takvim ve görüntülü görüşme
Google Workspace ya da Microsoft 365 takvimleriyle eşleşme yapılır; Google Meet, Microsoft Teams veya Zoom bağlantıları davete eklenir.
- 03
İK ve bordro yazılımı
İşe alınan adayın kimlik, iletişim ve pozisyon bilgileri kullandığınız İK ya da bordro programına aktarılarak personel kartı açılır.
- 04
Kurumsal oturum açma
Görüşmeciler ayrı şifre ezberlemeden şirket hesaplarıyla, Microsoft Entra ID veya Google hesabı üzerinden tek oturumla giriş yapar.
06Süreç
Aday takip sistemi (ATS) yaptırmak istiyorum: süreç nasıl işler?
Adım 01
Analiz
İş akışınızı, kullanıcılarınızı ve mevcut sistemlerinizi dinleriz; kapsamı, öncelikleri ve kabul ölçütlerini yazılı hâle getiririz.
Adım 02
Tasarım
Ekran akışlarını ve veri modelini çıkarırız. Arayüzü sizinle gözden geçirip onay almadan geliştirmeye geçmeyiz.
Adım 03
Geliştirme
Kısa döngülerle çalışırız; her döngü sonunda çalışan bir sürümü test ortamında görürsünüz.
Adım 04
Test
İşlevsel testler, entegrasyon testleri ve temel güvenlik kontrolleriyle hataları yayından önce yakalarız.
Adım 05
Yayın
Sunucu, alan adı, yedekleme ve izleme ayarlarını yaparak canlıya alırız; ekibinize kısa bir kullanım eğitimi veririz.
Adım 06
Bakım
İsterseniz bakım ve destek anlaşmasıyla güncellemeleri, izlemeyi ve yeni geliştirmeleri sürdürürüz.
07Teknoloji
Aday verisinin korunması ve yapay zekâ kullanımı
Özgeçmişler ad, adres, eğitim geçmişi ve zaman zaman sağlık ya da askerlik bilgisi gibi hassas veriler taşır. Bu yüzden erişimi pozisyon bazında sınırlıyoruz: bir bölüm yöneticisi yalnızca kendi açtığı pozisyonun adaylarını görür, maaş beklentisi gibi alanlar ayrıca gizlenebilir. Her görüntüleme ve dışa aktarma işlemi kullanıcı ve zaman bilgisiyle kayda geçer.
Devamını okuDaha az göster
Saklama süresi dolan başvurular sistem tarafından listelenir; onayla silinir ya da istatistik amaçlı anonim hale getirilir. Havuzda kalma rızası ayrı tutulur ve aday bu rızayı geri çektiğinde kaydı aynı kurala tabi olur. Sürelerin ve metinlerin içeriğini hukuk danışmanınızla belirlemenizi öneririz.
Özgeçmişten ad, deneyim ve beceri alanlarını çıkarmak için OpenAI gibi bir dil modeli sağlayıcısı ya da kurum içinde çalışan açık bir model kullanılabilir. Bu katman veri girişini hızlandırmak içindir; eleme kararını otomatik vermez, son değerlendirme her zaman bir insanın onayından geçer.
08Çalışma modelleri
Bu hizmette çalışma modelleri
- 01
Proje bazlı
Sabit kapsam, sabit fiyat ve belirli teslim tarihi
Kapsamı belli, teslim tarihi olan işler için.
- Yazılı kapsam ve kabul ölçütleri
- Sabit fiyat ve belirli teslim tarihi
- Teslim ve kabul adımları sözleşmede
- 02
Bakım ve destek
Aylık sözleşmeli, SLA'lı bakım, destek ve geliştirme saati
Yayındaki bir sistemin sürekliliği için.
- Aylık sözleşme ve SLA
- İzleme, güncelleme ve hata düzeltme
- Aylık geliştirme saati
09Sık sorulan sorular
Aday takip sistemi (ATS) hakkında sık sorulan sorular
Aday takip sistemi (ATS) fiyatları hangi etkenlere göre şekillenir?
Pozisyon ve kullanıcı sayısı, kariyer sayfası tasarımı, bağlanacak ilan platformları, İK yazılımı entegrasyonu ve özgeçmiş ayrıştırma gibi ek modüller kapsamı belirler. Ön görüşmede işe alım akışınızı dinledikten sonra yazılı teklif hazırlıyoruz.
Elimizdeki eski özgeçmiş arşivini sisteme alabilir miyiz?
Teknik olarak evet; dosyalar toplu yüklenip ayrıştırılabilir. Ancak bu adayların havuzda tutulmaya rıza verip vermediği belirsizse, aktarımdan önce hangi kayıtların saklanabileceğini hukuk danışmanınızla netleştirmenizi öneririz.
Yöneticiler sisteme girmeden aday değerlendirebilir mi?
Görüşmeciye e-posta ile gelen güvenli bir bağlantı üzerinden özgeçmişi görüp değerlendirme formunu doldurma imkânı tanınabilir. Bağlantı süreli ve kişiye özeldir; işlem yine adayın kartına işlenir.
İşe alım danışmanlığı yapan bir ofis için de uygun mu?
Evet. Bu durumda müşteri firma ayrı bir katman olarak eklenir; aynı aday birden fazla firmanın pozisyonuna sunulabilir ve her firma yalnızca kendisine sunulan adayları görür.
Aday takip sistemi yaptırmak ne kadar sürer?
Aşama yapısı ve değerlendirme formları netse temel sürüm kısa sürede kullanıma açılabilir. Kariyer sayfası, ilan platformu bağlantıları ve İK aktarımı süreyi uzatır; analizden sonra aşamalı bir takvim paylaşıyoruz.
Hangi aşamada ne kadar aday kaybettiğimizi görebilir miyiz?
Evet. Pozisyon ve kaynak bazında her aşamaya kaç adayın geldiği, ortalama bekleme süresi ve teklif kabul oranı raporlanır. Hangi ilan kanalının işe giren adayı getirdiği de bu raporlardan izlenir.
10İlgili hizmetler